Documentazione software: 5 semplici modi per migliorarlo

Quando la maggior parte delle persone pensa alla documentazione dell'utente del software, probabilmente non immagina nulla di eccitante, coinvolgente o divertente. Questo perché troppe guide per l'utente del software, guide di avvio rapido, tutorial e simili sono dominate da grandi blocchi di testo con poca attenzione a ciò che l'utente finale ne otterrà.

C'è un modo migliore.

La migliore documentazione per l'utente non dice ai tuoi clienti come utilizzare il tuo software in porzioni enormi e difficili da digerire. Mostra loro come con immagini e video in piccoli frammenti che descrivono chiaramente in termini semplici esattamente come portare a termine i compiti che li aiuteranno ad avere successo.

E, soprattutto, è MOLTO più facile di quanto pensi. Ti mostrerò cinque semplici modi in cui puoi migliorare la documentazione del tuo software con immagini e video che delizieranno i tuoi clienti aiutandoli ad avere più successo con i tuoi prodotti.

Ecco cosa imparerai:

• Perché immagini e video offrono un modo migliore per insegnare e imparare.
• Come utilizzare gli screenshot per migliorare il contenuto della guida.
• Perché la grafica semplificata aggiunge chiarezza ai tuoi clienti e migliora la longevità della tua documentazione utente.
• Come trasformare i tuoi screenshot in tutorial video aggiunge una nuova dimensione ai tuoi contenuti.
• Perché i PDF potrebbero non essere l'opzione migliore per la documentazione del software.

Perché la documentazione visiva del software è migliore

Quando abbiamo condotto la nostra ricerca The Value of Visuals, ci aspettavamo di scoprire che le persone imparavano meglio quando venivano presentati con contenuti visivi rispetto al solo testo. Ma quello che non ci aspettavamo era fino a che punto il contenuto visivo facesse la differenza.

Non solo quasi il 70% delle persone preferisce le istruzioni visive rispetto al solo testo, ma ha anche imparato più velocemente, eseguito compiti in modo più accurato e conservato le informazioni più a lungo. È stato piuttosto strabiliante, a dire il vero.

Inoltre, la nostra più recente analisi di Video Viewer Study ha rilevato che, sempre più persone cercano aiuto o contenuti di istruzioni tramite video piuttosto che un vecchio PDF o una pagina Web piena di testo.

La linea di fondo è che le persone non solo preferiscono le immagini e i video (lo fanno!), ma ne traggono anche di più.

Ciò significa che avrai clienti più felici e di maggior successo e ridurrai chiamate, e-mail e altre richieste al tuo personale di supporto tecnico.

Come migliorare la documentazione del software con immagini e video

Quindi immagini e video sono una componente chiave di qualsiasi buona strategia di documentazione del software, ma può anche essere intimidatorio pensare di creare quel tipo di contenuto, soprattutto se hai poca o nessuna esperienza.

Non deve essere. Può essere incredibilmente facile creare immagini e video di alta qualità, anche se non li hai mai creati prima.

Ecco cinque semplici modi per migliorare la documentazione del software con elementi visivi.

1. Usa gli screenshot

Gli screenshot sono uno dei modi più semplici per aggiungere immagini dell'interfaccia utente del software alla documentazione.

Anche un semplice screenshot può essere di grande aiuto per i tuoi utenti mentre cercano di navigare nel tuo software o sito Web, ma se arricchito con annotazioni e callout, diventano uno strumento essenziale e di facile comprensione.

Se un'immagine vale 1.000 parole, un buon screenshot deve valere 10.000.

Sebbene siano disponibili strumenti di screenshot gratuiti, un'opzione più potente e versatile come TechSmith Snagit rende ancora più semplice la creazione di immagini di alta qualità. Puoi mostrare tutto lo schermo o solo una piccola parte dello schermo di cui hai bisogno e i semplici richiami e annotazioni di Snagit significano che puoi evidenziare elementi importanti o richiamare l'attenzione dei tuoi utenti su ciò che è più importante.

Una serie di schermate può mostrare i passaggi per completare un'attività, oppure lo strumento per i passaggi di Snagit può mostrarli tutti in un'unica immagine.

Scopri come creare schermate efficaci

2. Usa una grafica semplificata

Molte interfacce software possono essere complicate, offrendo una serie di opzioni. E, la maggior parte delle volte, quando vuoi mostrare un processo o una procedura, non hai bisogno di mostrare l'intera cosa. In effetti, a volte mostrare l'intera interfaccia può creare confusione.

La grafica semplificata aiuta a sminuire le parti non importanti dello screenshot ed evidenziare ciò che i tuoi utenti devono vedere.

Con Snagit, creare grafiche semplificate non è mai stato così facile. Basta scegliere lo strumento Semplifica e, con Semplificazione automatica selezionata, Snagit fa il resto. Puoi scegliere quanti dettagli vuoi che Snagit mostri e rimuovere le semplificazioni che non ti servono.

Per un controllo più preciso, puoi anche scegliere di applicare la semplificazione manualmente.

Comunque tu lo faccia, la grafica semplificata aiuterà i tuoi utenti a capire esattamente dove dovrebbero concentrare la loro attenzione.

3. Trasforma i tuoi screenshot in un video

Mentre le immagini sono un modo potente e utile per migliorare la documentazione del software, i video possono andare ancora oltre aggiungendo movimento e istruzioni vocali al mix.

Ora, se non hai mai realizzato un video prima, il pensiero di iniziare può essere incredibilmente scoraggiante. Ma puoi creare video altamente efficaci con poca o nessuna esperienza video. In effetti, se riesci a fare uno screenshot, sei sulla buona strada!

Ancora una volta, è Snagit a salvarla. Snagit ti consente di acquisire una serie di schermate e trasformarle in un rapido video che puoi condividere come parte della documentazione del software, del contenuto della guida e altro ancora. In effetti, è un ottimo modo per il tuo team di supporto tecnico di mostrare agli utenti anche come risolvere un problema.

Puoi prendere i tuoi screenshot e quindi creare il tuo video o ottenere i tuoi screenshot utilizzando la funzione Video da immagini di Snagit. Comunque lo fai, puoi aggiungere audio e annotazioni mentre procedi.

4. Registra un video

Gli screenshot sono fantastici e utili in più modi di quanti ne possa contare. Ma a volte basta solo il video.

A differenza di un video da immagini, una registrazione dello schermo acquisisce video dello schermo e qualsiasi movimento del mouse, clic, ecc.

Il registratore dello schermo integrato di Snagit ti consente di acquisire tutto o parte dello schermo, nonché qualsiasi voce fuori campo che desideri includere. Per un po' di personalità in più, puoi anche aggiungere la tua fotocamera.

A volte quel tocco personale aiuta molto i tuoi utenti a sentirsi meno stressati dall'apprendimento del tuo software.

Ricorda, però, che i video migliori sono il più brevi possibile per mostrare ciò che vuoi insegnare. Non provare a mostrare come utilizzare ogni funzione in un singolo video.

5. Pensa oltre i PDF

Il Portable Document Format (PDF) di Adobe ha trasformato il modo in cui condividiamo le informazioni. Sono perfetti per quando vuoi che qualcuno possa scaricare e stampare una copia perfettamente formattata della tua documentazione.

Ma ammettiamolo, quando è stata l'ultima volta che hai scaricato e stampato la documentazione del software?

Una delle cose migliori del web è che possiamo condividere informazioni senza bisogno di stamparle. Conserva la documentazione del tuo software sulle pagine del tuo sito Web anziché costringere gli utenti ad accedere a un PDF. Avrai molte più opzioni (inclusa la possibilità di includere video) e, per la maggior parte, le pagine Web sono molto più facili da aggiornare rispetto ai documenti PDF, assicurando che i tuoi utenti abbiano sempre le informazioni più aggiornate.

Inoltre, a differenza dei PDF, le tue pagine web sono altamente ricercabili, il che significa che quando uno dei tuoi utenti desidera informazioni sul tuo prodotto, è più probabile che trovi i tuoi contenuti.

Puoi sempre offrire un PDF in aggiunta al contenuto web, ma non creare PDF nell'UNICO modo in cui le persone possono ottenere la documentazione del tuo software.

E hey, non dimenticare che puoi mettere i tuoi video anche su siti come YouTube!

Migliore documentazione del software = utenti più felici

Puoi continuare a creare documentazione software ricca di testo e costringere i tuoi clienti a sfogliarla, oppure puoi fornire loro ciò che vogliono E ciò che effettivamente li aiuta a utilizzare i tuoi prodotti in modo più rapido ed efficiente.

Aggiungi più immagini e video alla tua documentazione e fornirai un servizio migliore ai tuoi clienti.

E, con Snagit, chiunque può creare immagini e video dall'aspetto incredibilmente professionale che delizieranno i tuoi clienti, ridurranno le chiamate e le e-mail al supporto tecnico e contribuiranno a creare utenti per la vita.