Panduan Pembuat Video untuk Bekerja dengan Ahli Materi

Ini adalah teka-teki klasik: Anda membutuhkan konten video atau tutorial yang bagus, tetapi Anda bukan ahli di bidangnya. Di sisi lain, pakar materi pelajaran Anda bukanlah pembuat video yang benar-benar ahli dan Anda membutuhkan sesuatu yang terlihat profesional.

Jadi, siapa yang harus membuat video?

Perusahaan hebat memainkan kekuatan karyawan mereka dan itu juga berlaku untuk pembuatan konten. Jadi seperti pepatah mengatakan, kerja tim membuat mimpi itu berhasil.

Menjadi pembuat konten berarti harus tahu sedikit tentang banyak hal. Sebagian besar dari kita harus dapat menulis, melakukan beberapa desain grafis dasar atau pengeditan gambar, pekerjaan video, dan banyak lagi. Itu di atas sering harus tahu sedikit tentang apa pun yang Anda buat konten.

Tetapi video tutorial dan pelatihan yang bagus membutuhkan lebih dari sekadar pengetahuan yang lewat.

Di situlah ahli materi pelajaran (SME) Anda masuk.

Di dunia yang sempurna, semua interaksi dengan UKM Anda akan mulus, tanpa cacat, dan lancar, tetapi tidak selalu demikian.

Panduan ini memberikan beberapa tip bermanfaat untuk mendapatkan hasil maksimal dari interaksi dan hubungan Anda dengan berbagai UKM Anda, serta beberapa perangkap umum yang harus dihindari.

Apa yang dimaksud dengan ahli materi pelajaran dan mengapa mereka penting?

Kemungkinannya adalah, jika Anda membuat konten dalam bentuk apa pun, Anda harus bekerja dengan ahli materi pelajaran pada satu titik atau lainnya — Anda mungkin tidak menyadarinya saat itu!

UKM Anda persis seperti apa yang terdengar — orang yang ahli dalam topik konten Anda. Bisa jadi seseorang di tim Anda, kolega lain dari suatu tempat di luar departemen Anda, atau bahkan seseorang di luar perusahaan Anda sepenuhnya.

Dalam hal membuat konten pelatihan atau tutorial, UKM Anda dapat membuat semua perbedaan. Bayangkan membuat video tentang cara bekerja dalam program perangkat lunak ketika Anda hanya mengetahui beberapa fitur. Tentu, Anda dapat menyoroti beberapa informasi bagus, tetapi video Anda tidak akan lengkap. Itu bukan konten yang bagus.

UKM Anda mengisi kesenjangan pengetahuan Anda dan memastikan bahwa semua yang Anda tunjukkan dan bagikan akurat dan lengkap. Mereka dapat memberikan konteks berharga dan pengetahuan teknis yang membuat video Anda lebih bermanfaat bagi pemirsa Anda.

Anggap mereka sebagai bank pengetahuan pribadi Anda sendiri.

Konon, tidak semua orang berpikir seperti pembuat konten. Jadi, meskipun UKM mungkin memiliki semua pengetahuan yang diperlukan untuk membuat konten yang hebat, mereka belum tentu merupakan pilihan yang tepat untuk benar-benar membuat konten.

Namun bagaimana cara Anda menjalin hubungan kerja yang baik dengan UKM untuk memastikan konten yang Anda buat bersama akan menjadi yang terbaik?

10 Tips untuk bekerja dengan UKM

Seperti yang dinyatakan di atas, di dunia yang sempurna, setiap interaksi dengan UKM akan berjalan tanpa hambatan. Namun, karena berbagai alasan, terkadang tidak demikian. Namun, ada beberapa cara jitu untuk memastikan bahwa sebagian besar waktu Anda bekerja dengan UKM produktif dan efisien.

1. Pilih ahli materi pelajaran yang tepat

Ini mungkin tampak seperti no-brainer, tetapi bisa sedikit lebih rumit dari yang Anda kira. Misalnya, ketika sebuah proyek baru saja berjalan, manajer proyek Anda atau anggota tim lainnya mungkin memiliki saran untuk siapa Anda harus bekerja. Tapi itu mungkin tidak selalu menjadi orang terbaik untuk pekerjaan itu.

Untuk memastikan Anda mendapatkan bantuan dari UKM yang tepat dan menghindari membuang waktu Anda dan mereka, pastikan Anda memahami parameter proyek sebelum memulai.

Misalnya, untuk video pelatihan perangkat lunak, mungkin masuk akal untuk mengambil salah satu pengembang untuk membantu Anda mendapatkan pengetahuan yang Anda butuhkan. Namun, mungkin juga bermanfaat untuk bekerja dengan manajer proyek mereka. Sementara pengembang mungkin memiliki pengetahuan teknis tentang cara kerja produk, manajer proyek atau pemasaran produk mungkin lebih memahami "mengapa" di balik fitur tersebut.

Di lain waktu, Anda mungkin perlu meminta bantuan beberapa UKM. Mungkin satu UKM dapat memberi Anda tampilan teknis terbaik, tetapi Anda juga memerlukan cerita lengkap untuk alasan lain. Dalam hal ini, memiliki dua lagi mungkin merupakan kunci kesuksesan.

Terkadang, Anda mungkin tidak punya pilihan. Anda mungkin ditugaskan untuk bekerja dengan seseorang atau orang tertentu mungkin satu-satunya UKM di organisasi Anda atau tersedia untuk Anda saat itu. Dalam hal ini, Anda mungkin harus melakukannya.

2. Tentukan Harapan

Kapan pun dua orang atau lebih bekerja bersama, yang terbaik adalah setiap orang memiliki pemahaman yang jelas dan bersama tentang peran mereka dan bagaimana kaitannya dengan peran Anda, serta parameter penuh proyek dan apa yang diharapkan dari setiap orang. Pastikan UKM Anda mengetahui proses yang tepat untuk menyelesaikan proyek.

Jelaskan sejak awal apa yang Anda butuhkan dari UKM Anda, termasuk hal-hal seperti komitmen waktu, jenis pengetahuan yang Anda perlukan untuk dibantu, kerangka waktu proyek, dan tanggal jatuh tempo, dll.

Mengetahui hal-hal ini di awal dapat sangat membantu dalam mengurangi kebingungan dan/atau frustrasi selama proses berlangsung.

Oh, dan itu selalu yang terbaik untuk didokumentasikan, sehingga setiap kali ada pertanyaan atau konflik, Anda dapat kembali ke dokumen untuk klarifikasi.

3. Tetapkan harapan dan tujuan yang realistis

Ingin memastikan proyek gagal sejak awal? Kemudian dengan segala cara, tetapkan sejumlah besar harapan dan tujuan yang tidak realistis.

Oh, apa itu? Anda ingin proyek Anda berhasil? Kemudian bersikaplah realistis.

Ini akan bervariasi dari proyek ke proyek, tetapi perlu diingat bahwa UKM Anda memiliki pekerjaan dan kemungkinan tidak dapat tersedia untuk Anda pada saat itu juga. Pastikan Anda meluangkan waktu untuk rapat, tinjauan konten, sesi umpan balik, dan lainnya untuk memastikan bahwa Anda tidak terburu-buru mencari waktu untuk menyelesaikannya.

Omong-omong, jangan lupa untuk menetapkan garis waktu yang realistis untuk menyelesaikan proyek. Pastikan ahli materi pelajaran Anda tahu berapa banyak waktu mereka yang akan dibutuhkan dan kapan mereka dapat mengharapkan bahwa persyaratan waktu akan berakhir.

4. Bersiaplah

Meskipun Anda mungkin bukan ahlinya, ada beberapa cara yang dapat membantu Anda dengan beberapa persiapan dasar. Jika Anda bekerja dengan UKM dari dalam perusahaan Anda, kemungkinan Anda memiliki setidaknya beberapa keakraban dasar dengan topik yang ada. Tetapi meskipun demikian, pastikan Anda tidak menjalin hubungan tanpa konteks yang tepat. Jika Anda tidak tahu apa-apa tentang topik tersebut, lakukan riset sebelum rapat atau wawancara.

Paling tidak, Anda harus:

• Ketahui istilah kunci di sekitar topik
• Memiliki pemahaman dan mampu menjelaskan topik dan tujuan proyek
• Ketahui mengapa audiens perlu tahu tentang topik tersebut
• Siapkan beberapa pertanyaan untuk memulai percakapan

Ketika wartawan mewawancarai orang-orang untuk artikel yang mereka tulis, mereka melakukan banyak penelitian tentang orang tersebut dan/atau topik wawancara jauh sebelum wawancara dilakukan. Lakukan yang terbaik untuk mempersiapkan diri dan ahli materi pelajaran Anda akan lebih menghargai Anda.

5. Ajukan pertanyaan yang bagus

Seperti disebutkan di atas, penting untuk memiliki pertanyaan yang siap diajukan agar percakapan tetap berjalan. Tapi, pastikan pertanyaan-pertanyaan itu benar-benar menjadi inti dari apa yang perlu Anda ketahui.

Tetapi tahukah Anda bahwa ada berbagai jenis pertanyaan yang dapat Anda ajukan? Berikut adalah beberapa contoh.

Pertanyaan tertutup

Pertanyaan tertutup biasanya hanya membutuhkan satu kata atau frasa pendek untuk dijawab (seringkali hanya ya atau tidak) dan berguna untuk mengonfirmasi fakta, membuka percakapan, dan membantu Anda mempertahankan kendali percakapan.

Beberapa contoh:

• Apakah kami ingin menonjolkan fitur ini?
• Apakah kita bertemu hari ini atau besok?
• Apakah Anda memiliki kesempatan untuk melihat draft?

Pertanyaan-pertanyaan terbuka

Pertanyaan terbuka biasanya mengumpulkan tanggapan lebih lama dan sempurna untuk mendapatkan lebih banyak detail dan mengundang dialog.

Beberapa contoh:

• Apa yang bisa Anda ceritakan tentang fitur ini?
• Apa yang akan terjadi jika…?
• Mengapa pelanggan kami harus tahu tentang ini?
• Apa kasus penggunaan terbaik untuk ini?
• Apa bedanya dengan versi sebelumnya?
• Bisakah Anda menjelaskan secara rinci bagaimana seseorang akan menggunakan ini?

6. Gunakan mendengarkan aktif

Mengajukan pertanyaan yang bagus akan membantu Anda, tetapi untuk benar-benar menyelesaikan pekerjaan, Anda harus mendengarkan dan memahami jawaban yang diberikan.

Ini berarti memberikan perhatian penuh kepada ahli materi pelajaran Anda. Jangan memindai ruangan atau memeriksa ponsel Anda untuk mencari pesan. Jangan memeriksa dan menjawab email. Biarkan UKM Anda tahu bahwa Anda menghargai waktu dan pengetahuan mereka.

Berikut adalah beberapa tips untuk berlatih mendengarkan secara aktif:

• Hadapi pembicara dan pertahankan kontak mata
• Hadir dan perhatikan
• Tetap berpikiran terbuka
• Dengarkan kata-katanya dan coba bayangkan apa yang dikatakan SME kepada Anda
• Jangan menyela. Tunggu jeda alami untuk mengajukan pertanyaan klarifikasi
• Ajukan pertanyaan hanya untuk memastikan pemahaman

Terakhir, setelah UKM Anda selesai menjelaskan, merupakan praktik yang baik untuk menawarkan pernyataan ringkasan untuk membantu mereka dan Anda memastikan bahwa Anda benar-benar memahami apa yang baru saja mereka jelaskan. Dengan begitu, kesalahpahaman atau kesalahpahaman dapat segera diatasi.

Anda juga dapat menanyakan apakah UKM Anda mengizinkan Anda merekam rapat. Itu memungkinkan Anda untuk kembali dan mendengar kembali apa pun yang Anda perlukan untuk tujuan klarifikasi.

7. Hormati waktu UKM Anda

Ini adalah satu lagi yang mungkin tampak seperti no-brainer, tetapi perlu diingat bahwa UKM Anda memiliki pekerjaan lain selain membantu Anda dengan proyek video Anda. Pastikan Anda memaksimalkan waktu Anda dan mereka dengan mempersiapkan diri dan memastikan bahwa setiap pertemuan mutlak diperlukan. Datanglah tepat waktu ke pertemuan Anda dan akhiri pada waktu yang ditentukan.

8. Gunakan kembali konten

Apakah pakar materi pelajaran Anda secara teratur berbicara atau menulis tentang topik yang Anda buat kontennya? Jangan menemukan kembali roda! Jika UKM Anda memiliki konten yang telah dibuat seputar topik Anda, itu mungkin cara yang tepat untuk memulai video Anda. Bahkan jika itu tidak berjalan dengan sempurna, Anda akan memiliki tempat yang bagus untuk memulai dan dapat memperoleh beberapa informasi berharga sebelum menuju ke sesi tanya jawab.

Namun perlu diingat: Jangan terjebak dalam cara berpikir tertentu tentang subjek Anda hanya karena konten telah dibuat dari satu perspektif. Pembuat konten yang baik memahami bahwa perspektif baru dapat membantu orang memahami konsep baru atau memperkuat pemahaman. Jangan takut untuk mengambil apa yang telah dilakukan dan menyalakannya jika perlu!

9. Sambut umpan balik UKM Anda

Salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan pembuat konten saat meminta bantuan UKM adalah tidak mencantumkan umpan balik mereka saat proyek berjalan. UKM Anda lebih dari sekadar ensiklopedia pengetahuan tentang subjek tersebut. UKM Anda dapat dan harus memiliki umpan balik yang berharga tentang cara Anda menyajikan contoh, cara nyata pengguna menggunakan fitur, alur kerja umum, dan banyak lagi. Saat Anda membuat skrip, storyboard, dan konten video, pastikan UKM Anda memiliki kesempatan untuk meninjau dan menawarkan bantuan yang pada akhirnya dapat menghemat banyak waktu Anda.

10. Akui usaha mereka

Rasanya luar biasa untuk membuat konten yang bagus dan diakui atas pencapaian Anda. Mendapatkan pujian dari atasan Anda atau mendengar pelanggan atau rekan kerja memberi tahu Anda bahwa video tersebut sangat membantu mereka membuat hari Anda menyenangkan.

Hal yang sama berlaku untuk UKM Anda!

Pastikan mereka memahami betapa Anda menghargai bantuan mereka dan, ketika pujian datang kepada Anda untuk video yang Anda buat, pastikan Anda memberi tahu atasan, kolega, dan rekan kerja Anda betapa berharganya bantuan UKM Anda. Paling tidak, pastikan bos mereka tahu bahwa mereka melakukan pekerjaan dengan baik.

Jebakan umum dan cara menghindarinya

Terkadang, semua perencanaan, persiapan, penetapan tujuan, dan mendengarkan di dunia tidak cukup untuk membuat segala sesuatunya berjalan ke arah yang benar. Tapi, bukan berarti proyek video Anda gagal! Berikut adalah beberapa masalah umum yang dapat muncul saat bekerja dengan UKM dan bagaimana Anda dapat menghindarinya.

UKM Anda adalah “pembicara”

UKM terbaik adalah komunikator yang hebat. Mereka memahami apa yang Anda butuhkan dan memiliki jawaban yang relevan untuk pertanyaan Anda. Mereka dapat menguraikan dan memberikan detail yang relevan, dan membuat poin yang bagus dan ringkas yang mudah diikuti.

Di sisi lain, ada "pembicara". Kita semua tahu seseorang seperti ini. Mereka memiliki BANYAK untuk dikatakan, dan tidak semuanya (atau bahkan sebagian besar) relevan dengan topik atau tugas yang ada. Mereka bersinggungan dan melupakan apa yang awalnya ingin mereka katakan, atau tampaknya tidak memedulikan waktu mereka atau waktu Anda. Itu tidak bermaksud buruk! Mereka bahkan mungkin orang yang hebat. Tapi mereka pasti tidak membantu Anda menyelesaikan video Anda

Pertahanan terbaik Anda terhadap pembicara adalah dengan menyiapkan daftar pertanyaan yang sangat spesifik. Ingat pertanyaan tertutup yang kami soroti sebelumnya? Mereka bisa menjadi cara yang bagus untuk membuat seseorang tetap fokus dan Anda mengendalikan percakapan.

Cara lain untuk membuat seseorang tetap pada topik adalah dengan mengirimkan pertanyaan kepada mereka sebelum rapat dan meminta mereka untuk menanggapi melalui email atau dokumen kolaboratif. Dengan begitu, Anda memastikan bahwa pertanyaan Anda yang paling relevan dijawab di awal. Kemudian, setiap pertemuan tatap muka dapat lebih berorientasi pada tindak lanjut dan klarifikasi.

UKM Anda bukan pembicara

Di sisi lain, beberapa UKM memiliki semua jenis pengetahuan, tetapi tampaknya enggan untuk membagikannya kepada siapa pun.

Mungkin ada berbagai alasan untuk ini. Beberapa orang hanya lebih tertutup daripada yang lain dan mungkin merasa tidak nyaman berbicara dengan seseorang yang tidak terlalu mereka kenal. Orang lain — mari kita hadapi itu — sekadar anti-sosial lama.

Apapun alasannya, mendapatkan informasi dari orang seperti ini tidak harus seperti mencabut gigi.

Memikirkan kembali tentang jurnalis, sebagian besar reporter yang baik tahu bahwa mendapatkan lebih banyak informasi dari seseorang yang tampaknya tidak mau bekerja sama dapat semudah berdiam diri. Bahkan orang yang tidak berbicara menjadi semakin tidak nyaman semakin lama keheningan yang canggung berlangsung. Pada titik tertentu, mereka mungkin merasa sangat tidak nyaman sehingga mereka mulai berbicara untuk mengisi kesunyian. Kemudian Anda dapat menggunakan pertanyaan Anda untuk mendapatkan pengetahuan yang sebenarnya.

Juga, seperti dengan pembicara, Anda mungkin lebih beruntung dengan mengirimkan daftar pertanyaan dan meminta jawaban sebelum pertemuan tatap muka. Bahkan poin-poin akan membantu. Pastikan pertanyaan Anda terarah dan langsung ke inti dari apa yang perlu Anda ketahui untuk memastikan mereka dapat menjawabnya tanpa terlalu banyak usaha.

Sebagai upaya terakhir, jika UKM Anda tidak memberikan informasi yang Anda butuhkan, bekerjalah dengan atasan Anda atau kolega lain untuk mengidentifikasi orang lain di organisasi Anda yang mungkin lebih cocok. Ingatlah hal ini saat Anda membutuhkan UKM sehingga Anda tidak mengalami masalah yang sama lagi.

Terlalu banyak pengetahuan terlalu banyak

Terkadang UKM memiliki begitu banyak keahlian sehingga sulit untuk menemukan informasi yang paling relevan untuk tugas yang ada. Mereka memiliki begitu banyak hal untuk dibagikan sehingga dapat membebani cakupan video Anda saat ini dan mengancam untuk menggelembungkan waktu menonton di luar batas yang wajar.

Dalam kasus seperti ini, menetapkan tujuan dan harapan dan memiliki pemahaman bersama tentang ruang lingkup proyek di awal membantu menjaga hal-hal tetap fokus dan tepat sasaran.

Pastikan UKM Anda memahami tujuan konten video ini dan mengapa itu penting. Bersikaplah terbuka dengan apa yang Anda butuhkan dan mengapa Anda membutuhkannya. Garis besar video Anda juga dapat membantu dalam mempertahankan fokus.

Di sisi lain, jangan takut untuk mendengarkan SME Anda ketika mereka memiliki alasan yang sah untuk memberikan lebih banyak informasi daripada yang diminta. Mungkin cakupan video asli Anda tidak akan secara akurat atau sepenuhnya menjawab masalah yang dihadapi. Mungkin ada konten lain atau tambahan yang lebih masuk akal untuk disajikan.

Dengarkan perspektif mereka dan bersiaplah untuk berubah jika ada alasan bagus untuk itu. Ingatlah bahwa mengubah ruang lingkup proyek mungkin memerlukan izin dari supervisor atau orang yang meminta proyek tersebut.

UKM Anda ingin mencoba kontennya

Meskipun hal ini lebih umum terjadi pada konten tertulis, bagi pembuat video, ada kalanya UKM Anda hanya ingin mengambil kendali dan membuat beberapa konten sendiri. Meskipun mereka mungkin tidak ingin benar-benar membuat video Anda, mereka mungkin ingin menulis skrip, mengerjakan papan cerita, atau mengambil alih aspek lain dari perencanaan pra-video.

Tangani ini berdasarkan kasus per kasus. Jika Anda memiliki hubungan kerja yang baik dengan UKM Anda dan Anda yakin dengan kemampuan konten mereka, ini sebenarnya dapat berjalan dengan baik. Sebagai UKM, mereka bisa sangat membantu dalam menciptakan — setidaknya — tempat yang baik untuk memulai.

Di sisi lain, jika Anda baru bekerja dengan UKM ini, atau Anda tidak yakin bahwa "bantuan" semacam ini benar-benar akan membantu, lebih baik untuk mundur. Ada beberapa cara untuk melakukannya tanpa menyakiti perasaan.

Misalnya, ucapkan terima kasih atas sarannya, tetapi beri tahu mereka bahwa Anda menikmati kesempatan untuk benar-benar belajar dari mereka, sehingga akan lebih membantu bagi Anda untuk mendapatkan informasi dan meringkasnya ke poin yang paling menonjol.

Atau, ingatkan mereka tentang harapan dan peran yang Anda tetapkan di awal proyek.

Terakhir, Anda dapat berkompromi dan meminta mereka menyusun garis besar untuk membantu membentuk konten.

Apa pun yang terjadi, pastikan mereka memahami bahwa Anda menghargai semua upaya mereka dan Anda senang bekerja dengan mereka.

Satukan semuanya

Bekerja dengan UKM dapat berarti perbedaan antara video yang bagus dan yang bagus. Mengumpulkan informasi yang paling relevan dan akurat memastikan bahwa pemirsa Anda mendapatkan apa yang mereka butuhkan. Baik Anda bekerja dengan satu atau beberapa UKM, ikuti tips dalam panduan ini untuk memastikan hubungan kerja dan proyek Anda adalah yang terbaik.

10 tips cepat untuk konten UKM yang hebat

1. Sederhananya: UKM Anda mungkin mengetahui semua jenis istilah teknis, akronim, dan jargon yang — kecuali jika mereka sendiri ahlinya — mungkin asing bagi pengguna atau pelanggan Anda. Pastikan untuk membuat konten Anda ke level yang membuatnya lebih mudah dipahami.
2. Mulai dari awal: Ingat, sebelum seseorang mulai menggunakan fitur perangkat lunak baru yang bagus itu, mereka harus masuk. Apakah Anda menyertakan semua langkah, bahkan jika itu tampak jelas bagi Anda atau UKM Anda?
3. Jangan takut untuk meminta bantuan: Perjelas apa yang tidak Anda mengerti!
4. Pelan-pelan: Meskipun Anda tidak ingin membuang waktu UKM Anda, pastikan untuk meluangkan waktu yang Anda perlukan untuk benar-benar memahami apa yang harus Anda jelaskan dalam video Anda untuk menghindari tindak lanjut yang tidak perlu.
5. Jelajahi "bagaimana-jika": Apa yang terjadi jika pelanggan mengklik tombol ini? Apa yang akan terjadi jika sistem ini gagal? Apa yang akan dilakukan pelanggan jika ini terjadi?
6. Jelajahi "mengapa": Mengapa ini terjadi? Mengapa pelanggan perlu melakukan ini? Mengapa ini praktik terbaik?
7. Ajukan pertanyaan lanjutan: Mengapa demikian? Bisakah Anda memberi tahu saya lebih banyak tentang bagaimana ini terjadi?
8. Tanyakan kepada UKM apakah mereka memiliki sesuatu untuk ditambahkan: Anda tidak pernah tahu wawasan apa yang mungkin mereka berikan!
9. Biarkan mereka memberi Anda cerita latar belakang mereka: Meskipun mungkin tidak relevan dengan diskusi yang sedang berlangsung, ini membantu membangun hubungan baik dengan menunjukkan bahwa Anda peduli lebih dari sekadar apa yang dapat mereka berikan kepada Anda. Dan, Anda tidak pernah tahu, Anda mungkin akhirnya mempelajari sesuatu yang lebih berguna daripada yang Anda kira!
10. Bersiaplah, tetapi jangan takut untuk menyimpang dari rencana Anda: Buat daftar pertanyaan yang perlu Anda jawab, tetapi ikuti jawaban yang relevan ke jalan yang mungkin tidak Anda duga sebelumnya. Anda dapat memperoleh wawasan berharga baik untuk Anda dan — pada akhirnya — pemirsa video Anda.

Mencari informasi lebih lanjut tentang apa yang diperlukan untuk membuat video hebat? TechSmith Academy adalah sumber daya gratis untuk membantu Anda meningkatkan kualitas video Anda.