Teks, Gambar, atau Video dalam Komunikasi Teknis Anda?

Perusahaan tempat Anda bekerja mencoba memberikan pengalaman produk terbaik kepada audiensnya. Sebagai penulis teknis, Anda ingin berkontribusi untuk itu dengan membuat bantuan pengguna yang luar biasa untuk produk itu.

Ada banyak alat hebat di luar sana yang dapat membantu Anda mencapai ini. Alat-alat ini termasuk editor teks, dan alat grafis dan video. Tetapi bagaimana Anda memutuskan kapan harus menggunakan teks, gambar, atau video untuk bantuan produk Anda?

Dalam posting ini saya akan memberikan 15 pertanyaan yang dapat Anda tanyakan yang akan membantu memandu Anda untuk memilih media yang tepat.

15 pertanyaan untuk ditanyakan pada diri sendiri untuk membantu memilih media yang tepat

1. Apakah penggunaan gambar atau video dilarang oleh hukum?

Sebagian besar peraturan tidak menyebutkan legal atau tidaknya penggunaan video dan/atau gambar, tetapi penggunaan media ini terkadang sulit karena undang-undang yang berlaku dapat menyebabkan masalah.

Bergantung pada jenis produk yang sedang Anda kerjakan dan di negara mana produk itu dijual, terkadang instruksi tercetak untuk produk itu harus dikirimkan. Hal ini membuat penggunaan video sebagai media utama cukup sulit, tetapi menggunakan gambar mungkin juga tidak selalu menjadi solusi terbaik.

Menurut undang-undang keamanan produk Amerika, ada kewajiban untuk memperingatkan terhadap kemungkinan risiko yang terkait dengan penggunaan produk. Cacat peringatan (disebabkan oleh peringatan yang tidak memadai, tidak jelas, atau tidak lengkap), dapat meminta pertanggungjawaban produsen berdasarkan klaim tanggung jawab produk yang ketat atas kerusakan yang disebabkan oleh produk yang cacat.

Juga di Uni Eropa, peraturan arahan keselamatan produk memerlukan instruksi yang jelas. Sebagai contoh, Low Voltage Directive 2014/35/EU menyatakan “Instruksi dan informasi keselamatan tersebut, serta pelabelan apa pun, harus jelas, dapat dipahami, dan dapat dipahami.”

Sebagai produsen, Anda akan bertanggung jawab bila ada kegagalan untuk memperingatkan pembeli.

Tidak semua instruksi atau peringatan dapat dijelaskan dengan jelas dalam bentuk gambar, sehingga terkadang instruksi perlu dicetak.

Foto dapat terdegradasi dengan baik, bahkan saat Anda mencetak dalam hitam putih, namun informasi video hilang sama sekali. Ini berarti Anda memerlukan instruksi yang sangat mudah dalam format yang tidak akan terdegradasi. Anda harus menggunakan teks ketika mungkin ada konsekuensi hukum. Gunakan gambar atau video hanya untuk mendukung teks.

2. Apakah pengguna Anda memiliki akses ke internet?

Memutar video biasanya membutuhkan internet berkecepatan tinggi. Pengguna tidak selalu memiliki akses ke internet ketika mereka mencari informasi produk tertentu.

Seorang pengguna akan memeriksa YouTube untuk video "Cara" ketika dia punya waktu dan ketika internet tersedia. Kebutuhan akan informasi dalam hal ini kurang mendesak dibandingkan ketika, misalnya, kereta api terjebak dalam terowongan. Dalam hal ini, Anda pasti ingin informasi tersedia secara offline! Cara terbaik adalah menggunakan teks (didukung oleh gambar) ketika informasi tersedia secara offline.

3. Apakah konten diperbarui secara berkala?

Produk yang sedang direvisi, diperbarui, atau sedang dikembangkan mungkin kurang cocok untuk dokumentasi video. Memperbarui video untuk revisi baru lebih merepotkan dan mahal daripada memperbarui gambar dan teks. Gunakan teks, jika perlu dalam kombinasi dengan gambar, ketika Anda mengharapkan antarmuka pengguna atau desain produk fisik sering berubah.

4. Dapatkah gambar mendukung, mengganti, atau menambah teks?

Gambar dalam bantuan pengguna dapat mencakup foto, ilustrasi, tabel, tangkapan layar, diagram, dan skema. Ilustrasi dan diagram adalah cara yang baik untuk memberikan gambaran umum umum tentang perangkat, suku cadang, dan komponen kepada audiens Anda.

Pemasangan suatu produk dapat dengan mudah dijelaskan melalui ilustrasi. Ilustrasi dapat mendukung teks, atau bahkan menggantikan teks sepenuhnya.

Spesifikasi teknis atau data lebih mudah dibaca ketika digunakan dalam sebuah tabel. Dalam beberapa kasus, tabel dapat menggantikan teks.

Deskripsi tentang cara menggunakan alat perangkat lunak dapat dijelaskan dengan lebih baik dengan menambahkan tangkapan layar.

Semakin banyak gambar yang Anda sertakan, semakin sedikit kata yang harus Anda gunakan. Namun, gambar tidak selalu dapat menggantikan teks. Peringatan, misalnya, sulit untuk dijelaskan secara visual, yang dapat menyebabkan situasi berbahaya.

Gunakan gambar hanya ketika mereka mendukung, mengganti, atau menambah teks dengan cara yang lebih baik daripada jika Anda menggunakan teks saja.

5. Bisakah menggunakan gambar atau video menghemat biaya pelokalan?

Meskipun alasan utama untuk menggunakan visual adalah untuk menciptakan pemahaman yang lebih baik bagi pengguna, dalam beberapa kasus keputusan untuk menggunakan gambar dapat didasarkan pada biaya. Manual instalasi IKEA misalnya kebanyakan tidak menggunakan teks. Ini menghemat banyak biaya penerjemahan karena IKEA menjual produk mereka di 28 negara (dengan 17 bahasa berbeda).

Membuat beberapa gambar untuk audiens global mungkin memakan waktu beberapa jam, tetapi menerjemahkan teks yang sama ke 17 bahasa yang berbeda akan jauh lebih mahal. Jika Anda membuat bantuan pengguna untuk pemirsa global, pertimbangkan untuk menggunakan ilustrasi atau video tanpa teks jika Anda dapat menghemat biaya pelokalan.

6. Seperti apa proses pelokalan bantuan pengguna Anda?

Ini sekali lagi bisa menjadi keputusan berbasis biaya, tetapi kita harus realistis. Meskipun berubah dengan cepat, komunikasi teknis dalam banyak kasus belum menghabiskan uang.

Jadi sebelum mulai membuat bantuan pengguna Anda, pertahankan proses pelokalan ke gambar dan video.

Apakah Anda membutuhkan teks dalam ilustrasi Anda? Apakah Anda mengirim ke 28 negara?

Sudah menjadi kebijaksanaan konvensional bahwa menerjemahkan gambar bisa menjadi proses yang mahal.

Meskipun ada fitur/alat canggih di sekitar untuk melokalisasi teks dalam gambar (misalnya dengan fitur terjemahan di Snagit), yang tidak ingin Anda lakukan adalah mengedit semua file Illustrator Anda ke dalam 28 bahasa yang berbeda.

Sebagai aturan praktis, hanya menggunakan teks saja lebih mudah untuk diterjemahkan daripada kombinasi teks dan gambar.

Jangan gunakan dokumentasi visual ketika biaya pelokalan melebihi anggaran Anda atau tidak sebanding dengan biaya tambahan.

Saat mencari alat yang dapat mendukung Anda dalam proses pelokalan, pastikan alat tersebut juga mengirimkan data seperti teks dari gambar, variabel, metadata, ToC, dan teks dalam gambar (lapisan) untuk diterjemahkan.

7. Apakah Anda memiliki sumber daya untuk membuat gambar atau video?

Membuat video dan gambar membutuhkan lebih banyak keterampilan daripada yang dibutuhkan untuk penulisan teknis.

Banyak penulis teknis dapat membuat instruksi tekstual yang mengagumkan tetapi itu tidak berarti bahwa mereka adalah pembuat gambar atau video yang berpengalaman.

Dan gambar atau video yang dibuat dengan buruk kemungkinan besar akan kehilangan tujuannya.

Foto bisa menjadi alternatif ilustrasi yang murah. Namun seringkali mereka tidak seinformatif itu karena mengandung terlalu banyak informasi. Menambahkan panah sendiri tidak selalu membuat foto lebih mudah dipahami.

Saat Anda ingin menggunakan dokumentasi visual berkualitas tinggi, Anda harus mempelajari keterampilan yang diperlukan untuk membuat visual yang jelas dan bermanfaat. Ada alat hebat di luar sana yang dapat membantu non-ahli dengan komunikasi visual mereka.

Dengan cara ini, komunikator teknis dimungkinkan untuk memasukkan elemen visual yang menarik dalam pekerjaan mereka tanpa melalui kurva belajar yang curam.

8. Apakah saya perlu menunjukkan sesuatu?

Informasi prosedural untuk mempelajari tugas harus berisi langkah-langkah umum yang diperlukan untuk melakukan tugas.

Penelitian telah menunjukkan bahwa menambahkan demonstrasi informasi prosedural, menunjukkan bagaimana melakukan tugas, mendukung efektivitas pembelajaran.

Video dapat digunakan untuk melengkapi informasi prosedural dengan demonstrasi fitur dan alur kerja utama.

Aturan praktis untuk menentukan apakah demonstrasi diperlukan, adalah memulai dengan deskripsi prosedural (jika perlu disempurnakan dengan foto). Jika Anda menemukan prosedur khusus yang terlalu sulit untuk dijelaskan dengan jelas hanya dengan teks atau gambar, maka video mungkin memiliki nilai tambah.

9. Apakah saya perlu mendemonstrasikan gerakan?

Bantuan pengguna sering kali mencakup gerakan.

Ini bisa berupa gerakan mouse saat menggunakan Photoshop Polygonal Lasso Tool, rotasi katup yang tidak sesuai, memasang benang pada mesin jahit atau mengambil kunci.

Gerakan sulit dijelaskan dalam teks atau foto saja.

Gunakan video saat Anda ingin mendemonstrasikan gerakan.

10. Apakah saya perlu mendemonstrasikan status?

Keadaan sesuatu sulit untuk diterjemahkan dengan gambar, foto atau teks sendiri.

Sinyal visual dari lampu LED, mengidentifikasi suara yang dihasilkan mesin, menentukan apakah campuran beton cukup cair, atau bahkan menguji apakah custard yang Anda buat cukup "bergejolak" adalah contoh bagus dari apa yang kami maksud dengan "status" ” dari sesuatu.

Menambahkan video membantu Anda menjelaskan seperti apa keadaan sesuatu itu.

11. Apakah saya perlu menunjukkan kekuatan?

Juga bagaimana menerapkan kekuatan sulit untuk dijelaskan dalam foto atau teks.

Untuk instruksi tentang cara menggunakan gaya yang tepat pada kunci pas saat mengencangkan baut, cara 'hati-hati' mengubah rakitan ke situasi 'kencang dengan tangan', atau seberapa keras Anda harus menarik penutup iMac sebelum benar-benar terlepas adalah semua contoh yang baik.

Saat Anda perlu mendemonstrasikan seberapa besar kekuatan yang harus digunakan, video adalah solusi Anda.

12. Berapa banyak orang yang ingin saya jangkau?

Satu-satunya hal yang lebih disukai orang daripada gambar adalah gambar bergerak.

Dan orang-orang tertarik pada video instruksional.

Saat mencari "cara" di YouTube, Anda akan mendapatkan 439 juta klik! Tutorial YouTube tentang cara melipat kaos telah dilihat hampir 9 juta kali!

Peluang seseorang menonton video adalah 75% lebih tinggi daripada membaca teks (sumber). Video tutorial ditonton; teks akan dilewati.

Saat Anda ingin memastikan bahwa bantuan pengguna Anda menjangkau sebanyak mungkin pemirsa, video harus menjadi pilihan Anda.

13. Apakah pengguna saya memerlukan informasi yang sangat spesifik?

Video bisa sangat membuat frustrasi jika audiens Anda mencari informasi yang sangat spesifik.

Anda tidak ingin menonton video 20 menit ketika Anda hanya tertarik untuk menemukan sekrup tertentu. Membolak-balik halaman manual pengguna atau hanya menggunakan ctrl +f dalam versi elektronik bekerja lebih baik.

Memindai video untuk informasi spesifik semacam itu lebih sulit daripada memindai teks atau gambar.

Anda dapat membuat video Anda lebih dapat dipindai dengan membuatnya tetap pendek, menambahkan teks atau subtitel, dan membuat teks dapat dicari.

Jika tidak, jangan gunakan video saat pengguna Anda sering kali perlu merujuk informasi spesifik. Gunakan teks sebagai gantinya.

14. Berapa anggaran saya?

Uang! Video dan gambar yang dibuat secara profesional bisa mahal. Ketika mereka tidak dibuat secara profesional, mereka bisa terlihat mengerikan.

Tergantung pada kelompok sasaran Anda (misalnya penggunaan internal vs. eksternal) dan upaya yang telah Anda lakukan dalam membuat video yang bagus, video amatir mungkin dapat diterima.

Sebagian besar perangkat lunak dapat dijelaskan dengan video screencasting yang murah.

15. Apakah penting bahwa pengguna perlu mengingat

informasi di tahap selanjutnya?

Pengguna mungkin memerlukan informasi referensi satu kali, atau mereka mungkin perlu mempelajari informasi untuk sering diingat atau lebih lama lagi.

Jika dibuat dengan hati-hati, video merupakan media yang lebih efisien dan efektif digunakan untuk tujuan pembelajaran dan pelatihan (sumber), yang berarti lebih mudah diingat yang telah dipelajari pada tahap selanjutnya.

Ketika pengguna perlu mengingat dan mereproduksi informasi di tahap selanjutnya, video akan menjadi media yang tepat.

Kesimpulan

Gambar dan video dapat membantu Anda membuat dokumentasi yang lebih baik. Ada beberapa hal yang perlu diingat, namun:

• Mungkin ada beberapa pembatasan penggunaan ilustrasi dan video hanya sebagai akibat dari kondisi hukum
• Penggunaan video sebagian besar membutuhkan akses internet
• Memperbarui video bisa menjadi proses yang mahal
• Tergantung pada proses pelokalan Anda, menerjemahkan ilustrasi atau video bisa jadi mahal

Sebagian besar waktu, teks, yang disempurnakan dengan gambar, akan cukup untuk membuat dokumentasi yang lebih jelas. Pertimbangkan untuk menggunakan video dalam situasi berikut:

• Ketika Anda perlu mendemonstrasikan sesuatu
• Ketika efektivitas pembelajaran memainkan peran penting
• Saat Anda menargetkan pengguna perangkat seluler saja dan audiens Anda selalu memiliki akses ke internet
• Ketika Anda memiliki sumber daya untuk membuat video berkualitas tinggi
• Ketika Anda ingin menjangkau audiens yang besar

Sama seperti menulis instruksi yang jelas dan tidak ambigu, membuat gambar dan video profesional memerlukan keterampilan khusus. Alat dan tutorial dapat mendukung Anda dalam hal ini.

Yang terpenting adalah pengguna Anda menginginkan pengalaman pengguna yang luar biasa di setiap tahap perjalanan pelanggan.

Ini adalah tanggung jawab Anda untuk menyampaikan ini!

Setelah menghabiskan waktu untuk produk yang hebat, Anda juga ingin memberikan pengalaman yang baik kepada pengguna Anda saat berkonsultasi dengan bantuan pengguna.

Bayangkan seorang pengguna dapat menginstal atau menggunakan produk Anda tanpa bantuan dari dukungan pelanggan.

Bayangkan bantuan pengguna yang berkontribusi pada pengalaman pengguna yang lebih baik.

Anda dapat mencapai ini!

Untuk melakukannya, tanyakan pada diri Anda pertanyaan dari posting ini dan pengguna Anda akan senang ketika menginstal, menggunakan atau memecahkan masalah dengan produk Anda.