Mengapa Bantuan Pekerjaan Mungkin Hal Terbaik yang Anda Butuhkan dengan Dawn Mahoney

Bisakah bantuan pekerjaan menjadi solusi pembelajaran yang membantu bisnis Anda?

Memberdayakan karyawan Anda dengan informasi yang mereka butuhkan untuk naik level adalah bagian integral dari mengelola staf dan menjalankan bisnis yang sukses. Ketika Anda mengidentifikasi area masalah atau kesenjangan dalam pengetahuan, hanya dibutuhkan pencarian Google yang cepat untuk menemukan berbagai pilihan yang tersedia untuk mendidik karyawan Anda.

Kursus online dan eLearning adalah cara pelatihan yang populer. Tetapi apakah mereka yang paling cocok untuk mengajarkan informasi yang Anda perlukan untuk diketahui oleh karyawan Anda?

Kursus pelatihan dan solusi eLearning tidak selalu merupakan peluru perak. Ini sering kali merupakan jawaban yang mahal dan memakan waktu untuk suatu masalah, dan tergantung pada apa yang perlu diketahui karyawan Anda, itu bisa membuang-buang waktu dan uang.

Sebelum Anda berinvestasi dalam solusi pembelajaran apa pun, pertimbangkan apa yang perlu diketahui karyawan Anda. Bisakah itu diajarkan dengan beberapa materi ilustrasi? Apakah pengguna membutuhkan akses yang sering ke materi yang mudah dibaca daripada sesuatu yang mereka butuhkan untuk dikomit ke memori?

Jika jawaban untuk semua ini adalah ya, yang mungkin Anda butuhkan adalah bantuan pekerjaan.

Alat bantu kerja dapat berperan dalam membantu orang belajar bagaimana menyelesaikan tugas. Dalam postingan ini, Dawn Mahoney membagikan sarannya untuk membuat alat bantu kerja yang paling cocok untuk bisnis Anda.

Anda dapat menonton video tentang topik ini di bagian atas posting ini, untuk mendengarkan episode podcast, tekan putar di bawah, atau baca terus untuk lebih…

Dawn adalah pendiri Learning In The White Space dan salah satu otoritas terkemuka dalam fasilitasi pelatihan dan desain instruksional. Dia tahu banyak tentang alat bantu kerja, dia membuat kursus untuk membantu Anda menggunakannya untuk bisnis Anda, “ Tidak Semuanya Perlu Menjadi Kursus: Alat Bantu Kerja ”.

Apa itu bantuan kerja?

Alat bantu kerja, atau dikenal sebagai "lembar contekan", adalah materi apa pun yang membantu Anda menyelesaikan tugas.

Dawn percaya bahwa alat bantu kerja adalah alat penting untuk memberdayakan orang dengan informasi yang dapat digunakan untuk melakukan tugas secara mandiri. Mereka tidak harus formal atau dibuat pada perangkat lunak khusus apa pun. Mereka hanya perlu membantu pengguna melalui proses dengan sukses dan dengan cara yang paling sederhana.

Anda mungkin sudah menggunakan alat bantu kerja dan bahkan tidak mengetahuinya. Bantuan pekerjaan bisa datang dalam bentuk catatan tempel virtual di layar komputer Anda, mengingatkan Anda apa kata sandi login komputer Anda. Itu bisa berupa instruksi perakitan kertas yang merinci cara membuat meja baru untuk kantor rumah Anda. Itu bisa berupa daftar periksa, infografis, aplikasi, print-out, catatan yang ditulis di selembar kertas – semua ini berpotensi berfungsi sebagai alat bantu kerja yang efektif.

Alat bantu kerja digunakan berulang kali dan memberikan nilai bagi pengguna yang kembali. Dirancang agar mudah dimengerti dan cepat digunakan. Dawn menekankan, yang terpenting, alat bantu kerja harus mudah diakses saat dibutuhkan.

Ketika Anda membutuhkan bantuan pekerjaan (bukan kursus pelatihan)

Jenis materi pembelajaran yang Anda butuhkan sepenuhnya bergantung pada apa yang Anda ingin agar diketahui oleh pengguna Anda.

Alat bantu kerja lebih baik untuk:

• Proses yang sulit atau tidak perlu dihafal
• Potongan informasi yang berdiri sendiri
• Informasi yang tidak terlalu sering Anda butuhkan

Orang sering berpikir bahwa kursus akan menjembatani kesenjangan dalam pengetahuan karyawan mereka, tetapi Anda harus mempertimbangkan aplikasi informasi sebelum mencari solusi. Jika Anda perlu membantu pengguna mengikuti proses untuk masuk ke program komputer, apakah perlu membawa mereka melalui kursus pelatihan yang memakan waktu? Atau apakah lembar instruksi dengan tangkapan layar yang relevan dan berlabel sudah cukup?

Alat bantu kerja tidak selalu harus terpisah dari kursus pelatihan – mereka bisa menjadi tambahan yang berguna. Namun, saran Dawn adalah bahwa bantuan pekerjaan harus dapat diakses di luar kursus juga. Itu harus berupa dokumen yang dapat diunduh atau lembar takeaway yang dapat dirujuk kembali oleh pengguna saat mereka membutuhkannya.

Apa yang membuat alat bantu kerja efektif?

Dawn menekankan bahwa bantuan pekerjaan yang berhasil harus jelas, ringkas, dan mengutamakan kualitas informasi daripada kuantitas.

Meskipun tidak penting berapa lama bantuan pekerjaan Anda (beberapa manual, misalnya, lebih dari seribu halaman), itu penting bagaimana strukturnya. Persyaratan utama bantuan pekerjaan adalah menyampaikan informasi dengan cepat, jadi indeks materi yang lebih panjang dan uraikan teks menjadi potongan-potongan yang mudah ditemukan.

Teks harus disajikan secara sederhana, misalnya, dalam poin-poin, daftar bernomor, atau kalimat pendek yang dapat dikonsumsi secara sekilas.

Alat bantu kerja yang efektif sering kali menyertakan gambar yang relevan untuk membantu memperjelas instruksi. Dawn merekomendasikan untuk menyertakan foto atau tangkapan layar berkualitas baik sedapat mungkin dalam alat bantu pekerjaan Anda.

Dawn juga menyarankan menggunakan format yang dipimpin visual, seperti PDF atau PowerPoint, sebagai dasar untuk bantuan pekerjaan Anda, karena ini dapat menampilkan elemen teks dan visual. Dia menyarankan untuk menghindari format seperti Excel, yang dapat memperumit presentasi dan membuat informasi lebih sulit untuk diserap.

Anda dapat menggunakan video sebagai alat bantu kerja tetapi berhati-hatilah karena dapat memakan waktu lama untuk digunakan. Pengguna mungkin harus menonton lebih banyak video daripada yang mereka butuhkan untuk menemukan informasi yang relevan, dan akibatnya, mungkin tidak bergantung pada bantuan pekerjaan di masa mendatang.

Cara membuat alat bantu kerja yang sukses

Penciptaan bantuan pekerjaan tidak harus rumit, tetapi membutuhkan pendekatan yang menyeluruh. Dawn membagikan prosesnya dalam menciptakan alat bantu kerja yang efektif dalam empat langkah ini.

1. Pelajari apa yang perlu diketahui pengguna

Dawn menyarankan untuk memulai proses penciptaan bantuan pekerjaan dengan berbicara kepada orang-orang yang melaksanakan tugas tersebut. Prosedur apa yang mereka ikuti? Alat bantu kerja apa, jika ada, yang sudah mereka gunakan? Di mana masalahnya, dan di mana kesenjangan dalam pengetahuan mereka?

Biasakan diri Anda dengan masalah yang akan menjadi fokus bantuan pekerjaan, dan Anda akan memiliki gagasan yang lebih baik tentang informasi apa yang harus disertakan. Di sisi lain, Anda akan tahu apa yang harus dikecualikan dengan mencari tahu pengetahuan apa yang sudah dimiliki pengguna.

Cara lain untuk menemukan kesenjangan pengetahuan termasuk menemukan informasi usang yang perlu diperbarui atau melihat materi pelatihan untuk melihat apa yang hilang dari proses yang ada.

2. Tentukan jenis bantuan pekerjaan apa yang akan dibuat

Setelah Anda mengetahui informasi apa yang ingin Anda sertakan, Anda harus memutuskan jenis bantuan pekerjaan apa yang akan dibuat.

Ada banyak jenis yang berbeda, dan Anda harus memutuskan mana yang paling sesuai untuk pengguna. Dawn menciptakan alat 'Pemilihan Bantuan Pekerjaan' sebagai titik awal, menyoroti beberapa kebutuhan bisnis yang khas dan bantuan pekerjaan yang mungkin menjadi solusi yang sesuai.

Jika daftar ini membuat Anda kewalahan, mengapa tidak mulai dengan mempertimbangkan jenis bantuan pekerjaan yang sudah Anda miliki di organisasi Anda dan bekerja paling baik untuk tim Anda.

Anda selalu dapat bereksperimen dengan jenis baru tetapi tetap berpegang pada jenis yang Anda tahu pengguna Anda sudah bekerja dengan baik akan membantu bantuan pekerjaan lebih cepat berhasil.

3. Siapkan materi Anda dan buat alat bantu kerja Anda

Setelah Anda memilih jenis bantuan pekerjaan, Anda dapat mulai mengumpulkan bahan yang Anda butuhkan untuk membuatnya. Ini mungkin termasuk menyiapkan gambar seperti tangkapan layar atau mengambil foto.

Saat menulis, ingatlah untuk menjaga teks Anda tetap jelas dan ringkas, dan jika Anda bekerja dengan materi khusus, pastikan Anda memiliki UKM yang menentukan langkah-langkah proses atau istilah.

Ada banyak alat digital yang tersedia untuk membantu Anda menciptakan alat bantu kerja yang luar biasa. Dawn memuji template bantuan pekerjaan gratis Snagit sebagai salah satu favoritnya, tetapi penting untuk dicatat bahwa Anda dapat menggunakan hampir semua perangkat lunak pembuatan konten untuk membuat bantuan pekerjaan Anda, dari dokumen Word hingga sesuatu yang lebih kompleks.

4. Buat bantuan pekerjaan mudah ditemukan

Terakhir, Anda perlu memastikan bahwa bantuan pekerjaan yang telah selesai dapat diakses dengan mudah. Dawn percaya bahwa membuat materi pembelajaran sulit ditemukan adalah salah satu hambatan paling signifikan untuk sukses.

Pikirkan tentang kapan dan di mana pengguna Anda akan membutuhkan bantuan pekerjaan ini dan tempatkan dengan tepat. Jika pengguna Anda adalah pekerja kantoran yang membutuhkan informasi saat mereka berada di depan komputer mereka, mungkin Anda ingin memberi mereka dokumen yang dapat mereka unduh ke desktop mereka. Tetapi jika pengguna Anda adalah asisten penjualan yang membutuhkan bantuan dengan proses yang jarang digunakan di mesin kasir, cetakan yang ditempel di konter mungkin lebih cocok.

Cara terbaik untuk membuat alat bantu kerja dapat diakses adalah dengan membuat satu ruang untuk mereka (secara digital atau lainnya) dan memberi tahu semua orang di mana mereka berada. Kiat utama Dawn adalah memiliki hanya satu tautan yang membawa pengguna ke halaman sistem internal Anda, atau dokumen Google, yang menampung tautan ke semua alat bantu pekerjaan Anda, sehingga selalu tersedia.

Setelah karyawan Anda memiliki waktu untuk menggunakan alat bantu kerja, luangkan waktu untuk meninjau keefektifannya. Apakah mereka sedang digunakan? Apakah ada informasi atau langkah yang Anda lewatkan atau perlu diperbaiki? Anda membuat bantuan pekerjaan untuk membantu, jadi periksa apakah itu melakukan tugasnya.

Dawn percaya bahwa cara terbaik untuk memantau apakah alat bantu kerja itu efektif adalah dengan menentukan apakah alat itu berguna dan digunakan. Jika tidak, cari tahu alasannya dan sesuaikan. Namun, jika ya, Anda mungkin menemukan diri Anda menciptakan lebih banyak lagi untuk membantu menguntungkan bisnis Anda.

Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang proses Dawn untuk menciptakan alat bantu kerja yang efektif, kunjungi kursusnya di Akademi TechSmith, “ Tidak Semuanya Perlu Menjadi Kursus: Alat Bantu Kerja ”.

Lihat konten hebat lainnya di platform pembelajaran online gratis TechSmith: https://bit.ly/2QUvHeV

Untuk saran dan kiat ahli lainnya, kunjungi Akademi TechSmith di YouTube atau dengarkan Podcast.