Alzi la mano chi ricorda Writely. Una società di quattro persone chiamata Upstartle ha lanciato l'elaboratore di testi solo online nell'agosto 2005, sfruttando una tecnologia browser allora nuova chiamata AJAX. Ha consentito agli utenti di salvare e recuperare istantaneamente i contenuti generati nel browser ma archiviati sul server. E ha funzionato così bene che Google ha acquistato Upstartle meno di un anno dopo. A quel tempo, un prodotto come Writely era unico (il software non veniva fornito su CD) e considerato un azzardo.
Avanti veloce fino ad oggi. La suite di strumenti per ufficio online di Google non ha fatto altro che crescere e migliorare. Ora sotto l'ombrello di Google Drive, troverai un servizio di gestione e archiviazione dei file, nonché le varie app mobili e basate sul Web. Questi includono: un elaboratore di testi (Docs, o Writely, tutti adulti), foglio di calcolo (Fogli), presentazioni (Diapositive), disegno e moduli.
È una suite completa di strumenti che ora assume Office molto più maturo di Microsoft; infatti, Google Drive potrebbe aver spinto Microsoft a creare versioni online di Word, Excel e PowerPoint per lavorare con il suo servizio di archiviazione/sincronizzazione di OneDrive.
Le aziende possono utilizzare G Suite, una versione di Google Drive con tutto lo spazio di archiviazione e gli strumenti, oltre all'integrazione di Gmail, Calendar, Sites e altro con il proprio nome di dominio. Il prezzo parte da $ 6 per utente al mese per 30 GB di spazio di archiviazione online per utente; le organizzazioni non profit e le scuole possono ottenerlo gratuitamente.
Drive, il nostro Editors' Choice per la produttività dell'ufficio, è un serio set di strumenti per un lavoro serio (o divertente), il tutto completamente gratuito. I consumatori pagano solo per lo spazio di archiviazione aggiuntivo. Ma vale la pena conoscere più delle semplici nozioni di base. Ecco come ottenere il massimo da Google Drive.
L'archiviazione dei file è gratuita, una specie di
Ogni account Google Drive personale, che ottieni se disponi di un servizio Google, come Gmail o Google Foto, include 15 gigabyte di spazio di archiviazione gratuito. Puoi sempre aggiornarlo tramite Google One, ma tieni presente: solo i file non nativi, come file Microsoft, PDF o immagini, occupano quei 15 GB. I file di Documenti/Fogli/Presentazioni Google che crei non vengono conteggiati nell'allocazione di spazio di archiviazione di Google Drive.
Sincronizza tutti i tuoi file
Google Drive si sincronizza su tutti i dispositivi, quindi puoi avviare un progetto sul PC e riprenderlo sul telefono, sul tablet o sul laptop di casa. E funziona con qualsiasi tipo di documento, non solo con Documenti, Fogli e Presentazioni nativi. Installa il programma Backup e sincronizzazione di Google sul desktop per eseguire automaticamente il backup dei file dal tuo computer, fotocamera o schede SD su Google Drive.
Questo è l'aspetto di Google Drive che probabilmente utilizzerà i tuoi 15 GB di spazio di archiviazione gratuito, poiché si rivolge ad altri tipi di file. Se esaurisci, potresti dover pagare per lo spazio di archiviazione aggiuntivo tramite Google One. Ma le opzioni partono da $ 1,99 al mese (o $ 19,99 all'anno) per 100 GB. Anche 2 TB costano solo $ 10 al mese o $ 99,99 all'anno.
Collabora bene con gli altri
Il nome del gioco con Google Docs è "collaborazione". Non importa se sei su laptop, tablet o smartphone, più di una persona alla volta può lavorare su un documento, fino a 50 contemporaneamente.
Per tenere sotto controllo ciò che i tuoi amici, familiari e/o colleghi hanno fatto, visualizza una cronologia delle revisioni tramite File > Cronologia versioni > Visualizza cronologia versioni . (Oppure fai clic su Tutte le modifiche salvate in Drive in alto, se viene visualizzato.) Un elenco sul lato destro ti mostrerà chi ha aggiornato il documento e quando; fare clic su un nome per vedere cosa hanno fatto. Assegna nomi diversi a versioni diverse per semplificarne il tracciamento: fai clic sul pulsante in alto a destra per visualizzare solo le versioni con nome.
Rivedi come in Microsoft Word
Cosa succede se si desidera che le revisioni appaiano come quando si tiene traccia delle modifiche in un documento di Microsoft Word? Documenti supporta una funzione chiamata Suggerisci modifiche . Fai clic sul pulsante Modifica (con l'icona a forma di matita) in alto accanto ai pulsanti Commenti e Condividi. Otterrai un menu che ti consente di modificare, dare suggerimenti (con modifiche tracciate visibili che tu o altri potete accettare in seguito) o visualizzare il documento finale.
Cerca un collaboratore
Se non ricordi il nome del documento che desideri, ma ricordi chi lo ha condiviso con te, fai clic su Condivisi con me nel menu a sinistra di Google Drive. Riceverai un elenco di tutti i documenti che le persone hanno condiviso con te. Se l'elenco è troppo lungo per essere analizzato, digita il nome del collaboratore nel campo di ricerca in alto.
Rendi pubblico un documento
Per far parte della collaborazione, il documento deve essere condiviso. Il limite è di 200 persone, ma se più di 50 collaboratori tentano di modificare un documento, i ritardatari possono solo visualizzare le modifiche.
I proprietari del documento possono impostare chi ha i privilegi di modifica. Ma per evitare problemi, rendi pubblico un documento. Fai clic sul pulsante "Condividi" in alto a destra, vai su Avanzate , quindi fai clic su "Cambia" in "Chi ha accesso". Scegli pubblico sul web o chiunque abbia il link; alcuni clienti di G Suite potrebbero essere in grado di rendere i propri documenti disponibili solo a tutti nella loro organizzazione.
I documenti pubblici vengono messi a disposizione dei motori di ricerca... e anche Google ne possiede uno.
Imposta un livello di accesso
Quando fai tutta questa condivisione di documenti, potresti pensare che tutti siano uguali. Non così. Sono disponibili quattro livelli di accesso ai documenti. I proprietari possono fare qualsiasi cosa al file, persino eliminarlo, e invitare più collaboratori. Gli editor possono ovviamente modificare, ma invitare più collaboratori solo se il proprietario lo consente. Gli spettatori possono vedere cosa sta succedendo. I commentatori possono vederlo, oltre a lasciare commenti su di esso. Visualizzatori e commentatori possono fare copie di documenti, quindi non pensare ai documenti come "sicuri".
Comunica mentre collabori
Google Drive mostra i tuoi colleghi collaboratori nell'angolo in alto a destra. Puoi lasciare commenti o domande in linea per persone specifiche mentre lavori, ma puoi anche inviare loro un messaggio istantaneo. Fai clic sul fumetto della chat accanto ai chathead dei collaboratori e digita il tuo messaggio. Questo non è un messaggio privato, comunque. Anche tutti gli altri nel documento possono vedere la tua discussione.
Abbraccia i componenti aggiuntivi
Ci sono una serie di componenti aggiuntivi che possono espandere le funzionalità che già ottieni gratuitamente in Documenti e Fogli. Trovali o attivali facendo clic su Componenti aggiuntivi > Ottieni componenti aggiuntivi durante la modifica di un documento.
Abbraccialo con le app
Da non confondere con i componenti aggiuntivi, ci sono anche una serie di app di Google Drive, applicazioni interamente basate sul Web che puoi collegare al tuo Google Drive. C'è una certa sovrapposizione con i componenti aggiuntivi: probabilmente non hai bisogno dell'app HelloFax e del componente aggiuntivo. Ma le app, che si trovano nel Chrome Web Store, semplificano l'esecuzione di modifiche extra altrove.
Carica tramite Drag and Drop
Google Drive ha un grande pulsante "Nuovo" sull'interfaccia, per creare nuovi file. È anche il modo in cui carichi un file o una cartella. Salta quella parte: trascina i file da Esplora risorse o dal Finder di macOS direttamente nell'elenco dei file di Google Drive. Nella parte inferiore della schermata del browser, vedrai una nuvola con una freccia su per indicare che puoi lasciare andare il file che stai trascinando per rilasciarlo direttamente in Drive.
Collegamenti di creazione rapida
Se desideri creare rapidamente un nuovo documento, foglio di lavoro, presentazione o disegno, aggiungi i seguenti collegamenti alla barra dei preferiti del browser:
http://doc.new: nuovo documento Google
http://sheets.new: nuovo foglio Google
http://deck.new: nuova diapositiva Google
http://site.new: nuovo sito Google
http://form.new: nuovo modulo Google
Usa Companion per avviare Windows desktop
L'estensione Drive Companion per Google Chrome soddisfa un'esigenza specifica: suddividere i documenti/diapositive/fogli di Google Drive avviati in finestre pop-up del browser che forniscono l'aspetto di un programma dedicato sul desktop. Su Windows, i popup ottengono persino un'icona di Google Drive nella barra delle applicazioni, quindi puoi tornare facilmente ad essa. La nuova finestra può essere avviata con un documento vuoto o aprirne uno esistente.
Accedi ai file di Drive offline: desktop
In genere accedi ai file archiviati su Google Drive quando il tuo browser è connesso a Internet. Ma per quei momenti in cui il Wi-Fi non è disponibile, Google Drive supporta l'accesso offline.
Innanzitutto, installa l'estensione Google Docs Offline Chrome (funziona solo nel browser di Google), quindi vai alle impostazioni di Google Drive. Seleziona la casella accanto a "Crea, apri e modifica i tuoi recenti file di Documenti, Fogli e Presentazioni Google su questo dispositivo mentre sei offline". Ciò attiva il servizio, ma dovrai selezionare quali file desideri offline. Passa a drive.google.com, fai clic con il pulsante destro del mouse sui documenti desiderati (premi Maiusc/Ctrl o Comando per più file) e attiva "Disponibile offline".
Accedi ai file di Drive offline: Mobile
Se desideri lavorare con un file di Google Drive sul tuo smartphone ma non hai accesso a Internet, imposta il file in modo che sia disponibile offline in anticipo. Apri un file di Documenti, Presentazioni o Fogli, tocca il menu a tre punti ( ) in alto a destra e attiva l'interruttore accanto a " Disponibile offline ". La prossima volta che vai online, tutte le modifiche apportate verranno sincronizzate nuovamente con Google Drive.
Salva per dopo con Google Drive
Evernote è un repository online per tutti i tuoi contenuti digitali. Puoi utilizzare Google Drive in modo simile. Un'estensione di Google Chrome chiamata Salva su Google Drive semplifica il salvataggio di quasi tutto ciò che vedi online in una cartella su Google Drive. Ci sono alcuni avvertimenti, però. Non puoi davvero salvare solo le buone parti di testo di una pagina: puoi solo salvarne una visualizzazione come file PNG, l'intero codice sorgente HTML o salvarlo come un documento Google (che annullerà la formattazione). Fai clic con il pulsante destro del mouse su un'immagine e puoi salvarla. Per un serio risparmio di informazioni, attieniti a Evernote, OneNote o Pocket.
Condivisione diretta di documenti tramite Gmail
Se utilizzi Gmail e Google Drive, sei fortunato: non dovrai mai più allegare un documento. Ciò significa che non ti imbatterai mai in quel limite di allegati di 25 MB, ma invierai fino a 10 Gigabyte di file.
I file devono essere prima caricati nello spazio di archiviazione di Google Drive. Inserisci i file in un messaggio Gmail con un clic dell'icona di Google Drive ( ) nella parte inferiore della schermata di composizione dell'e-mail. Se i file sono sul tuo disco rigido, trascinali dalla scheda Carica.
Usa app mobili separate per la modifica
Google offre da molto tempo un'app Drive per iOS e Android, ma la modifica dei file era un miscuglio, quindi Google ha spostato quella funzionalità in app separate per Documenti (iOS, Android), Fogli (iOS, Android) e Presentazioni (iOS , Android). L'app Drive continua a fornire l'accesso e la visualizzazione dei file archiviati; quando devi modificare, ti indirizzerà a una delle altre app, a condizione che siano installate.
Converti in formato Google Documenti
Puoi aggiungere praticamente qualsiasi file a Google Drive per l'archiviazione, ma come ci lavori dopo che sono stati caricati? La conversione di un file in formato Documenti, Fogli o Presentazioni Google è piuttosto semplice. Carica il file e fai clic con il pulsante destro del mouse per selezionare "Apri con". Apparirà un sottomenu di scelte con opzioni che ti consentono di cambiare, ad esempio, un documento Word in un documento Google. Creerà una copia, lasciando intatto il file originale.
Puoi anche utilizzare l'estensione per Chrome di Office Editing per Documenti, Fogli e Presentazioni per modificare qualsiasi documento di Office che trascini nel browser. Puoi quindi salvarli nel loro formato originale o mantenerli nel formato di Google Drive per risparmiare spazio.
Trasforma tutte le immagini/PDF in testo
Se desideri che tutti gli elementi che carichi sul desktop, anche i PDF, vengano convertiti in testo che puoi modificare come un documento Google, vai su Google Drive (non Documenti) sul desktop, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio ( ) in alto e seleziona Impostazioni. Nella casella a comparsa, seleziona la casella accanto a Converti caricamenti . Il caricamento dei file potrebbe richiedere un po' più di tempo, ma ne vale la pena. Ti ritroverai con un documento Google con l'immagine inserita, con testo modificabile di seguito.
Scansione con l'app mobile
Una caratteristica unica dell'app mobile Google Drive (non nelle app Documenti e Fogli separate) è la possibilità di caricare un'immagine. Perché dovresti farlo? Le parole nell'immagine vengono scansionate da Google e diventano testo ricercabile. È ottimo per scattare una foto di una ricetta, un menu, gli orari del negozio, tutto ciò che avresti bisogno di trovare in seguito, ma non vuoi ridigitare. (L'app iOS non rende il testo modificabile con OCR, tuttavia, funziona solo dal desktop o da Android.)
Raccogli dati da altri
Un'app nel collettivo di Google Drive che non riceve molta attenzione è Moduli, ma è utile. Consideralo come il tuo SurveyMonkey personale. Imposta un sondaggio, un sondaggio, cosa hai e condividilo. I dati raccolti vengono inseriti in un file di foglio elettronico di Fogli. I moduli sono altrettanto collaborativi da creare come qualsiasi documento. I moduli supportano le barre di avanzamento (per mostrare agli intervistati quanto tempo devono trascorrere per finire), immagini e video di YouTube.
Disegna in Documenti
L'app Disegni in Google Drive non è proprio per il fotoritocco. Ma può essere usato per creare un po' di grafica. Se hai bisogno di un po' di quella creatività dell'immagine in un documento, ce l'hai. In Documenti, Fogli o Presentazioni, vai a Inserisci > Disegno > +Nuovo : otterrai una versione ridotta dell'app Disegno che semplifica l'inclusione della tua arte. Se hai già salvato la grafica che hai creato in Drive, seleziona Disegno > Da Drive dal menu Inserisci.
Vai a schermo intero (due volte)
Hai bisogno di un po' di tempo per scrivere senza distrazioni? Seleziona Visualizza > Schermo intero per eliminare i menu delle app e le barre degli strumenti in alto (premi il tasto Esc per farli tornare). Premi F11 in modalità a schermo intero per nascondere anche i menu del browser e di nuovo per farli tornare.
Il riquadro di ricerca trova altro
Quando hai una testa di vapore su un progetto e uno spazio limitato sullo schermo, l'ultima cosa che vuoi fare è lasciare la pagina per eseguire una ricerca. Il riquadro di ricerca (accessibile solo in Documenti) aggira questo problema. Fare clic su Strumenti > Esplora (o Ctrl+Alt+Maiusc+I) per accedervi. Semplifica l'inserimento di una citazione a piè di pagina nel documento che si collega ai risultati. Usa Ctrl+Maiusc+Y quando il cursore si trova su una determinata parola e il riquadro mostra la definizione. Puoi anche utilizzare il riquadro Esplora per inserire le immagini che trova.
Inserisci link con la ricerca
È facile inserire un collegamento in un documento Google. Seleziona il testo, fai clic sull'icona della catena o premi Ctrl-K e viene visualizzato un menu in cui puoi incollare l'URL. Ma se non disponi già di un URL per il collegamento, Google ne troverà uno per te, poiché la ricerca di Google è integrata. Cercherà prima il termine che hai evidenziato. Se non funziona, digita una query diversa: non cambierà il testo del documento. Una volta trovato un collegamento che ti piace, fai clic su di esso per inserirlo immediatamente.
Visualizza ogni singola scorciatoia
Abbraccia le scorciatoie da tastiera e sarai un dio di Google Drive. Tranne cosa sono e come li trovi? Indipendentemente dall'app Drive in cui ti trovi, anche dalla pagina principale di Google Drive, digita semplicemente Ctrl+/ e il menu di scelta rapida rivelerà tutte le opzioni della tastiera disponibili.
Traduci al volo
Hai un documento in una lingua straniera? Caricalo su Google Drive, aprilo (come documento Google), fai clic su Strumenti > Traduci documento . Riceverai un documento duplicato nella tua lingua preferita.
Digita la voce in Documenti
Apri un nuovo file di Google Doc vuoto per l'elaborazione di testi sul desktop e, se il tuo computer ha un microfono, hai la possibilità di eseguire la digitazione vocale . Trovalo nel menu Strumenti o premi Ctrl+Maiusc+S. Mette l'icona di un microfono accanto al documento: fai clic su di esso per parlare e ciò che dici appare nel documento. L'icona del microfono diventa rossa e otterrà un contorno target quando ti sente.
Google ha fatto molto per perfezionare il riconoscimento vocale e la dettatura negli ultimi anni e funziona alla grande. Non solo per annotare ciò che dici (compresa la punteggiatura di base, ad esempio "punto" alla fine di una frase), ma anche per apportare correzioni e modifiche alla formattazione tramite la voce e per navigare nel documento senza toccare il mouse. Anche l'elenco delle lingue supportate va ben oltre l'inglese americano. Tuttavia, censurerà le tue imprecazioni con asterischi: dovrai ridigitare quella schifezza in seguito.
Perfeziona la tua ricerca di file
Cerchi un file o un documento specifico in Google Drive? Google ha abbassato le cose di ricerca, quindi di solito è facile. Se devi eseguire una ricerca avanzata, apri le opzioni per farlo con la freccia giù nella casella di ricerca. Da lì, cerca il tipo di file, il proprietario, se è stato aggiunto a Speciali o cestinato, quando è stato modificato l'ultima volta, con chi è condiviso e altro ancora.
Meglio ancora, usa l'elaborazione del linguaggio naturale quando cerchi su Drive. Ciò significa che puoi saltare gli operatori di ricerca esoterici e provare qualcosa come "trova i minuti della riunione di vendita dello scorso luglio".
Colora le tue cartelle
Aiuta a mantenere le cartelle in ordine, ma a volte vuoi solo attirare l'attenzione sulle cartelle più utilizzate, ad esempio, da una scelta di colori. Google Drive offre un arcobaleno di scelte. Fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi cartella e selezionare Cambia colore per ottenere il menu.
Ottieni una nuova prospettiva
Se utilizzi Outlook.com o l'app Outlook per iOS o Android, non sei limitato a utilizzare Microsoft OneDrive per accedere ai file nel cloud. Puoi anche ottenerli da Dropbox, Box, Facebook e sì, anche Google Drive.
Proteggi cellule specifiche
Puoi impostare la protezione di un intero foglio di lavoro in un foglio Google utilizzando Strumenti > Proteggi foglio , anche se stai condividendo il foglio. Tuttavia, ancora più granulare e utile è la possibilità di proteggere solo sezioni di dati. In Dati > Proteggi fogli e intervalli , puoi impostare l'intervallo di celle che nessuno tranne te o i pochi eletti possono toccare.
Trova più caratteri
Se ritieni che le scelte dei caratteri nei documenti di Google Drive limitino la tua creatività, aggiungine altre. Nel menu Font (sulla barra degli strumenti), la prima scelta è More Fonts . La finestra di dialogo che si apre ti consente di mostrare i caratteri per tipo come scrittura a mano, monospace, serif o sans-serif; puoi quindi ordinare per popolarità o data di aggiunta o tendenza. Cerca un nome di carattere specifico. Quindi metti un segno di spunta accanto a qualsiasi carattere a cui desideri accedere rapidamente dal documento stesso. I caratteri non sono specifici del documento: se ne scegli uno nuovo, sarà disponibile in tutti i tuoi documenti, fogli e presentazioni Google. Tutti i caratteri di Google possono essere visualizzati su fonts.google.com, ma non tutti sono disponibili per l'uso in Google Drive.
Organizza quella guida
Se sei un utente serio di Google Drive, probabilmente ci sei stato abbastanza a lungo da trasformare i contenuti del tuo Drive in un pasticcio contorto. In tal caso, dai un'occhiata a 7 semplici passaggi per ripulire il tuo Google Drive.
