Mengapa Anda Harus Menggunakan Pemblokiran Waktu untuk Mengelola Tugas Anda

Apakah Anda pernah merasa kewalahan dengan apa yang ada di daftar tugas harian Anda? Mungkin masalahnya bukan pada jumlah tugas yang Anda miliki, tetapi bagaimana Anda mengelolanya. Jika Anda sedang mencari teknik manajemen waktu yang baru, cobalah pemblokiran waktu.

Memang benar bahwa kadang-kadang tidak ada cukup waktu dalam sehari untuk menyelesaikan semuanya, dan mungkin saja apa pun yang Anda miliki terlalu banyak di piring Anda. Tetapi jika Anda yakin tugas Anda dapat dikelola dan Anda hanya perlu cara yang solid untuk melakukannya, pemblokiran waktu mungkin cocok untuk Anda.

Apa Itu Pemblokiran Waktu?

Pemblokiran waktu, juga disebut pemblokiran kalender, adalah metode manajemen waktu. Anda menetapkan waktu di kalender Anda untuk setiap tugas di daftar Anda, termasuk waktu istirahat. Selama jangka waktu itu, Anda mengerjakan tugas itu dan tugas itu saja, menghilangkan gangguan.

Anda dapat menyetel blok selama 15 menit atau selama beberapa jam. Coba perkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas saat Anda menyiapkannya.

Saat waktunya habis, Anda berhenti mengerjakan tugas dan beralih ke tugas berikutnya di kalender.

Di penghujung hari, lakukan inventarisasi tugas-tugas yang telah Anda selesaikan dan yang belum Anda selesaikan. Kemudian, buat atau sesuaikan blok kalender hari berikutnya untuk item yang belum selesai.

Manfaat Pemblokiran Waktu

Ini mungkin terdengar seperti cara yang ketat untuk mengelola tugas Anda. Namun, pemblokiran waktu memiliki kelebihan yang harus Anda pertimbangkan.

• Anda tidak harus membuat keputusan harian tentang tugas yang harus ditangani. Dengan kalender Anda diblokir untuk tugas tertentu, Anda sudah selangkah lebih maju untuk hari itu. Pertimbangkan untuk menyiapkan pemblokiran waktu Anda untuk setiap hari di awal minggu kerja untuk menghemat waktu.
• Pemblokiran waktu meningkatkan fokus dan produktivitas. Saat Anda membatasi diri pada tugas yang ada, Anda dapat mempelajarinya dengan konsentrasi yang layak. Daripada menyebarkan diri Anda ke banyak tugas sekaligus, Anda dapat fokus pada satu tugas sekaligus.
• Anda dapat mendedikasikan jumlah waktu yang diperlukan berdasarkan pentingnya tugas. Hal-hal seperti membalas panggilan telepon dan meninjau kotak masuk Anda diperlukan, tetapi kemungkinan tidak sepenting membuat laporan eksekutif atau pemrograman untuk proyek baru. Dengan pemblokiran waktu, Anda dapat menyisihkan waktu minimal untuk tugas tingkat rendah dan lebih banyak lagi untuk tugas yang sangat terlibat.
• Anda dapat melihat di mana waktu Anda dihabiskan. Sering kali, kami ditarik ke arah yang berbeda dan di penghujung hari, kami bertanya-tanya ke mana perginya waktu. Dengan menetapkan batas berapa lama Anda akan mengerjakan tugas dan menampilkannya di kalender, Anda akan selalu melihat ke mana perginya waktu Anda.

TERKAIT: Dapatkan Wawasan tentang Bagaimana Anda Menghabiskan Waktu Anda di Kalender Google

Variasi Pemblokiran Waktu

Kita tidak semua bekerja dengan cara yang sama, mengelola tanggung jawab yang sama, atau memiliki fleksibilitas yang sama. Ada variasi pemblokiran waktu yang mungkin lebih cocok untuk Anda. Meskipun serupa dalam konsep, mereka memungkinkan Anda untuk menyesuaikan jenis pekerjaan yang Anda lakukan.

Pengelompokan Tugas

Seperti menggunakan blok waktu di kalender untuk tugas, Anda dapat mengelompokkan tugas terkait ke dalam blok dengan pengelompokan tugas.

Misalnya, Anda mungkin menghabiskan 10 menit untuk meninjau kotak masuk, 20 menit untuk menulis email, dan 15 menit lagi untuk membalas email. Daripada membuat blok untuk setiap tugas ini, Anda dapat mengelompokkannya di kalender Anda dengan judul seperti Email selama 45 menit atau satu jam.

TERKAIT: Cara Menggunakan Kalender Google untuk Tugas dan Pengingat

Tinju Waktu

Time boxing adalah kebalikan dari pengelompokan tugas. Anda membagi tugas menjadi beberapa bagian, subtugas, dan menetapkan batasan berapa lama Anda akan menghabiskan waktu untuk masing-masing.

Misalnya, daripada memblokir tiga jam untuk menulis artikel, hancurkan saja. Blokir satu jam untuk menulis 1.000 kata, satu jam lagi untuk membuat tangkapan layar, dan satu jam lagi untuk mengedit artikel.

Dengan menetapkan batasan pada setiap subtugas, Anda tidak hanya akan berfokus lebih baik pada bagian spesifik tersebut, tetapi Anda akan bekerja lebih efisien untuk menyelesaikan tugas tersebut dalam batas waktunya.

TERKAIT: Cara Mengatur Fokus di iPhone dan iPad

Tema Hari

Satu lagi variasi pemblokiran waktu yang ideal jika Anda memiliki area tanggung jawab yang berbeda adalah tema hari. Dengan pendekatan ini, Anda menetapkan hari-hari tertentu dalam minggu kerja untuk tugas atau tanggung jawab tertentu.

Misalnya, katakanlah Anda seorang manajer proyek. Anda dapat mendedikasikan hari Senin untuk Proyek A, Selasa untuk Proyek B, dan seterusnya. Jika tanggung jawab Anda sangat luas, Anda mungkin menghabiskan hari Senin untuk pemasaran, Selasa untuk keuangan, dan Rabu untuk operasi.

TERKAIT: Cara Membuat Timeline Proyek di Microsoft Excel

Setelah Anda memilih tema untuk setiap hari, Anda kemudian dapat menggunakan pemblokiran waktu atau pengelompokan tugas untuk memblokir kalender Anda untuk semua tugas yang terkait dengan setiap tema untuk setiap hari, jika Anda mau.

Manfaatkan Fitur Kalender Anda

Baik kalender digital pilihan Anda adalah Kalender Outlook, Kalender Google, atau aplikasi Kalender Apple, manfaatkan fitur aplikasi untuk membantu Anda menyiapkan dan menggunakan pemblokiran waktu.

Buat Lansiran atau Pengingat

Sebagian besar aplikasi kalender menawarkan pengingat yang bermanfaat untuk acara. Dengan menggunakan pengingat ini, Anda akan mengetahui kapan waktunya, atau bahkan hampir waktunya, untuk beralih ke tugas berikutnya.

Sebagai contoh, jika Anda menggunakan Kalender Apple, Anda dapat mengatur dua peringatan. Gunakan satu selama beberapa menit sebelum tugas dijadwalkan untuk dimulai. Ini memberi Anda waktu untuk mulai menyelesaikan tugas saat ini. Kemudian, setel peringatan kedua untuk waktu acara. Ini memastikan Anda akan tahu kapan Anda harus memulai tugas berikutnya.

TERKAIT: Cara Mengontrol Peringatan dan Pemberitahuan di Apple Watch Anda

Pilih blok waktu (acara) dan gunakan kotak tarik-turun Peringatan untuk memilih waktu pengingat pertama. Klik tanda tambah di sebelah kanan dan pilih Saat Acara untuk menyetel pengingat kedua.

Beralih Antara Tampilan Minggu dan Hari

Untuk mengatur pemblokiran waktu, Anda dapat menggunakan tampilan Minggu. Kemudian saat waktunya untuk fokus pada hari ini, dan hari itu saja, alihkan ke tampilan Hari.

TERKAIT: Cara Menggunakan Tampilan Papan di Kalender Microsoft Outlook

Jika Anda menggunakan Kalender Google, Anda dapat mengubah tampilan dengan mudah. Di bagian atas layar kalender utama, pilih kotak drop-down dan pilih "Minggu" untuk mengatur blok waktu Anda. Jika Anda menggunakan tampilan khusus, seperti 5 Hari, Anda dapat memilihnya.

Kemudian, saat Anda melihat kalender untuk hari tertentu, gunakan kotak tarik-turun untuk memilih "Hari". Anda kemudian akan melihat dengan jelas blok waktu Anda untuk hari ini.

Lampirkan Kategori atau Label Berwarna

Agar blok waktu Anda lebih mudah dibedakan, Anda dapat melampirkan kategori, tag, atau label berkode warna.

Untuk Kalender Outlook, buka tab Janji Temu, buka daftar tarik-turun Kategorikan, dan pilih "Semua Kategori". Anda kemudian dapat menyesuaikan kategori yang Anda lihat, menambahkan yang baru, dan mengubah namanya. Misalnya, Anda dapat membuat kategori untuk Email, Laporan, dan Panggilan Telepon, semuanya dengan warna berbeda.

TERKAIT: Cara Kode Warna Acara Kalender Outlook Menggunakan Kategori

Untuk melampirkan kategori ke blok waktu, kembali ke tab Appointment dan pilih salah satu dari daftar drop-down Categorize.

Pemblokiran waktu bukan untuk semua orang, tetapi jika Anda belum pernah mencobanya dan butuh sedikit bantuan untuk menyelesaikan sesuatu, cobalah. Dan ingat, jika versi utama dari teknik ini tidak berfungsi dengan baik, Anda dapat mencoba salah satu variasinya.