Cara Membuat Dokumentasi dan Panduan Proses Visual

Anda mungkin tidak menganggap diri Anda seorang pelatih, tetapi hampir semua dari kita pada suatu saat harus menjelaskan suatu proses atau melatih seseorang untuk melakukan sesuatu yang baru. Jika itu adalah sesuatu yang mungkin perlu diketahui banyak orang, Anda mungkin ingin membuat semacam dokumentasi yang dapat Anda bagikan. Dengan begitu Anda tidak perlu menjelaskannya berulang-ulang.

Saat menjelaskan proses atau langkah-langkah yang diperlukan untuk melakukan sesuatu, tidak ada yang bisa mengalahkan visual. Gambar dan video memungkinkan Anda untuk benar-benar menunjukkan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas daripada hanya menjelaskan dengan kata-kata.

Di situlah dokumentasi proses visual berguna.

Dokumentasi proses visual hanyalah cara mewah untuk mengatakan bagaimana, tutorial, atau konten pelatihan yang menyertakan gambar atau video.

Kita semua pernah mendengar pepatah lama “sebuah gambar bernilai seribu kata.” Ternyata benar!

Faktanya, penelitian TechSmith menemukan bahwa orang tidak hanya lebih suka ketika instruksi disajikan secara visual, mereka sebenarnya belajar lebih cepat, berkinerja lebih baik, dan menyimpan informasi lebih lama.

Itu berarti ada sedikit perubahan yang dibutuhkan seseorang untuk datang dan meminta Anda untuk instruksi yang sama lagi dan lagi!

Tetapi bagaimana Anda membuat dokumentasi proses visual — terutama jika Anda bukan seorang desainer grafis?

Untungnya, membuat konten visual dan video yang terlihat profesional sangatlah mudah dengan alat yang tepat dan sedikit pengetahuan.

Inilah yang akan Anda pelajari:

• Apa itu dokumentasi proses dan mengapa itu penting?
• Jenis umum dari dokumentasi proses.
• Alat untuk membuat dokumentasi proses visual.
• Cara mudah membuat konten visual — termasuk video — untuk membuat dokumentasi visual yang sangat efektif.
• Praktik terbaik untuk memastikan dokumentasi Anda sangat efektif.
• Bagaimana memastikan dokumentasi Anda memiliki umur simpan yang lebih lama.

Apa itu Dokumentasi Proses?

Dokumentasi proses adalah dokumen yang menunjukkan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas atau proyek. Mereka bisa formal atau informal, tergantung pada audiens Anda dan tujuannya.

Untuk apa dokumentasi proses digunakan?

Seperti yang Anda ketahui dari definisi di atas, dokumentasi proses adalah istilah yang cukup luas. Ini bisa berupa sesuatu yang sederhana seperti tangkapan layar cepat yang menunjukkan langkah-langkah untuk masuk ke klien email atau serumit dokumen multi-halaman.

Jika Anda memikirkannya, resep adalah dokumen proses. Jadi akan sangat membantu untuk memikirkan dokumen proses sebagai resep untuk menyelesaikan tugas. Beberapa resep rumit dan membutuhkan banyak langkah dan bahan, sementara yang lain sederhana dan mungkin hanya memiliki sedikit bahan.

Berikut adalah beberapa cara dokumentasi proses dapat membantu:

Latih karyawan baru

Dokumentasi proses sangat membantu ketika Anda perlu melatih karyawan baru. Membuatnya tersedia untuk rekan tim baru Anda memungkinkan mereka membantu diri mereka sendiri melalui proses orientasi mereka, dibandingkan sepenuhnya bergantung pada pelatih mereka untuk mengajari mereka semua yang perlu mereka ketahui.

Seringkali ketika seorang karyawan baru bergabung dengan tim, mereka mengisi kekosongan. Dan ketika ada lowongan dalam sebuah tim, setiap anggota cenderung memiliki beban kerja yang lebih besar.

Jadi, mendokumentasikan proses sebelum Anda merasa perlu berarti lebih sedikit stres dan tekanan ketika anggota staf mungkin sudah terbebani. Tentu saja, Anda masih dapat membuat dokumentasi proses ketika Anda juga memiliki kebutuhan mendesak untuk melatih rekan kerja!

Dokumentasi proses memberdayakan orang untuk mengakses informasi mereka sendiri, ketika mereka membutuhkannya, memfasilitasi kemampuan untuk membantu diri sendiri.

Bersiaplah untuk yang tak terduga

Ini membantu untuk mendokumentasikan proses dalam organisasi Anda bahkan ketika tidak ada kebutuhan mendesak untuk itu.

Melakukan hal itu dapat menyiapkan rekan kerja di masa depan untuk sukses. Sama halnya dengan penggunaannya dengan pelatihan karyawan baru, Anda dapat membuat informasi tersedia sesuai permintaan, dan jika individu yang biasanya menjalankan tugas tertentu sedang sakit, atau tiba-tiba tidak ada, orang lain dapat dengan mudah mengambil alih.

Berikan transparansi proses

Selain itu, mendokumentasikan proses membantu transparansi dalam suatu organisasi. Ini memungkinkan karyawan yang tidak dekat dengan area bisnis tertentu beberapa wawasan tentang tugas di luar tim dan/atau departemen langsung mereka.

Ini dapat, pada gilirannya, mengarah pada peningkatan alur kerja, seperti menyingkirkan langkah atau tugas yang digandakan. Itu juga dapat menyoroti poin nyeri, yang dapat menghasilkan item tindakan. Kesadaran akan hal-hal yang sulit dalam suatu proses mungkin diperlukan untuk mendapatkan sumber daya yang dialokasikan untuk melakukan peningkatan bertahap.

Beberapa jenis dokumen proses yang umum meliputi:

• Materi orientasi seperti instruksi untuk masuk ke perangkat lunak SDM.
• Cara-cara perangkat lunak.
• Buku petunjuk produk.
• Resep makanan.
• Video cara.

Apa saja keuntungan dari Dokumentasi Proses Visual?

Dokumentasi Proses Visual membantu memudahkan untuk memahami proses. Ketika orang dapat melihat apa yang seharusnya mereka lakukan, mereka akan lebih mungkin untuk memahami dan berhasil.

Gambar di atas menunjukkan proses untuk mengimpor tautan YouTube di TechSmith Knowmia. Hanya dalam sekejap, pengguna tahu persis di mana harus mengklik dan di mana memasukkan tautan mereka untuk menambahkan video YouTube mereka.

Instruksi tertulis untuk ini akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk dipahami dan akan memaksa pengguna untuk mencari secara visual ke mana harus mengklik untuk setiap langkah. Dengan cara ini, tidak apa-apa di sana untuk dilihat.

Memberikan panduan referensi untuk apa harapan untuk hasil proses

Dokumentasi Proses Visual membantu menunjukkan hasil yang diharapkan. Dokumentasi menunjukkan satu kemungkinan jalan yang diarahkan ke tujuan-tujuan ini. Namun, ini tidak berarti bahwa proses yang terdokumentasi adalah satu-satunya cara untuk mencapai hasil yang kita inginkan.

Dokumentasi Proses Visual yang menguraikan prosedur untuk suatu proses memudahkan untuk melihat area di mana waktu atau alat kita dapat digunakan lebih efisien di masa depan.

Menawarkan konteks untuk proyek dan proses

Sebuah proses dapat mencakup langkah-langkah dan prosedur yang hanya berlaku untuk proyek individu. Sementara proyek masa depan dapat berbagi banyak prosedur yang sama, banyak hal juga dapat diterapkan secara berbeda. Beberapa perbedaan ini bahkan mungkin sulit dilihat dari luar.

Dokumentasi Proses Visual memudahkan untuk membandingkan keadaan yang terjadi pada satu proses versus proses lainnya. Melakukan hal ini membantu menghindari kesalahan yang mungkin diakibatkan oleh penerapan satu prosedur ke proses yang tidak sesuai.

Memfasilitasi pelatihan yang lebih mudah bagi peserta baru dalam suatu proses

Dokumentasi Proses Visual membantu menghilangkan banyak pertanyaan yang mungkin dimiliki oleh peserta baru dalam suatu proses karena sebagian besar prosedur tersebut akan langsung dibahas dalam dokumentasi. Hal ini memungkinkan waktu ekstra yang akan dihabiskan untuk melatih orang lain untuk fokus di area lain di mana perhatian mungkin diperlukan. Ini semua tentang kerja cerdas, bukan kerja keras.

Juga, apa yang terjadi jika peserta asli dari sebuah proyek mengambil peran lain? Dokumentasi Proses Visual memastikan bahwa proyek masih dapat diselesaikan bahkan tanpa kehadiran orang yang mendokumentasikan proses aslinya.

Kedengarannya cukup bagus, bukan? Ini dan banyak keuntungan lainnya dari Dokumentasi Proses Visual menunjukkan bagaimana itu bisa menjadi alat yang ampuh untuk digunakan dalam banyak cara yang dinamis. Dengan mempertimbangkan keuntungan ini, sekarang adalah saat yang tepat untuk memperkenalkan beberapa praktik terbaik yang akan membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari dokumentasi Anda.

Alat untuk membuat dokumentasi proses visual

Salah satu hambatan utama untuk membuat dokumentasi visual adalah keyakinan bahwa Anda tidak memiliki keterampilan, waktu, atau pengetahuan untuk menyelesaikannya dengan benar.

Saya di sini untuk memberi tahu Anda bahwa Anda tidak memerlukan keterampilan pro untuk mendapatkan hasil berkualitas profesional. Bahkan, dalam banyak kasus, Anda bisa mendapatkan apa yang Anda butuhkan hanya dengan beberapa klik!

Snagit

Snagit adalah pilihan terbaik Anda untuk membuat dokumen proses yang kaya dan terlihat profesional, petunjuk, tutorial, dan banyak lagi.

Jauh dari sekadar alat tangkapan layar dan markup sederhana, Snagit menyertakan sejumlah fitur yang membuat dokumentasi semudah mengeklik dan menyeret.

Template

Baik Anda perlu membuat satu atau 1.000 dokumen proses, Template Snagit baru saja menjadi sahabat baru Anda. Snagit hadir dengan sejumlah template gratis yang dirancang secara profesional, atau Anda dapat berlangganan TechSmith Assets for Snagit untuk mendapatkan akses ke lebih banyak lagi.

Dengan Template, Anda dapat mengambil tangkapan layar, menempatkannya di template, menambahkan deskripsi teks yang diperlukan, dan selesai. Ini benar-benar sederhana.

Dan Anda juga dapat melampaui tangkapan layar. Punya foto atau ilustrasi produk yang perlu Anda bagikan? Snagit juga bisa menanganinya. Tambahkan saja jika perlu dan biarkan Snagit melakukan sisanya.

Alat Langkah

Snagit sebenarnya memiliki alat yang membantu Anda menunjukkan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Itulah proses dokumentasi singkatnya!

Alat Sederhanakan

Alat Simplify memungkinkan Anda untuk menghapus informasi yang berlebihan atau tidak relevan untuk menyoroti apa yang paling penting. Dan, tentu saja, dengan Snagit Anda dapat melakukannya hanya dengan beberapa klik!

Selain itu, dengan menghapus teks dan elemen lain yang tidak perlu, konten Anda kurang rentan terhadap perubahan kecil di antarmuka pengguna, kata-kata, dll. Itu berarti konten Anda dapat memiliki masa simpan yang jauh lebih lama — dan itu berarti lebih sedikit pembaruan dan lebih banyak waktu bagi Anda untuk fokus pada hal lain!

Video dari Gambar

Terkadang dokumentasi proses terbaik bukanlah dokumen sama sekali, melainkan video! Ambil tangkapan layar atau gambar lain dengan mudah dan ubah menjadi video yang menunjukkan proses yang tepat. Anda dapat menambahkan anotasi dan narasi sesuai kebutuhan.

kanvas

Canva adalah salah satu cara termudah untuk membuat grafik kustom. Faktanya, banyak grafik yang Anda lihat di blog ini dibuat di Canva.

Aset TechSmith untuk Snagit

Saya mencatat di atas semua Template yang tersedia di TechSmith Assets for Snagit, tetapi tidak berakhir di situ. Ada ribuan gambar, ilustrasi, ikon, perangko, dan banyak lagi yang gratis untuk Anda gunakan dalam proyek Anda. Snagit hadir gratis dengan banyak aset, tetapi Anda dapat berlangganan untuk mengakses lebih banyak lagi.

Praktik terbaik

• Spesifik dalam cara Anda mengungkapkan prosedur dalam dokumentasi Anda sehingga Anda mengomunikasikan pesan Anda secara akurat.
• Dokumentasikan setiap langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proses. Sertakan tidak lebih dan tidak kurang.
• Pastikan untuk menyertakan kebijakan atau aturan apa pun yang harus diikuti seseorang selama proses tersebut.
• Pastikan untuk mengatur teks dan bagian visual dari dokumentasi Anda secara konsisten, sehingga urutan proses Anda mudah diikuti..
• Pastikan untuk mencatat tanggal pembuatan dokumentasi asli, serta pembaruan apa pun.
• Gunakan alat tangkapan layar seperti Snagit atau lainnya untuk membuat visual yang kuat (tangkapan layar, video, diagram alur, dll.). Ini akan memungkinkan teks prosedur Anda diatur dengan jelas.
• Untuk tujuan keamanan, simpan dokumentasi di lokasi yang memungkinkan untuk mengontrol siapa yang memiliki akses ke sana.
• Cadangkan semua file yang sesuai dengan Dokumentasi Proses Visual Anda.

Bacaan yang Disarankan

• Cara Membuat Manual Pelatihan: Langkah dan Alat yang Memudahkan
• Cara Membuat Alat Bantu Pekerjaan yang Meroketkan Kinerja Tim Anda
• Cara Membuat Panduan Referensi Cepat yang Hebat
• Ini adalah Cara Tercepat untuk Membuat Konten Visual How-to
• Bagaimana Mendokumentasikan Proses Hanya dengan Beberapa Klik

FAQ

Catatan: Postingan ini awalnya diterbitkan pada 2017, tetapi diperbarui pada September 2020 dengan informasi baru.