Menguasai Komunikasi Tertulis di Tempat Kerja

Komunikasi tertulis yang jelas dan efektif sangat penting untuk menyampaikan ide, informasi, dan instruksi di tempat kerja.

Dalam lingkungan profesional, komunikasi secara efektif meningkatkan produktivitas, membangun kepercayaan, dan membantu pemecahan masalah dan kolaborasi.

Dibandingkan dengan komunikasi verbal, mengatur nada dan maksud pesan hanya melalui kata-kata tertulis saja, tanpa isyarat visual secara langsung, seperti kontak mata dan bahasa tubuh, bisa jadi sulit. Dengan mempraktikkan 5 C dalam komunikasi tertulis (jelas, ringkas, koheren, benar, lengkap), Anda dapat memastikan bahwa pesan jelas dan bebas dari ambiguitas, sehingga meminimalkan risiko salah tafsir atau kebingungan.

Snagit memudahkan pembuatan dan berbagi gambar dan video berkualitas tinggi yang menyampaikan pesan lebih baik daripada hanya teks saja.

Menurut Laporan Nilai Visual dari TechSmith :

Hasilnya menunjukkan bahwa 67% karyawan berkinerja lebih baik ketika berkomunikasi dengan visual dibandingkan dengan teks saja. Mereka tidak hanya menyerap informasi dengan lebih baik, mereka juga melakukannya 7% lebih cepat.

Konten visual juga meningkatkan pemahaman: menggunakan teks yang dipadukan dengan visual, bukan hanya teks, meningkatkan akurasi sebesar 8%, dan menggunakan video dibandingkan teks meningkatkan akurasi sebesar 6%.

Mengapa komunikasi tertulis sangat penting untuk setiap lingkungan kerja

Keterampilan komunikasi tertulis yang kuat adalah kunci kesuksesan di hampir semua bidang. Snagit membantu Anda meningkatkan komunikasi tertulis untuk menghemat waktu dan menyampaikan komunikasi yang efektif.

Merekam presentasi, menyampaikan umpan balik yang jelas, dan berbagi pembaruan proyek secara cepat dengan tim Anda tidak pernah semudah ini. Dengan Snagit, Anda dapat menangkap atau merekam apa pun di layar Anda, menandainya atau menambahkan informasi kontekstual, lalu mengirimkannya dalam email, dokumen, atau pesan.

• Membuat konsep yang kompleks mudah dipahami
  Lupakan email panjang itu yang tidak akan dibaca oleh siapa pun. Ambil dan bagikan gambar dan video yang menunjukkan apa yang Anda maksud.
• Berikan umpan balik yang jelas dan dapat ditindaklanjuti
  Soroti dengan tepat apa yang perlu diubah atau ditingkatkan, dan hindari bolak-balik.
• Beritahu semua orang dengan cepat
  Gantikan rapat tanpa akhir dengan panduan langkah demi langkah, pembaruan status, dan tutorial video yang dapat ditonton kapan saja.
• Meningkatkan komunikasi tim global atau jarak jauh
  Komunikasi visual memudahkan tim jarak jauh dan hybrid untuk tetap terhubung dan berkomunikasi
  berkolaborasi secara efektif.
• Kolaborasi yang mudah dimulai di sini
  Dengan Snagit + Screencast, berbagi video dan gambar menjadi mudah. Buat tautan ke konten Anda yang dapat diakses di mana saja, kapan saja—tidak perlu akun. Tim Anda dapat menambahkan komentar untuk memberikan masukan atau melanjutkan diskusi.

Dinding teks? Berikutnya!

Snagit memudahkan komunikasi lebih efektif dengan visual.

Pelajari Lebih Lanjut

Komunikasi tertulis 5 C

Saat menyusun pesan Anda, pastikan untuk mengikuti 5 C komunikasi tertulis untuk memastikan komunikasi yang efektif dengan audiens yang Anda tuju:

• Jelas: Pastikan pesan Anda mudah dimengerti dan tidak ambigu.
• Ringkas: Jaga komunikasi Anda tetap singkat dan langsung pada sasaran, hindari detail yang tidak perlu.
• Koheren: Pertahankan alur logis dan konsistensi dalam pesan Anda.
• Benar: Gunakan informasi yang akurat dan tanda baca, ejaan, dan tata bahasa yang tepat.
• Lengkap: Berikan semua detail dan konteks yang diperlukan, tanpa meninggalkan celah untuk miskomunikasi.

Terapkan komunikasi tertulis 5 C dalam manajemen proyek dengan Snagit

Snagit adalah alat yang sempurna untuk mempraktikkan komunikasi 5 C. Berikut adalah beberapa cara untuk mengintegrasikan visual Snagit ke dalam pengiriman pesan Anda:

Tambahkan kejelasan melalui visual

Konteks sangat penting untuk pemahaman. Snagit membantu Anda menambahkan informasi kontekstual ke gambar Anda untuk meningkatkan pemahaman audiens Anda.

• Tunjukkan area utama dengan alat Panah atau Penyorot.
• Tambahkan informasi langsung ke gambar Anda dengan info atau teks.
• Berikan langkah-langkah bernomor sebagai referensi visual di samping instruksi tertulis.

Pelaporan yang ringkas dan efektif

Snagit memungkinkan Anda menangkap informasi spesifik dan relevan dengan cepat, membuat komunikasi lebih ringkas dengan menghilangkan penjelasan panjang lebar. Tangkap secara instan apa yang ada di layar Anda untuk melaporkan masalah, memberikan masukan, atau berbagi informasi.

Tandai gambar atau rekam panduan video untuk dibagikan. Visual Snagit menghemat waktu dengan mengganti tulisan yang panjang.

Buat dokumentasi yang koheren

Jelaskan dan dokumentasikan proses kompleks dengan cepat untuk tim Anda. Gunakan Snagit untuk merekam panduan video atau membuat panduan visual langkah demi langkah untuk mendokumentasikan langkah-langkah penting secara visual.

Mengapa Snagit harus dimiliki untuk komunikasi tertulis

Snagit membantu tim keluar dari monoton digital. Email adalah alat komunikasi yang penting, namun gagal jika digunakan untuk berkomunikasi hanya dengan satu blok teks. Video dan tangkapan layar lebih mudah dikonsumsi dan meningkatkan keterlibatan.

Menurut Laporan Chaos to Clarity, Panduan TechSmiths tentang Cara Berkembang di Tempat Kerja Modern:

Salah satu cara untuk menjaga email tetap jelas dan ringkas adalah dengan menyertakan gambar. Sebanyak 97% dari mereka yang membuat gambar seperti tangkapan layar, infografis, dan bagan untuk mendukung komunikasi mengatakan bahwa hal tersebut membuat pesan mereka lebih efektif. Mereka melaporkan bahwa menambahkan gambar ke pesan dapat mengurangi kesalahpahaman dengan memberikan kejelasan dan menghemat waktu dengan mengurangi kebutuhan akan percakapan bolak-balik.

Masa depan pekerjaan tidak sinkron

Survei menunjukkan lebih dari separuh pekerja lebih memilih menonton pembaruan video daripada menghadiri rapat.

Dapatkan Laporan Lengkapnya

Snagit dapat langsung mengubah komunikasi Anda saat Anda menambahkan visual Snagit ke pesan Anda.

Manfaat 1: Peningkatan komunikasi visual

Ganti blok teks yang panjang dengan gambar yang menarik secara visual untuk membuat pesan Anda lebih ringkas. Tingkatkan kejelasan dan pemahaman pesan tertulis dengan menambahkan elemen visual seperti info dan panah untuk menyorot area utama.

Manfaat 2: Umpan balik dan pelaporan yang efisien

Snagit memungkinkan Anda menangkap dan berbagi tangkapan layar atau rekaman layar secara real time, memastikan komunikasi yang cepat dan ringkas untuk kemajuan proyek yang lebih cepat.

Manfaat 3: Dokumentasi dan berbagi yang disederhanakan

Snagit membantu membuat dokumentasi yang terorganisir dan profesional dengan memungkinkan pengguna mengabadikan momen-momen penting proyek dan langsung membaginya dengan tim.

Siap meningkatkan komunikasi tertulis Anda dengan Snagit?

Unduh Snagit untuk menemukan semua cara Anda dapat meningkatkan komunikasi tertulis Anda dengan menggabungkan visual yang dibuat di Snagit.

Beri anotasi dan edit tangkapan layar dengan Snagit

Alat mark-up profesional dan fitur canggih memudahkan pembuatan gambar yang bermanfaat.

Cobalah Gratis

Lihat postingan blog ini untuk mendapatkan lebih banyak inspirasi tentang cara menggunakan visual dalam komunikasi di tempat kerja Anda:

• Cara Menggunakan Komunikasi Visual & Mengapa Itu Penting
• 6 Cara Tim Anda Dapat Menggabungkan Komunikasi Visual

FAQ tentang komunikasi tertulis dan Snagit