3 Teknik Yang Harus Diketahui Untuk Mendapatkan Hasil Maksimal Dari Investasi BI Anda
Diterbitkan: 2022-01-29Satu dekade yang lalu, jika Anda bertanya kepada manajer bisnis biasa tentang tantangan mereka yang paling mendesak, mereka mungkin akan memberi tahu Anda bahwa itu adalah kurangnya informasi. Banyak perusahaan pada dasarnya beroperasi berdasarkan insting karena mereka tidak memiliki wawasan yang kuat tentang bagaimana bisnis mereka beroperasi.
Saat ini, kita menghadapi masalah sebaliknya. Aplikasi layanan cloud membuang segunung data bahkan pada bisnis kecil. Dari peternakan server virtual Anda hingga kesuksesan kampanye pemasaran email Anda, dan bahkan ke semua inventaris yang Anda miliki di gudang Anda, angka-angka mengalir ke bisnis Anda dari semua sudut. Untungnya, alat intelijen bisnis (BI) yang dapat diakses memiliki potensi untuk memungkinkan bisnis kecil hingga menengah (UKM) mengurai data tersebut menjadi unicorn kesuksesan analitis, wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Kesulitannya adalah merangkul angka-angka.
Di situlah analisis bisnis masuk. Seperti yang akan kami jelaskan di artikel ini, teknik analisis bisnis bukanlah dasbor warna-warni yang pada akhirnya akan dibuat oleh alat BI Anda. Merekalah yang memungkinkan Anda mengambil data mentah dan menggunakannya untuk membangun peta yang mengarah langsung ke tindakan dunia nyata. Alat BI adalah paket bagal yang membantu Anda sampai di sana.
Banyak manajer bisnis yang lebih kecil menghindar dari alat BI karena mereka percaya alat itu terlalu sulit untuk digunakan, tetapi sebenarnya, itu tidak terlalu sulit setelah Anda tahu apa yang Anda ingin mereka katakan kepada Anda. Teknik-teknik di bawah ini akan memungkinkan Anda memahami apa yang dibutuhkan pertanyaan-pertanyaan itu dan bagaimana Anda ingin pertanyaan-pertanyaan itu dijawab.
Apa yang Membuat Analisis Penting
Analisis bisnis harus dimulai sebelum Anda mem-boot alat BI Anda. Sebuah layanan BI sendiri tidak bernilai banyak. Untuk mendapatkan manfaat darinya, Anda perlu memberdayakannya untuk memberi tahu Anda, manajer Anda, dan karyawan Anda informasi yang perlu mereka ketahui. Data yang memungkinkan mereka melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik dengan manfaat yang sesuai dengan bisnis lainnya.
Itu harus mencakup data yang mereka butuhkan secara teratur dan itu juga harus membuatnya lebih mudah didapat daripada metode apa pun yang mereka gunakan untuk menemukannya sebelumnya. Ceri di atas harus bisa menambah wawasan baru. Ide-ide yang mungkin tidak mereka miliki sebelumnya diharapkan membuat pekerjaan mereka lebih mudah dan efektif. Itu bagus untuk masalah bisnis jangka panjang dan berulang, tetapi juga bagus untuk tantangan jangka pendek.
Contoh yang bagus adalah pandemi. COVID-19 memaksa perusahaan untuk mengalihkan segalanya dari operasi ke strategi keuangan sehingga semuanya berjalan dalam normal baru. Itu berarti wawasan baru tentang data saat ini sangat penting. Menurut survei yang dilakukan oleh tim Komunikasi dan Riset Freshbooks, hanya 21% bisnis yang mengatakan bahwa mereka memiliki staf atau sumber daya yang cukup untuk menghadapi tantangan yang ditimbulkan oleh pandemi.
Meskipun keduanya merupakan platform yang kuat, baik Tableau maupun Microsoft Power BI tidak dapat mengelola realokasi sumber daya tersebut untuk Anda. Analisis bisnis adalah apa yang perlu Anda lakukan sebelumnya sehingga Anda dapat mengarahkan alat tersebut pada masalah yang tepat yang perlu Anda perbaiki.
Tiga Teknik BI Teratas
Ini mungkin terlihat aneh bagi pemula, tetapi sebagian besar teknik BI yang populer disebut dengan akronim. Ini umumnya menyingkat langkah-langkah yang digunakan teknik untuk menjalankan fungsinya. Tiga yang dijelaskan di bawah ini tentu saja bukan satu-satunya teknik yang tersedia tetapi semuanya dapat diterapkan pada bisnis dengan ukuran berapa pun, jadi ini adalah tempat yang baik untuk memulai.
1. SWOT
Analisis SWOT mungkin merupakan teknik yang paling terkenal, itulah sebabnya mengapa ini menjadi yang pertama dalam daftar kami. SWOT adalah singkatan dari Strength, Weakness, Opportunities, dan Threats. Karena dapat diterapkan secara luas, ini bisa dibilang merupakan teknik paling populer yang digunakan saat ini. Itu karena analisis SWOT dapat – dan harus – dilakukan di seluruh organisasi Anda, bukan hanya satu departemen atau beban kerja.
Melakukan hal ini mengungkapkan banyak hal tentang bagaimana tim yang berbeda melihat posisi perusahaan Anda dan peluang yang tersedia untuk Anda. Dengan mengumpulkan tanggapan ini, Anda akan dapat membangun gambaran yang lebih holistik tentang cara kerja bisnis Anda dan kinerjanya.
Contohnya adalah sikap anggota tim Anda terhadap teknologi baru. Bergantung pada sektor pasar Anda, bisa jadi tim pemasaran Anda sangat tertarik dengan Internet of Things, atau tim layanan pelanggan Anda melihat peluang di chatbot yang digerakkan oleh AI. Sebaliknya, tim TI Anda mungkin menganggap teknologi tersebut sebagai ancaman terbesar yang Anda hadapi. Menerapkan SWOT akan memprioritaskan kebutuhan pemasaran atau meja bantuan terhadap misi TI Anda. Ini juga akan mencakup persis bagaimana membuat keputusan tersebut dengan menyediakan data yang relevan dengan keputusan itu.
Itu dapat mencakup hal-hal seperti bagaimana perasaan pelanggan Anda tentang chatbot AI dari survei yang Anda berikan kepada mereka atau dari tanggapan yang telah dimasukkan oleh teknisi meja bantuan Anda ke dalam manajemen hubungan pelanggan (CRM) atau aplikasi manajemen tiket mereka. Data itu kemudian akan dikorelasikan dengan data TI yang relevan, seperti berapa biaya sistem chatbot AI untuk menginstal, mengelola, dan memecahkan masalah, dan yang terpenting bagaimana Anda menguji teknologi baru tersebut sebelum benar-benar membelinya.
Karena berfokus pada empat area yang terdefinisi dengan baik, pertanyaan awal dan hasil akhir dari analisis SWOT biasanya ditampilkan dalam kisi empat titik dasar. Untuk contoh yang terlalu disederhanakan, katakanlah Anda menjalankan bisnis pipa ledeng dan Anda ingin berkembang. Pertanyaan SWOT awal Anda mungkin terlihat seperti ini:
Mengatasi pertanyaan-pertanyaan ini akan mengenai berbagai bagian bisnis, termasuk pemasaran, penjualan, keuangan, dan operasi. Setiap bidang perlu menjawab pertanyaan-pertanyaan itu dalam kaitannya dengan informasi apa yang diperlukan untuk mendapatkan jawaban dan menyusun rencana untuk bergerak maju.
Analisis SWOT memungkinkan Anda untuk menyeimbangkan perspektif dan kebutuhan yang bersaing dari semua tim Anda, dan memastikan bahwa Anda tidak melewatkan bagian penting dari gambaran tersebut. Kesalahpahaman umum tentang SWOT (dan beberapa teknik BI lainnya) adalah bahwa mereka "plug and play," yang berarti Anda membangun satu set kueri sekali dan kemudian terus menjalankannya secara teratur untuk memetakan pertumbuhan/penurunan atau keberhasilan/kegagalan dari waktu ke waktu.
Anda dapat menggunakan elemen SWOT untuk ini, tetapi konsep SWOT adalah tentang bagaimana mendekati inisiatif BI secara strategis. Pendekatan kueri Anda muncul setelah proses SWOT Anda, bukan selama. Dan Anda dapat dan harus menerapkan proses SWOT sesering mungkin ke sebanyak mungkin aspek bisnis Anda, terutama yang terus berubah.
Untuk pemahaman langsung dan lebih mendalam tentang cara menggunakan SWOT di dunia nyata, lihat primer online seperti ini dari Udemy.
2. PALING
Meskipun Anda dapat menerapkan SWOT untuk masalah tertentu, itu benar-benar ditujukan untuk analisis yang lebih komprehensif dari seluruh organisasi atau departemen Anda. Untuk mencari tahu masalah yang lebih kecil atau tunggal, pendekatan yang lebih baik disebut PALING, yang merupakan singkatan dari Misi, Tujuan, Strategi, dan Taktik. Dalam beberapa hal, teknik ini mirip dengan SWOT, tetapi perbedaannya di sini adalah bahwa KEBANYAKAN analisis bekerja lebih hierarkis.
Anda akan mulai dengan satu masalah di tingkat tertinggi. Kemudian setiap langkah di bawahnya dirancang lebih spesifik. Jika Anda menggunakan PALING luas, Anda mungkin mendefinisikan bisnis Anda berdasarkan tingkat eksekutif Anda. Anda kemudian dapat menggunakan hierarki tersebut untuk mengumpulkan dan mengukur metrik terluas yang tersedia untuk Anda. Misalnya, penjualan mentah atau pertumbuhan pangsa pasar. Data tersebut kemudian digunakan oleh manajer senior untuk membangun tujuan, artinya target yang ingin mereka capai ke depan. Khususnya seberapa besar mereka berpikir bahwa mereka dapat meningkatkan penjualan. Atau seberapa besar mereka mengharapkan pangsa pasar mereka tumbuh dan, yang sangat penting, tepatnya bagaimana mereka akan mengukurnya. Strategi adalah rencana Anda untuk mencapainya, dan taktik adalah bagaimana masing-masing anggota staf akan berkontribusi untuk itu.
Dua langkah terakhir dari PALING akan menjadi yang paling berlaku saat Anda merancang metrik yang sedang berlangsung dan bagaimana Anda akan menganalisisnya dengan platform BI Anda. Tetapi sebelum Anda sampai di sana, Anda juga perlu mencari tahu bagaimana Anda akan mengumpulkan data itu.
Jika tujuan Anda adalah membangun audiens komunitas sebesar 15% dalam dua kuartal, metrik apa yang perlu Anda ketahui jika Anda berhasil? Jelas pengunjung situs media sosial secara keseluruhan, tetapi juga hal-hal seperti peserta webinar, tanggapan acara, atau kunjungan situs yang berasal dari komunitas dan penjangkauan email. Dengan semua saluran ini tersedia untuk Anda, Anda harus menetapkan metode pengumpulan data sebelum terjun ke desain kueri karena pertanyaan yang dapat Anda ajukan akan ditentukan oleh data yang Anda miliki.
Dalam contoh di atas, itu akan menjadi langkah-langkah seperti penghitung kunjungan situs, pengiriman email, statistik buka, dan klik-tayang, dan penghitung akurat peserta webinar di beberapa acara. Setelah data tersebut memiliki alat pengumpulan yang ditentukan dan jalur yang ditetapkan ke sistem BI Anda, Anda dapat mulai mencari tahu kueri yang Anda perlukan untuk melacak semuanya.
Direkomendasikan oleh Editor Kami
MOST dapat sangat membantu dalam kedua langkah tersebut karena ini adalah cara yang mudah dan visual untuk mengatur kebutuhan Anda, data yang tersedia, dan tujuan sehingga semuanya mudah dicerna dan dipahami oleh seluruh tim, bukan hanya ilmuwan data.
Jika Anda mencari lebih dalam tentang apa yang PALING dapat lakukan, Texavi, startup sosial dan perilaku yang berbasis di Inggris, menjelaskannya dengan baik dalam video Youtube ini di saluran Texavi AnalystZone.
3. Desain Proses
Baik SWOT dan terutama PALING dapat digunakan oleh bisnis berukuran apa pun dengan hasil yang baik. Namun untuk segmen UKM, tetap kompetitif, efisien, dan menguntungkan adalah tantangan terbesar. Untuk itu, pendekatan intelijen bisnis yang lebih langsung dan langsung mungkin lebih efektif. Di situlah desain proses masuk. Ide utamanya adalah bahwa beberapa alat yang biasanya digunakan untuk merencanakan dan mengelola proyek juga dapat diterapkan pada proses bisnis yang sedang berlangsung.
Triknya adalah memahami cara kerja bisnis Anda. Jika Anda menjalankan gudang pemenuhan e-niaga, Anda tahu bahwa Anda menghasilkan uang dari menyimpan barang klien Anda, mengukur inventaris mereka, memenuhi dan mengirimkan pesanan mereka, dan mengumpulkan data yang mereka butuhkan untuk menjaga operasi mereka tetap berjalan. Dengan mengingat proses tersebut, Anda mungkin dapat memetakan berapa banyak uang yang Anda keluarkan untuk layanan tersebut versus berapa banyak yang mereka hasilkan. Atau bisakah Anda?
Bagaimana tepatnya gudang Anda dikelola? Untuk menjawabnya, Anda perlu melihat proses yang mengatur kedatangan produk baru, organisasi penyimpanan, dan karakteristik pengiriman. Anda juga harus tahu persis bagaimana pesanan masuk, bagaimana mereka diproses, dan bagaimana uang dan pertukaran data bekerja. Anda sedang mengebor detail dengan desain proses. Semakin granular Anda bisa mendapatkan, semakin baik kerjanya.
Itu berarti mengidentifikasi setiap rantai tugas ini, mengkategorikannya, dan memetakan setiap langkah dalam proses. Informasi tersebut memungkinkan Anda menyesuaikan proses untuk efisiensi baru, angka biaya/keuntungan yang lebih baik, atau pengoptimalan apa pun yang paling penting bagi Anda. Dengan demikian, tidak ada langkah-langkah yang ditetapkan untuk metode analisis ini. Setiap bisnis akan menentukan pendekatannya. Mungkin cara yang paling populer adalah mencuri pendekatan PALING perincian menurun dan menerapkannya pada mekanik bisnis Anda.
Mulailah dengan definisi terluas tentang apa yang dilakukan bisnis Anda. Pisahkan itu menjadi bagian-bagiannya, yang mungkin akan sama dengan departemen tempat Anda mengaturnya. Bertemu dengan kepala departemen itu, manajer lapis kedua mereka, dan bahkan orang-orang di garis depan adalah bagaimana Anda akhirnya akan membuat ringkasan terperinci tentang bagaimana bisnis Anda bekerja. Anda menginginkan semuanya, termasuk kesuksesan cerdas, rintangan kronis, dan kutil yang memalukan. Pertama kali Anda akan menjadi proses yang panjang dan membosankan tetapi informasinya adalah emas.
Setelah Anda mendapatkan kenyataan, sekarang dapat dibandingkan dengan pertanyaan hipotetis – meminta manajer untuk membayangkan bagaimana proses akan bekerja “di dunia yang sempurna.” Anda mencocokkan tanggapan tersebut dengan apa yang terjadi, yang kemudian memungkinkan Anda mengetahui mengapa hal itu berjalan seperti itu dan apa yang perlu Anda lakukan untuk meningkatkannya. Tidak ada organisasi yang beroperasi dengan sempurna, yang berarti Anda dapat menjalankan proyek desain proses secara teratur dan selalu menemukan wawasan baru. Untuk UKM, itu adalah cara yang fantastis tidak hanya untuk beroperasi lebih baik tetapi juga menjaga manajemen senior, bahkan jika itu hanya sekelompok kecil pemilik atau mitra, berhubungan erat dengan setiap aspek bagaimana bisnis mereka bekerja.
Menerapkan alat BI untuk proses ini bekerja paling baik jika Anda melakukan desain proses secara berkala. Pendekatan satu kali benar-benar tidak akan mendapat banyak manfaat dari alat seperti Tableau. Tapi kemudian proyek desain proses satu kali akan memiliki potensi keberhasilan yang terbatas pula. Tetapi lakukan satu tahun, misalnya, dan Anda dapat menghabiskan satu tahun penuh mengumpulkan data yang relevan dengan setiap proses yang memajukan bisnis Anda. Memvisualisasikan data itu setiap kali Anda memulai sesi desain proses memberi Anda gambaran yang sangat rinci tentang bagaimana kinerja Anda di pasar dan terhadap pesaing Anda.
Satu Ukuran Tidak Cocok Untuk Semua
Pengumpulan data tanpa tujuan yang jelas adalah pemborosan ruang disk. Ini hanya layak jika Anda menggunakannya untuk merencanakan dan mewujudkan perubahan, apakah itu strategis atau taktis.
Alat intelijen bisnis yang baik memberdayakan Anda untuk menggunakan data untuk membuat perubahan tersebut. Tujuan itulah yang juga harus menentukan alat BI mana yang akhirnya Anda gunakan. Ini bisa menjadi investasi yang mahal, jadi mencocokkan data yang Anda miliki dan pertanyaan yang akan Anda ajukan dengan kemampuan platform BI harus menjadi dasar apakah ada alat tertentu yang tepat untuk Anda.
Untuk UKM mana pun, menerapkan setidaknya salah satu teknik yang dijelaskan di atas adalah cara untuk melakukannya.