Masa Depan Komunikasi Adalah Visual. Inilah 6 Cara Tim Anda Dapat Berinovasi.

Kebanyakan orang memahami informasi lebih cepat dan lebih baik ketika disajikan secara visual.

Itu sebabnya emoji, GIF, tangkapan layar, dan video membanjiri komunikasi kita sehari-hari. Dan itu benar di tempat kerja juga.

Memang benar ketika sebagian besar dari kita bekerja dalam pengaturan kantor tradisional, dan memang benar sekarang bahwa begitu banyak dari kita bekerja dari jarak jauh dan mungkin kehilangan hubungan yang sebenarnya dengan rekan kerja.

Itu berarti semakin penting bagi perusahaan untuk merangkul gambar dan video.

Jadi mengapa begitu banyak perusahaan bergantung pada email panjang dan panggilan Zoom tanpa akhir untuk komunikasi jarak jauh mereka?

Untuk sebagian besar organisasi, CEO, dan manajer, jawabannya sesederhana, "Itulah cara kami selalu melakukannya, dan itu bekerja dengan baik!"

Tapi ada satu hal: Apa yang berhasil kemarin tidak selalu menjamin kesuksesan hari ini — terutama ketika ada pilihan yang lebih efektif.

Perusahaan yang lambat dalam berinovasi atau memperbarui prosedur akan tertinggal dalam debu.

[Webinar] Nilai Visual & 6 Cara Anda Dapat Mulai Menggunakannya Sekarang

Pekerjaan jarak jauh membutuhkan cara baru dan lebih baik untuk terhubung secara online dengan rekan kerja — dan visual serta video adalah kunci komunikasi tempat kerja yang efektif (baik jarak jauh atau tatap muka).

Kami mengerti. Perubahan itu sulit. Kamu sibuk. Tim Anda sibuk. Dan ide belajar membuat gambar dan video itu menakutkan (terutama jika Anda belum pernah melakukannya sebelumnya).

Tetapi bagaimana jika membuat visual dan video berkualitas profesional untuk berkomunikasi — dalam banyak kasus — sebenarnya lebih mudah daripada mengetik email yang panjang dan membosankan?

Dia!

Dan, yang terbaik dari semuanya, komunikasi jarak jauh tidak hanya lebih baik bagi karyawan Anda — tetapi juga lebih baik untuk bisnis Anda. Anda akan meningkatkan produktivitas, memiliki lebih sedikit kesalahan, dan menghilangkan loop umpan balik.

Plus, karyawan Anda akan lebih terlibat dari sebelumnya.

Jangan khawatir, kami tidak meminta Anda untuk menyerahkan email sepenuhnya. Kami hanya menyarankan cara yang lebih baik.

Dan itu sangat mudah untuk memulai.

Kami akan menunjukkan caranya.

Inilah yang akan Anda pelajari:

• Mengapa secara eksklusif menggunakan komunikasi teks biasa (seperti email) sebenarnya menghabiskan waktu dan uang Anda.
• Bagaimana visual dan video meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawan.
• Enam cara Anda dan tim Anda dapat dengan mudah mulai menggunakan visual dan video untuk komunikasi di tempat kerja — tidak diperlukan keahlian profesional.
• Tiga mitos komunikasi visual dan mengapa itu tidak benar.

Bagaimana visual lebih baik untuk komunikasi jarak jauh (dan bisnis Anda)

Kita semua pernah ke sana. Anda mendengar "ding" kecil dari kotak masuk email Anda. Anda mengklik untuk memeriksanya, dan di sana menatap Anda adalah dinding teks raksasa. Lima paragraf, masing-masing enam kalimat. Tidak ada kepribadian. Tidak ada istirahat. Tidak ada gambar.

Tidak, terima kasih.

Peringatan spoiler: Email Anda TIDAK menemukan saya dengan baik.

Tapi mari kita perjelas tentang sesuatu. Kami tidak mengatakan bahwa email sudah usang. Email adalah dan akan terus menjadi salah satu tulang punggung komunikasi bisnis.

Sangat bagus bila digunakan dengan benar. Sayangnya, kami mengandalkan email sebagai tujuan akhir dari semua komunikasi di tempat kerja.

Email sangat cocok untuk pembaruan cepat atau mencatat beberapa kalimat panjang. Perlu menindaklanjuti permintaan atau memeriksa status proyek? Email adalah tujuan Anda.

Perlu memberikan instruksi atau menyampaikan banyak informasi sekaligus? Itu tidak benar-benar cocok untuk email.

Aplikasi obrolan seperti Slack dan Microsoft Teams telah menjadi sangat populer setidaknya sebagian karena kami telah menyalahgunakan email.

Ketika berbicara tentang komunikasi berbasis teks, orang menginginkannya singkat dan manis.

Tapi jangan mengambil kata kami untuk itu. Kami melakukan penelitian!

Apa nilai sebenarnya dari visual?

Beberapa tahun yang lalu, kami melakukan proyek penelitian yang cukup besar yang disebut Nilai Visual. Kami ingin tahu apakah berkomunikasi dengan visual dan video sebenarnya lebih baik daripada teks biasa, tetapi kami juga ingin mengetahui apakah ada manfaat ekonomi dari komunikasi visual.

Kami menguji 125 orang yang melakukan tugas kantor di dunia nyata, seperti memperbarui halaman web, mengisi laporan pengeluaran, dan mengunduh serta menginstal perangkat lunak baru. Untuk setiap orang, instruksi untuk setiap tugas diberikan secara acak sebagai teks biasa, teks dengan tangkapan layar/gambar yang di-markup, atau video.

Kemudian, kami mengukur kinerja mereka saat mereka menyelesaikan tugas mereka.

Hasilnya sangat mencengangkan.

Secara keseluruhan, 67% dari mereka yang diuji menyelesaikan tugas dengan lebih baik ketika instruksi diberikan sebagai gambar atau video. Rata-rata, mereka menyerap informasi 7% lebih cepat dan, ketika ditanya nanti tentang tugas, mereka mengingat informasi dengan lebih baik dan untuk jangka waktu yang lebih lama.

Faktanya, penelitian kami memperkirakan bahwa ketika perusahaan menggunakan lebih banyak gambar dan video dalam komunikasi di tempat kerja, setiap karyawan dapat memperoleh produktivitas hampir tujuh menit per hari.

Itu hampir 34 menit per minggu kerja lima hari dan 2,25 jam per bulan — untuk setiap karyawan.

Itu berarti jika perusahaan Anda memiliki 100 karyawan, Anda bisa mendapatkan kembali 225 jam produktivitas setiap bulan. Jika perusahaan Anda memiliki 500 karyawan, itu berarti 1.100 jam produktivitas diperoleh.

Dalam istilah moneter, itu sekitar $1.200 dalam produktivitas yang diperoleh per tahun untuk setiap karyawan — hanya dengan menggunakan lebih banyak visual dalam komunikasi di tempat kerja.

Karyawan menginginkan lebih banyak visual

Jika manfaat ekonomi murni tidak cukup, karyawan Anda mendambakan lebih banyak komunikasi visual di tempat kerja.

Studi kami menemukan bahwa 48% karyawan menganggap video sebagai bentuk komunikasi yang paling menarik. 37% menganggap teks dengan gambar sebagai yang paling menarik.

Hanya 15% yang mengatakan email adalah yang paling menarik.

Namun, hampir 50% bisnis sebenarnya meningkatkan penggunaan email.

Karyawan yang kurang terlibat merasa kurang terhubung dengan pekerjaan mereka, perusahaan mereka, dan rekan-rekan mereka. Dan itu diperparah dengan perasaan terputus yang sudah bisa terjadi dengan pekerjaan jarak jauh.

Tetapi karyawan yang benar-benar terlibat merasa seperti mereka adalah bagian dari sesuatu yang lebih besar dari diri mereka sendiri. Mereka memiliki motivasi untuk melakukan pekerjaan yang lebih baik.

Ketika mereka merasa perusahaan mereka peduli pada mereka, mereka lebih peduli pada perusahaan mereka.

Enam cara mudah untuk mulai menggunakan visual di tempat kerja sekarang — tidak perlu keahlian profesional

1. Ganti rapat dengan video

Pertemuan yang murni informasi seharusnya tidak mengharuskan semua orang berada di tempat yang sama pada waktu yang sama — bahkan jika tempat itu virtual.

Jika Anda memiliki informasi untuk dibagikan dengan tim Anda yang tidak memerlukan umpan balik langsung atau curah pendapat, coba ganti rapat itu dengan video.

Anda dapat menulis dengan tepat apa yang ingin Anda katakan dan membagikan info tanpa gangguan atau tanpa percakapan yang menyimpang atau berjalan liar.

Jika Anda memiliki slide untuk ditampilkan, gunakan Snagit untuk merekam layar Anda saat Anda bernarasi. Tidak ada slide? Tidak masalah. Snagit dapat merekam webcam Anda untuk memberikan sentuhan yang lebih pribadi pada video Anda.

Jenis penyampaian ini lebih menghargai waktu tim Anda. Jika tidak mendesak agar mereka mengetahui informasinya saat ini juga, mereka dapat menonton video di waktu mereka sendiri. Dan, jika mereka membutuhkan penyegaran, mereka selalu dapat kembali dan menonton lagi.

Plus, jika Anda membutuhkan umpan balik atau jika mereka memiliki pertanyaan, mereka dapat mendatangi Anda satu per satu.

Berdasarkan pengalaman kami, rapat yang biasanya dijadwalkan selama satu jam dapat dikurangi menjadi video berdurasi 20 menit (atau kurang). Itu adalah TON waktu yang dihemat!

2. Berikan umpan balik visual

Ini adalah salah satu cara terbaik untuk mulai menggunakan visual di tempat kerja dan komunikasi jarak jauh, karena Anda mungkin sudah melakukan hal serupa.

Hampir semua dari kita harus mengoreksi dan mengedit dokumen yang telah dibuat orang lain. Kami mencetaknya, mengambil pena merah kami, dan mencatat di halaman tercetak di mana harus membuat perubahan yang diminta.

Sayangnya, kecuali jika Anda ingin memindai halaman Anda dan mengirimkannya melalui email, itu tidak benar-benar berfungsi di lingkungan yang jauh.

Snagit dapat membantu!

Dalam contoh ini, saya menggunakan Snagit untuk mengambil tangkapan layar halaman tertentu dalam sebuah ebook dan mencatat di mana perubahan diperlukan. Sama seperti pengeditan dokumen tradisional, penerima dapat melihat dengan tepat apa yang saya inginkan dan di mana saya menginginkannya.

Ini hampir tidak memakan waktu sama sekali.

Plus, ini berfungsi untuk hampir semua jenis umpan balik serupa. Perlu melakukan perubahan pada situs web? Ambil saja tangkapan layar Anda, catat perubahan yang diperlukan, dan kirimkan ke tim web Anda.

Anda juga dapat melakukan ini dengan menggabungkan gambar dan video. Pelanggan Snagit, Referral Rock — yang timnya telah berada jauh sejak hari pertama — memberi tahu kami bahwa dia secara teratur mengambil tangkapan layar yang dia butuhkan dan menambahkan markup. Kemudian, dia akan membuat video screencast singkat yang memandu timnya melalui perubahan sehingga dia dapat menambahkan konteks jika diperlukan.

Sekarang, mereka mengerti apa yang perlu diubah DAN mengapa.

Ini lebih cepat daripada menulis dan mengirim email — dan jauh lebih menarik dan menarik.

3. Buat konten pelatihan yang fokus dan ramah lingkungan

Orientasi yang hebat memberi karyawan baru alat dan informasi yang mereka butuhkan untuk berhasil dalam peran baru mereka. Di lingkungan yang jauh, mendapatkan waktu tatap muka untuk pelatihan bukanlah pilihan yang banyak, tetapi membuat konten pelatihan video dan visual dapat sangat membantu dalam mengarahkan mereka ke jalan menuju kesuksesan.

Baik itu materi pelatihan hari pertama atau pelatihan peningkatan karyawan yang berkelanjutan, konten visual dan video sangat masuk akal.

Ini bagus untuk hal-hal seperti cara menggunakan sistem HR atau masuk ke jaringan. Anda bahkan dapat membuat video singkat untuk menjawab empat (atau enam atau 10) pertanyaan yang paling sering diajukan dari karyawan baru.

Dan, itu mudah diskalakan. Panduan cara kerja, bantuan pekerjaan, atau video pelatihan singkat Anda berfungsi untuk satu, 100, atau 1.000 orang atau lebih.

Bahkan untuk organisasi yang lebih kecil, ini lebih masuk akal. Konten pelatihan Anda dapat bekerja untuk Anda bahkan ketika Anda melakukan hal-hal lain. Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu jauh dari pekerjaan Anda dan lebih banyak waktu melakukan pekerjaan lain.

Baik Anda perlu membuat alat bantu kerja, mikrovideo pelatihan perangkat lunak, panduan langkah demi langkah, atau lebih, Snagit adalah alat yang sempurna untuk membuat konten pelatihan internal.

4. Memiliki peluncuran perangkat lunak yang lebih efisien

Hampir setiap organisasi harus meluncurkan perangkat lunak baru pada suatu waktu atau lainnya. Ini bisa sangat membuat frustrasi dan mengganggu karyawan Anda — terutama jika tidak dikomunikasikan dengan baik.

Gunakan tangkapan layar dan siaran layar untuk menunjukkan cara menampilkan fitur perangkat lunak selama peluncuran internal. Rekam screencast cepat yang dapat dengan mudah dibagikan dengan anggota tim atau seluruh perusahaan.

Sesi pelatihan singkat dapat membantu pengguna mempertahankan keahlian mereka sambil mempelajari fitur baru. Melatih karyawan untuk peluncuran perangkat lunak dapat membantu mencegah hilangnya produktivitas.

Kami baru-baru ini melakukan peluncuran perangkat lunak utama di TechSmith. Tim TI kami menggunakan kombinasi tangkapan layar, video pendek, dan bahkan email untuk membantu mempersiapkan kami menghadapi apa yang akan datang, memandu kami melalui proses peluncuran, dan menindaklanjuti dengan kami setelah perangkat lunak diinstal.

Alih-alih menelusuri paragraf teks (yang kebanyakan orang tidak akan lakukan lebih dari sekadar membaca sekilas), kami dapat melihat apa yang akan terjadi, apa yang perlu kami lakukan, dan memberikan umpan balik seperti yang diminta.

5. Memberikan pelatihan/bantuan peer-to-peer (alias pembelajaran sosial atau pelatihan informal)

Sebagian besar dari kita mungkin tidak menganggap diri kita sebagai pelatih, tetapi kemungkinan besar jika Anda bekerja dengan orang lain, Anda harus menunjukkan kepada seseorang bagaimana melakukan sesuatu pada satu waktu atau yang lain.

Ini bisa berupa apa saja, mulai dari menunjukkan kepada rekan kerja cara menambahkan pesan di luar kantor ke email mereka hingga cara menyesuaikan pengaturan mikrofon di aplikasi rapat virtual mereka.

Alih-alih melompat dalam rapat setiap kali seseorang membutuhkan bantuan, buat video screencast cepat yang menunjukkan prosesnya. Atau, ambil beberapa tangkapan layar dan gunakan alat langkah Snagit untuk membuat panduan langkah demi langkah.

Anda akan menghemat waktu di hari Anda dan memberi rekan kerja Anda referensi yang bagus ketika mereka membutuhkan penyegaran.

6. Jawab pertanyaan teknis lebih cepat

Staf TI Anda dapat menghemat banyak waktu dan tenaga dengan membuat petunjuk dan bantuan pekerjaan untuk pertanyaan yang paling sering diajukan. Kemudian, ketika permintaan datang, mereka memiliki jawaban yang siap.

Bahkan pertanyaan yang lebih kompleks atau kurang umum juga akan mendapat manfaat dari visual dan video. Ketika salah satu pengguna Anda memiliki masalah atau permintaan, tim TI Anda dapat mengambil tangkapan layar tentang ke mana harus pergi dan apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki masalah tersebut. Atau, buat video screencast berjalan melalui berbagai opsi atau perbaikan potensial.

Ini juga berfungsi untuk pengguna Anda! Apakah seseorang tiba-tiba mendapatkan pesan kesalahan baru yang aneh? Ambil tangkapan layar dan kirimkan ke tim TI Anda. Mereka dapat mendiagnosis masalah dan membuat Anda kembali bekerja.

Atau, jika aplikasi perangkat lunak mogok berulang kali, ambil rekaman layar tentang langkah-langkah yang Anda ambil sebelum mogok untuk membantu staf TI Anda mengidentifikasi dan memperbaiki masalah.

Tiga mitos tentang membuat konten visual (dan mengapa itu tidak benar)

Jadi, Anda tahu bahwa Anda harus menggunakan lebih banyak konten visual dalam komunikasi di tempat kerja, tetapi bukankah itu jauh lebih sulit? Menulis email jauh lebih mudah, bukan?

Mari kita lihat itu.

Mitos 1. Membuat visual dan video terlalu lama

Video dan visual BISA memakan waktu lama. Tapi mereka tidak harus melakukannya.

Ingatlah bahwa kesempurnaan adalah musuh kebaikan. Meskipun banyak dari kita tidak ragu untuk mengirim email cepat tanpa mengoreksi atau memastikan semua tata bahasa dan tanda baca kita sempurna, untuk beberapa alasan menurut kami visual dan video harus sempurna sebelum dibagikan.

Tidak begitu.

Merangkul slop. Juarai screencast sekali ambil. Rayakan dan gunakan tangkapan layar cepat dengan markup.

Jika Anda menemukan diri Anda dalam siklus kesempurnaan, mundur selangkah dan pikirkan tentang tujuan dan audiens. Kedua faktor ini akan membantu Anda menentukan seberapa halus video Anda.

Sebagai manajer atau CEO, tingkatkan kepercayaan diri tim Anda dengan secara eksplisit menguraikan konten apa yang berprioritas lebih tinggi dan membutuhkan lebih banyak polesan. Sebagian besar komunikasi internal mungkin tidak perlu sempurna agar efektif.

Mitos #2: Anda membutuhkan keahlian khusus

Beralih ke sesuatu yang baru dapat membuat beberapa orang merasa tidak nyaman. Entah itu kegelisahan menjadi pencipta pertama kali atau ketidakpastian seputar eksekusi, banyak orang tidak tahu betapa mudahnya membuat visual.

Teknologi telah membawa banyak cara untuk dengan mudah membuat visual dan video yang benar-benar luar biasa tanpa memerlukan keterampilan profesional.

Perangkat lunak komunikasi visual seperti TechSmith Snagit memudahkan untuk membuat dan berbagi gambar dan video berkualitas tinggi yang menyampaikan pesan lebih cepat daripada teks saja.

Dalam banyak kasus, ini jauh lebih mudah dan lebih cepat daripada menulis email yang panjang dan rumit.

Mitos #3: Anda tidak tahu harus mulai dari mana

Menemukan cara baru untuk memasukkan konten visual ke dalam organisasi Anda tidak harus terlalu rumit atau rumit — ini dimaksudkan untuk menyederhanakan. Ada banyak cara menggunakan visual untuk mempermudah komunikasi dan membantu menyampaikan maksud.

Pertama, tentukan apa yang ingin Anda capai dan bagaimana visual dapat membantu dengan itu. Kemudian, berdayakan karyawan Anda dan bimbing mereka untuk memastikannya benar-benar selesai.

Mungkin perlu beberapa waktu untuk keluar dari kebiasaan email, tetapi Anda dan karyawan Anda akan lebih bahagia ketika Anda melakukannya.

Sama seperti menulis email atau menyusun agenda rapat, pikirkan tentang tujuan video atau gambar tersebut, lalu apa yang ingin Anda capai dengannya. Kemudian, buat sesuatu yang melakukan itu.

Jika Anda masih membutuhkan uluran tangan, Snagit hadir dengan templat yang dirancang secara profesional dan mudah digunakan untuk saat-saat ketika memulai dari awal sepertinya terlalu banyak. Dan, dengan berlangganan TechSmith Assets for Snagit, Anda akan mendapatkan akses lebih banyak lagi.

Tingkatkan komunikasi jarak jauh Anda dengan visual dan video

Perusahaan yang menggunakan lebih banyak konten visual dan video untuk komunikasi internal dapat memperoleh produktivitas, mengurangi kesalahan, menghilangkan umpan balik, dan memiliki karyawan yang lebih bahagia dan terlibat.

Dan, dengan perangkat lunak seperti TechSmith Snagit, tidak pernah semudah ini membuat konten berkualitas profesional dan sangat efektif hanya dengan beberapa klik — bahkan jika Anda belum pernah membuat gambar atau video seumur hidup.

Bunuh monster email yang tidak perlu dan dapatkan komunikasi yang menarik dan efektif.