Cara Mengganti Rapat Dengan Video

Apakah Anda menghabiskan sebagian besar hari atau minggu Anda dalam rapat di tempat kerja?

Kami merasakan sakit itu!

Berkomunikasi di tempat kerja saat ini terjadi dalam banyak cara yang berbeda. Beberapa metode yang paling umum termasuk:

• Pertemuan tatap muka
• Rapat virtual
• Surel
• Alat obrolan

Meskipun masing-masing memiliki tujuan, tergantung pada apa yang perlu Anda bagikan, masing-masing juga memiliki kekurangan.

Penelitian kami menemukan bahwa mayoritas karyawan merasa bahwa komunikasi perusahaan mereka tidak mengirimkan pesan yang jelas dan bahwa para pemimpin tidak berkomunikasi dengan cara yang terbaik bagi karyawan. Itu dapat berdampak besar pada produktivitas, keterlibatan karyawan, dan bahkan kinerja pekerjaan.

Seorang pelaku besar? Terlalu banyak pertemuan.

Bagaimana rapat mengganggu pekerjaan

Itu tidak berarti bahwa rapat pada dasarnya buruk atau tidak produktif. Terkadang pertemuan tatap muka adalah cara terbaik untuk berkomunikasi. Duduk, berbicara melalui ide, dan membuat keputusan bekerja dengan baik dalam sejumlah situasi.

Sayangnya, karena ini berfungsi untuk beberapa waktu, banyak perusahaan cenderung menggunakannya SETIAP waktu.

Pendekatan ini tidak selalu memungkinkan. Bahkan dengan opsi rapat virtual, mungkin sulit untuk menjadwalkan karena batasan zona waktu dan ketersediaan terbatas pada kalender orang yang sudah sibuk.

Kadang-kadang bahkan bisa memakan waktu lebih lama untuk menjadwalkan pertemuan dengan sekelompok pemangku kepentingan yang sibuk daripada pertemuan itu sendiri.

Rapat juga menghadirkan beberapa tantangan lain yang kurang jelas seperti:

• Orang-orang membicarakan satu sama lain
• Orang pendiam tidak selalu angkat bicara
• Orang multi-tasking atau tidak terlibat
• Mendengar, "Maaf, saya harus lari ke pertemuan lain"

Berapa kali Anda menghadiri pertemuan di mana dua atau tiga orang mendominasi percakapan dan semua orang harus berjuang agar suaranya didengar? Tidak semua orang memiliki kepribadian yang cocok untuk menyela dan berbicara, terutama dalam pengaturan kelompok atau dengan kepemimpinan.

Beberapa orang juga membutuhkan lebih banyak waktu untuk memproses informasi sebelum menawarkan ide atau tandingan. Mereka mungkin memiliki hal-hal hebat untuk dibagikan, tetapi pertemuan mungkin bukan tempat terbaik bagi mereka untuk melakukannya.

Selain itu, kita semua pernah menghadiri rapat di mana setidaknya beberapa peserta memeriksa ponsel mereka atau mengerjakan sesuatu yang lain.

Mungkin mereka tidak benar-benar perlu hadir dalam pertemuan itu. Atau mungkin hanya sebagian kecil dari pertemuan selama satu jam yang benar-benar relevan bagi mereka. Either way, itu mungkin bukan penggunaan waktu mereka yang efektif.

Ironisnya, kelemahan lain dari rapat terjadi ketika rapat berjalan dengan baik. Pernahkah Anda berada di tengah-tengah diskusi yang bagus hanya untuk dipotong karena waktunya sudah habis? Anda mungkin hanya perlu 10-20 menit lagi, tetapi sebaliknya, karena orang lain memiliki komitmen lain, Anda harus berhenti dan mencoba melanjutkan dari yang Anda tinggalkan di lain waktu.

Antara mencoba menemukan waktu di kalender semua orang lagi dan mengembalikan semuanya ke halaman yang sama, hampir tidak mungkin untuk kembali ke arus. Banyak ide hebat yang mungkin hilang di sela-sela pertemuan.

Abaikan rapat yang tidak perlu dengan video

Terlepas dari semua kekurangan ini, sebagian besar organisasi terus menjadwalkan pertemuan yang tidak perlu.

Tidak harus seperti ini. Anda dan tim Anda dapat menghentikan rapat tersebut dengan video. Anda akan meningkatkan keterlibatan dan produktivitas — dan mengurangi waktu yang terbuang. Penelitian membuktikan hal ini. Faktanya, kami menemukan bahwa 48% karyawan menganggap video sebagai bentuk komunikasi yang paling menarik .

Tapi bukankah video banyak bekerja?

Saya tahu apa yang mungkin Anda pikirkan… jika saya tidak pernah membuat video, bagaimana belajar melakukannya akan menghemat lebih banyak waktu daripada benar-benar mengadakan rapat? Itu reaksi normal, dan Anda tidak sendirian. Ketakutan ini dapat berasal dari keyakinan bahwa:

• Video harus terlihat sempurna agar efektif
• Video selalu membutuhkan banyak waktu untuk dibuat
• Video akan sulit untuk dipantau dan tetap up-to-date dari waktu ke waktu
• Video membutuhkan banyak persiapan, seperti skrip dan storyboard

Meskipun dalam beberapa kasus semua hal di atas bisa jadi benar, di sebagian besar situasi komunikasi di tempat kerja, Anda tidak perlu lagi mempersiapkan diri untuk membuat video daripada saat Anda akan mengadakan rapat.

Snagit adalah alat pengambilan semua-dalam-satu yang fantastis yang dapat membantu Anda dengan mudah menangkap atau merekam layar Anda dan melakukan pengeditan sederhana.

Selain itu, Snagit memberi Anda cara sederhana untuk merekam suara dan layar (atau webcam) Anda secara bersamaan, membuat pembuatan video informasi yang tampak hebat menjadi sangat mudah.

Dan ingat, Anda tidak akan membuat film laris Hollywood berikutnya. Tidak harus sempurna. Jenis video ini biasanya ditujukan untuk sekelompok kecil orang dan memiliki masa simpan yang relatif singkat.

Seringkali, ini semudah membuka dek slide atau spreadsheet dan hanya membicarakannya saat merekam. Jika Anda membuat kesalahan, teruskan saja. Anda dapat dengan mudah memotong yang benar-benar mengerikan ketika Anda selesai.

Manfaat menggunakan video untuk menggantikan rapat

Mari kita lihat contoh singkat bagaimana konsep ini bekerja.

Cukup sederhana, bukan? Kami juga berpikir begitu. Itulah sebabnya tim kami di TechSmith bersandar pada model ini dan menghilangkan banyak rapat yang mengacaukan kalender kami.

Terkadang, Anda mungkin masih ingin mengadakan rapat setelah diskusi berbasis web awal. Jika itu masalahnya, sekarang Anda dapat langsung beralih ke mode pengambilan keputusan daripada menghabiskan paruh pertama rapat dengan meminta seseorang mempresentasikan informasi atau data dan menjawab pertanyaan.

Ketika ini terjadi, coba tebak? Anda baru saja melakukan "pertemuan terbalik." Ini adalah teknik hebat lainnya untuk rapat yang lebih efektif, yang berarti berbagi informasi terlebih dahulu sehingga semua orang yang datang ke rapat lebih siap.

Namun, seringkali Anda akan menemukan bahwa Anda dapat menyelesaikan semua yang Anda butuhkan melalui diskusi video berbasis web, dan dapat melewatkan rapat bersama-sama!

7 manfaat diskusi berbasis video

Setelah menggunakan teknik ini lebih dan lebih di TechSmith untuk hal-hal seperti pembaruan status, temuan penelitian, dan proposal strategi, berikut adalah tujuh manfaat teratas yang kami lihat:

1. Semua orang mendapat suara yang sama

Melakukan diskusi berbasis video memungkinkan rekan kerja yang bersuara paling lembut sekalipun untuk ikut serta kapan pun mereka memiliki sesuatu untuk disumbangkan. Dengan tidak ada orang lain yang bisa diajak berpuas diri secara real time, semua pemirsa dapat meninggalkan komentar sesuai kebutuhan.

2. Semua orang dapat melihat konten kapan dan di mana saja mereka merasa nyaman

Tidak perlu lagi repot mencari ruang rapat atau kesulitan menemukan slot kalender yang cocok untuk semua orang. Dengan video, setiap anggota tim dapat menonton informasi pada saat yang paling nyaman bagi mereka, dan mereka tidak perlu merasa tidak siap untuk pertemuan tatap muka jika jadwal mereka sibuk.

3. Ini memberi orang waktu untuk mencerna konten sebelum mereka merespons

Terkadang, sulit untuk memberikan umpan balik langsung selama rapat. Anda mungkin perlu waktu untuk membiarkan konten meresap dan mungkin meninjaunya sebelum menyuarakan pendapat Anda. Video asinkron memecahkan masalah itu!

4. Ini mendokumentasikan dan mengarsipkan percakapan di satu tempat

Tidakkah Anda terkadang berharap bisa kembali dan melihat rekaman semua yang dikatakan dalam pertemuan tatap muka? Saat Anda membagikan video sebagai gantinya, informasi tersebut hidup secara permanen dalam format yang mudah diakses.

5. Ini memungkinkan semua orang untuk berbagi konteks masuk

Jika Anda memang berencana untuk mengadakan pertemuan lanjutan, video adalah cara yang bagus untuk memberi semua pihak waktu dan informasi yang mereka butuhkan untuk merasa siap untuk menghadirinya. Ditambah lagi, informasi itu akan tersampaikan secara seragam.

6. Kita dapat memanfaatkan waktu tatap muka dengan lebih baik (jika masih diperlukan)

Saat rekan kerja memiliki video dengan informasi yang bagus, kita semua dapat memanfaatkan pertemuan langsung dengan lebih baik dan tidak membuang waktu untuk menyampaikan statistik untuk pertama kalinya. Yaitu, jika pertemuan tatap muka bahkan diperlukan setelah berbagi video!

7. Terkadang kita bisa mengganti seluruh pertemuan

Jika video yang bagus dapat menyampaikan semua informasi yang akan dimiliki pertemuan langsung, mengapa harus bertemu sama sekali? Video dapat menghemat waktu semua orang dan meningkatkan produktivitas.

Ringkasan

Pertemuan yang tidak perlu dapat mendatangkan malapetaka pada produktivitas dan moral. E-mail dan bentuk komunikasi lainnya juga menghadirkan tantangan tersendiri.

Namun, video menawarkan alternatif yang bagus untuk pertemuan tradisional.