Komunikasi Sinkron vs. Asinkron: Cara Menggunakan Keduanya untuk Mendominasi Pekerjaan Jarak Jauh

Saat pandemi COVID-19 melanda, banyak dari kita yang tiba-tiba dihadapkan pada pekerjaan dan belajar dari rumah. Meskipun pekerjaan jarak jauh dan pendidikan bukanlah konsep baru, sebagian besar dari kita belum pernah mengalami tantangan (dan —ya — penghargaan) dari tempat kerja atau ruang kelas yang sepenuhnya digital.

Untuk pekerja jarak jauh baru, itu menimbulkan banyak pertanyaan. Apa cara terbaik untuk berkomunikasi dengan rekan kerja Anda? Sebagai seorang instruktur, bagaimana Anda bisa memastikan siswa Anda tidak hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan, tetapi juga benar-benar belajar? Bagaimana saya tahu kapan saya harus menelepon atau mengadakan rapat online, vs. mengirim email atau membuat video?

Jawabannya sering kali datang ke pilihan antara komunikasi sinkron vs. asinkron. Keduanya adalah cara yang berguna dan valid untuk berkomunikasi dan berbagi pengetahuan, tetapi masing-masing memiliki kekuatan dan kelemahan juga.

Mungkin sulit untuk mengetahui mana yang harus digunakan dan kapan, tetapi dipersenjatai dengan pengetahuan dan alat yang tepat, Anda benar-benar dapat memiliki pekerjaan dan pembelajaran jarak jauh.

Apa itu komunikasi sinkron?

Sinkron berarti bahwa komunikasi terjadi secara real time, dengan semua pihak terlibat secara bersamaan . Pernahkah Anda berbicara dengan seseorang di telepon atau mengadakan pertemuan atau percakapan langsung? Selamat! Anda telah terlibat dalam komunikasi sinkron.

Bagi kebanyakan dari kita, pergi jauh berarti kehilangan komunikasi tatap muka yang biasa kita lakukan. Tiba-tiba, ketika Anda ingin berbicara dengan rekan kerja, itu tidak sesederhana mampir untuk mengobrol.

Sekarang, Anda sedang duduk di meja Anda dengan webcam dan mikrofon yang berbicara dengan gambar di layar. Jika Anda belum pernah mendengar atau menggunakan Zoom atau layanan konferensi video serupa, Anda hampir pasti sudah memilikinya sekarang.

Tapi pertemuan virtual bukan satu-satunya jenis komunikasi sinkron jarak jauh. Mengobrol dengan teks SMS atau obrolan online seperti Microsoft Teams atau Slack sering kali juga sinkron.

Apa yang membuat komunikasi sinkron berguna?

Komunikasi sinkron sangat cocok untuk saat Anda membutuhkan jawaban atas pertanyaan segera. Kekuatan terbesarnya adalah kedekatannya. Ini juga bagus untuk saat-saat ketika Anda perlu bertukar pikiran atau ketika Anda ingin bisa mendapatkan pendapat atau ide secara real-time. Ini paling mirip dengan rapat dan percakapan yang biasa Anda lakukan dari kehidupan kantor sehari-hari.

Banyak orang percaya bahwa komunikasi sinkron lebih baik dalam membangun hubungan atau melibatkan orang-orang yang Anda ajak berkomunikasi atau mengajar. Sementara itu mungkin benar dalam beberapa kasus, itu tidak harus menjadi kebenaran universal.

Tapi lebih lanjut tentang itu nanti!

Bagaimana komunikasi sinkron gagal?

Karena kedekatan, itu mengharuskan semua orang berada di tempat (virtual) yang sama pada waktu yang sama. Ini adalah kerugian besar bagi orang-orang yang mungkin berada di beberapa zona waktu atau yang mungkin mengalami kesulitan dengan koneksi internet, ketersediaan teknologi, atau tantangan lainnya. Kekuatan terbesar komunikasi sinkron juga merupakan kelemahan terbesarnya.

Di sini, di TechSmith, saya biasa mengoordinasikan pekerjaan beberapa agensi konsultan luar. Beberapa dari konsultan tersebut berada di AS, tetapi yang lain berada di Prancis, Jerman, Inggris, dan Australia. Mencoba mengoordinasikan waktu di mana kami semua bisa hadir untuk rapat sinkron terbukti tidak mungkin.

Agar rapat bekerja untuk konsultan Eropa saya, misalnya, saya biasanya harus mengadakan rapat sebelum jam 10 pagi ET sehingga tidak memaksa mereka untuk terlambat di kantor. Tapi, itu berarti orang Australia harus siap siaga sekitar tengah malam.

Itu hanya hal yang tidak masuk akal untuk ditanyakan. Sebaliknya, kami akan mengadakan pertemuan dengan sebanyak mungkin orang yang dapat hadir secara wajar, dan saya akan merekam pertemuan tersebut untuk dibagikan kepada mereka yang tidak dapat hadir.

Itu berhasil, tetapi itu juga berarti bahwa orang Australia tidak sering mendapat kesempatan untuk terlibat seperti yang dilakukan konsultan lain.

Tapi, itu juga contoh yang cukup ekstrim. Komunikasi sinkron bisa sama bermasalahnya bagi orang yang tidak berada ribuan mil jauhnya.

Kita semua pernah menghadiri rapat di mana kita bertanya-tanya mengapa kita ada di sana dan diam-diam mengutuk gangguan produktivitas kita. Hal yang sama berlaku untuk obrolan cepat di meja seseorang. Rasa urgensi Anda tentang subjek tertentu mungkin tidak selalu dirasakan oleh orang yang Anda interupsi.

Komunikasi yang sinkron menuntut setiap orang untuk hadir, baik itu waktu terbaik untuk mereka atau tidak.

Akhirnya, dengan komunikasi sinkron, hanya ada sedikit ruang untuk kesalahan. Dalam rapat streaming, jika teknologi gagal, semua orang harus menunggu masalah diselesaikan atau rapat mungkin harus dijadwalkan ulang.

Tweet terbaru dari teman kami Brian Fanzo ini menyimpulkan dengan cukup baik:

Selain itu, dalam percakapan waktu nyata, terkadang hanya ada sedikit waktu untuk mempertimbangkan jawaban atas pertanyaan atau solusi alternatif untuk masalah. Anda mungkin tidak punya waktu untuk mengumpulkan informasi atau sumber daya yang diperlukan untuk mengatasi masalah secara memadai.

Apa itu komunikasi asinkron?

Jika Anda telah membaca sejauh ini, Anda mungkin sudah menebak bahwa — jika komunikasi sinkron terjadi secara waktu nyata — komunikasi asinkron harus berupa komunikasi apa pun yang tidak. Itu tidak mengharuskan semua pihak untuk berpartisipasi pada saat yang sama untuk menjadi efektif.

Ini sangat sederhana. Tapi, ada berbagai macam cara untuk melakukannya!

Email kemungkinan merupakan cara paling umum untuk berkomunikasi secara asinkron dalam lingkungan bisnis. Tapi ada. beberapa bentuk komunikasi.

Contoh lain termasuk:

• Alat manajemen proyek seperti Asana atau Trello.
• Wiki atau situs Sharepoint organisasi Anda.
• Video informasi atau instruksional.
• Panduan referensi cepat.
• Tangkapan layar dengan markup.
• Berikan umpan balik.

Tetapi beberapa metode sinkron juga bisa asinkron atau hibrida. Meskipun pesan langsung dan pesan teks dapat dilakukan secara real time, Anda mungkin tidak dapat langsung menjawab pertanyaan rekan kerja.

Hal yang sama berlaku untuk pesan yang tertinggal di alat seperti Slack atau Teams. Orang dapat memilih untuk menjawabnya segera atau saat tersedia.

Contoh saya sebelumnya merekam rapat streaming dan berbagi dengan peserta yang tidak hadir adalah contoh dari jenis hibrida sinkron dan asinkron.

Apa yang membuat komunikasi asinkron berguna?

Komunikasi asinkron bekerja paling baik ketika kedekatan tidak diperlukan. Hal ini memungkinkan semua pihak untuk mengkonsumsi dan menanggapi konten saat itu nyaman, sesuai, atau memungkinkan bagi mereka. Mereka tidak harus menghentikan pekerjaan mereka untuk terlibat dalam jadwal orang lain.

Selain itu, komunikasi asinkron memungkinkan lebih banyak waktu untuk mengumpulkan informasi, sumber daya, pemikiran, dan pendapat sebelum menjawab pertanyaan, mengatasi masalah, atau menawarkan ide.

Komunikasi asinkron juga lebih memaafkan kesalahan dan masalah teknologi. Jika komputer Anda mogok di tengah menulis email, Anda dapat kembali ke sana saat komputer Anda restart. Jika Anda membuat video untuk dibagikan, Anda dapat memeriksa dan mengedit kesalahan dan keragu-raguan verbal Anda.

Komunikasi asinkron dapat diskalakan dengan cara yang sering tidak dilakukan oleh komunikasi sinkron.

Misalnya, sebagian besar ruang rapat virtual memiliki setidaknya semacam batasan jumlah peserta. Bagi banyak organisasi, batasan ini tidak sering menjadi masalah. Tetapi untuk perusahaan yang lebih besar atau untuk contoh di mana mungkin perlu untuk berbagi informasi dengan sekelompok orang yang lebih besar, batasan ini dapat sangat mempengaruhi komunikasi Anda.

Namun, jika Anda mengubah pertemuan informasi atau pendidikan itu menjadi video yang telah direkam sebelumnya, hampir tidak ada batasan berapa banyak orang yang dapat melihatnya.

Akhirnya, komunikasi asinkron memberikan lebih banyak ruang untuk kesalahan dan mengoreksi kesalahan atau potensi miskomunikasi. Anda memiliki lebih banyak waktu untuk menyusun pesan, memastikan keakuratannya, dan meninjau kesalahan sebelum membagikannya.

Komunikasi asinkron tidak mencoba meniru pengalaman komunikasi tatap muka, tetapi memanfaatkan keunggulan unik dari lingkungan online.

Di mana komunikasi asinkron gagal?

Bayangkan ini: Anda berada pada tenggat waktu yang ketat dan Anda perlu menjawab beberapa pertanyaan terakhir sebelum Anda selesai. Anda mengirim email ke rekan kerja Anda dan kemudian Anda menunggu.

Dan tunggu.

Dan tunggu.

Dalam kebanyakan kasus, komunikasi asinkron tidak seefektif saat krisis atau saat Anda membutuhkan jawaban saat ini.

Ada beberapa kekhawatiran, juga, bahwa dalam banyak kasus, komunikasi asinkron bisa kurang menarik atau pribadi daripada komunikasi sinkron.

Itu pasti bisa benar. Email hampir tidak pernah bersifat pribadi seperti panggilan telepon atau percakapan tatap muka.

Namun, jika dilakukan dengan benar, banyak bentuk komunikasi asinkron dapat menjadi sangat menarik dan pribadi. Dalam posting terbaru kami Cara Beralih Secara Efektif ke Pengajaran Online: Panduan Utama, kami memaparkan sejumlah cara untuk memastikan pembelajaran asinkron Anda melibatkan audiens Anda — terutama dalam hal membuat video.

Beberapa contoh termasuk:

• Menyertakan video webcam wajah Anda saat merekam dek slide untuk presentasi.
• Buat video Anda sesingkat mungkin.
• Jangan berlebihan dengan nilai produksi yang tinggi.
• Bicaralah dengan antusias.

Lihat posting itu untuk informasi hebat lainnya.

Apakah sinkron atau asinkron lebih baik untuk komunikasi jarak jauh?

Tidak ada yang secara inheren lebih baik dari yang lain. Itu semua tergantung pada kebutuhan Anda (dan audiens Anda).

Seperti disebutkan di atas, ketika sebagian besar dari kita pergi jauh beberapa bulan yang lalu, kita mungkin mencoba mencari cara untuk mereplikasi lingkungan kantor (atau ruang kelas) dengan panggilan video, rapat streaming, pesan langsung, dan metode lainnya. Dan, sementara itu berhasil dalam jangka pendek, kemungkinan tidak dapat dipertahankan tanpa batas.

Bagi sebagian besar organisasi, perpaduan metode komunikasi sinkron dan asinkron akan menjadi yang paling efisien dan efektif.

Haruskah saya memilih komunikasi sinkron atau asinkron?

Jika Anda tidak yakin apakah komunikasi sinkron atau asinkron tepat untuk kebutuhan khusus Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:

• Apakah ini cukup mendesak untuk mengganggu pekerjaan orang lain?
• Apakah saya perlu jawaban segera?
• Apakah rekan kerja saya membutuhkan informasi ini saat ini juga?

Ingat, keadaan darurat di pihak Anda tidak selalu berarti keadaan darurat bagi orang lain.

Pertimbangkan ini: Lingkungan online memberi kita sejumlah peluang untuk berkomunikasi secara efektif tanpa harus melakukannya secara serempak. Dan, dalam banyak kasus, komunikasi asinkron akan bekerja lebih baik.

Ingat contoh pertemuan kita sebelumnya yang bisa jadi email? Jika Anda mengadakan rapat yang murni bersifat informasi, pertimbangkan untuk mengubah rapat tersebut menjadi video. Audiens Anda dapat mengkonsumsi konten tanpa harus mengganggu pekerjaan mereka. Dan, dengan alat seperti Tinjauan Video TechSmith, mereka bahkan dapat mengajukan pertanyaan dan melihat tanggapan saat mereka menonton.

Berikut adalah beberapa cara Anda dapat lebih efektif menggunakan komunikasi asinkron, bahkan jika Anda tidak bekerja dari jarak jauh.

• Kirim Sebuah email.
• Ubah rapat informasi menjadi video.
• Buat screencast cepat untuk membahas perubahan dokumen yang diusulkan daripada bertemu langsung.
• Ambil tangkapan layar dan pandu audiens Anda melalui langkah-langkah untuk menyelesaikan tugas.
• Buat video pelatihan alih-alih melakukan pelatihan langsung.

Untuk informasi dan tip lebih lanjut, lihat posting bagus ini tentang cara mengubah komunikasi jarak jauh Anda dengan visual.

Alat apa yang tersedia untuk komunikasi sinkron?

Ada sejumlah alat yang tersedia untuk membantu Anda dengan komunikasi sinkron jarak jauh, termasuk perangkat lunak konferensi video dan alat komunikasi waktu nyata seperti obrolan.

Berikut adalah beberapa yang paling populer:

• Perbesar
• Google Bertemu
• Tim Microsoft
• Telepon (termasuk fitur seperti Facetime)
• Kendur
• teks SMS

Alat apa yang tersedia untuk komunikasi asinkron?

Sementara beberapa alat berikut paling berguna untuk komunikasi asinkron, Anda akan melihat ada beberapa persilangan. Misalnya, jika Anda mengirim pesan teks kepada seseorang, mereka pasti dapat langsung merespons, tetapi mereka juga dapat merespons saat lebih nyaman atau sesuai.

Berikut adalah beberapa alat paling populer untuk komunikasi asinkron

• Surel
• Perekam layar/editor video seperti TechSmith Camtasia.
• Perangkat lunak tangkapan layar seperti TechSmith Snagit.
• Platform video seperti TechSmith Knowmia Pro.
• Tim Microsoft
• Kendur
• teks SMS

Sinkron vs. asinkron? Lebih seperti sinkron DAN asinkron!

Tidak ada satu cara yang sempurna untuk berkomunikasi saat bekerja atau belajar dari jarak jauh. Ada manfaat komunikasi asinkron dan komunikasi sinkron serta kontra.

Beberapa komunikasi bersifat mendesak dan membutuhkan perhatian segera. Namun, yang lain kurang mendesak dan dapat ditangani dengan cara yang tidak terlalu mengganggu dan bahkan mungkin lebih bermanfaat.

Dengan alat yang tepat dan pemahaman yang lebih baik tentang di mana setiap metode benar-benar bersinar, Anda dapat menggunakan keduanya untuk membantu Anda berkomunikasi lebih baik dengan kolega, siswa, dan audiens lainnya, baik mereka berada 5.000 mil jauhnya atau di ujung lorong.