Apa yang Dilakukan Tim Berkinerja Tinggi untuk Sukses di Tempat Kerja Modern

Dalam dunia pekerjaan hibrida, ada perdebatan sengit tentang kapan dan di mana karyawan harus bekerja. Namun, fokusnya jauh lebih sedikit pada caranya. Di situlah letak masalahnya. Bagaimana adalah bagian tersulit untuk mendapatkan yang benar, namun yang paling penting.

Organisasi masih bingung dengan pemikiran warisan mereka. Bahkan ketika mereka dipaksa untuk pindah kantor secara online, mereka mengambil kebiasaan buruk yang menanamkan tempat kerja mereka dengan mereka: terlalu banyak rapat, infrastruktur teknologi yang buruk, pendekatan tipis untuk kepemimpinan dan banyak lagi. Sementara dunia kerja berubah dengan cepat, organisasi dengan enggan berpindah tempat orang bekerja dan, dalam beberapa kasus, bahkan ketika mereka bekerja. Apa yang lambat dalam perubahan adalah kesadaran bahwa cara kerja diperlukan untuk mencerminkan realitas tempat kerja yang berubah dengan cepat.

Pemimpin harus meningkatkan cara kerja orang-orangnya. Pendekatan komunikasi yang mengutamakan asinkron adalah suatu keharusan bagi organisasi dan pemimpin yang ingin berkembang di dunia kerja baru yang menantang, baik tempat kerja mereka sepenuhnya terpencil, hibrid, atau tatap muka.

Sudah saatnya kita berhenti bersembunyi di balik selimut keselamatan dari pendekatan kerja sinkron-pertama yang sudah dikenal dan mengatakan pada diri sendiri bahwa memiliki anggota tim kita di ruang (virtual) yang sama pada saat yang sama adalah yang membuat tim berfungsi dengan baik. Karena tidak! Ingat, saya adalah tipe-A ekstrovert yang tumbuh subur dalam interaksi sosial secara langsung, tetapi saya akan menjadi orang pertama yang mengakui bahwa pertemuan panjang tanpa berpikir (secara langsung atau tidak) bukanlah hal yang membuat saya produktif.

Dengar, saya tidak mengatakan bahwa komunikasi sinkron tidak penting. Tetapi ketika itu menjadi default, itu menciptakan lingkungan dan harapan untuk hiperresponsif yang konstan. Setiap interaksi menjadi latihan kebakaran. Sebaliknya, ketika para pemimpin merencanakan dan melaksanakan dengan penuh pertimbangan, pintu terbuka untuk komunikasi asinkron untuk berkembang.

Selama dekade terakhir, saya telah menyaksikan beberapa pemimpin paling sukses secara drastis menyeimbangkan kembali campuran komunikasi sinkron dan asinkron untuk menciptakan lingkungan yang dinamis dan sehat bagi tim mereka. Saya mengikutinya, dan saya belajar banyak dalam prosesnya.

Tetapi sebelum menyelami hal itu, mari kita sepakati definisi dan pentingnya komunikasi asinkron.

Apa itu komunikasi asinkron?

Sementara komunikasi sinkron adalah komunikasi yang terjadi secara real-time, dengan semua pihak terlibat secara bersamaan (misalnya, panggilan Zoom), asinkron adalah gaya komunikasi yang memungkinkan karyawan mengatur dan melakukan pekerjaan sesuai dengan jadwal mereka sendiri, menyediakan ruang untuk menyusun strategi dan baik-baik saja. -tune kiriman.

Mengapa asinkron-pertama?

Sederhananya, pekerjaan asinkron memungkinkan tenaga kerja yang lebih bahagia, lebih sehat, dan lebih produktif. Pekerjaan berat yang sinkron dapat mengurangi produktivitas tim mana pun dan menciptakan kecemasan yang tidak perlu. Meskipun menghilangkan waktu perjalanan selama pandemi, bekerja dari rumah meningkatkan jumlah jam kerja, yang mengarah pada keseimbangan kehidupan kerja yang tidak seimbang. Pada saat yang sama, 94% pekerja Amerika melaporkan mengalami stres di tempat kerja mereka.

Tidak membantu bahwa jenis pekerjaan sinkron tertentu – seperti rapat – mendominasi kalender karyawan secara konsisten. Hukum Bartleby berspekulasi bahwa rapat menghabiskan 80% waktu untuk 80% orang yang hadir. Rata-rata orang menghabiskan antara 35% dan 50% dari waktu mereka dalam rapat, dan para eksekutif menganggap 67% rapat tidak produktif. Mengingat statistik ini, saya sangat yakin bahwa para pemimpin harus memperjuangkan komunikasi asinkron untuk membebaskan waktu orang guna meningkatkan efektivitas mereka dan memprioritaskan kesehatan mental karyawan.

Mengurangi waktu rapat dan meningkatkan penekanan pada komunikasi asinkron akan memungkinkan para pemimpin memutus siklus hiperresponsif, menciptakan ruang untuk waktu kerja yang terfokus dan keterlibatan yang bijaksana, sehingga meningkatkan efektivitas dan kolaborasi sekaligus mengurangi stres dan kecemasan secara signifikan. Selain itu, ini akan memperdalam inklusivitas, karena tidak semua orang dapat menampilkan kemampuan terbaik mereka secara mendadak dalam lingkungan yang sinkron.

Bagaimana memimpin dengan pekerjaan pertama yang tidak sinkron

Tim berkinerja tinggi memimpin dengan pendekatan asynchronous-first. Mereka menggunakan kreativitas dan teknologi untuk menciptakan lingkungan kolaborasi dan inklusi melalui komunikasi asinkron. Organisasi terkemuka bahkan merevisi norma budaya mereka untuk beradaptasi dengan kebutuhan tenaga kerja mereka.

Berikut adalah lima hal yang saya sarankan untuk Anda mulai.

Tetapkan hari "tidak ada pertemuan"

Saya telah bekerja di dua perusahaan yang melembagakan "tidak ada pertemuan pada hari Jumat." Hanya satu yang berhasil dengan sepenuhnya menerapkannya secara budaya karena datang dari atas, dan eksekutif dipimpin oleh contoh. Itu adalah hari paling produktif dalam seminggu untuk rekan tim saya dan saya. Selain itu, perusahaan yang sama memberikan karyawannya setiap hari Jumat libur selama bulan-bulan musim panas. Keduanya berkontribusi pada peningkatan tingkat produktivitas dan persahabatan di antara rekan kerja. Ini juga mendorong kami untuk memprioritaskan kolaborasi asinkron.

Pertimbangkan dan hormati zona waktu dan kepribadian

Saya telah menghabiskan hampir tiga dekade bekerja dengan orang-orang dari seluruh dunia. Tahukah Anda apa yang menurut saya paling efektif? Pendekatan kerja pertama yang asinkron!

Dengan tim global, kolaborasi berfungsi paling baik saat tidak dalam waktu nyata. Alih-alih mengadakan pertemuan dengan beberapa orang yang datang pada pukul 6 pagi dan yang lainnya pada pukul 10 malam, ciptakan lingkungan di mana setiap orang dapat berkontribusi sambil menjadi diri mereka yang paling produktif.

Ini bukan hanya tentang perbedaan waktu; Anda harus mempertimbangkan preferensi pekerjaan orang. Misalnya, saya memiliki individu berkinerja tinggi di tim saya yang merupakan burung hantu malam; meskipun dia tinggal di AS, dia melakukan pekerjaan terbaiknya antara jam 5 sore dan 11 malam. Selain itu, dia bukan tipe orang yang merasa nyaman memberikan ide secara real-time (saat menelepon); dia butuh waktu untuk memproses, meneliti, dan kemudian membentuk opininya. Mengetahui semua itu, saya menggunakan pendekatan kerja asinkron dengannya 90% dari waktu. Hasil? Pekerjaan yang luar biasa.

Beberapa vendor dan agensi favorit saya ada di Asia dan Afrika. Dengan perbedaan waktu yang begitu jauh, kami menggunakan berbagai alat komunikasi (termasuk WhatsApp) untuk berkolaborasi. Sekitar 98% dari komunikasi ini dilakukan secara asinkron dan bekerja dengan mulus.

Ganti rapat dengan pembaruan video

Banyak rapat dapat diganti hanya dengan membuat video dan mengirimkannya ke kolega, pemangku kepentingan, atau mitra. Tidak hanya mengurangi waktu yang terbuang, tetapi juga meningkatkan keterlibatan. Penelitian dari TechSmith menunjukkan bahwa 48% karyawan menganggap video sebagai bentuk komunikasi yang paling menarik.

Jenis pertemuan yang sempurna untuk pendekatan ini adalah:

1. Rapat “Informasi”: pembaruan status, laporan metrik, demo proyek, perkenalan karyawan baru, informasi proyek “di balik layar”, pembaruan kepemimpinan bulanan, dll.
2. Pelatihan "ketuk bahu": jawaban atas pertanyaan "bagaimana caranya", menampilkan alat baru, menguraikan proses baru, dll.
3. Pertemuan umpan balik: ulasan pemangku kepentingan, melaporkan cacat, memberi selamat kepada anggota tim atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik, dll.

Sebagai penggemar produk TechSmith selama lebih dari satu dekade, saya menggunakan alat tangkap all-in-one Snagit untuk merekam layar saya dengan mudah dan melakukan pengeditan real-time sederhana jika diperlukan. Snagit memberi saya cara sederhana untuk merekam suara dan layar (atau webcam) saya secara bersamaan, menghasilkan video informasi yang tampak hebat yang sangat mudah untuk dibuat. Seringkali, itu bisa semudah membuka dek slide atau spreadsheet dan membicarakannya saat merekam. Kemudian, saya dapat dengan mudah memotong bagian mana pun yang tidak saya sukai untuk membuat produk jadi yang dipoles untuk dibagikan dengan tim.

Lakukan brainstorming dan berkolaborasi melalui dokumen bersama dan platform kolaborasi visual

Alat seperti SnagIt atau InVision untuk kolaborasi desain, Pastel untuk kolaborasi pengembangan situs web, dan Miro dan Mural untuk brainstorming visual memungkinkan Anda berkolaborasi secara efektif. Bersama dengan Google Documents, OneDrive, dan DropBox, ini hanyalah beberapa alat yang sangat berharga di kotak alat yang secara bersamaan memungkinkan produktivitas tinggi dan fleksibilitas tinggi.

Tetapkan batasan dan gunakan alat untuk mengurangi gangguan

Sebuah survei oleh The Economist menemukan bahwa 34% pekerja kehilangan fokus di tempat kerja karena interupsi tatap muka dari rekan kerja. Saya menduga kehilangan fokus ini bahkan lebih substansial dalam lingkungan virtual dengan gangguan dari alat-alat seperti Slack, Microsoft Teams, dan platform pesan teks. Tim berkinerja tinggi menyelaraskan dan menghormati pola kerja pilihan masing-masing. Mereka membuat "jam kantor" dan menggunakan plugin untuk mengurangi interupsi dan memaksimalkan periode fokus. Mereka mengandalkan perencanaan yang cermat dan komunikasi yang tidak sinkron untuk membawa diri mereka yang terbaik untuk bekerja sambil memberi rekan kerja mereka ruang untuk bekerja dengan cara yang memungkinkan anggota tim individu menjadi paling produktif dan terlibat.

Kesimpulannya, di tengah gerakan “Perang Bakat” dan “Pengunduran Diri Hebat”, cara orang bekerja akan membentuk masa depan organisasi Anda. Memaksimalkan produktivitas tanpa mengorbankan kesehatan mental karyawan kini menjadi keharusan bisnis. Pendekatan kerja pertama yang asinkron perlu menjadi aturan, bukan pengecualian.