Come comunicare meglio nella forza lavoro remota con Jesse Lahey

Con quale efficacia comunichi con la tua forza lavoro remota?

La comunicazione remota è più diffusa che mai. Molte persone ora devono comunicare quasi interamente online, utilizzando strumenti virtuali come la posta elettronica e la comunicazione audio e visiva come le videochiamate.

Ma la comunicazione remota può portare nuove sfide. Le idee possono perdersi nella traduzione virtuale o le persone possono essere indifferenti all'azione. Quindi, come puoi assicurarti che la tua comunicazione sia chiara, motivi il tuo pubblico ad agire e ti aiuti a raggiungere il risultato desiderato?

Jesse Lahey è un oratore consulente e autore con oltre 25 anni di esperienza nella leadership e nella comunicazione della forza lavoro. Nel 2004 ha co-fondato Workforce Communication, un team di consulenti che aiutano le organizzazioni a migliorare le prestazioni e il benessere delle proprie persone. Ospita anche il podcast Engaging Leader, che è stato scaricato milioni di volte dai leader di tutto il mondo.

Jesse si concentra sull'aiutare le aziende a migliorare i loro risultati di business e la crescita e la felicità delle loro persone. È un forte sostenitore dell'uso della comunicazione per fare del bene nel mondo.

Puoi guardare il video su questo argomento nella parte superiore di questo post, ascoltare l'episodio del podcast, premere play qui sotto o continuare a leggere per saperne di più...

In che modo le persone possono comunicare meglio nella forza lavoro remota?

Una buona comunicazione inizia con l'intenzione. Secondo Jesse, tutta la comunicazione dovrebbe far parte di una strategia per ottenere un risultato specifico. In poche parole, dovresti pianificare la tua comunicazione in un ordine particolare per raggiungere il risultato desiderato.

Jesse ha condiviso una citazione di Fred Garcia, professore di comunicazione alla New York University, che semplifica questo processo strategico:

"Devi avere chiarezza sulla situazione come si presenta, sull'obiettivo che stai cercando di raggiungere e sui mezzi con cui lo raggiungerai".

Una delle principali sfide con la comunicazione è che spesso pensiamo di essere più bravi di noi. Jesse dice che tendiamo a saltare il processo di pianificazione e saltare direttamente alle tattiche. Questo porta spesso a confusione.

“Siamo un po' come il vecchio pistolero del West. Vogliamo solo sparare dall'anca. Devi prenderti del tempo per mirare, sapere qual è il tuo obiettivo, pianificare un po' in anticipo".

Trascurare una strategia di comunicazione più ampia significa che hai meno probabilità di coinvolgere correttamente il tuo pubblico e può generare problemi in seguito. Considera quante volte hai ricevuto un'e-mail e non sei sicuro di cosa ti stia chiedendo di fare. Questa tattica di "tiro dall'anca" può creare incomprensioni, sfiducia e resistenza attiva.

Il Framework 5M per una migliore comunicazione

Jesse utilizza il framework 5M, che aiuta le persone a raggiungere i propri obiettivi di comunicazione seguendo un processo sistematico. Ogni fase richiede di pensare a cosa e perché dietro la tua comunicazione prima di agire, sia che tu stia pianificando un progetto complesso o un compito semplice.

Le 5M sono missione, membri, messaggi, media e manager. Jesse ha analizzato ogni fase del framework e ha condiviso ciò che devi considerare.

1. Missione

Cosa stai cercando di realizzare? Quando comunichi all'interno di una forza lavoro, la tua missione dovrebbe essere direttamente allineata ai risultati del tuo business.

Innanzitutto, devi assicurarti che la tua forza lavoro sia a conoscenza dello scopo generale e degli obiettivi aziendali della tua organizzazione. Quindi, considera qual è il tuo obiettivo e i risultati aziendali specifici che devi raggiungere. Questa è la missione della tua comunicazione.

2. Membri

Chi sono i tuoi destinatari o stakeholder specifici? Più ne sai, più facile sarà comunicare con loro. Dovresti considerare ciò che sai di loro come individui e come organizzazione, la loro cultura, storia, dinamiche attuali e qualsiasi altra cosa che possa riguardare il problema in questione.

3. Messaggi

Quindi inizia a pianificare le cose chiave che vuoi che il tuo pubblico sappia, creda o faccia. Potresti voler influenzare le persone in modo che agiscano o credano in qualcosa di diverso da prima. Quali messaggi dovrai includere per cambiare il loro comportamento? E, soprattutto, puoi cambiare il loro comportamento? Forse c'è più di un messaggio che aiuterà o una narrativa potente che puoi usare per istigare il cambiamento.

4. Media

Una volta che conosci i tuoi messaggi, considera come consegnarli. Chi dovrebbe presentare il tuo messaggio al tuo pubblico? Potresti creare un personaggio, utilizzare clienti di esempio o arruolare persone nella vita reale della tua azienda per aiutarti. Quindi, pensa a quali mezzi o media specifici utilizzerai.

La tua comunicazione può assumere molte forme. Potrebbe essere un poster, un'e-mail, un video o potresti riutilizzare il tuo messaggio in forme diverse per la trasmissione su più piattaforme. In questo modo, il tuo messaggio raggiungerà quante più persone possibile.

Jesse osserva che il tuo pubblico potrebbe trovarsi in molti posti diversi online, quindi dovresti massimizzare la tua portata. Questo può anche aiutare la tua credibilità se il tuo pubblico sente lo stesso messaggio più volte.

Jesse dice che questo è lo stadio con cui la maggior parte delle persone inizia. La comunicazione spesso fallisce perché le persone saltano alla fase come, piuttosto che pianificare i loro perché, chi e cosa prima.

5. Gestori

I tuoi manager o altri influenzatori chiave all'interno della tua organizzazione possono essere potenti complici per comunicare con successo il tuo messaggio. Coinvolgere ciò che Jesse chiama "supporto del campione" nel processo di comunicazione li aiuta ad aiutarti.

Jesse ritiene che il processo 5M non debba richiedere molto tempo. Prendersi solo un minuto per pensare a ciò che si desidera ottenere può avere un impatto positivo sui risultati della comunicazione. Il suo consiglio è di scrivere le tue idee per allineare la tua squadra in ogni fase.

"Se riesci a scrivere i tuoi 5M, aggiunge molta chiarezza e semplificazione ed evita confusione. Quindi puoi condividerli con qualcun altro della tua squadra e dire: "Ehi, abbiamo lo stesso obiettivo qui?" Perché è davvero sorprendente quanto spesso le persone non siano sulla stessa pagina".

Come eseguire una comunicazione migliore

Il framework 5M è uno strumento di pianificazione completo per la comunicazione, ma come lo esegui?

Jesse sostiene un modello Simple Visual Stories (SVS) per una comunicazione remota più efficace. Lo usa sia internamente che esternamente a causa del modo in cui i materiali SVS si collegano con le persone e guidano l'azione. SVS può essere in qualsiasi forma che utilizzi elementi visivi e un elemento di narrazione, quindi, ad esempio, puoi creare video, grafica o materiali SVS scritti.

Ogni fase del modello SVS ha tre elementi. Per la fase "Semplice", questi sono: breve, propositivo e realizzato. Jesse crede che una buona comunicazione sia concisa ma raggiunga comunque il suo obiettivo.

“Più breve è, meglio è. A parità di condizioni, un video di 90 secondi verrà visualizzato e ricordato meglio di un video di tre minuti. E idem per un'e-mail con tre paragrafi contro 20 paragrafi. Penso che sia stato Einstein a dire: 'Vuoi rendere le cose il più semplici possibile, e non più semplici.'"

Jesse nota anche che lo scopo dovrebbe guidare la comunicazione. Tieni i risultati desiderati in primo piano nella tua mente quando progetti i tuoi materiali. Guidare con uno scopo modella anche la sua prospettiva sulla creazione della tua comunicazione. Jesse crede che ogni elemento della tua comunicazione debba essere scelto con cura, perché il modo in cui presenti il ​​tuo messaggio è importante.

I tre aspetti della fase “Visiva” del modello SVS sono: metafore, immagini e personaggi.

Le metafore sono importanti per le immagini perché aiutano il tuo pubblico a connettersi con qualcosa con cui hanno già familiarità. Colma il divario tra qualcosa che già conosci e le nuove informazioni per un processo di apprendimento più rapido.

Puoi usare immagini e personaggi per attirare il tuo pubblico. Forse crei personaggi riconoscibili per invocare una risposta emotiva o usi determinate immagini come simboli per rafforzare un'idea.

L'ultima fase, "Storia", comprende connessione, intrattenimento e azione. Questa fase è dove introduci una narrativa avvincente al tuo messaggio. La tua comunicazione deve entrare in contatto con la testa e il cuore del tuo pubblico.

Lo storytelling è uno strumento potente in quanto è allo stesso tempo divertente e coinvolgente. Ma mostra anche che il tuo messaggio ha implicazioni nella vita reale. Lo storytelling costringerà il tuo pubblico ad agire.

“Non deve nemmeno essere una grande storia. Ma una storia in realtà crea un legame emotivo, quindi è più probabile che le persone siano disposte, aperte e motivate a cambiare".

Gli ultimi pensieri di Jesse

Jesse osserva che per cambiare e influenzare il mondo, le tue capacità comunicative dovrebbero coinvolgere e guidare gli altri. Infine, Jesse crede che tutti dovremmo onorare il potere della comunicazione.

“Stiamo sempre comunicando. La domanda è: lo stiamo facendo intenzionalmente o no? […] Devi tornare a, 'qual è la missione? Sto sfruttando al meglio questa opportunità?' E sii intenzionale con quei momenti di influenza sulla comunicazione.

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