Come creare istruzioni dettagliate utilizzando gli elementi visivi

Ci sono alcuni tutorial che richiedono più del testo per essere compresi dai lettori. Creando istruzioni dettagliate utilizzando elementi visivi, puoi inserire i lettori in dettagli che altrimenti non sarebbero stati comunicati. Tali elementi visivi potrebbero essere immagini fisse o schermate, GIF animate, grafici di confronto o video. Oltre ad aiutare i lettori a comprendere i tuoi contenuti, le immagini rompono anche la monotonia di una grande quantità di testo.

Nell'ultimo anno ho lavorato come scrittore tecnico per Joyent scrivendo istruzioni e creando video rivolti a utenti di tutti i livelli. Ciò richiede precisione: le persone si affidano a me per creare istruzioni e guide dettagliate per un'attività tecnica. Se sbaglio un passaggio o presumo che i lettori conoscano già un'informazione, potrebbero andarsene frustrati e non tornare mai più al nostro contenuto. D'altra parte, se sono troppo dettagliato il contenuto potrebbe sembrare eccessivo e sconclusionato, oltre a richiedere aggiornamenti più frequenti. Nessuna pressione.

Trovare i luoghi in cui un'immagine può sostituire alcuni di quei dettagli eccessivamente precisi mi fa risparmiare tempo ed energia. Inoltre, i lettori se ne vanno sapendo cosa si aspettano di vedere, il che, si spera, semplificherà la loro vita. Quando possibile, segui alcuni consigli chiave per la scrittura: mostra, non dire (così essenziale che ha una sua pagina Wikipedia).

Non è necessario essere uno scrittore tecnico per beneficiare di un linguaggio di processo preciso. Continua a leggere per le strategie per preparare istruzioni e aggiungere elementi visivi a qualsiasi documento.

Prima di iniziare a visualizzare, considera il tuo pubblico

Prima di produrre qualsiasi contenuto, dovresti sapere per chi lo stai producendo e quali sono le sue aspettative. Sebbene sia impossibile anticipare le esigenze individuali di ogni lettore, le regole che stabilite influenzano il tono dei vostri contenuti e possono aiutarvi a prendere decisioni più avanti durante la creazione del vostro schema di processo.

Considera quanto segue:

• I miei lettori sono già esperti? Hanno fatto questo processo prima, se non esattamente allora in circostanze simili?
• I miei lettori sono interni o esterni? Se i miei lettori sono all'interno della stessa azienda, quale lingua condividiamo che aiuterà a spiegare meglio il processo?
• Con quale umore arriveranno al mio contenuto? Sto creando questo contenuto per qualcuno che ha fretta di fare qualcosa, o è per uno studente più occasionale che spera solo di approfondire la propria formazione su un argomento?
• Qual è la cosa più importante per i miei lettori? Cosa è meno importante?
• Come preferiscono imparare i miei lettori? So se un post sul blog ha più successo di un video? Esistono dati analitici a sostegno di queste affermazioni?
• I miei lettori sono madrelingua inglese? Se uso un idioma, ostacolerà la loro capacità di imparare a completare il processo?

Non importa cosa stai creando, lo crei sempre con un lettore dall'altra parte. Più conosci il tuo lettore e produci contenuti pensando a lui, più è probabile che continuino a tornare per altri contenuti.

Delinea il processo con tutti i dettagli necessari

Un modo per preparare un processo o un'esercitazione per qualsiasi supporto consiste nell'iniziare con una tabella a due colonne. La prima colonna conterrà ogni singolo passaggio che il lettore deve eseguire per completare un'attività. Questi passaggi possono essere piccoli e precisi come "inviare la domanda" o grandi e non specifici come "completare il resto del modulo".

La seconda colonna sarà la colonna del processo visivo. All'inizio, questo potrebbe non includere alcuna grafica reale, ma una descrizione di come saranno le immagini. Se stai creando un documento scritto, non è necessario disporre di un oggetto visivo corrispondente per ogni passaggio nella prima colonna. Se creerai uno screencast, ogni riquadro dovrebbe avere una nota sul tipo di visual da includere. Ci dovrebbe essere poco o nessun tempo di visualizzazione vuoto in un video.

Un esempio di questa tabella è riportato di seguito in "Schema di esempio", ma prima devi saperne di più sui tipi di ausili visivi.

Tipi di elementi visivi e quando utilizzarli

Ogni processo può beneficiare di diversi tipi di elementi visivi. Il mezzo cambierà a seconda del suo scopo.

• Immagini fisse : questo è il mezzo perfetto quando si cerca di visualizzare un prodotto fisico, sia esso una persona o un oggetto specifico come un tipo di padella. Queste possono essere fotografie d'archivio o foto che hai scattato.
• Istantanea dello schermo: un'immagine fissa dello schermo è ottima quando si parla di prodotti visualizzati sul computer, come un sito Web o un altro software. Sono super facili da prendere e modificare, soprattutto grazie a Snagit.
• GIF : le immagini animate sono perfette per spiegare processi brevi (meno di 8 secondi) che potrebbero non essere così facilmente articolati.
• Grafico : grafici a barre, grafici a torta, grafici a linee, tanti tipi di grafici! Un grafico è la scelta migliore quando si parla e si confronta un insieme di numeri.
• Video : l'aspetto visivo definitivo, un video è ottimo per spiegare un processo. Come realizzare un ottimo video tecnico è una forma d'arte che può certamente essere aiutata da questo processo ma richiede molta più pianificazione. (Fortunato per te, ho imparato molto da TechSmith e hanno molto altro da dire sull'argomento).

Sentiti libero di usare un mix di mezzi con la tua scrittura. Ciascuno soddisferà esigenze diverse per diversi passaggi.

Schema di esempio

Le ricette sono uno dei migliori esempi di un processo che spesso richiede precisione in cui le immagini possono fare un'enorme differenza. Diciamo che voglio delineare le istruzioni per fare una torta:

tavolo {

confine-collasso: collasso;

}

tabella, td, th {

bordo: 1px solido #404040;

imbottitura:4px;

}

Se ogni passo avesse un'immagine, sarebbe un po'... gratuito.

Scegli la tua grafica

Le immagini che ho selezionato sono utili per articolare i mini processi all'interno di un processo più ampio. In particolare, l'immagine nel passaggio 7 del mix mescolato finora è un elemento cruciale di evidenza visiva. Dopo aver preparato un certo numero di torte con questa istruzione, la differenza tra giusto e troppo mescolato ... vorrei avere sempre una foto. Potrebbe esserci un manuale di istruzioni scritto solo sulla complessità di quanto tempo mescolare: ogni altra pagina dovrebbe essere un'immagine.

Dopo aver delineato quali elementi visivi ti servono, devi ritirare la merce. Per questo esempio, sarebbe meglio scattare foto del processo di cottura di una torta. Per altri processi, potrebbe non essere necessario scattare foto personalizzate. Ci sono una varietà di siti Web di fotografia stock gratuiti e premium che hanno video, GIF e foto da utilizzare a tua discrezione.

Test con il tuo pubblico di destinazione

Nessuno scritto è completo finché non è stato letto da qualcuno nel tuo pubblico di destinazione e ha ricevuto un sigillo di approvazione. Il loro contributo dimostrerà dove hai perso un passaggio nel tuo processo o dove sono necessari più elementi visivi.

Il modo più semplice per farlo (senza le grandi risorse di un team di usabilità) è chiedere ad alcune persone del tuo gruppo demografico chiave di leggere i tuoi contenuti e provare a seguire il processo esattamente come scritto. Jakob Nielsen è spesso citato dicendo che cinque è il miglior numero di persone per catturare il maggior numero di problemi.

Test non moderati

I test non moderati sono perfetti per progetti più piccoli con risorse limitate o semplicemente quando hai bisogno di risultati rapidi. Esistono numerosi strumenti che puoi utilizzare per risultati più precisi, ma se stai solo cercando un feedback su un processo più piccolo, potresti riuscire a farla franca semplicemente inviando il documento ai tuoi tester con una serie di domande che desideri risposto.

Chiedi ai tuoi tester di prendere appunti ogni volta che hanno domande, vedono qualcosa che potrebbe mancare, incontrano ostacoli nel processo o desiderano avere istruzioni più dettagliate. Si spera che saranno in grado di completare l'attività prima di darti un feedback.

Test moderati

Il più grande vantaggio dei test moderati è che puoi effettivamente guardare il tuo tester eseguire il processo e vedere dove sono confusi invece di fare affidamento su di loro per notare quella confusione per te. È ancora meglio se registri la sessione in modo da non dover fare affidamento esclusivamente sugli appunti che prendi durante questa sessione.

Fai domande lungo la strada. Per esempio:

• Hai capito quale compito ti è stato chiesto di svolgere? Quel compito aveva senso?
• Cosa avrebbe facilitato il completamento di questo processo?
• Se c'era un elemento visivo con un passaggio, l'elemento visivo ti ha aiutato a capire cosa fare?
• Vorresti che ci fosse stata più grafica?

Avvolgendo

Ora sai perché dovresti aggiungere elementi visivi alle istruzioni dettagliate e disporre di un arsenale di strumenti per aiutarti a creare con successo istruzioni dettagliate con l'aiuto di ausili visivi. La pratica rende perfetti. Il tuo primo tentativo di aggiungere immagini a un processo potrebbe non essere perfetto, ma con alcuni test utente per guidare il processo di modifica, sarai sulla buona strada per aiutare i tuoi utenti a capire come completare un'attività.

Hai un altro metodo per capire quando aggiungere ausili visivi alle istruzioni? Condividi i tuoi suggerimenti nei commenti qui sotto!

Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato a novembre 2017 ed è stato aggiornato per accuratezza e completezza.