5 consigli per riunioni più produttive
Pubblicato: 2022-01-29Tutti hanno opinioni sulle riunioni, ad esempio perché alcune riunioni non sono affatto necessarie o cosa le rende inutilmente lunghe. Non è difficile migliorare le riunioni. Con una preparazione e una previdenza minime, le riunioni possono essere un'esperienza più produttiva per tutti.
Una chiave per tenere riunioni migliori è capire prima che tipo di riunione intendi tenere e poi prepararti di conseguenza. Diamo un'occhiata ai quattro tipi di incontri più comuni per capire cosa li rende diversi.
4 tipi di incontri
Le riunioni più comuni si dividono in quattro tipologie: informative, discussioni e collaborazioni, check-in e riunioni di lavoro.
1. Riunione informativa
Un incontro informativo è esattamente questo, un incontro utilizzato per diffondere informazioni. Le riunioni semestrali del municipio sono in genere informative. Anche un briefing PR è solitamente informativo. Di solito, solo una parte ha informazioni da condividere. I partecipanti sono lì per assorbirlo.
2. Riunione di discussione e collaborazione
Le riunioni di brainstorming sono esempi di riunioni di discussione o di collaborazione. Le informazioni devono provenire da più persone. Le riunioni collaborative possono anche essere riunioni di risoluzione dei problemi. In questo tipo di incontro, una o più delle parti coinvolte potrebbero fissare l'ordine del giorno.
3. Riunione per il check-in
Il check-in è un incontro programmato regolarmente, di solito attorno a un progetto particolare, che potrebbe essere in corso o avere una data di completamento anticipata. Uno scrumis quotidiano è un esempio di incontro di check-in. I check-in sono utili per assicurarsi che tutte le parti coinvolte in qualche tipo di lavoro o progetto siano tenute aggiornate su problemi, soluzioni, modifiche, progressi e così via. Le riunioni di check-in regolari possono essere (ma non devono essere) molto brevi. Se ci sono poche o nessuna modifica dall'ultima riunione, la riunione può terminare non appena tutti lo sanno.
4. Riunione di lavoro
In una riunione di lavoro, le persone si riuniscono per completare il lavoro che deve essere svolto. E 'così semplice. Un esempio di riunione di lavoro è quella in cui una varietà di responsabili del team si riunisce per definire un programma di progetto. Si riuniscono per discutere quale dovrebbe essere il programma mentre registrano anche tutte le date chiave. Un altro esempio sono i programmatori e le parti interessate che si uniscono per implementare modifiche al codice (ad esempio, a un sito Web o a un altro prodotto interattivo) che le due parti possono verificare con precisione solo in presenza l'una dell'altra. Le riunioni di lavoro stroncano la procrastinazione sul nascere. Spesso sono collaborativi.
5 consigli per rendere le riunioni più produttive
1. Ottieni la riunione sul calendario il giusto tempo in anticipo
Alcune riunioni devono essere nel calendario settimane prima che abbiano luogo. Ad esempio, qualsiasi riunione con un gran numero di partecipanti, come un'assemblea a tutto tondo o un'assemblea trimestrale degli azionisti, deve essere organizzata con largo anticipo per aiutare quante più persone possibile a liberare il proprio programma.
Altre riunioni, in particolare quelle interne, non dovrebbero essere programmate con troppo anticipo. Una o due settimane sono sufficienti per la maggior parte. Se lo scopo di una riunione è continuare o risolvere una discussione o un progetto già avviato, non si desidera che trascorra troppo tempo tra la discussione più recente e la riunione. Le persone devono venire all'incontro con le idee ancora fresche nella loro mente.
Quando cerchi un'ora e una data per una riunione che funzioni per tutti, usa uno strumento di pianificazione della riunione. Eliminano il dolore dalla pianificazione e accelerano il processo.
2. Utilizzare una riga dell'oggetto chiara
Sia che pianifichi una riunione con un invito del calendario o una semplice e-mail o un messaggio Slack, utilizza una riga dell'oggetto chiara. È fondamentale per la produttività di tutti. La riga dell'oggetto dovrebbe indicare in poche parole non solo l'argomento dell'incontro, ma il suo scopo. Una chiara riga dell'oggetto della riunione aiuta tutti a capire perché sono stati invitati alla riunione in primo luogo. Fornisce inoltre suggerimenti alle persone su come prepararsi in anticipo.
3. Avere sia un'agenda che obiettivi
Un ordine del giorno è un elenco di cose che accadranno in una riunione, di solito in ordine sequenziale. Le riunioni di discussione traggono davvero vantaggio dall'avere un ordine del giorno. È il programma della riunione.
Un'agenda da sola non dice alle persone cosa deve succedere come risultato della riunione. Quindi, oltre ad avere un'agenda, è necessario raggiungere gli obiettivi.
Quali decisioni dovrebbero essere prese entro la fine della riunione? Quali risultati si avranno al termine di questo incontro? Se vieni invitato a una riunione con un nuovo contatto, è perfettamente ragionevole chiedere: "Cosa speri di ottenere da questa riunione?"
A seconda della complessità della riunione, potrebbe non essere necessario che l'ordine del giorno e gli obiettivi siano espliciti. Ad esempio, lo scopo di una riunione di check-in è sempre lo stesso: effettuare il check-in, rivedere i progressi e sollevare dubbi. Probabilmente non avrai bisogno di un'agenda esplicita per questo tipo di riunioni. A volte, gli obiettivi sono impliciti nella riga dell'oggetto. Un esempio è "Imposta la scaletta per il numero di agosto della rivista". L'obiettivo è completare tale compito in una riunione di lavoro.
Consigliato dai nostri editori
4. Definire il leader della riunione
Ogni riunione ha bisogno di un leader o di co-leader. Nella maggior parte dei casi, è la persona che ha convocato la riunione. Sii esplicito nel decidere.
Il peggior incontro in assoluto a cui abbia mai partecipato non ha avuto un leader. Era senza direzione e nessuno sapeva come metterci in carreggiata. Circa a metà, mi sono reso conto che diverse parti pensavano che dovessi essere il leader. Mi sono sentito completamente umiliato e arrabbiato con la persona che lo aveva programmato senza chiarire chi avrebbe dovuto guidare la conversazione. Peggio ancora, l'incontro è stato completamente improduttivo per tutti. In un'altra scena spericolata, una volta ho convocato una riunione, l'ho programmata e ho avuto intenzione di eseguirla, solo per vederla occupare un altro collega. Quello era irritante.
5. Perdi la tecnologia, ma fai la demo
Prima di perdere tempo a creare una presentazione, chiediti: "Ho bisogno di una presentazione?"
Se la risposta è sì, ricorda che le diapositive dovrebbero essere utilizzate per coinvolgere le persone e rafforzare i tuoi punti, non farli per te. Nessuno è impressionato dalle salviette delle stelle e nessuno vuole guardare un video quando viene per sentirti parlare o avere una discussione con te.
Se hai un prodotto o un servizio da mettere in mostra, dimostra come funziona. Non mostrare foto o video di esso. Dai al tuo pubblico il vero McCoy.
Se desideri condividere le informazioni con tutti i partecipanti, inviale prima della riunione, non dopo. Se le persone lo esamineranno in anticipo è un'altra questione, ma dai loro la possibilità. Quindi puoi passare il tuo tempo ad arrivare al nocciolo della questione, e forse anche meno tempo.
Tutti traggono vantaggio da riunioni migliori
Le riunioni sono di ogni forma e dimensione e quindi hanno esigenze uniche. Tuttavia, un po' di preparazione fa molto per rendere un incontro produttivo per tutti che rinunciano al loro tempo per partecipare. Sapere che tipo di riunione intendi tenere ti aiuterà anche a modellare e perfezionare le tue aspettative.