Apa itu SOPnya? Penulisan Prosedur Operasi Standar

Apa yang terdengar lebih kering dan membosankan daripada prosedur operasi standar ? Bahkan akronim SOP tidak membantu seruan tersebut.

Namun kenyataannya, SOP yang relevan dan ditulis dengan baik merupakan landasan bagi pertumbuhan bisnis.

Organisasi yang cerdas dan berorientasi pada pertumbuhan sedang memikirkan hal tersebut. Penelusuran untuk prosedur operasi standar telah melonjak hampir 40% selama lima tahun terakhir saja. Ketika perusahaan menaruh fokus baru dalam mendorong efisiensi operasional, SOP terbukti menjadi bagian penting dari teka-teki tersebut.

Jadi lupakan pengikat berdebu yang ada di rak yang ditutupi sarang laba-laba.

Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan cara membuat prosedur operasi standar yang membuat perbedaan nyata bagi bisnis Anda. Dan orang-orang Anda akan benar-benar menghargai dan menggunakannya.

Kami akan mendalami apa, mengapa, dan bagaimana—dan bahkan berbagi tips tentang cara meningkatkan SOP Anda dengan visual dan video (yang lebih mudah dari yang Anda bayangkan dengan Camtasia dan Snagit).

Apa itu SOP (standar operasional prosedur) dan contohnya?

Prosedur operasi standar memiliki banyak nama dan bahkan dapat memiliki bentuk yang berbeda-beda. Beberapa orang mengenalnya sebagai dokumen proses, buku pedoman bisnis, atau bahkan sebagai manual pelatihan kuno. Namun, orang yang menggunakan SOP mungkin menyebutnya lembar contekan, bantuan pekerjaan, atau kartu referensi cepat.

Dalam industri dengan banyak persyaratan peraturan atau lingkungan dengan risiko tinggi, SOP mungkin mencakup langkah-langkah rinci. Namun, di banyak lingkungan bisnis, SOP lebih merupakan panduan langkah demi langkah dibandingkan naskah, sehingga memberikan ruang untuk interpretasi—dan bahkan inovasi—untuk meningkatkan proses.

Contoh prosedur operasi standar yang mungkin Anda temukan di berbagai departemen:

• SDM: Rekrut dan bergabunglah dengan anggota tim baru
• Akuntansi: Siapkan vendor baru di platform penagihan
• IT: Menanggapi pemadaman sistem
• Pemasaran: Publikasikan postingan blog
• Layanan pelanggan: Proses pengembalian dana
• Penjualan: Memelihara prospek dari pembuatan hingga penutupan
• Riset pelanggan: Lakukan dan rangkum serangkaian wawancara pelanggan
• Teknik: Selesaikan audit keamanan

Mengapa prosedur operasi standar penting untuk operasional bisnis?

Banyak tim dan organisasi menyadari kebutuhan mereka akan prosedur operasi standar pada saat krisis. Seorang anggota tim yang sudah lama memberikan pemberitahuan dan pengetahuan proses bertahun-tahun akan segera hilang. Organisasi mencapai pertumbuhan yang pesat, menciptakan kemacetan di sekitar tim asli. Investor menuntut pertumbuhan keuntungan jangka pendek, sehingga menghilangkan pemborosan dan redundansi menjadi hal yang penting.

SOP dapat menjadi obat penghilang rasa sakit untuk membantu organisasi meningkatkan atau menurunkan skala operasi. Namun hal ini lebih baik sebagai vitamin, diterapkan sebelum krisis, menyempurnakan operasi bisnis seiring berjalannya waktu dan penggunaan berulang.

Ketika SOP digunakan sebagai sebuah vitamin, organisasi akan mendapatkan manfaat setiap hari dari peningkatan:

• Konsistensi : yang meningkatkan kualitas dan pengalaman pelanggan
• Efisiensi : yang mengurangi pemborosan dan pengerjaan ulang
• Kepatuhan : yang mengurangi risiko pelanggaran peraturan
• Fleksibilitas staf : yang mengurangi biaya pergantian atau outsourcing

Singkatnya, organisasi menjadi lebih kuat dan lebih gesit ketika krisis berikutnya datang.

Elemen kunci dari prosedur operasi standar (SOP)

Komponennya bervariasi, namun beberapa elemen SOP yang paling umum adalah:

• Konteks dan metainformasi tentang SOP :
  • Apa tujuan dokumen ini?
  • Apa yang tidak dimaksudkan untuk dilakukan?
  • Bagian apa saja yang termasuk dalam dokumen (daftar isi)?
• Peran dan tanggung jawab :
  • Siapa yang melakukan apa?
  • Seberapa sering mereka melakukan langkah-langkah tersebut?
  • Apa hasil yang diharapkan?
• Petunjuk langkah demi langkah:
  • Bagaimana mereka melakukannya?
  • Langkah apa yang harus mereka ikuti?
• Alat dan sumber daya:
  • Alat dan bahan lain apa yang akan mereka gunakan?

Bagaimana menulis SOP yang efektif

Langkah 1: Kenali audiens Anda

Tidak mungkin untuk memberikan tingkat detail yang tepat dalam SOP Anda kecuali Anda mengetahui apa yang sudah diketahui dan apa yang tidak diketahui audiens Anda.

Asumsikan mereka tahu terlalu banyak, dan Anda berisiko melewatkan langkah-langkah penting. Asumsikan mereka tahu terlalu sedikit, dan Anda berisiko menulis panduan 100 halaman yang membosankan dan tidak pernah mereka referensikan karena mereka “sudah mengetahui hal ini.”

Kutukan pengetahuan menggambarkan pengalaman universal manusia: begitu sesuatu menjadi familier bagi Anda, sulit untuk mengingat seperti apa rasanya sebelum Anda menyadarinya.

Konsep ini dapat diilustrasikan dengan lucu melalui Tantangan Instruksi Tepat, yang meminta seseorang untuk mendokumentasikan serangkaian langkah yang akan diikuti secara harfiah oleh orang lain yang tampaknya tidak tahu apa-apa tentang tugas tersebut.

Gunakan metode penelitian seperti percakapan, observasi, dan survei untuk menempatkan diri Anda pada posisi audiens. Hilangkan kutukan pengetahuan sebanyak mungkin dan berikan instruksi pada tingkat detail yang tepat.

Tip Pro: Pertimbangkan juga di mana prosedur akan dilakukan. Dalam industri seperti manufaktur atau layanan kesehatan, mengatasi potensi masalah kesehatan dan keselamatan dalam SOP Anda mungkin sangatlah penting.

Langkah 2: Identifikasi tugas atau proses

Tentukan tugas atau proses prioritas yang akan Anda liput.

Cara sederhana untuk melakukan hal ini: berbicara dengan manajer atau pemangku kepentingan yang bertanggung jawab atas operasi bisnis. Atau berbicaralah dengan kontributor individu yang bertanggung jawab melakukan tugas tersebut. Idealnya, Anda ingin berkonsultasi dengan keduanya. Tugas yang memiliki tingkat kesalahan/kegagalan tinggi dan tugas yang jarang dilakukan (sehingga mudah dilupakan) sering kali merupakan awal dari ROI yang tinggi.

Bahkan jika Anda diberikan daftar tugas untuk didokumentasikan, sebaiknya ajukan pertanyaan yang cukup untuk membangun keyakinan bahwa tugas tersebut divalidasi sebagai tugas yang paling dibutuhkan. Dan memahami sepenuhnya konteks dimana SOP akan digunakan.

Langkah 3: Kumpulkan masukan dari anggota tim

Jika Anda sudah familiar dengan prosedur yang akan Anda dokumentasikan, buatlah garis besar kasar berdasarkan pengetahuan Anda dan validasi dengan anggota tim yang melakukan prosedur tersebut secara rutin. Wawasan dari pakar materi pelajaran (UKM) ini dapat membantu memastikan SOP Anda mencakup semua langkah yang diperlukan, tidak menyertakan banyak detail yang tidak relevan, dan mengadopsi bahasa yang benar-benar digunakan di area fungsional tersebut.

Jika Anda belum terbiasa dengan tugas tersebut, amati UKM yang sedang melakukan tugas tersebut dan rekamlah menggunakan kamera ponsel cerdas atau perekam layar. Buat garis besar Anda dengan meninjau rekaman dan merangkum langkah-langkah yang diambil oleh UKM.

Perhatian: jangan bingung membedakan UKM dengan audiens yang Anda tuju—ingatlah bahwa UKM menderita kutukan pengetahuan, dan mereka bahkan mungkin mengatakan hal-hal seperti “Kita semua mengabaikan instruksi resmi dan malah melakukan tugas dengan cara ini.”

Jadi, rujuk silang apa yang disampaikan UKM kepada Anda dengan apa yang Anda pelajari tentang audiens Anda di Langkah 1 dan apa yang Anda pelajari tentang prioritas pengelolaan di Langkah 2. Bagikan ringkasan Anda kepada pemangku kepentingan sejak dini dan sesering mungkin, selagi mudah untuk diedit.

Terkadang tindakan mendokumentasikan prosedur operasi standar menunjukkan betapa tidak standarnya operasi Anda!

Langkah 4: Buat format yang jelas dan dapat ditindaklanjuti

Prosedur operasi standar tersedia dalam berbagai format. Namun yang paling umum adalah:

• Daftar Periksa : terbaik untuk tugas yang tidak harus dilakukan dalam urutan tertentu
• Langkah bernomor : paling baik jika urutan langkah penting
• Diagram Alir : terbaik untuk skenario percabangan (jika/maka).

Gunakan pemformatan seperti indentasi, poin, dan huruf tebal untuk menekankan struktur tugas dan membuat konten lebih mudah diikuti. Subtugas harus disarangkan dalam tugas induk melalui indentasi. Daftar berpoin dan bernomor membantu pembaca melacak posisinya secara berurutan. Huruf tebal memberi penekanan pada informasi penting.

Langkah 5: Sertakan visual untuk kejelasan

Meskipun membuat SOP Anda sebagai dinding teks mungkin menggoda, penelitian menunjukkan bahwa visual adalah unsur penting. Dua dari tiga karyawan melaksanakan tugas lebih baik ketika dikomunikasikan secara visual dibandingkan non-visual, dan mereka menyerap informasi 7% lebih cepat dengan visual dibandingkan tanpa visual.

Cara mudah untuk memasukkan visual dalam SOP teknis adalah dengan menggunakan Snagit untuk menangkap tangkapan layar antarmuka perangkat lunak atau langkah-langkah proses. Anda bahkan dapat menggunakan kembali sebagian rekaman dari UKM Anda pada Langkah 3.

Anda dapat menggunakan Snagit untuk memotong, menghapus informasi sensitif, menandai, dan mengedit tangkapan layar (atau foto yang diambil dengan ponsel cerdas Anda), lalu mengirimkannya ke platform pembuat atau editor dokumen pilihan Anda.

Atau melangkah lebih jauh dan gunakan alat tata letak dan templat bawaan Snagit untuk menghasilkan SOP sederhana dalam berbagai format tanpa meninggalkan alat tersebut. Templat SOP ini, dirancang oleh pengembang informasi profesional, dapat dibagikan secara digital atau dicetak dan diposting.

Di beberapa tempat kerja, seperti toko, SOP mungkin perlu dicetak dan dirujuk sebagai objek fisik. Namun di lingkungan kantor di mana operator sudah duduk di depan komputer… tutorial video adalah format yang praktis.

Secara umum, video telah menjadi media yang disukai para pekerja untuk mengonsumsi konten panduan. Penelitian menemukan bahwa 83% orang lebih suka mempelajari konten instruksional atau informasi melalui video daripada teks atau audio saja.

Tutorial video tidak hanya disukai, namun juga dapat menunjukkan proses secara keseluruhan secara visual, sehingga mengurangi kebingungan atau hambatan bahasa. Kami merekomendasikan Snagit untuk mengubah serangkaian tangkapan layar menjadi video petunjuk dan Camtasia untuk pembuatan video pelatihan yang kuat dan fleksibel.

Alat snipping terbaik untuk Windows dan Mac

Jangan biarkan alat bawaan yang kikuk menghambat Anda. Ambil dan edit tangkapan layar dengan Snagit!

Dapatkan Snagit

Langkah 6: Draf SOP untuk ditinjau

Sempurnakan kerangka untuk menjadi draf teks kasar, ditambah visual untuk dokumen prosedur operasi standar Anda. Usahakan untuk menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, lugas, dan bebas jargon. Gunakan kalimat aktif (misalnya, buka jendela ) daripada kalimat pasif (misalnya, jendela harus dibuka ).

Jika membuat video, pertama-tama kembangkan storyboard sederhana yang berisi tiga kolom:

1. Naskah narasi yang akan didengar pemirsa diucapkan
2. Screenshot atau foto statis yang mewakili visual yang akan dilihat pemirsa di setiap adegan (sekali lagi, Snagit sangat bagus untuk mengumpulkan gambar placeholder ini)
3. Deskripsi singkat tentang tindakan di layar pemirsa akan melihat terungkap di setiap adegan

Dapatkan masukan mengenai draf atau storyboard ini dari pemangku kepentingan utama Anda, baik manajemen maupun UKM. Spesifiklah dalam permintaan masukan Anda: masukan apa yang Anda perlukan/tidak perlukan pada tahap ini, di mana harus meninggalkannya, dan pada tanggal berapa.

Idealnya, mintalah semua pemangku kepentingan meninjau draf yang sama di lokasi bersama di mana mereka dapat melihat dan menanggapi komentar satu sama lain dan diharapkan dapat menyelesaikan masukan yang bertentangan (sehingga Anda tidak terjebak dalam upaya menyelesaikan semuanya sendiri). Setelah Anda merasa yakin bahwa draf tersebut setidaknya 90% berbentuk gel, buatlah hasil karya Anda.

Langkah 7: Uji SOP dan ulangi

Di sinilah Anda tergoda untuk menarik napas lega dan menandai proyek telah selesai. Namun, seperti apa pun, kecil kemungkinannya versi pertama adalah yang terbaik. Ditambah lagi, prosedurnya kemungkinan akan berubah seiring berjalannya waktu!

Jadi, letakkan beberapa mekanisme untuk mengevaluasi efektivitas SOP Anda dan mengumpulkan informasi tambahan yang akan membantu Anda menyempurnakan dan memperbaruinya. Audit rutin membantu mengidentifikasi area di mana tindakan perbaikan mungkin diperlukan, memastikan kepatuhan berkelanjutan terhadap SOP.

Hal ini bisa berarti menetapkan pos pemeriksaan di masa depan dengan manajer dan pimpinan tim yang menggunakan SOP, termasuk URL atau kode QR untuk menyalurkan umpan balik sesuai keinginan Anda, atau bahkan membuat SOP dapat diedit oleh tim yang menggunakannya.

Praktik terbaik dokumentasi SOP

Jika Anda sudah terbiasa dengan proses yang Anda dokumentasikan, Anda mungkin tergoda untuk langsung mendalami dan mulai menulis SOP. Namun yang terbaik adalah berhenti sejenak dan memikirkan tempat terbaik untuk memulai dan bagaimana mengikuti proses yang efisien dan terukur sehingga memberikan hasil maksimal.

Jika organisasi Anda terbiasa mendokumentasikan SOP, mulailah dengan mengaudit apa yang sudah Anda miliki. Mintalah anggota tim untuk berbagi dengan Anda SOP yang saat ini mereka referensikan atau kirimkan ke karyawan atau kontraktor baru. Tinjau dan perbarui dokumen-dokumen tersebut sesuai kebutuhan. Perlakukan SOP tersebut sebagai landasan untuk membangun sehingga SOP baru konsisten dengan SOP yang sudah ada dan sudah digunakan.

Jika Anda memulai dari awal, ada dua metode utama untuk memutuskan di mana memulainya: strategis dan oportunistik.

Metode strategis

Dalam area fungsional, buat katalog tugas berdasarkan frekuensi, kesulitan, dan kekritisan (tingkat risiko jika tidak dilaksanakan dengan benar).

Jika orang-orang yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tersebut sebagian besar adalah anggota tim berpengalaman dengan ekspektasi turnover yang rendah, jangan memulai dengan tugas yang mudah dan sering dilakukan. Anggota tim seharusnya sudah bisa mengatasinya! Sebaliknya, fokuskan upaya dokumentasi SOP Anda pada tugas-tugas yang bersifat intermiten, relatif sulit, dan berisiko tinggi yang mereka lakukan. Tugas-tugas tersebut kemungkinan besar akan menjadi tantangan setiap kali tugas tersebut muncul, dan SOP Anda dapat memberikan banyak manfaat dalam memastikan pelaksanaan yang konsisten dan akurat.

Sebaliknya, jika suatu area fungsional memiliki banyak pergantian atau outsourcing, mungkin akan sangat bermanfaat bagi waktu dan upaya Anda untuk mendokumentasikan tugas-tugas sederhana sehari-hari untuk mempercepat penerimaan karyawan penuh waktu atau kontrak baru yang perlu memulai dengan dasar-dasarnya.

Metode oportunistik

Di banyak organisasi, mendokumentasikan SOP bukanlah tugas siapa pun. Dalam hal ini, “membuka jalur sapi” mungkin merupakan pendekatan yang paling praktis.

Saat Anda mengajukan pertanyaan “bagaimana saya” berikutnya, bergabung dengan anggota tim berikutnya, memadamkan api berikutnya, atau meluncurkan teknologi berikutnya, izinkan tuntutan mendesak tersebut untuk menetapkan prioritas upaya dokumentasi SOP Anda. Susun ulang setiap “permintaan” yang masuk, dan alih-alih mengadopsi pola pikir 1:1/sekali pakai, gunakan pola pikir 1:banyak/hijau. Tulis SOP tidak hanya untuk satu kasus di depan Anda tetapi untuk kasus itu dan berikutnya.

Jadikan metode ini terukur dengan meminta anggota tim untuk mengambil pendekatan yang sama. Untuk melakukan hal ini dengan baik, Anda memerlukan alat pembuatan yang mudah diakses, templat SOP, metode distribusi yang mapan, dan dukungan dari manajemen. Dibutuhkan lebih banyak waktu untuk setiap permintaan untuk mengubah respons yang hanya dilakukan satu kali menjadi SOP yang persisten, namun investasi kecil tersebut akan membuahkan hasil dalam jangka panjang.

Templat SOP: Alat penghemat waktu

Manfaat template SOP

Prosedur operasi standar templat mengurangi waktu untuk menghasilkan dokumentasi. Menghemat biaya tenaga kerja seiring waktu. Templat juga memastikan konsistensi dalam penyajian, format, dan lokasi dokumen, sehingga lebih mudah ditemukan dan diikuti.

Di mana menemukan template SOP

Anda dapat menemukan lusinan template SOP gratis dan premium di layanan Snagit Asset. Templat visual pertama ini dapat diunduh langsung ke Snagit dan diisi dengan tangkapan layar, foto, serta judul dan keterangan teks. Templat menawarkan sejumlah tata letak konten yang dibangun berdasarkan praktik terbaik desain informasi. Mereka juga menyertakan metadata utama seperti penulis dan tanggal revisi terakhir.

Beberapa industri telah mengadopsi templat standar untuk SOP (apakah itu akan menjadikannya SSOP?) yang dapat Anda mulai dan sesuaikan sesuai kebutuhan. Ada baiknya juga membuat file template read-only untuk Microsoft Word atau Google Docs yang dapat diduplikasi dan diedit oleh anggota tim untuk menjaga format tetap konsisten.

Cara menyesuaikan templat

Sesuaikan templat untuk mencerminkan merek perusahaan Anda: logo, font, dan elemen desain apa pun. Selain itu, pertimbangkan elemen spesifik mana yang perlu disesuaikan, seperti departemen, peran, dan tanggung jawab, serta konvensi penamaan dokumen. Dan, tentu saja, petunjuk langkah demi langkah akan dikhususkan untuk tim dan organisasi Anda.

Menerapkan dan meninjau SOP Anda

Ingat gambar visual pengikat yang mengumpulkan debu di rak? Tidak ada seorang pun yang menginginkan hal itu, terutama setelah Anda menghabiskan banyak waktu untuk mencapai sejauh ini. Untuk memastikan SOP Anda menghasilkan nilai dan tetap bebas debu, pastikan untuk mempertimbangkan waktu untuk meluncurkan SOP baru dengan sengaja dan mendorong penerapan awal sebelum melanjutkan ke proyek berikutnya.

Langkah 1: Bagikan SOP dengan tim Anda

Ciptakan kesadaran dasar bahwa SOP baru itu ada, di mana menemukannya, dan kapan serta bagaimana menggunakannya. Jangan berasumsi bahwa satu komunikasi tentang hal ini sudah cukup. Anda harus memperkuat pesan tersebut dengan mengulanginya dan meminta manajer dan/atau pemimpin dalam tim untuk mengarahkan perhatian ke dokumen baru.

Langkah 2: Latih karyawan

Gunakan rapat tim yang ada atau sesi khusus untuk memandu anggota tim dalam menggunakan SOP. Mulailah dari awal: ketika [trigger event], tarik SOP dari [lokasi], dan ikuti [langkah-langkahnya] .

Mungkin lebih efisien untuk melakukan pelatihan ini secara asinkron, melalui video yang dibuat dengan Camtasia yang mencakup semua yang Anda liput dalam rapat namun dapat dilihat dan ditinjau ulang sesuai permintaan.

Buat video pelatihan yang bagus

Camtasia adalah cara terbaik untuk membuat video pelatihan dan instruksi yang membuat pemirsa Anda tetap terlibat.

Pelajari Lebih Lanjut

Langkah 3: Tinjau dan perbarui SOP tentang irama

Proses bisnis, peran, dan platform berkembang…begitu juga dengan SOP Anda. Setidaknya sekali dalam seperempat, luangkan waktu untuk meninjau dan memperbarui dokumentasi SOP dengan perubahan atau pengulangan apa pun yang diperlukan. Mintalah manajer dan kontributor individu untuk menandai SOP yang memerlukan revisi atau penulisan ulang.

Tip: Snagit sangat berguna untuk mengambil tangkapan layar atau rekaman layar baru saat prosedur berubah.

Bagaimana memastikan SOP diikuti secara konsisten

Tetapkan akuntabilitas

Sebagai bagian dari serah terima, identifikasi pemilik yang ditunjuk untuk setiap SOP yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa SOP tersebut dipatuhi dan diperbarui sesuai kebutuhan. Idealnya, cantumkan nama orang tersebut pada dokumen untuk menghindari kebingungan di kemudian hari.

Memantau dan mengukur

Lacak metrik kinerja untuk memastikan bahwa SOP mencapai tujuannya. Bergantung pada pendekatan operasi organisasi Anda, ini bisa berupa metrik kuantitatif seperti ukuran jaminan kualitas atau tingkat penyelesaian tugas, atau bisa juga berupa masukan kualitatif seperti umpan balik dari manajer, pimpinan tim, dan kontributor individu.

Bertindak berdasarkan umpan balik

Mengabaikan pembaruan SOP akan menyebabkan SOP tersebut menjadi tidak relevan dan tidak digunakan lagi. Ketika anggota tim merasa tidak ada orang yang cukup peduli untuk memperbarui SOP, mereka berhenti merujuknya.

Ketika pemilik SOP mengetahui dan merespons umpan balik (walaupun umpan balik tersebut tidak menghasilkan perubahan pada SOP, yang terkadang terjadi), hal ini mengirimkan sinyal kuat kepada tim bahwa SOP tetap penting.

Pentingnya SOP yang ditulis dengan baik

Prosedur Operasi Standar (SOP) yang disusun dengan baik memastikan anggota tim dapat menyelesaikan tugas secara efisien, menjaga standar kualitas, dan memberikan hasil yang konsisten. Dengan mendokumentasikan proses secara jelas melalui visual, Anda akan membuat SOP yang mudah diikuti dan dipelihara.

Hentikan pertanyaan berulang

Buat video dan panduan yang jelas dengan Snagit sehingga Anda hanya perlu menjelaskan tugas satu kali.

Cobalah Gratis

FAQ tentang prosedur operasi standar (SOP)