5 Esempi di comunicazione asincrona per un migliore lavoro a distanza

Comunicare in un ambiente di lavoro remoto può essere complicato, soprattutto se tu o la tua organizzazione avete recentemente effettuato il passaggio dal lavoro di persona al lavoro remoto.

Adattarsi a una lunga giornata di riunioni in webcam quando si è abituati a poter entrare con la testa nell'ufficio di un collega spesso sembra estenuante e si sente meno connesso.

Comunicazione asincrona in soccorso!

Che cos'è la comunicazione asincrona? È un modo elegante per dire comunicazione che non deve avvenire in tempo reale.

La comunicazione asincrona ci consente di impostare i nostri orari e rispondere ai messaggi nel nostro tempo, senza dover aspettare la disponibilità degli altri.

Il lavoro a distanza offre molte nuove sfide, ma i metodi di comunicazione asincroni ti aiutano a rimanere in contatto con i tuoi colleghi e ad assicurarti che tutto funzioni senza intoppi, indipendentemente dalla posizione, dal fuso orario o dalle distrazioni domestiche.

Ecco cinque esempi di comunicazione asincrona che manterranno il tuo ufficio remoto sulla buona strada per il successo.

1. Video informativi o didattici

Hai mai partecipato a una riunione che avrebbe potuto essere un'e-mail? Ovviamente. Noi tutti abbiamo. Ma l'e-mail ha i suoi limiti! Le persone tendono a scansionare lunghi blocchi di testo, quindi informazioni importanti potrebbero essere perse. Spesso è anche difficile ottenere il tono e l'intento dal testo normale ed è impossibile avere conversazioni faccia a faccia quando invii un'e-mail.

Invece di inviare una lunga e-mail o richiedere ai dipendenti di essere online contemporaneamente per una videochiamata per trasmettere nuove informazioni, prendi in considerazione una forma di comunicazione diversa. Suggerisco di realizzare un video informativo e istruttivo e condividerlo affinché i compagni di squadra lo guardino nel loro tempo libero!

Questo metodo non solo offre maggiore flessibilità, ma consente anche ai dipendenti di guardare il contenuto tutte le volte che è necessario per comprendere il materiale. Possono anche tornare indietro e farvi riferimento in un secondo momento.

Inoltre, il video è intrinsecamente più coinvolgente del testo. I tuoi dipendenti probabilmente lo preferiscono (e conservano meglio le informazioni).

Questi video non devono essere altamente prodotti: anche una registrazione dello schermo con una voce fuori campo può essere molto più efficace dell'invio di lunghe e-mail con le indicazioni stradali.

Strumenti come Snagit sono ottimi per la registrazione dello schermo di base, mentre strumenti più avanzati come Camtasia offrono anche modelli video utili per rendere molto più semplice la creazione di una procedura dettagliata.

Contrariamente a quanto potresti pensare, non è necessario essere un professionista del video per realizzare video davvero fantastici.

Hai bisogno di ispirazione? Ecco undici tipi di video che puoi realizzare in questo momento.

2. Guide di riferimento rapido

Le probabilità sono che i tuoi colleghi avranno bisogno che tu spieghi un compito più di una volta. Se non sei online contemporaneamente, le attività possono subire dei ritardi. La creazione di guide di riferimento rapido per spiegare le attività e rispondere alle domande di base che è probabile che vengano visualizzate offre maggiore flessibilità al pubblico e garantisce che le informazioni siano di facile comprensione.

Inoltre, quando hanno bisogno di un aggiornamento, possono sempre tornare alla tua pratica guida per la revisione.

Ciò ridurrà la necessità di chiarire i messaggi ed eliminerà i messaggi avanti e indietro che potrebbero altrimenti verificarsi quando i colleghi non sono disponibili nell'ufficio dall'altra parte del corridoio.

Snagit offre alcuni fantastici modelli per creare guide di riferimento e ausili per il lavoro.

Per una guida dettagliata sulla creazione di guide di riferimento rapido con Snagit, guarda il video qui sotto!

3. Screenshot con markup

Vuoi un modo semplice e veloce per fornire feedback in modo asincrono su un progetto o un contenuto? Fai uno screenshot e aggiungi annotazioni o markup.

Ad esempio, supponiamo che un giorno stai navigando nel sito Web della tua azienda e scopri che una delle pagine dei tuoi prodotti contiene informazioni vecchie o obsolete.

Certo, potresti inviare un'e-mail a qualcuno e spiegare quale pagina, dove si trova nella pagina e quali elementi devono essere modificati, ma con un singolo screenshot, mostri chiaramente e facilmente tutte queste informazioni.

Non c'è bisogno di riunioni, e-mail prolisse o chat di testo.

Vedi come il nostro feedback è chiaramente visibile nell'immagine sopra?

Non solo i colleghi possono vedere cosa deve essere modificato, ma lo screenshot mostra l'indirizzo della pagina e dove si trova il contenuto obsoleto sulla pagina.

4. Strumenti di gestione del progetto

Ci sono una varietà di strumenti online per aiutare a mantenere le attività del tuo team organizzate e visibili. Prodotti come Asana e Trello aiutano a eliminare la confusione visualizzando le tue attività su una bacheca, in modo che tutti sappiano cosa è bloccato, in corso o completato senza dover inviare dozzine di messaggi avanti e indietro.

Questi strumenti hanno anche funzionalità come tag e attività secondarie che possono aiutare a raggruppare i compiti in progetti specifici.

È molto più facile lavorare in modo asincrono quando i compagni di squadra hanno una visualizzazione visiva concreta di esattamente chi sta lavorando su cosa.

5. Il wiki o il sito di Sharepoint della tua organizzazione

Avere un wiki o un sito Sharepoint ben organizzato e aggiornato rende la comunicazione molto più semplice, soprattutto quando si dispone di un team o di un'organizzazione più grandi. Usalo come hub per documenti importanti, linee guida aziendali, directory e altro ancora.

Ciò è particolarmente importante per il lavoro asincrono perché anche se un compagno di squadra non è online, un dipendente può trovare risposte alle domande più generali e individuare i documenti necessari per completare il proprio lavoro senza dover attendere l'e-mail o il messaggio di qualcun altro.

Allo stesso modo, se sei il tradizionale detentore di tale conoscenza, la tua casella di posta non è costantemente invasa dalle stesse domande più e più volte.

Ecco qui!

Sei armato con alcuni ottimi strumenti e idee per la comunicazione asincrona e non devi fare affidamento sulla comunicazione scritta per interagire con i membri del tuo team remoto.

Alcuni possono anche funzionare come metodi sincroni o ibridi. Ad esempio, mentre i messaggi diretti e gli SMS possono essere inviati in tempo reale, potresti non essere disponibile a rispondere subito alla domanda di un collega.

Lo stesso vale per i messaggi lasciati in strumenti come Slack o e-mail. Le persone possono scegliere di rispondere subito o aspettare che siano disponibili.

Tenendo presente questi suggerimenti per la comunicazione asincrona, tu e la tua organizzazione renderete il lavoro a distanza più facile e flessibile che mai.

Domande frequenti