Scopri il cambio di contesto, il killer della produttività n. 1 sul posto di lavoro

Per la maggior parte di noi, le nostre giornate lavorative iniziano con l'accensione dei nostri telefoni e computer in modo da poter controllare le nostre e-mail, recuperare i messaggi di Slack e consultare i nostri elenchi di attività. C'è molto da aprire diverse app e passare da uno strumento all'altro.

Tutto questo rimbalzare tra diversi strumenti, attività e risorse si chiama cambio di contesto e occupa gran parte del nostro tempo di lavoro, il più delle volte senza che ce ne accorgiamo. Ci siamo così abituati al cambio di contesto che potrebbe sembrare normale, ma ha un costo elevato.

In questo articolo, daremo un'occhiata a:

• Cos'è il cambio di contesto e perché lo facciamo
• Il costo del cambio di contesto
• Come impedire il cambio di contesto

Cos'è il cambio di contesto?

Fino a poco tempo fa, il termine cambio di contesto si riferiva esclusivamente al processo di un computer che memorizzava lo stato di un processo in modo che potesse ritornarvi successivamente. Questo è ciò che ci consente di passare in modo abbastanza fluido da un'app o un programma a un altro.

Il cambio di contesto si è ora fatto strada nel nostro linguaggio che descrive il comportamento umano, riferendosi alla nostra tendenza a passare da un compito a un altro compito non correlato.

Quando saltiamo tra la revisione della nostra casella di posta elettronica, il controllo del nostro calendario e la risposta a una chiamata del cliente, stiamo cambiando contesto. Multitasking è un'altra parola che tendiamo a usare per descrivere il cambio di contesto, sebbene i due termini abbiano notato differenze.

Quello che alla fine abbiamo imparato sui computer è che hanno avuto difficoltà a cambiare attività. Sta diventando chiaro che esiste un costo reale per il cambio di contesto poiché si applica anche al comportamento umano.

Perché "cambiamo contesto" tutto il tempo?

Anche se sappiamo che il cambio di contesto non è l'approccio più efficiente al lavoro, lo facciamo sempre.

Questo perché il cambio di contesto è diventato un'aspettativa non scritta nella forza lavoro moderna. La costante percezione dell'urgenza e la raffica di notifiche che ci interrompono costantemente, così come la prevalenza di incontri sporadici, ci mantengono tutti nell'abitudine al cambio di contesto.

Abbiamo un falso senso di urgenza

Che sia intenzionale o meno, la rapidità di risposta viene spesso premiata sul posto di lavoro. Questo crea la sensazione che, per avere successo, devi adottare un senso di urgenza.

Gran parte di questa urgenza percepita è incentrata sulle comunicazioni inviate da app di messaggistica come Slack o Teams. Quando arriva una notifica che indica un nuovo messaggio, è difficile scrollarsi di dosso la sensazione che sia necessaria una risposta immediata.

Se siamo noi stessi a stabilire le aspettative o gli altri le impostano per noi, è facile vedere i modi in cui il valore delle risposte rapide presta a un senso di urgenza che porta al cambio di contesto abituale.

Riceviamo notifiche costantemente

Con la ricerca che mostra che il 70% degli americani controlla i propri telefoni entro 5 minuti dalla ricezione di una notifica e la persona media riceve 65-80 notifiche ogni giorno, è chiaro che questo è un importante contributo alla persistenza del cambio di contesto nella nostra vita quotidiana.

Le notifiche stesse non sono intrinsecamente cattive, ma la sfida è che hanno una qualità che crea dipendenza. L'afflusso di dopamina che le nostre menti ricevono quando riceviamo una notifica è qualcosa che siamo condizionati a inseguire.

Anche se potresti non saltare per rispondere a ogni notifica che ricevi, anche gli atti di riconoscimento, elaborazione e decisione sull'azione appropriata per ciascuno di essi sono un tipo di cambio di contesto.

Partecipiamo a troppe riunioni inutili

In The Future of Meetings Report 2021, apprendiamo che i dipendenti trascorrono 31 ore al mese in riunioni improduttive e partecipano, in media, a 11-15 riunioni ogni settimana.

Rimbalzare tra le riunioni a questo ritmo significa che è difficile trovare i lunghi periodi di tempo ininterrotto necessari per un lavoro profondo e concentrato.

Si potrebbe combattere questo ostacolo al tempo concentrato avviando "giorni senza riunioni" ogni settimana, che sono dedicati esclusivamente al lavoro concentrato.

Un modo per proteggere il tuo tempo è avviare "giorni senza riunioni" ogni settimana. Un altro è ripensare se quell'incontro ricorrente debba davvero accadere.

Qual è il costo del cambio di contesto?

L'alto costo del cambio di contesto è una cosa molto reale, ma continuiamo a farlo regolarmente. È diventato qualcosa a cui siamo così abituati che spesso non ci rendiamo nemmeno conto che lo stiamo facendo.

In superficie, sembra così innocente: cosa c'è di male nel rispondere rapidamente a quell'e-mail prima di pubblicare il post sul blog che stai scrivendo? Non può essere un grosso problema rispondere alla domanda di Sally su Slack mentre sei in quella riunione; è un gioco da ragazzi a cui potresti rispondere nel sonno!

In realtà, tuttavia, il costo del cambio di contesto è significativo. Tutti questi piccoli cambiamenti che sembrano un grosso problema si sommano davvero. Il cambio di contesto ha un impatto negativo sulla tua produttività, ovviamente, ma l'effetto del cambio di contesto sul cervello umano in realtà è molto più profondo di quello.

Il modo in cui ci sentiamo al lavoro è influenzato negativamente da questo comportamento, come dimostrato da uno studio completato presso l'Università della California, Irvine. Lo studio ha esaminato come ci sentiamo al lavoro e ha trovato segnalazioni di stress, frustrazione, carico di lavoro, sforzo e pressione notevolmente aumentati dopo soli 20 minuti di interruzioni ripetute.

Questo è problematico perché siamo costantemente interrotti nella nostra vita quotidiana. Secondo The Anatomy of Work Index, più di un terzo dei lavoratori si sente sopraffatto dal ping persistente delle notifiche.

Ci fornisce anche alcune statistiche sbalorditive che spiegano quanto sia comune il cambio di contesto nelle nostre vite. Quando si tratta di e-mail e videochiamate, rispettivamente il 42% e il 40% delle persone dedica loro più tempo rispetto a un anno fa. Il 52% degli intervistati afferma di essere multitasking durante le riunioni virtuali più di un anno fa e il 50% sente la necessità di rispondere immediatamente alle notifiche.

Queste statistiche di cambio di contesto diventano ancora più pronunciate quando si osservano le differenze generazionali. I millennial e la generazione Z riferiscono di sentirsi significativamente più sopraffatti rispetto ai lavoratori in generale.

Il costo del cambio di contesto può includere diminuzione della produttività, tempi di attenzione ridotti, perdite di tempo e burnout.

Diminuzione della produttività

Non dovrebbe sorprendere il fatto che passare da un'attività all'altra ci renda meno produttivi: probabilmente hai vissuto giorni in cui tocchi molte, molte attività e alla fine della giornata non ne hai completato nemmeno una.

I cervelli umani semplicemente non sono cablati per affrontare la quantità di cambio di contesto che imponiamo loro: secondo The Workgeist Report '21, il 45% dei lavoratori afferma che il cambio di contesto li rende meno produttivi e il 43% afferma che il passaggio frequente tra app e strumenti è molto stancante.

Tempi di attenzione brevi

La tua piena attenzione non ti segue mentre ti impegni nel cambio di contesto. Mentre passi da un'attività all'altra, parte della tua attenzione rimane sull'attività originale, mentre il resto segue quella successiva.

Come puoi immaginare, man mano che si verificano sempre più cambi, la quantità di attenzione che ti rimane diminuisce in modo significativo.

Questo è il motivo per cui ti ritroverai ad avere promemoria intermittenti delle attività precedenti - che non hai ancora finito - mentre stai lavorando all'ultima attività.

La tua attenzione è ora divisa tra tutti i compiti che hai toccato invece di essere focalizzata sul compito a portata di mano. Il cambio di contesto non è ciò per cui è stato progettato il cervello umano e non è l'ideale per la produttività.

Perdita di tempo

In uno studio del 2005 condotto da ricercatori dell'Università della California, Irvine, è stato dimostrato che occorrono, in media, 25 minuti e 26 secondi per tornare completamente al lavoro dopo un'interruzione.

Quando applichiamo quel numero al numero di interruzioni riscontrate in una tipica giornata lavorativa, ciò che ci lascia sono letteralmente ore ogni giorno di tempo sprecato. Tempo speso a non fare nulla di produttivo, ma piuttosto a tentare di riprendere da dove avevamo interrotto.

Ci sono anche costi di tempo per il cambio di contesto che si riferiscono allo stress e alla fatica che derivano dal comportamento e causano inefficienze e rifacimenti.

Il cambio di contesto crea un circolo vizioso di troppe attività e interruzioni associate a stress e scarse prestazioni dovute al volume di lavoro. Quando rimaniamo bloccati in questo loop, continuiamo a perdere tempo.

In casi estremi: burnout

La nostra memoria di lavoro è una componente necessaria per portare a termine il nostro lavoro, ma ha un limite. Possiamo tenere davanti alla nostra mente solo così tante informazioni contemporaneamente e testiamo costantemente quel limite quando passiamo le nostre giornate a cambiare contesto.

Se ti sei mai ritrovato a rileggere la stessa e-mail più volte per cogliere le informazioni che contiene, probabilmente hai sperimentato i fenomeni di nebbia del cervello. Questo è un modo di riferirsi alla fatica mentale vissuta dal cervello umano quando il cambio di contesto è portato a un livello malsano.

Mal di testa, perdita di motivazione e sensazione di spossatezza e stanchezza sono tutti segni di esaurimento. Questi sintomi possono facilmente iniziare a insinuarsi quando il cambio di contesto diventa troppo diffuso nella nostra vita quotidiana.

Come prevenire il cambio di contesto sul posto di lavoro?

Il cambio di contesto non è intrinsecamente negativo. In realtà è una buona cosa avere un certo livello di cambio di contesto, il che è un sollievo perché è quasi impossibile sradicarlo dalle nostre vite.

La buona notizia è che puoi implementare strategie per assicurarti che il cambio di contesto che fai sia necessario e non fatto in base a falsa urgenza o altri colpevoli comuni. Eccone alcuni da provare!

Crea "confini di messa a fuoco" per la giornata

Esercitati a bloccare il tempo

Il tempo di messa a fuoco è di due ore con un minimo di tempo di lavoro ininterrotto. Può essere difficile ottenere questa volta tra le notifiche e le interruzioni che compaiono regolarmente.

Una buona strategia è bloccare il tuo tempo. Scorri il tuo calendario e individua un orario dedicato per ogni cosa. Mantieni le attività superficiali, come controllare la posta elettronica e partecipare alle riunioni, in blocchi insieme e le attività che richiedono un lavoro più approfondito e mirato insieme. È la versione del calendario di "un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto".

Alcuni client di posta elettronica e calendari sul posto di lavoro possono persino programmare automaticamente blocchi di tempo di messa a fuoco sul tuo calendario.

Organizza “giornate a tema”

Se sei un manager o il tuo ruolo richiede di lavorare in più team, può sembrare intimidatorio bloccare il tuo tempo in un modo così specifico. In tal caso, le giornate a tema potrebbero essere una buona scelta per aiutarti a gestire il cambio di contesto.

Con l'approccio dei giorni a tema, assegni una funzione, uno scopo o un obiettivo a ciascun giorno della settimana. È importante assicurarsi di impostarli in modo che funzionino bene per le tue esigenze specifiche: qui non c'è necessariamente una risposta valida per tutti.

La tua settimana funzionerebbe bene per te se dedicassi due giorni al lavoro di squadra, uno a progetti creativi da solista e un giorno all'amministrazione?

Forse temi come Free Days, Focus Days e Buffer Days di Dan Sullivan funzionerebbero per te. Prova alcuni metodi e vedi cosa funziona meglio per la tua situazione unica.

Pratica il single-tasking durante il giorno

Impostare il tuo programma per ridurre il costo del cambio di contesto funziona solo se puoi allenarti a seguire un'attività per un periodo di tempo sufficiente per entrare in un periodo di lavoro concentrato. È certamente possibile, ma ci vuole un po' di abitudine intenzionale.

Alcune delle abitudini che possono supportarti nel single-tasking sono:

• Eliminare le distrazioni
• Impostare un timer (e iniziare in piccolo)
• Sbarazzarsi prima degli scarichi di energia e dei compiti "quasi completati".

Non puoi aspettarti di invertire completamente una cattiva abitudine come il cambio di contesto non necessario dall'oggi al domani, ma puoi prendere provvedimenti per migliorarla creando nuove abitudini di supporto.

Sbarazzarsi di "residuo di attenzione"

Per dedicare completamente la tua attenzione a un nuovo compito, devi aver effettivamente completato l'ultimo. Se non l'hai fatto, parte della tua attenzione rimarrà su quel compito incompiuto.

Quel pezzo appiccicoso rimanente è ciò che viene definito "residuo di attenzione" ed è stato dimostrato che è un danno per iniziare nuove attività.

Quindi, come puoi sbarazzarti dei "residui di attenzione"? Puoi provare a raggruppare attività simili insieme: il cervello umano ha un momento meno difficile con il cambio di contesto tra attività simili.

Può anche essere utile integrare routine e rituali da utilizzare quando si cambia attività: questi possono fungere da cuscinetti per il cervello e dargli un chiaro segnale che è ora di cambiare marcia, il che può ridurre il "residuo di attenzione".

Fai delle pause regolari per ricaricarti

Tutti noi abbiamo momenti di alta e bassa energia durante il giorno, e quello che potresti notare è che la tua mente vaga quando sei in un periodo di bassa energia. Questo ti mette a rischio di cambio di contesto involontario, ma puoi evitarlo!

Fare brevi pause durante la giornata ti aiuterà a mantenere alta l'energia e la mente concentrata.

Oltre alle normali pause pranzo e caffè, fare delle micro pause durante la giornata è un ottimo modo per mantenere alta l'energia e la mente concentrata.

Le micro pause possono sembrare alcuni momenti di stretching, una passeggiata intorno all'isolato o guardare un video divertente o commovente.

Incorporare le pause, tuttavia, è un ottimo modo per mantenere alta la tua energia e la tua mente lontana dalla tentazione di inutili cambi di contesto.

Disconnettiti dal lavoro alla fine della giornata

Il cambio di contesto ei suoi effetti sul cervello umano non esistono esclusivamente all'interno dei confini della tua giornata lavorativa.

Se non ti disconnetti bene dal lavoro alla fine della giornata, il tuo cervello sarà tentato di soffermarsi sulle attività che sono emerse, sulle cose lasciate in sospeso e sui compiti che ti aspettano domani. Questo può farti sentire impoverito e incapace di raggiungere la concentrazione di cui avrai bisogno per il giorno successivo.

Per assicurarti una pausa netta dal lavoro alla fine della giornata e poter riposare e recuperare per le attività di domani, ci sono alcune routine e suggerimenti da provare.

Alcune persone trovano che l'organizzazione del lavoro che è incompleto alla fine della giornata aggiungendo i passaggi successivi rilevanti al loro calendario o alla lista delle cose da fare sia un modo utile per impedire che la lista delle cose da fare costantemente in esecuzione prenda residenza nella loro mente nel tempo libero. ore.

Altri trovano che dare un'occhiata ai prossimi giorni e al lavoro assegnato li aiuti a sentirsi preparati e in grado di interrompere efficacemente il lavoro alla fine della giornata. Tuttavia, altri hanno iniziato a riconoscere semplicemente che la giornata lavorativa è finita e lo trovano abbastanza efficace.

Trova un metodo che funzioni bene per te e pratica finché non diventa un'abitudine.

Prendi il controllo delle notifiche

Sbarazzarsi di notifiche inutili

Hai davvero bisogno di tutte le notifiche che ti inviano il telefono e il desktop? Probabilmente no - e probabilmente ce ne sono alcuni che semplicemente elimini a questo punto.

È un'ottima idea esaminare ogni app che hai e valutare se lasciare le notifiche attive, disattivarle del tutto o regolare lo stile della notifica per essere meno distratto.

Usiamo Slack come esempio di questo. Disattivare tutte le notifiche dell'app probabilmente non è una buona idea, ma ci sono sicuramente alcuni canali per i quali non è necessario disporre di notifiche push.

Silenziare le notifiche su più canali social e mantenerle attive per messaggi diretti e canali specifici del progetto può fare molto per ridurre le interruzioni, consentendoti anche di essere al corrente dei dettagli che devi ricevere in tempo reale.

Il completamento di questo esercizio con tutte le tue app può creare un bel silenzio nella tua giornata e ridurre significativamente il cambio di contesto non necessario.

Approfitta della modalità “Non disturbare”.

Se disattivare del tutto le notifiche ti rende un po' nervoso, ma vuoi comunque evitare l'alto costo del cambio di contesto, la modalità "Non disturbare" potrebbe esserti utile.

Con questa funzione (disponibile sia su Android che su iPhone) invece di silenziare le notifiche da app specifiche in generale, si silenziano tutte le notifiche per un periodo di tempo.

Se stai tentando la strategia di blocco del tempo di cui abbiamo discusso in precedenza, potresti scegliere di utilizzare la modalità "non disturbare" durante un blocco che richiede un lavoro approfondito e mirato e stai certo che qualsiasi notifica ritieni necessaria verrà comunque inviata a te per il resto della giornata.

Pianifica il tempo per controllare le notifiche

Proprio come potresti programmare un orario per controllare la tua posta, potrebbe essere utile programmare un orario per controllare le tue notifiche. Questo approccio riduce la distrazione immediata causata da una notifica perché sai di avere un intervallo di tempo dedicato per controllarle. È importante inserire effettivamente questa volta nel tuo calendario.

È anche meglio annotare tutto ciò che è necessario seguire o intraprendere un'azione immediata in base al controllo delle notifiche.

Fare affidamento sulla tua memoria può essere difettoso, ovviamente, ma richiede anche una certa attenzione da consumare preoccupandosi della memoria - poiché il nostro intero obiettivo è ridurre al minimo l'attenzione divisa che accompagna il cambio di contesto, non scrivere questi nuovi compiti sarebbe controproducente.

Domande frequenti sul cambio di contesto