5 consigli per una settimana lavorativa più produttiva

È lunedì mattina. Sei stato seduto alla tua scrivania per due ore e non hai fatto altro che rivedere tre volte un'e-mail a un'amica chiedendole di tenere d'occhio il tuo cane quando vai in vacanza. Ehi, succede. E all'improvviso è mercoledì pomeriggio e questa settimana non hai ancora realizzato nulla di notevole. Dov'è finito il tempo? Abbiamo tutti settimane lavorative come questa. Puoi girarlo?

Se hai alcuni suggerimenti e trucchi da tirare fuori dalla tua borsa della produttività, potresti essere in grado di salvare la tua produttività già questa settimana. Questi cinque suggerimenti per la produttività possono aiutarti a rimetterti in carreggiata questa settimana e a rimanere concentrato in futuro.

1. Crea una routine mattutina che ti guidi

"Fai prima il tuo compito più difficile." Hai già sentito quel consiglio, vero? Non è affatto utile! Potrebbe anche essere: "Raccogli tutta la tua forza di volontà e sforzati di fare qualcosa che non vuoi fare". Wow, grazie.

Invece, crea una routine mattutina che ti guidi verso l'attività che sai che dovresti svolgere. Non deve essere nemmeno il tuo compito più difficile. Ma imposta la tua intenzione su qualcosa. Ecco un esempio:

• Fare una tazza di caffè,
• Siediti alla tua scrivania,
• Apri l'app della tua lista di cose da fare e imposta la tua intenzione decidendo su quale attività concentrarti,
• Contrassegna quell'attività come priorità alta e
• Raccogli gli strumenti necessari per svolgere l'attività di fronte a te, sia che si tratti di aprire file e programmi o di trovare un numero di telefono.

Nessuna delle azioni in quella routine è difficile, eppure ti preparano a svolgere il compito che vuoi svolgere. È molto meglio che affidarsi alla sola forza di volontà.

Assicurati di renderlo una routine, qualcosa che fai abitualmente. Inizia con qualcosa di facile e divertente, come preparare un caffè o un tè, ascoltare musica o regolare l'illuminazione. Se non vedi l'ora di iniziare la routine, potrebbe rendere tutto ciò che viene dopo un po' più semplice.

2. Risparmia il tuo lavoro

Archiviare note spese, pulire la scrivania, scansionare documenti, pulire la posta in arrivo: queste sono tutte faccende che devono essere sbrigate. Qualcuno ti ha convinto che non dovresti svolgere questo tipo di attività perché hanno poco valore? Ti sei mai detto che questi compiti ti fanno solo sentire produttivo anche se non lo sei davvero? Hogwash.

Prima di tutto, questi compiti hanno un valore. Nel grande schema delle cose, il loro valore potrebbe essere inferiore a quello dei tuoi compiti principali, ma non è zero. Sei obbligato ai tuoi colleghi in contabilità a completare le note spese in tempo. Svuotare la posta in arrivo oggi rende più agevole la valutazione delle e-mail domani. Se non vedi una pila di fogli nelle vicinanze, non puoi essere distratto da loro.

In secondo luogo, salvare queste attività e svolgerle al momento giusto è una strategia di gestione del tempo altamente produttiva. Tutti abbiamo fasi durante la settimana lavorativa in cui siamo in grado di concentrarci e non siamo in grado di concentrarci. La presentazione di una nota spese non richiede molta concentrazione. Quindi salva quel compito per un momento in cui la tua capacità di concentrazione è bassa. Dalle nove alle cinque, il venerdì pomeriggio è spesso il momento migliore per innaffiare le piante, archiviare le scartoffie e fare qualsiasi altro lavoro impegnativo.

3. Appoggiati a un pomodoro per la motivazione

Cosa fai quando sai che è il momento di affrontare un determinato compito, ma sembra che non riesca a iniziare? Quando sono al punto più basso della motivazione, mi rivolgo ai pomodori.

La Tecnica del Pomodoro è un metodo di lavoro che aiuta le persone a superare la mancanza di motivazione. Prende il nome da vecchi timer da cucina che avevano la forma di pomodori; pomodoro è italiano per pomodoro. L'autore e consulente Francesco Cirillo ha ideato il metodo da studente universitario e in seguito lo ha descritto (e registrato un marchio) nel suo libro omonimo. Si imposta un timer per circa 25 minuti e si lavora sull'attività fino a quando non si esaurisce. Quindi reimposta il timer per cinque minuti e fai una breve pausa. Ripeti il ​​ciclo alcune volte e alla fine fai una pausa più lunga.

La prossima volta che non riesci a iniziare un'attività, vedi se impegnarti per soli 25 minuti ti fa superare la gobba. Quindi imposta un timer e inizia a rompere. Non è necessario un timer per il pomodoro, poiché ora puoi utilizzare un'app o estensioni del browser progettate per la tecnica. Mi piace uno chiamato Strict Workflow. Le estensioni del browser ispirate alla tecnica del pomodoro di solito sono anche dotate di blocchi URL che ti impediscono di accedere a Twitter, Facebook, Pinterest, ESPN o altri siti Web di piacere colpevole mentre stai cercando di lavorare.

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4. Partecipa alle riunioni durante il tuo periodo di crisi

Il modo peggiore per programmare le riunioni è scegliere in qualsiasi momento quando sei libero. Le ore del giorno non sono uguali. Alcune di quelle ore sono momenti in cui è probabile che tu abbia energia, ti senti concentrato e sei in grado di trovare la tua motivazione. Devi proteggere quelle ore in modo da poter affrontare il lavoro più duro. Non dare quelle ore alle persone che vogliono avere riunioni.

Invece, hai un'ora del giorno predefinita in cui sei libero per le riunioni. A che ora del giorno tendi a crollare? Le ore di crisi dovrebbero essere l'orario di riunione predefinito.

Poche persone hanno il controllo totale su quando si verificano le riunioni. Se il capo del tuo capo ti invita a una riunione, vai all'ora scelta. Quando hai il controllo dell'orario della riunione, tuttavia, ad esempio quando qualcuno ti chiede quando sei libero, offri loro opzioni in linea con i tuoi crolli. In questo modo conserverai le tue ore di concentrazione elevata per il lavoro che richiede una concentrazione elevata.

Questo suggerimento non è dissimile da quello che potresti aver sentito prima: blocca diverse ore sul tuo calendario ogni giorno per un lavoro di messa a fuoco profonda. Ecco la differenza. Poche persone effettivamente bloccano il tempo, mentre la pianificazione di riunioni durante i periodi di crisi è qualcosa che potresti effettivamente fare.

5. Butta via qualsiasi suggerimento sulla produttività che non funziona per te

Gli esseri umani contengono moltitudini. Nessuno può sapere quanto siano simili o diversi da un'altra persona. Dove troviamo motivazione, cosa ci aiuta a rimanere concentrati, cosa ci fa sentire demoralizzato e come ci ricarichiamo sono unici per ognuno di noi. Possiamo guardare alla scienza per capire che tipo di consigli o suggerimenti sulla produttività funzionano per la maggior parte delle persone , ma non possiamo mai sapere cosa funziona per noi finché non lo proviamo.

Monique Valcour, un executive coach e collaboratore di Harvard Business Review, ha scritto un articolo approfondito con suggerimenti per le persone che odiano i suggerimenti sulla produttività. È per le persone che trovano motivazione guardando all'interno delle proprie intenzioni piuttosto che all'esterno della loro lista di cose da fare. È per le persone che non scherzano con i timer del pomodoro e si sentono meglio con se stesse per fare buoni progressi in un compito piuttosto che finirlo entro una scadenza arbitraria.

Con tutto questo in mente, elimina tutti i suggerimenti sulla produttività che non funzionano per te. Provali, ma buttali da parte se non si adattano alla tua personalità. Non mancano suggerimenti e strategie per la produttività. Non sentirti come se avessi fallito se alcuni di loro non funzionano per te. Concentrati su quelli che lo fanno.