Soluzione di gestione delle risorse digitali: perché la tua azienda ne ha bisogno

I soldi

Se la tua azienda è al punto in cui invia le sue risorse digitali nel mondo, sia attraverso il tuo sito Web, i canali dei social media o le newsletter via e-mail, la tua attività genererà grandi quantità di risorse di marketing. Come ogni bene, ha bisogno di essere gestito correttamente per realizzarne l'intero valore. Per farlo in modo efficace, è necessaria una soluzione di gestione delle risorse digitali. A differenza delle semplici piattaforme di condivisione di file come DropBox e Box (o anche di altri strumenti più sofisticati), una soluzione di gestione delle risorse digitali è progettata per tenere traccia di tutto il numero crescente di cose che vengono create e caricate per te: risme di foto e video, esatti repliche dei file HTML del tuo sito Web e dei post del blog in formato .pdf, contenuti forniti dai clienti in documenti Word, così puoi condividerli facilmente con persone in tutto il mondo.

Che cos'è un sistema di gestione delle risorse digitali (DAM)?

Digital Asset Management (DAM) è il processo di organizzazione e gestione dei file digitali. È un termine generico che comprende sistemi di gestione dei contenuti, sistemi di gestione di database e sistemi di pubblicazione sul Web.

Una soluzione di gestione delle risorse digitali archivia le risorse digitali in un database o repository. I creatori di contenuti e gli editori possono accedere a questi dati da utilizzare per creare e gestire risorse digitali per vari scopi, come pagine Web, post sui social media, e-mail o altri tipi di contenuti.

I creatori di contenuti possono accedere al sistema tramite un browser Web o un'applicazione desktop che consente loro di caricare nuove risorse e modificare quelle esistenti. Possono anche aggiungere tag di metadati all'asset che aiuterà a organizzarlo all'interno del catalogo DAM.

Quali sono i diversi tipi di risorse digitali?

Esistono diversi tipi di risorse digitali. Alcuni dei più popolari sono immagini, video e grafica. Tuttavia, le risorse includono anche tutti i file di origine e i file pronti per la stampa per qualsiasi documentazione aziendale o risorse stampate.

Potresti pensare che il tuo reparto marketing abbia già sotto controllo la gestione degli asset. Se ritieni che ciò sia vero, considera quanto segue:

I problemi con l'archiviazione dei dati

Pensa al logo della tua azienda. Quanti posti è usato? Apparirà su ogni materiale di marketing stampato, sul tuo sito Web, sui tuoi canali di social media e su qualsiasi altro display elettronico che qualcuno potrebbe incontrare mentre naviga in Internet.

Ogni volta che viene visualizzato il logo, vorrai un file immagine a varie risoluzioni. Devi decidere se scegliere una dimensione ottimizzata per il Web o il file più grande disponibile. Se utilizzi l'immagine più grande, utilizzerai più spazio sul tuo server e forse anche un server completamente nuovo per ospitare tutti i tuoi file di immagine: cos'è che fa pensare a così tante aziende di poter utilizzare un unico server per le proprie risorse digitali ? Le dimensioni dei file stanno diventando sempre più grandi man mano che la capacità di archiviazione aumenta, ma ciò che deve essere compreso è che le risorse di un server non sono illimitate.

Ora moltiplica il problema quando consideri le fotografie dei prodotti, le immagini di stock, le foto su misura e le riprese video. Ogni versione di un pezzo di letteratura. L'ambito della duplicazione delle risorse e dei relativi requisiti di archiviazione sta aumentando rapidamente.

Tempo impiegato per le richieste di immagini

Valuterai anche quanto tempo ci vuole per elaborare le richieste di immagini. Se hai un server più grande e molte immagini, questo può richiedere tempo, soprattutto se hai un team di marketing molto impegnato che lavora su diversi contenuti.

Il tuo team di marketing potrebbe esternalizzare parte del lavoro per coprire altre aree. Ad esempio, al fotografo potrebbe essere chiesto di consegnare il prodotto finito in un secondo momento e ha bisogno di accedere alle risorse digitali o ai file utilizzati nello scatto originale per scopi di editing. Quante persone diverse avranno bisogno dell'accesso? Di quanta capacità di archiviazione ha bisogno ogni persona? Che dire del progresso dello sviluppo! Se qualcuno sta apportando una modifica al design che richiede l'accesso alle immagini, è probabile che utilizzi i propri mezzi per archiviare i file.

Queste richieste di tempo al tuo team di marketing costano produttività e denaro alla tua azienda. Potrebbe anche danneggiare la reputazione del tuo marchio quando i tuoi stakeholder vedono design incoerenti o scadenti provenienti dalla tua attività.

Mancanza di coerenza del marchio

Se hai un design che viene utilizzato in molte aree diverse della tua attività, come il tuo sito Web, i canali dei social media e il direct mailer, devi assicurarti che tutti questi design e risorse siano coerenti.

Dovrai anche assicurarti che se uno di questi file viene modificato o aggiornato, venga aggiornato anche altrove. Pensa alla grafica dell'e-mail: vuoi utilizzare una versione diversa per ogni e-mail? Potresti pensare "Certo che no", ma quante versioni diverse vede il lettore sul proprio dispositivo mobile? Se qualcuno ha un pezzo di materiale di marketing sul proprio telefono o tablet, cosa accadrà se questa risorsa viene aggiornata? Oltre ad essere frustrante per il destinatario, può anche essere molto costoso.

I vantaggi di un DAM

I vantaggi dell'implementazione di un sistema DAM includono:

Un unico luogo di archiviazione

La gestione patrimoniale è notevolmente ridotta. Puoi archiviare tutte le tue risorse digitali in un unico posto, così la necessità di archiviazione manuale dei file scompare. La gestione delle risorse digitali ti consente di trovare ciò che stai cercando quando lo stai cercando. Potrai modificare, eliminare e ordinare le risorse per gestirle correttamente. Ciò consente anche di tenere traccia delle modifiche in termini di chi ha pubblicato la risorsa, quando è stata modificata/aggiornata e chi è stato coinvolto nel processo di modifica. Ciò significa che le versioni vengono sempre mantenute e che è possibile accedervi nuovamente se necessario.

Armonizzazione dei dati

Le risorse digitali possono essere archiviate in un unico posto e organizzate allo stesso modo. Il rischio di versioni in conflitto e convenzioni di denominazione incoerenti è ridotto. Inoltre, puoi usarlo per tenere traccia delle modifiche a documenti o file, nonché chi è stato coinvolto e quando.

Il tuo sistema DAM ti consentirà di esaminare i problemi di gestione delle risorse nella tua azienda, il che aiuterà a ridurre il tempo dedicato dal tuo team di marketing alle richieste di immagini e all'organizzazione. Se sei una piccola impresa o hai risorse molto limitate a tua disposizione, potrebbe essere utile per te scegliere un fornitore di servizi specializzato nella gestione delle risorse digitali.