7 Semplici Consigli per Finalmente Senza Carta

(Foto: seb_ra via Getty Images)

Quanti pezzi di carta ci sono sul bancone della tua cucina, sul tavolo della sala da pranzo o in qualche altro posto a cui non appartengono? Ti aggrappi alle ricevute nel caso ne avessi di nuovo bisogno? C'è una pila di fogli del veterinario che tieni nel caso in cui dovessi ricordare esattamente quali medicine ha preso il tuo animale domestico tre anni fa? Tutta quella carta è lì in attesa di un momento in cui sarai in grado di affrontarla, qualunque cosa significhi. (Significa dare un'occhiata a ogni pagina e poi buttarli tutti nel cestino.) È ora di sbarazzarsi della carta e di tutto il senso di colpa che si accumula insieme ad essa. È ora di passare senza carta.

Sono stato senza carta per quasi un decennio. Per senza carta, non intendo dire che nella mia vita non ci sono zero pezzi di carta. Ho ancora bisogno del mio certificato di nascita cartaceo, ovviamente, e uso un piccolo quaderno di carta per un corso di lingua che prendo. Per la maggior parte, tuttavia, non mi aggrappo alla carta. Invece, eseguo la scansione di documenti importanti su un servizio di archiviazione e conservo le note digitali in un'app per prendere appunti. Scrivo anche la mia lista di cose da fare e la lista della spesa nel telefono e inserisco i consigli sui ristoranti su una mappa online. Ci sono molti modi semplici per rimuovere la carta dalla tua vita.

Passare al digitale è facile. La parte difficile è non lasciare che la carta ricominci a insinuarsi. Se sei pronto a sbarazzarti della maggior parte della carta nella tua vita, ecco cosa devi sapere per iniziare e continuare.

1) Dimentica l'arretrato

Può sembrare controintuitivo, ma il primo passo per diventare paperless è dimenticare qualsiasi arretrato cartaceo che hai già accumulato e concentrarti invece sulle nuove abitudini che devi adottare per diventare paperless a partire da ora. Non guardare indietro: adotta un approccio propositivo.

Un giorno arriverai alle tue pile di carta esistenti, oppure no. Per ora, non lasciare che quei documenti ti trattengano. Avere a che fare con un arretrato può sembrare opprimente e quando le persone si sentono sopraffatte, procrastinano. Quindi lascia perdere per ora. Invece, fai il tuo sforzo per assicurarti che il backlog non diventi più grande.

2) Ottieni queste cinque app

Ci sono cinque app o servizi di cui hai bisogno per passare senza carta. Sono:

• un'app per la lista delle cose da fare,
• un'app di scansione,
• un servizio di archiviazione online, dove inserirai i tuoi file digitali (ne parleremo tra poco),
• strumenti di firma elettronica (Adobe Acrobat è un buon esempio) per firmare documenti digitali senza stamparli e
• un servizio di consegna documenti per l'invio di documenti ufficiali senza stamparli.

Vedi i miei consigli per ogni tipo di app qui.

3) Scegli un servizio di archiviazione

Approfondiamo un po' di più la terza app, un servizio di archiviazione, perché è più complicato delle altre. Il servizio di archiviazione è dove conserverai le versioni digitali dei tuoi documenti cartacei.

Idealmente, desideri un servizio di archiviazione che renda accessibili i tuoi file indipendentemente da dove ti trovi e ne faccia il backup. Un'opzione consiste nell'utilizzare un servizio di archiviazione e condivisione file online, come Dropbox o Microsoft OneDrive.

Un'altra opzione è utilizzare un servizio progettato appositamente per le persone che vogliono rinunciare alla carta. Neat e FileThis sono due esempi. Hanno strumenti speciali per le persone che non utilizzano la carta, come la possibilità di etichettare e taggare automaticamente i tipi di documenti che riconosce, come le tasse. FileThis ha anche un servizio di "recupero" che copia automaticamente i documenti importanti che trova nel tuo account di posta elettronica.

Indipendentemente dal servizio che scegli, scegline uno e mantienilo in modo da poter mettere tutti i tuoi documenti digitali in un unico posto.

4) Registrati per estratti conto e-mail e pagamenti digitali

Se ricevi ancora bollette ed estratti conto cartacei, iscriviti per riceverli via e-mail invece dove puoi. Se invii ancora assegni regolarmente, verifica se puoi invece passare ai pagamenti online.

Mentre le società di servizi pubblici e le banche onorano i pagamenti digitali da anni, gli ultimi che non sempre li accettano sono i proprietari e le società di gestione. Se sei bloccato in questa situazione, prova a spiegare che otterranno i loro soldi più velocemente e in modo più affidabile quando accettano pagamenti digitali. Anche le aziende più piccole possono accettare bonifici bancari diretti con commissioni minime o nulle. Quando puoi pagare tutte le bollette digitalmente anziché con assegni e buste, ti avvicini di un passo all'essere senza carta.

5) Scansiona e distruggi

Ora è il momento di iniziare a sviluppare nuove abitudini. La scansione, la distruzione o il riciclaggio sono probabilmente quelli che farai di più. Preferisco di gran lunga eseguire la scansione utilizzando un'app mobile, ma puoi anche utilizzare uno scanner desktop o la funzione di scansione su una stampante multifunzione.

Stabilisci una regola per te stesso che sia più o meno questa: quando ricevo un nuovo pezzo di carta che devo digitalizzare, userò il mio telefono per scansionarlo immediatamente e quindi inserirò la carta nella pila di riciclaggio o distruzione. Meglio ancora, smaltiscilo direttamente nel distruggidocumenti. Perché aspettare?

Costringersi a seguire quell'abitudine può essere difficile. "Non ho il tempo di scansionarlo in questo momento", potresti dire. Metti in pratica la tua nuova abitudine scansionando uno o due documenti dal tuo backlog, solo per provarlo. Quanto tempo ci vuole? Quale app hai usato? Potresti anche scoprire che scansionare i documenti alla luce naturale è più semplice che farlo con l'illuminazione interna. Una volta che hai un'idea di come farlo e di quanto tempo ci vuole, potresti avere un tempo più facile da seguire.

6) Sviluppare altri flussi di lavoro

La scansione e la distruzione sono un flusso di lavoro. Man mano che ti sentirai a tuo agio con il tuo stile di vita senza carta, scoprirai che avrai bisogno di più flussi di lavoro per altre situazioni.

Ecco un esempio: quando acquisti un nuovo prodotto, puoi scattare foto del manuale del proprietario, della ricevuta, della garanzia e del numero di serie o di qualsiasi altra informazione rilevante. Carica quelle immagini sul tuo servizio di archiviazione e poi elimina le carte estranee.

Un altro flusso di lavoro che potresti creare è salvare una pila di fogli che pensi di dover distruggere ma non sei sicuro in questo momento, e poi esaminarli in un giorno dedicato. Scegli un'ora e una data, sia ogni sabato che la prima domenica del mese, e usa quel tempo per svuotare il tuo stack.

A volte potresti voler scansionare i documenti conservando anche gli originali, nel caso di certificati assicurativi, documenti del proprietario di casa e così via. Digitalizzandoli, crei una copia di backup e ti assicuri di avere accesso alle informazioni che contengono, anche se non riesci a mettere le mani sull'originale.

7) Non pensarci troppo

Ci sono alcuni documenti sui quali ti chiederai se conservare gli originali o digitalizzarli e distruggerli. Quando devi affrontare una chiamata difficile, non pensarci troppo. Essere senza carta dovrebbe rendere la tua vita più semplice e facile, non più stressante. Riponi l'originale in una cartella, in un raccoglitore a fisarmonica o in uno schedario. Nessuno verrà a prendere la tua carta Paperless Club se ti aggrappi a qualche foglio.

Le cartelle cliniche sono complicate, poiché dovresti digitalizzarle e archiviarle elettronicamente solo se disponi di un sistema conforme all'HIPAA. Potresti decidere di infilarli semplicemente in una cartella o in un raccoglitore a fisarmonica e setacciarli una volta all'anno per qualsiasi cosa sia pronta per essere lanciata.

Detto questo, non aggrapparsi o preoccuparsi di digitalizzare documenti che non hanno scopo. Se sei il tipo di persona che si aggrappa diligentemente alla carta credendo che stai facendo la cosa responsabile, può essere spaventoso distruggere e riciclare qualsiasi cosa . Ma ti servirà mai quella ricevuta per un panino o una spiegazione delle dichiarazioni dei benefici di due anni fa? Sminuzzateli e lasciateli andare.