Apa Fitur Utama Perangkat Lunak Pelacakan Waktu?

Aplikasi pelacakan waktu menggunakan otomatisasi untuk memantau waktu baik di tempat kerja maupun di lingkungan pribadi. Ketika datang untuk memantau waktu dengan perangkat lunak khusus, pertanyaan pertama yang mungkin ingin Anda tanyakan adalah: "Bagaimana saya mengetahui fitur penting dari alat pelacak waktu yang baik, dan perangkat lunak apa yang memiliki kualitas dasar ini?"

Pada artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda semua bahan penting dari pelacak waktu yang andal, dan kemudian kami akan menyarankan alat ideal yang dapat Anda gunakan.

Apa Manfaat Perangkat Lunak Pelacakan Waktu?

Pertama, Anda harus memahami bahwa menggunakan perangkat lunak pelacak waktu akan sangat membantu bisnis Anda. Beberapa manfaatnya antara lain sebagai berikut:

1. Peningkatan Produktivitas

Dengan melacak aktivitas karyawan Anda, Anda akan segera mengekang sikap negatif yang dapat menghambat produktivitas di tempat kerja. Selain itu, Anda akan lebih mudah membuat staf Anda fokus untuk mencapai potensi mereka yang sebenarnya. Ketika orang dapat mengukur aktivitas mereka dan juga memantau jam produktif mereka, mereka dapat dengan mudah mengidentifikasi hal-hal yang menurunkan produktivitas mereka dan memperbaikinya.

2. Perekaman Waktu Tanpa Batas

Sebesar keinginan Anda untuk terus mencermati aktivitas karyawan, ada hal penting lain yang perlu Anda perhatikan. Selain itu, mencoba menangkap waktu, mencatat jam yang dapat ditagih, menghitung upah pekerja, dan juga membuat draf faktur klien secara manual akan membuat Anda lelah.

Jika Anda menggunakan pelacak waktu, Anda hanya perlu melakukan konfigurasi satu kali pengaturan pengambilan waktu Anda dan menunjukkan persyaratan penagihan Anda. Alat ini secara otomatis menangani segala sesuatu yang lain setelah itu.

3. Peningkatan Transparansi

Jika staf Anda merasa tertipu saat Anda menunjukkan kelemahan mereka di tempat kerja, catatan akurat pelacak waktu akan memberikan penyelesaian damai. Anda dapat menggunakan informasi tersebut untuk menilai produktivitas karyawan Anda dan mengidentifikasi area abu-abu yang perlu ditangani – dan Anda tidak akan terlihat tidak masuk akal saat melakukannya.

4. Kesadaran Tenggat Waktu dan Manajemen Waktu yang Lebih Baik

Dengan mengamati aktivitas karyawan secara real time, akan mudah untuk memprediksi waktu penyelesaian tugas dan penugasan. Selain itu, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi faktor penundaan utama. Efek negatif dari penyesuaian jangka pendek atau jangka panjang tidak akan langsung terlihat karena Anda sudah memiliki sistem manajemen waktu yang kuat.

5. Budaya Tempat Kerja yang Solid

Dengan memberikan penekanan yang ketat pada pelacakan waktu yang efektif, Anda secara bertahap akan membangun budaya disiplin dan akuntabilitas di tempat kerja. Artinya, karyawan Anda akan menjadi berorientasi pada tujuan. Selain itu, mereka akan belajar untuk lebih mempercayai Anda dan selalu merasa termotivasi untuk bekerja sesuai dengan KPI perusahaan.

Apa Fitur Penting dari Pelacak Waktu yang Baik?

Perangkat lunak pelacakan waktu biasanya mengumpulkan data yang terkait dengan jumlah waktu yang digunakan karyawan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka. Lebih mudah dan lebih efisien daripada lembar waktu tradisional, seperti Excel, yang memerlukan entri manual untuk setiap detik atau menit yang dikerjakan.

Sebagian besar pemilik bisnis mulai menyadari kebutuhan untuk memanfaatkan analitik waktu kerja semacam itu untuk wawasan dan untuk merampingkan berbagai sisi operasi mereka. Misalnya, untuk menghitung secara akurat jumlah jam produktif yang dikerjakan oleh anggota staf dan mengelola pembayaran mingguan atau bulanan karyawan, Anda dapat menggunakan solusi pelacakan waktu yang memiliki fitur faktur terintegrasi.

Pada catatan itu, selain dari fungsi dasarnya memantau waktu yang dihabiskan untuk proyek, pelacak waktu yang baik harus memiliki fitur utama berikut:

1. Pelacakan Waktu Holistik

Pemantauan waktu saja tidak cukup. Sangat penting, format yang digunakan dalam menyajikan hasil dapat membuat informasi lebih bermakna. Saat ini, beberapa pelacak waktu terbaik membuat informasi yang direkam dengan cara yang memudahkan manajer untuk menyaring data waktu menurut proyek, klien, unit, dan tugas individu. Terlebih lagi, itu adalah bonus jika perangkat lunak memiliki antarmuka sederhana yang membuatnya cocok untuk berbagai tujuan.

2. Timesheet Otomatis

Timesheet membantu memantau ketidakhadiran karyawan di tempat kerja, waktu istirahat, hari libur, dan jumlah jam kerja. Fitur ini menggunakan potongan informasi ini untuk menghitung jam yang dapat ditagih dan, dengan perluasan, jumlah pembayaran bulanan/mingguan untuk setiap karyawan, sehingga berguna untuk pemrosesan penggajian dan faktur.

Beberapa pelacak waktu tidak memiliki fitur ini. Namun, mereka yang memilikinya memiliki templat bawaan untuk menghasilkan lembar waktu dalam format PDF, CSV, atau DOC. Selain itu, Anda dapat mengekspor hasilnya ke email.

3. Alat Bawaan untuk Pelaporan dan Analisis

Perangkat lunak pelacakan waktu yang andal akan memungkinkan Anda membuat ringkasan pekerjaan setiap karyawan. Ini biasanya termasuk yang berikut:

• Detail terkait aktivitas, seperti jumlah total jam yang dihabiskan oleh karyawan Anda, waktu idle keseluruhan, waktu produktif keseluruhan, dan tingkat aktivitas pengguna untuk setiap periode waktu.
• Detail kinerja staf, terutama yang terkait dengan proyek tim, sehingga Anda dapat mengukur kontribusi setiap anggota.
• Laporan terkait tugas dari setiap anggota tim untuk melihat sifat pekerjaan yang dilakukan. Beberapa karyawan mungkin mencatat angka besar sementara tidak terlibat dengan kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan.

Fitur Laporan dan Analytics dari pelacak waktu akan memungkinkan Anda menghasilkan data ini dalam beberapa langkah.

Ini juga ideal jika ringkasan ditampilkan dalam format seperti bagan atau grafik untuk memudahkan pencarian. Namun, template yang dapat disesuaikan akan jauh lebih berguna.

4. Kemampuan Manajemen Proyek Satu Ukuran untuk Semua

Perangkat lunak pelacakan waktu pada dasarnya berguna dalam manajemen proyek. Namun, sementara sebagian besar aplikasi pelacakan waktu di pasar cenderung menyertakan modul sederhana yang membuatnya cocok untuk sebagian besar proyek berukuran kecil, Anda mungkin menemukan kemampuan manajemen proyek berikut ini hilang di banyak pelacak waktu populer:

• Pengelompokan tugas di antara sub-divisi tim
• Pengaturan tenggat waktu untuk proyek dan tugas individu
• Pemantauan kemajuan untuk pekerjaan yang sedang berlangsung
• Manajemen anggaran

Intinya, hal di atas mungkin tidak diperlukan untuk bisnis kecil. Namun, Anda tidak dapat mengabaikan fitur ini jika Anda ingin memastikan proyek selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan kualitas yang diinginkan.

5. Fitur Peringatan untuk Pengingat Tepat Waktu

Pelacak waktu dapat menjadi pembeda antara penundaan dan respons tepat waktu terhadap suatu masalah. Misalnya, beberapa karyawan mungkin lupa untuk keluar, dalam hal ini perangkat lunak mengirimi mereka pemberitahuan sebelum mereka benar-benar mengosongkan tempat tersebut. Selain itu, aplikasi harus dapat memperingatkan Anda ketika tenggat waktu semakin dekat dan Anda terlambat dari jadwal. Dengan cara yang sama, Anda dapat memberikan izin kepada anggota tim Anda untuk menerima peringatan tersebut untuk tugas yang tertunda. Beberapa aplikasi manajemen waktu secara otomatis mengirimkan pemberitahuan tersebut melalui email, SMS, dan ruang obrolan (jika terintegrasi).

6. Manajemen Faktur

Meskipun lembar waktu membantu menyederhanakan cara pencatatan jam yang dapat ditagih, Anda mungkin harus memilah sendiri proses pembuatan faktur secara manual. Namun, itu tidak ideal jika Anda menagih klien Anda setiap jam atau setiap hari. Juga, hal-hal bisa menjadi lebih rumit saat bisnis Anda berkembang.

Jadi, fitur manajemen faktur terpisah untuk melacak jam kerja dan secara otomatis menghasilkan dokumen penagihan sesuai dengan persyaratan yang disepakati harus tersedia di pelacak waktu. Selain menghilangkan beban kerja Anda, alat ini juga memastikan bahwa Anda dapat mengirimkan detail penagihan yang akurat kepada klien Anda secara konsisten. Itu akan membangun kepercayaan dalam jangka panjang.

7. Integrasi Dengan Perangkat Lunak Lain

Mengacak-acak berbagai platform dan aplikasi pihak ketiga adalah aspek yang tak terhindarkan dari sebagian besar proyek saat ini. Selain itu, alat tersebut mungkin menawarkan layanan yang membuatnya sangat diperlukan untuk tim lintas fungsi.

Beberapa contohnya adalah sebagai berikut:

• asana
• Tenaga penjualan
• PayPal
• tata bahasa
• Trello
• Kendur

Perangkat lunak pelacakan waktu yang dapat berintegrasi mulus dengan aplikasi pihak ketiga akan memudahkan cara Anda mengelola proyek. Meskipun demikian, kebutuhan akan pelacak waktu multiguna seperti itu mungkin tidak akan terlihat sampai Anda merampingkan operasi tempat kerja Anda. Dengan memusatkan aplikasi yang berguna untuk proyek Anda di satu tempat, Anda dapat menerapkan strategi kinerja jangka panjang dan pendek secara efektif. Pilih saja pelacak waktu berbayar atau waktu luang yang layak digunakan.

8. Aplikasi Seluler

Memiliki perangkat lunak pelacak waktu yang dapat diakses di ponsel cerdas dapat berkontribusi pada kelangsungan bisnis. Beberapa merek memiliki aplikasi seluler di mana pengguna dapat mengakses hampir semua fungsi versi desktop pelacak waktu mereka.

Dengan versi seluler aplikasi pelacakan waktu Anda, Anda dapat menjaga bisnis Anda tetap berjalan 24/7. Selain itu, Anda dapat menerima pembaruan waktu nyata tentang kemajuan yang dibuat dengan proyek yang belum selesai. Anda juga dapat melihat tingkat kinerja karyawan Anda. Selain itu, dapat menggunakan pelacak waktu di ponsel Anda dapat membuat Anda lebih cepat dari jadwal.

Ini adalah manfaat tambahan jika aplikasi terintegrasi dengan penyimpanan cloud.

Pelacak Waktu Apa yang Memiliki Semua Fitur yang Diperlukan?

Beberapa pilihan yang sangat baik tersedia di luar sana. Yang mengatakan, sementara beberapa mungkin pandai membiarkan Anda memiliki pandangan menyeluruh tentang aktivitas staf Anda, mereka mungkin tidak cocok untuk pengelompokan tugas yang efektif, dan beberapa yang berperingkat teratas agak terbatas.

Untungnya, ada pelacak waktu yang kuat yang memiliki semua fitur yang diinginkan. Alat ini bernama Traqq Time tracker. Muncul dengan ini dan beberapa fungsi menarik lainnya dan dapat diakses sepenuhnya secara gratis.

Sebaiknya gunakan Traqq jika Anda menginginkan pelacak waktu dengan rangkaian fitur lengkap untuk memantau aktivitas dan kinerja tim Anda.

Kesimpulan

Penggunaan pelacak waktu lebih dari sekadar tren. Namun, tidak semua pelacak waktu sepadan dengan waktu Anda. Artikel ini membahas poin-poin penting yang perlu dipertimbangkan saat memilih perangkat lunak pelacakan waktu.

Apakah menurut Anda panduan ini bermanfaat? Mohon beri tahu kami melalui bagian komentar.