Stai vivendo un sovraccarico tecnologico? Ecco gli strumenti di cui i dipendenti non possono fare a meno

Il passaggio di emergenza al lavoro a distanza nel 2020 è stato frenetico per molte aziende. Non avendo tempo per sviluppare attentamente nuovi processi e norme, molte aziende si sono affidate a nuove app e strumenti per rimanere in contatto come forza lavoro distribuita.

Secondo un sondaggio di Okta, le aziende hanno implementato in media 89 app nel 2021, rispetto alle 58 del 2015. E i dipendenti ne stanno subendo le conseguenze, con il sovraccarico delle app che porta a una minore produttività e persino al burnout.

Anche con i lavoratori che hanno dozzine di app a portata di mano ogni giorno, quando abbiamo chiesto ai clienti Snagit quali fossero i loro strumenti di lavoro "isola deserta", alcune app sono salite al vertice in vari settori e ruoli.

In questo post imparerai:

• Il vero costo dell'affaticamento tecnologico nella tua organizzazione
• Semplici modi per prevenire il sovraccarico delle app
• Di quali strumenti e app i dipendenti non possono fare a meno

Il costo dell'utilizzo di troppe app per la comunicazione e la collaborazione sul lavoro

Mentre ci sono evidenti costi finanziari associati alla tecnologia sul posto di lavoro, non trovare il giusto equilibrio di strumenti può avere un impatto sulla tua organizzazione oltre i budget.

Incomprensioni o confusione

Troppe app possono causare malintesi o creare confusione all'interno della tua azienda, soprattutto quando i dipendenti utilizzano più strumenti che svolgono funzioni simili.

Quando le informazioni vengono sparse su più app, è più facile per le persone ricevere informazioni contrastanti o addirittura perdere del tutto un messaggio importante.

Può essere ancora più complicato quando i team o i reparti all'interno di un'azienda utilizzano app diverse per condividere le informazioni.

Supponiamo che tu stia lavorando a un progetto di design e che una parte interessata condivida una modifica critica alle specifiche in una chat di Teams. Tuttavia, il progettista del tuo team sta controllando la posta elettronica per gli aggiornamenti e perde il messaggio in Teams.

La volta successiva che il team si riunisce, il progettista è confuso sul motivo per cui lo stakeholder non è soddisfatto del proprio lavoro ed è frustrato dal fatto di non avere le informazioni corrette.

Produttività ridotta e perdite di tempo

Hai giorni in cui lavori su molte attività diverse ma in realtà non completi nulla nella tua lista di cose da fare?

Puoi incolpare il cambio di contesto, o la tendenza a passare da un'attività a un'attività non correlata, per quella mancanza di produttività.

Quando utilizziamo troppe app al lavoro, possiamo ritrovarci a passare più tempo a passare da una finestra all'altra piuttosto che a portare a termine il nostro lavoro.

Secondo un sondaggio di Ring Central, i dipendenti perdono circa un'ora al giorno passando da un'app all'altra.

Inoltre, ciascuna di queste app viene fornita con il proprio set di notifiche che rendono più difficile concentrarsi su una singola attività.

Disimpegno e burnout dei dipendenti

Secondo The Anatomy of Work Index, più di un terzo dei lavoratori si sente sopraffatto dal ping persistente delle notifiche.

Se consideri anche come il sovraccarico delle app crea involontariamente un ambiente di lavoro frammentato e confuso, è facile vedere come i dipendenti potrebbero diventare stressati.

Secondo un sondaggio di FlexJobs, più di tre quarti degli intervistati afferma che lo stress sul posto di lavoro influisce sulla loro salute mentale, il che può portare al disimpegno o al burnout.

Come combattere il sovraccarico delle app

La buona notizia è che ci sono diversi modi per aiutare a prevenire il sovraccarico delle app e le sue conseguenze.

Controlla gli strumenti che hai

Inizia facendo un bilancio delle app che stai utilizzando e dei risultati aziendali specifici che supportano. La valutazione degli strumenti attuali della tua azienda ti aiuterà a identificare le ridondanze o le lacune nei flussi di lavoro da affrontare.

Non dimenticare di tenere a mente gli obiettivi più critici della tua organizzazione quando decidi quali app sono essenziali e quali lasciar perdere.

Se la tua azienda gestisce progetti complessi con molte parti in movimento, probabilmente non ha senso sbarazzarsi della tua app di gestione dei progetti.

Usa al meglio gli strumenti che hai

Uno studio di WalkMe ha rilevato che solo la metà delle aziende intervistate ritiene di realizzare il pieno potenziale delle app a loro disposizione.

Prima di distribuire una nuova app, valuta prima se uno degli strumenti che hai già soddisfa tale esigenza.

Esamina le funzionalità che non stai attualmente utilizzando o altri livelli di prezzo per vedere se l'aggiornamento di un'app corrente è una soluzione migliore. Potresti trovare più conveniente investire in un'app che i tuoi dipendenti utilizzano già nel lungo periodo.

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Semplifica i processi

Di solito non aggiungiamo strumenti o app al nostro stack tecnologico sul posto di lavoro solo per divertimento. L'obiettivo è fornire ai dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro in modo efficace.

Pertanto, la creazione di processi uniformi tra team e reparti può anche aiutare a ridurre il sovraccarico delle app e prevenire il lavoro ridondante o i silos di informazioni.

Diciamo che il team delle risorse umane della tua azienda utilizza Asana per tenere traccia del proprio lavoro, ma il team finanziario utilizza Trello per lo stesso scopo. Naturalmente, ci sono costi aggiuntivi associati alla ridondanza, ma può anche complicare inutilmente i flussi di lavoro.

Soprattutto quando questi team devono collaborare a un progetto, ciò può portare a informazioni contrastanti o passaggi aggiuntivi per mettere tutti sulla stessa pagina.

Ascolta i tuoi dipendenti

Quando aggiungi o rimuovi strumenti dal tuo stack tecnologico sul posto di lavoro, ricorda di raccogliere feedback da coloro che li utilizzano ogni giorno.

Chiedere ai dipendenti le loro opinioni sulla funzionalità o l'utilità di un'app può aiutarti a farti un'idea migliore della sua efficacia complessiva.

Potresti scoprire che le funzionalità che piacciono a un team di OneDrive sono gli stessi motivi per cui un altro team non può vivere senza Google Documenti, consentendo una transizione più fluida se scegli un'app rispetto all'altra.

I migliori strumenti sul posto di lavoro, secondo i dipendenti

Per scoprire con quali strumenti i professionisti di vari settori stanno riscuotendo successo oggi, abbiamo posto ai clienti Snagit una domanda: "Se dovessi scegliere cinque strumenti software da continuare a utilizzare oggi sul posto di lavoro, quale sceglieresti?"*

In tutti i settori e ruoli, i primi cinque strumenti sono stati:

1. Snagit
2. Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
3. Veduta
4. Ingrandisci
5. Team Microsoft

Snagit è un potente strumento di cattura dello schermo che ti consente di utilizzare immagini e video per condividere idee, fornire feedback e comunicare in modo più efficace.

È incredibilmente facile da usare e si colloca nell'elenco dei migliori prodotti software di G2 per il 2023.

Snagit è una di quelle applicazioni che devi avere "sempre attivo" pronto per l'uso. È uno strumento così produttivo per l'apprendimento, lo sviluppo di presentazioni e la generazione di idee.

Derek T. via G2

Costruire lo stack tecnologico ottimale per il lavoro ibrido e remoto richiede un'attenta valutazione degli strumenti che i tuoi team utilizzano quotidianamente. Sfruttare un approccio basato sulla qualità piuttosto che sulla quantità per le app può aiutarti a comunicare in modo più efficace, aumentare la produttività e coinvolgere i dipendenti.