Buang Waktu Lebih Sedikit dalam Rapat Dengan 4 Tips Sederhana Ini
Diterbitkan: 2022-01-29Rapat - rapat ini mahal, tidak hanya dalam hal gaji orang, tetapi juga pada beban kognitif, energi, dan moral. Rapat bersifat interupsi, mengalihkan perhatian orang dari pekerjaan inti yang seringkali membutuhkan fokus tinggi. Bersamaan dengan email, rapat secara konsisten dinilai oleh karyawan sebagai titik nyeri terburuk selama beberapa dekade.
Dalam konteks kerja jarak jauh selama pandemi, ketika stres dan kecemasan sudah tinggi bagi banyak orang, masuk akal untuk secara aktif mengurangi jumlah waktu yang kita habiskan untuk rapat.
Bergantung pada peran pekerjaan Anda, Anda mungkin bisa keluar begitu saja dari beberapa rapat, baik dengan membatalkannya atau membuangnya. Ada juga masalah "Haruskah pertemuan ini melalui email?" Jika isi rapat dapat dikomunikasikan secara lebih efisien dengan cara yang berbeda, jangan, saya ulangi jangan , mengadakan rapat.
Bagaimana dengan rapat yang tidak bisa Anda lewati? Bagaimanapun, beberapa pertemuan benar-benar berharga dan penting. Pertemuan memungkinkan orang untuk mengenal satu sama lain, yang menciptakan persahabatan. Khususnya dalam pekerjaan jarak jauh, rapat membantu membangun kepercayaan. Ketika masalah mendesak ada di tangan dan kecepatan menjadi masalah, rapat biasanya merupakan cara tercepat bagi orang-orang untuk mengidentifikasi masalah dan membuat keputusan. Beberapa pertemuan memberikan kejelasan dengan cara yang tidak bisa dilakukan oleh metode komunikasi lainnya.
Kebanyakan orang tahu bahwa ketika Anda benar-benar harus mengadakan rapat, rapat harus memiliki agenda dengan tujuan, bahwa agenda tersebut harus diedarkan terlebih dahulu, atau bahwa Anda dapat menggunakan aplikasi untuk membantu Anda mengadakan rapat yang lebih baik, bla, bla, bla. Hanya sedikit orang yang repot dengan langkah-langkah ini. Mengapa tidak mencari cara lain untuk membuat rapat lebih efisien dan mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk rapat? Berikut adalah empat strategi untuk melakukannya.
1. Mengadakan Setengah Rapat Sebelum Rapat
Alih-alih mengadakan rapat satu jam, jadwalkan rapat 30 menit (atau lebih baik, 20 menit) dan berikan semua peserta rapat cara untuk berpartisipasi dalam konten atau tujuan sebelum rapat sebenarnya. Strategi ini tidak hanya membantu untuk mengurangi waktu rapat, tetapi juga memungkinkan introvert dan orang lain untuk berpartisipasi dengan cara yang mungkin lebih mudah dan nyaman daripada berbicara dalam rapat.
Bagaimana Anda melakukannya? Gunakan alat kolaborasi asinkron, seperti dokumen bersama atau papan tulis online, tempat orang dapat membaca agenda, menuliskan pertanyaan, bertukar pikiran, atau melakukan apa pun yang Anda ingin mereka lakukan untuk "berpartisipasi" dalam rapat. Ketika Anda memberi orang tempat untuk membaca, mencerna, berkomentar, bertukar pikiran, dan berpikir secara tidak sinkron, ketika mereka tidak ditempatkan di tempat, mereka dapat meluangkan waktu untuk melakukannya. Mereka juga dapat melakukannya pada waktu yang terbaik untuk mereka dan tidak akan mengganggu pekerjaan inti mereka.
Beberapa aplikasi yang mungkin Anda pertimbangkan untuk digunakan adalah Miro, Mural, Papan Konsep (ditampilkan), aplikasi Google Workspace seperti Google Documents, dan bahkan aplikasi pencatat kolaboratif seperti Microsoft OneNote.
Dengan memberi orang tempat untuk merekam ide-ide mereka sebelum pertemuan yang sebenarnya, Anda akan mendapatkan partisipasi yang lebih baik dari siapa saja yang mungkin tidak berbicara. Lebih penting lagi, Anda harus dapat memotong waktu rapat yang sebenarnya secara signifikan, mungkin setengahnya, karena begitu banyak pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya.
Strategi ini tidak bekerja untuk setiap jenis rapat, tetapi ideal untuk rapat di mana semua peserta harus berkontribusi, seperti rapat curah pendapat atau rapat awal untuk produk baru.
2. Tetapkan Pencatat Waktu
Tetapkan pencatat waktu, dan pastikan untuk memperkenalkan orang itu sebagai pencatat waktu rapat. Pencatat waktu bertanggung jawab untuk memastikan bahwa rapat dimulai dan diakhiri tepat waktu, dan bahwa setiap segmen yang harus dibatasi waktu adalah.
Untuk memulai tepat waktu, cukup memperkenalkan pencatat waktu adalah cara yang bagus untuk melakukannya. "Phil akan menjadi pencatat waktu dalam rapat hari ini. Mari kita permudah pekerjaan Phil dan segera mulai."
Untuk mengakhiri tepat waktu, pencatat waktu dapat mengumumkan waktu tersisa lima, dua, atau satu menit, tergantung pada suasana dan kepentingan rapat.
Untuk mengelola segmen, paling mudah memberi contoh. Katakanlah Anda merencanakan pertemuan di mana orang perlu memperkenalkan diri. Anda dapat mengatakan, "Tolong perkenalkan diri Anda dan jelaskan mengapa Anda menghadiri rapat ini dalam waktu sekitar 15 detik. Jill adalah pencatat waktu kami hari ini. Jill, harap atur timer Anda untuk berbunyi setelah 15 detik sehingga kami dapat mengikuti jadwal." Dengan begitu, Jill tidak perlu merasa bersalah karena memotong seseorang dan menyuruh mereka untuk menyelesaikannya. Lonceng melakukan pekerjaan.
Anda dapat menggunakan kata-kata yang serupa saat Anda memiliki segmen pertemuan untuk orang yang berbeda untuk mempresentasikan ide atau informasi mereka.
Aplikasi pengatur waktu, situs web, dan plugin adalah selusin sepeser pun. Gunakan aplikasi stok di ponsel Anda atau situs web gratis, seperti vclock.com (ditampilkan).
Direkomendasikan oleh Editor Kami
3. Mintalah Umpan Balik tentang Rapat Berulang
Berikut adalah strategi untuk membantu Anda mengurangi durasi pertemuan berulang : Mintalah umpan balik dari peserta. Ini paling efektif dengan rapat berulang, seperti rapat tim tetap dan check-in mingguan atau bulanan, karena format dan beberapa topik biasanya sama setiap waktu.
Setelah rapat, mintalah umpan balik spesifik, seperti:
Apakah pertemuan itu lebih lama dari yang seharusnya? Apakah itu terlalu pendek? Apakah kami tidak membahas sesuatu yang ingin Anda diskusikan?
Apa yang kita tidak perlu menghabiskan begitu banyak waktu?
Apakah ada bagian dari pertemuan yang akan lebih baik jika kita melakukannya dengan cara lain, seperti dengan bertukar pikiran dalam dokumen bersama?
Peserta rapat Anda mungkin memiliki ide yang sangat bagus tentang cara meningkatkan rapat, apakah itu berarti mempersingkat, mengubah format, atau keduanya.
4. Sesuaikan One-on-One Anda
Organisasi Anda mungkin memiliki norma untuk pertemuan satu lawan satu, yang berarti pertemuan berulang antara karyawan dan manajer. Mereka sering diadakan seminggu sekali, biasanya selama setengah jam sampai 45 menit. Tapi siapa bilang jadwal itu ideal untuk Anda?
Dengan tatap muka, kedua pihak dapat dan harus melakukan dialog terbuka tentang apakah frekuensi dan durasi pertemuan bermanfaat dan efektif. Setengah jam pertemuan setiap minggu mungkin semua yang Anda butuhkan. Check-in mingguan 15 menit mungkin lebih baik untuk Anda.
Tidak ada alasan satu lawan satu harus lebih lama atau lebih sering daripada yang diperlukan untuk salah satu pihak. Coba angkat topik ini dalam pertemuan satu lawan satu Anda berikutnya, dan lihat apakah Anda dan rekan Anda dapat mencapai kesepakatan tentang jumlah waktu yang ideal untuk dihabiskan bersama.
Rapat Lebih Singkat dan Lebih Efisien
Tidak semua pertemuan bisa dibatalkan. Tidak setiap pertemuan harus lebih pendek dari yang Anda perkirakan sebelumnya, tergantung pada tujuan dan hasil yang diinginkan. Namun tentu saja, sebagian besar rapat yang diadakan oleh pekerja berpengetahuan dapat memakan waktu lebih sedikit dan lebih efisien. Dengan secara aktif berfokus pada pengurangan jumlah waktu pertemuan Anda, Anda akan mengurangi rasa sakit yang disebabkan oleh rapat. Lebih penting lagi, kolega Anda akan berterima kasih.