Come creare un manuale di formazione: passaggi e strumenti che lo rendono facile

Prima o poi, ogni azienda o organizzazione deve creare un manuale di formazione. Spesso hanno bisogno di creare più manuali per coprire le esigenze di formazione sia interne che esterne.

Internamente, i manuali di formazione aiutano tutti i dipendenti a rimanere efficienti e produttivi nello svolgimento del proprio lavoro.

Esternamente, i manuali di formazione sono contenuti critici per l'istruzione, la formazione e, soprattutto, la soddisfazione dei clienti.

Ma, se sei come me, il termine "manuale di formazione" evoca un'immagine mentale scialba. Un grosso libretto dall'aspetto aziendale rilegato in una copertina blanda. Forse ha delle immagini d'archivio o forse è solo il titolo su una copertina solida.

Quindi, per prima cosa, cancelliamo quell'immagine dalle nostre menti. Il vecchio formato del libretto ha ancora il suo posto nel mondo (ad es. il vano portaoggetti della tua auto), ma ora ci sono molte più opzioni. I manuali di formazione di oggi non hanno l'aspetto o funzionano come i manuali di formazione una volta. Chiunque può crearne uno.

In questo post, esamineremo come puoi scrivere un ottimo manuale di formazione e alcune delle opzioni che hai mentre lo crei.

Qual è lo scopo di un manuale di formazione?

Sebbene la confezione del manuale di formazione tradizionale sia cambiata, il suo nobile scopo rimane coerente.

Un manuale di formazione è un insieme di istruzioni che migliorano la qualità con cui viene eseguito un lavoro, un processo o un'attività. Le aziende utilizzano manuali di formazione con formazione di persona, remota, su richiesta e just in time. Alcune applicazioni comuni includono:

• Inserimento di nuovi dipendenti
• Implementazione di nuovi software e sistemi
• Nuovo protocollo o documentazione di processo
• Condivisione di procedure operative standard
• Formazione e formazione del cliente
• Istruzioni e informazioni sul prodotto

Le aziende creano manuali di formazione dei dipendenti per aumentare la produttività organizzativa e garantire che tutti dispongano degli strumenti e delle informazioni necessarie per eccellere nel proprio lavoro.

D'altra parte, le aziende e le organizzazioni creano manuali di formazione che supportano anche i loro clienti. Insegnano come utilizzare i loro prodotti, quando determinate funzionalità tornano utili, e illustrano i flussi di lavoro chiave.

I manuali di formazione per la formazione dei clienti aiutano gli utenti a ottenere il massimo dal loro acquisto. Sono una risorsa fondamentale e ogni azienda di successo li fornisce.

I migliori manuali di formazione sono guide informative facili da seguire. Espongono concetti in un linguaggio chiaro, utilizzando esempi e immagini pertinenti. Fatto bene, un buon manuale di formazione diventa una risorsa affidabile per dipendenti e manager o clienti e clienti.

Come scrivere un manuale di formazione

Creare un ottimo manuale di formazione può intimidire, ma non deve esserlo. Con l'approccio giusto, puoi passare rapidamente dalla bozza alla produzione e fornire ai tuoi colleghi o clienti, chiunque sia il tuo pubblico, una risorsa utile e facile da usare.

Ecco come.

Passaggio 1: definisci il tuo pubblico

La prima cosa quando inizi a lavorare sul tuo manuale di formazione è sapere per chi stai scrivendo. Per fare ciò, sviluppa un'immagine di quando, dove e come le persone accederanno ai tuoi contenuti di formazione.

Per capire il tuo pubblico, potresti porre e rispondere a domande come:

• Cosa li porterà al tuo manuale di formazione?
• Qual è il loro livello di competenza?
• In che settore lavorano?
• Quanto tempo hanno?
• Preferiscono i contenuti scritti o visivi?
• Ci sono riferimenti linguistici o culturali di cui devi essere a conoscenza?

Rispondere a queste domande ti aiuta a ridimensionare correttamente i tuoi contenuti. Con una comprensione di cose come il livello di abilità del pubblico, il loro contesto e le loro preferenze sui contenuti, puoi creare i tuoi contenuti per soddisfare le loro aspettative e esigenze.

È facile saltare questo passaggio e dire a te stesso che hai una comprensione implicita del tuo pubblico. E, anche se probabilmente lo fai, dedicare un po' di tempo per arricchirlo e mettere a fuoco l'immagine ti aiuterà a creare contenuti di formazione che risolvano davvero i problemi del tuo pubblico.

Passaggio 2: pianifica i tuoi contenuti

Un ottimo manuale di formazione è facile da navigare. Chi lo incontra per la prima volta si sente a proprio agio nello scoprire le informazioni di cui ha bisogno e un utente di ritorno è in grado di trovare rapidamente contenuti e argomenti specifici.

Puoi assicurarti che sia così per il tuo manuale di formazione pianificando strategicamente i tuoi contenuti. In poche parole, questo significa disporre tutto il materiale di formazione e organizzarlo in modo logico.

Ci sono diversi temi che potresti usare per organizzare e classificare gli argomenti nel tuo manuale di formazione. Potresti organizzarli per:

• Principiante ad argomenti avanzati
• Lavori da fare
• Caratteristiche del prodotto
• Frequenza di utilizzo
• Popolarità tra il pubblico

Questo può essere un processo rapido per contenuti di formazione brevi e una tantum, oppure potrebbe richiedere più tempo se stai creando una guida completa.

Se hai molti argomenti, considera di metterli in gruppi e di utilizzare intestazioni e sottosezioni per creare un flusso logico e un'organizzazione all'interno del tuo manuale. Utilizzare questa struttura per creare un sommario nel manuale finale.

Passaggio 3: determina il formato di presentazione del contenuto

Conosci il tuo pubblico e sai cosa vuoi coprire, quindi ora è il momento di determinare come presenterai i tuoi contenuti.

In molti casi, ci saranno modi ideali per fornire i tuoi contenuti. Capire quale sia richiede pensare sia al tuo pubblico che ai tuoi contenuti. Hai una serie di opzioni per la consegna. I mezzi di consegna comuni per i manuali di formazione includono:

• Articoli di base di conoscenza
• Video tutorial
• Corsi online
• Guide PDF
• Guida stampata o opuscoli

Quando si tratta del tuo pubblico, considera il loro contesto.

• Dove sono mentre consumano questo manuale di formazione?
• Quali strumenti e risorse hanno a loro disposizione?
• A cosa non avranno accesso?
• Quanto tempo hanno?

Domande come queste ti diranno se cose come video, interattività e particolari strategie di valutazione sono tecniche praticabili da includere nel tuo materiale di formazione.

Allo stesso tempo, alcuni argomenti sono più adatti ai video, mentre altri sono migliori per il testo e le immagini. Se stai mostrando processi complessi che devono essere visti in azione, potresti prendere in considerazione l'utilizzo del video. Se stai lavorando con una serie di sequenze discrete e semplici, l'uso di un formato scritto supportato dalle immagini potrebbe essere l'ideale.

Una cosa bella è che i manuali di formazione di oggi vengono spesso consegnati online. Puoi combinare diversi formati in uno e fornire contenuti multimediali supportati.

Passaggio 4: sviluppa i tuoi contenuti

A questo punto, sei pronto per iniziare a sviluppare i tuoi contenuti.

Per manuali di formazione basati su video

Se stai creando video per il tuo manuale di formazione, questo è il momento in cui puoi iniziare a creare storyboard, creare script, registrare e modificare video.

Se non hai mai creato video prima, non scoraggiarti dall'adottare questo approccio. TechSmith Camtasia è un ottimo strumento utilizzato dai creatori di video professionisti, ma è facile per i principianti iniziare. Ci sono anche tonnellate di fantastici tutorial che ti permetteranno di creare in pochissimo tempo.

Inoltre, offriamo TechSmith Academy, una risorsa gratuita in cui tutti, dagli aspiranti ai creatori avanzati, possono trovare tutte le risorse di cui hanno bisogno per iniziare e aumentare di livello le proprie abilità. Trova contenuti su tantissimi argomenti relativi alla formazione, alla creazione di video e altro ancora.

Per manuali di formazione basati su testo e immagini

I manuali di formazione che verranno costruiti utilizzando testo scritto e immagini potrebbero sembrare antiquati, ma non lo sono. In molti casi, questo si adatterà meglio al tuo pubblico e ai tuoi contenuti.

Se il tuo manuale copre un processo basato su computer, acquisisci schermate di ogni passaggio. In alternativa, per i processi del mondo reale, le foto che dimostrano il processo o le illustrazioni grafiche sono l'ideale.

Annota le immagini per chiarezza

Schermate e immagini spesso necessitano di un paio di modifiche per ottenere veramente il loro punto di vista. Di solito questo significa aggiungere annotazioni come frecce, forme e altri callout. Un altro bel tocco è rimuovere o nascondere informazioni sensibili o non necessarie.

Usa gli strumenti di disegno e modifica in Snagit per modificare le tue immagini in modo che trasmettano il messaggio giusto e le informazioni non necessarie o sensibili offuscate o rimosse.

Modifica tutte le tue immagini per prepararle per l'inclusione nel manuale di formazione.

Passaggio 5: assemblare e consegnare il manuale

Ora è quando la creazione di un manuale di formazione di solito diventa noiosa. Il processo di aggiunta di immagini a un modello, documento o un'altra fonte comporta frustrazioni di formattazione, problemi di dimensionamento delle immagini e altre sfide simili e impreviste.

In questo caso, una soluzione semplice è creare da modelli in Snagit. Ciò ti consente di selezionare le immagini che desideri includere nel manuale, aggiungere testo, organizzare l'ordine ed effettuare selezioni sull'aspetto in un processo rapido.

Snagit viene fornito con una serie di modelli professionali tra cui scegliere e puoi trovare altri modelli gratuiti e premium e altre risorse in TechSmith Assets per Snagit.

Questo è un ottimo metodo da usare perché puoi affrontare ogni processo o attività che devi coprire e creare una sezione separata del manuale.

Quindi puoi salvarli come PDF o immagine per condividerli, compilarli in una guida completa o pubblicarli individualmente in una intranet aziendale.

Naturalmente, la creazione di singoli documenti autonomi potrebbe non essere l'approccio giusto. In questo caso, potresti prendere in considerazione l'utilizzo di strumenti come Zendesk o MadCap Flare per creare un centro di supporto della knowledge base o un documento di file della guida.

Se stai creando una knowledge base online, dovresti essere in grado di utilizzare video, immagini e contenuti scritti contemporaneamente. Quindi, diventa creativo e crea contenuti che coprano tutto ciò di cui il tuo pubblico potrebbe aver bisogno.

Passaggio 6: traccia il feedback e mantieni aggiornato il tuo contenuto

Il passaggio finale per la creazione di un manuale di formazione consiste nel raccogliere feedback e mantenerlo aggiornato.

Se interagisci con il tuo pubblico, ascolta il loro feedback sull'aiuto che fornisci. In base a ciò che dicono, vedi se ci sono argomenti che devono essere ampliati o che non sono ancora stati trattati.

Come sempre, i sistemi cambieranno, i prodotti e le funzionalità verranno aggiornati e i tuoi contenuti avranno bisogno di aggiornamenti per rimanere pertinenti e utili. Assicurati di conservare i file di origine per tutto il tuo lavoro in modo da potervi tornare facilmente ed effettuare aggiornamenti.

Conclusione

Un manuale di formazione non ha più bisogno di essere il volume noioso e noioso di una volta. Le persone sono abituate all'apprendimento online e spesso lo preferiscono alle fonti di informazione analogiche.

I manuali di formazione online sono anche più facili da accedere e navigare rispetto ai loro predecessori cartacei. Sono ricercabili e consentono agli utenti di aggiungere pagine particolari ai segnalibri per un accesso facile e rapido ai contenuti utilizzati di frequente.

Con gli strumenti giusti e il processo condiviso qui, puoi creare ottimi manuali di formazione per colleghi o clienti.

Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato a luglio 2019 ed è stato aggiornato a settembre 2020 per accuratezza e completezza.