Bagaimana Memecahkan 10 Masalah Pelatihan Umum Dengan Video

Kebanyakan pelatih, baik formal maupun informal, memiliki tujuan yang sama: menjadikan pembelajaran yang melekat.

Masalah dengan itu, yah, masalah. Ada banyak hambatan yang muncul ketika Anda mencoba membuat orang lain menyerap informasi, terutama jika Anda bukan ahli materi pelajaran.

Dalam posting ini, kami memeriksa sepuluh poin nyeri yang dibahas dalam pelatihan video – yang pertama adalah waktu dan uang yang dihabiskan untuk pembelajaran tatap muka untuk tugas yang berulang.

Masalah #1: Pelatihan tatap muka memakan waktu dan mahal

Pelatihan menyeluruh bagi karyawan sepenuhnya diperlukan untuk memfasilitasi produktivitas dan keselamatan, tetapi dapat dengan cepat memakan waktu dan mahal. Perusahaan AS menghabiskan sekitar $70,65 miliar untuk pelatihan pada tahun 2016 dan, rata-rata, kehilangan 53,8 jam produktivitas per karyawan sambil menyesuaikan diri, menurut Training Magazine 2016 “Training Industry Report.”

Dalam kebanyakan kasus, pelatihan scaling back tidak dapat dilakukan, terutama untuk perawatan kesehatan, keuangan, pemerintah, dan industri lain yang diatur secara ketat. Tetapi pelatihan berkualitas tinggi dalam waktu yang lebih singkat adalah kemungkinan yang nyata dan diperlukan untuk bisnis yang ingin mengurangi biaya dan ketidaknyamanan yang terkait dengan persiapan pekerjaan tatap muka.

Langkah pertama adalah mengganti orientasi dan pelatihan tatap muka tertentu dengan konten pembelajaran berbasis video. Pelatihan tatap muka menempati jadwal setidaknya dua orang pada waktu tertentu – peserta pelatihan dan karyawan yang mengelola pelatihan itu.

Sementara fungsi bernuansa pasti membutuhkan demonstrasi fisik, tugas yang lebih universal seperti mengisi kartu waktu atau pekerjaan pengetahuan dasar yang berulang dapat dikomunikasikan dengan mahir dengan serangkaian demonstrasi dan ceramah di layar yang diproduksi dengan baik.

Memindahkan pelatihan tatap muka yang sesuai ke pelatihan berbasis video dapat mengurangi waktu, dan oleh karena itu uang. Rekam sekali, bagikan sebanyak yang Anda butuhkan.

Masalah #2: Jadwal bisa menjadi mimpi buruk untuk dikoordinasikan

Waktu yang dihabiskan dalam sesi pelatihan tatap muka sering didahului oleh perjuangan berat untuk mengoordinasikan jadwal. Selain itu, koordinator pelatihan sering berada di bawah tekanan untuk menyelesaikan pelatihan dalam kerangka waktu yang ketat.

Ini adalah perjuangan mengingat berapa banyak jadwal orang yang perlu dipertimbangkan:

• Perwakilan SDM yang bertanggung jawab untuk mengelola dan/atau mengoordinasikan sesi pelatihan.
• Anggota tim TI perlu membantu dengan pengaturan demonstrasi.
• Ahli materi pelajaran didatangkan dari departemen atau lokasi lain.
• Pelajar baru, yang terlalu mudah memesan ganda saat mereka meningkat.
• Manajer tingkat yang lebih tinggi meminta untuk duduk di sesi tertentu.

Keunggulan pelatihan berbasis video adalah dapat dengan mudah direkam pada waktu yang nyaman bagi mereka yang mengelola sesi, dan dimasukkan ke dalam jadwal peserta pelatihan tanpa koordinasi yang berlebihan antara banyak pihak. Sesi juga dapat disimpan dan dibagikan melalui platform berbasis web untuk digunakan nanti seiring pertumbuhan tim.

Dengan cara ini, tidak ada, dan tidak ada seorang pun, yang jatuh melalui celah.

Masalah #3: Pelatihan di seluruh dunia itu sulit

Pelatihan seringkali merupakan upaya nasional atau multinasional yang membutuhkan sumber daya dan koordinasi yang luas. Biaya perjalanan ke dan dari lokasi kantor yang berbeda, dan, dalam beberapa kasus, menyewa ruang untuk mengadakan sesi pelatihan, benar-benar bertambah. Sementara itu, mengoordinasikan jadwal di sekitar beberapa zona waktu dapat dengan cepat menjadi latihan yang membelah rambut.

Hambatan bahasa juga dapat menimbulkan masalah selama seminar pelatihan, yang membutuhkan penerjemah untuk memastikan setiap orang mendapatkan nilai dari pengalaman tersebut.

Semua ini menimbulkan pertanyaan: Apakah biaya dan kompleksitas pelatihan global dapat dibenarkan?

Dalam beberapa kasus, ya. Namun seringkali, video bisa dijadikan sebagai pengganti. Misalnya, saat merekrut personel baru, Anda dapat menggunakan perangkat lunak perekaman layar atau pengeditan video untuk merekam webinar dan demonstrasi pelatihan. Video-video ini kemudian dapat diedit untuk menyertakan teks atau subtitel, terjemahan, atau bahkan pertanyaan kuis untuk mengukur seberapa baik pemirsa mempelajari konten tersebut. Lebih penting lagi, aset pelatihan ini juga berfungsi sebagai sumber daya yang dapat diskalakan dan dapat diulang.

Dengan kata lain, dengan video, organisasi dapat membuat materi referensi yang ringkas dan menarik yang dapat dilihat karyawan secara asinkron dan di seluruh dunia, dan diberi teks dalam bahasa mereka, sesuai kebutuhan.

Masalah #4: Saya hanya punya satu kesempatan untuk menangkap semua yang saya butuhkan dari ahli materi pelajaran saya

Konferensi video antara dua orang atau lebih adalah cara yang bagus untuk berbagi informasi dan ide. Ini juga ideal untuk mengkomunikasikan informasi yang kompleks dan teknis yang mungkin khusus untuk spesialis tertentu, misalnya, di bidang medis.

Hal ini karena:

• Otak memproses citra 60.000 kali lebih cepat daripada kata-kata, menurut Fast Company.
• Manusia mempertahankan konten dengan citra lebih baik daripada konten audio saja.

Tetapi siapa pun yang telah berpartisipasi dalam rapat tahu perasaan mencoba memperhatikan sambil juga mencatat secara mendetail. Ketika orang di sisi lain layar adalah ahli materi pelajaran yang sibuk yang tidak tersedia, Anda perlu memastikan bahwa Anda mendapatkan informasi yang benar untuk pertama kalinya. Atau apakah Anda?

Alat perekam layar dan pengeditan video memungkinkan pengguna merekam wawancara sehingga mereka dapat terlibat 100 persen selama wawancara dan percakapan.

Sebagai alternatif, peserta pelatihan dapat mengirimkan daftar pertanyaan kepada Ahli Materi Pelajaran (atau SME) yang sibuk, yang dapat menjawab pertanyaan tersebut dalam format video. Either way, menggunakan video untuk wawancara UKM memungkinkan pembuatan sumber daya multimedia permanen yang dapat diputar ulang sesuai permintaan dengan kecepatan variabel, dan bahkan dijelaskan dengan spidol dan catatan jika perlu. Anda bahkan dapat membuat transkripsi video untuk mengubah audio menjadi teks jika diperlukan.

Tangkap, konsumsi, anotasi, ulangi.

Masalah #5: Brain drain itu nyata

Dalam bukunya Informal Learning: Rediscovering the Natural Pathways that Inspire Innovation and Performance, Jay Cross membandingkan pelatihan formal dengan naik bus, di mana pengemudi membawa Anda ke tempat yang Anda inginkan, dan pelatihan informal dengan mengendarai sepeda, di mana Anda membuat sendiri rute, menurut Brainshark.

Sama seperti Anda mungkin membutuhkan bus suatu hari dan sepeda di hari lain, pembelajaran berbasis video formal dan informal keduanya memiliki tempat dalam bisnis modern.

Pelatihan formal efektif untuk membangun basis pengetahuan bagi karyawan baru. Ini juga penting untuk proses yang tidak fleksibel seperti protokol medis dan manajemen kepatuhan. Proses seperti ini harus tepat, dan karena itu disampaikan secara prosedural bukan sebagai pelajaran ad hoc. Pelatihan formal biasanya diberikan dalam urutan yang disengaja, oleh pelatih tertentu dan terkadang bersertifikat, dalam kerangka waktu yang diperlukan – misalnya, rangkaian video prosedur keselamatan teknik.

Pelatihan informal lebih banyak dilakukan dengan basis belajar sambil jalan. Misalnya, bayangkan perusahaan Anda memiliki sistem manajemen data yang dibangun sendiri, tetapi karyawan yang membangunnya pergi atau pensiun. Semua keahlian dan pengetahuan mereka juga akan pergi bersama mereka, menyebabkan kekosongan dalam pengetahuan yang akan sulit untuk diisi. Pelatihan informal dapat mengatasi hal ini melalui karyawan yang membuat video pelatihan di sekitar bidang keahlian mereka sendiri. Saat proses bisnis berkembang dan menjadi lebih efisien, karyawan dapat membuat konten video yang membagikan praktik terbaik yang dipelajari sendiri.

Hebatnya, Anda dapat membuat program pelatihan formal dan informal dengan video dan screencast dengan mudah dan terjangkau di seluruh organisasi Anda.

Masalah #6: Saya bekerja dengan orang-orang pintar. Bagaimana saya belajar dari mereka?

Ada banyak nilai dalam rangkaian video orientasi yang diproduksi dengan baik yang membantu karyawan menyesuaikan diri dengan peran mereka dengan cepat dan murah. Namun ada juga nilai dalam pengembangan organik dari komunitas pelatihan yang dapat dikontribusikan dan dipelajari oleh karyawan secara ad hoc.

Proses ini, yang disebut pembelajaran sosial, tidak terjadi secara formal, atau atas permintaan manajemen. Sebaliknya, itu adalah hasil alami dari demokratisasi alat komunikasi visual. Contoh kasus, jika seseorang yang diminta untuk menjelaskan tabel pivot cukup lama memiliki akses ke alat pembuatan video yang mudah digunakan, mereka mungkin akan melanjutkan dan merekam video "Cara" cepat.

Bagian kedua adalah memiliki hub di mana video ini dapat diunggah dan dibagikan dengan audiens yang relevan.

Dengan alat tangkapan layar yang intuitif dan platform berbagi kolaboratif, pengetahuan dan pelatihan di tempat kerja dapat dikumpulkan dari sumber daya.

Masalah #7: Dek slide menjadi membosankan…cepat

Dek slide memenuhi fungsi yang berguna: untuk mengatur dan menyajikan sesi pelatihan yang sarat konten dengan ringkasan poin-poin singkat dan media visual.

Masalahnya adalah terlalu banyak slide deck yang gagal pada elemen “media visual” dengan tidak menggunakan gambar atau media sama sekali. Tujuan dari setiap dek slide yang baik adalah untuk menceritakan sebuah kisah, bukan untuk membaca fakta dan informasi dari layar kata demi kata. Bagian dari menceritakan kisah itu adalah menunjukkan kepada penonton sesuatu yang mengkomunikasikan pesan secara visual.

Salah satu cara terbaik untuk menghindari pembuatan dek slide biasa atau berlebihan adalah dengan menyertakan tangkapan layar, GIF, dan klip video. Penyaji dapat membubuhi keterangan tangkapan layar secara visual untuk mengilustrasikan poin mereka secara lebih efektif. Tidak ada lagi daftar berpoin yang terlalu panjang.

Video dan GIF animasi juga memeriahkan presentasi.

Siapa bilang slide deck harus membosankan?

Masalah #8: Ingat pelatihan itu dari tiga bulan lalu? Aku juga tidak…

Kelemahan terbesar dari sesi pelatihan tatap muka tradisional dan manual pelatihan tertulis adalah mudah untuk melupakan kontennya, dan sulit menemukannya saat Anda membutuhkannya nanti. Alih-alih menggali kembali catatan sebelumnya dari sesi pelatihan, bagaimana jika pelatihan awal telah direkam, dan kemudian dipecah menjadi beberapa video pendek?

Video akan berfungsi sebagai konten yang pendek dan mudah dicerna yang dapat diserap dengan cepat, tetapi juga secara pasif. Dengan kata lain, itu dapat ditonton berulang-ulang sesuai kebutuhan, dan dengan sedikit kerja dari pihak karyawan. Rekam saja pelatihan aslinya, dan bagi menjadi video mikro untuk ditonton siapa saja saat mereka membutuhkannya.

Pilihan lainnya adalah menyertakan daftar isi untuk video pelatihan, yang memungkinkan pemirsa melompat ke topik yang paling relevan dalam video, tergantung pada kebutuhan mereka saat itu.

Presentasikan sekali, tonton sekali dan referensikan sebanyak yang Anda butuhkan.

Masalah #9: Begitu banyak latihan, begitu sedikit waktu

Perusahaan membutuhkan waktu dua kali lebih lama untuk merekrut daripada beberapa tahun yang lalu, The Wall Street Journal mencatat. Oleh karena itu, para manajer ingin sekali melatih karyawan baru dengan cepat. Ini berarti bisnis berada di bawah tekanan untuk mengajar karyawan lebih cepat dalam periode waktu yang lebih singkat.

Namun, manajer juga tidak ingin membuat karyawan baru merasa tidak siap untuk menangani tugas yang diberikan kepada mereka – yang sering terjadi. Menurut HR Morning, sekitar sepertiga karyawan berhenti dalam enam bulan pertama bekerja, dan alasan keempat yang paling sering dikutip adalah “pelatihan yang tidak memadai.”

Salah satu cara perusahaan berusaha mengubahnya adalah dengan menggunakan video untuk menyampaikan informasi secara lebih efektif dalam format yang menarik dan mudah diingat. Menurut Forrester, karyawan 75 persen lebih mungkin menonton video pelatihan daripada membaca dokumentasi pelatihan.

Sebagai bonus tambahan untuk pemberi kerja, banyak editor video memungkinkan Anda menambahkan pertanyaan kuis untuk memeriksa apakah pemirsa Anda mempelajari konten dengan benar, sehingga pelatih dapat mengawasi kemajuan pengguna.

Dengan alat pembuatan video yang lebih ramah di pasaran, lebih mudah dari sebelumnya untuk membuat video menarik yang menyertakan grafik gerak, efek, dan teks, daripada hanya pelatih yang berbicara melalui konten. Berikan apa yang mereka inginkan—konten pelatihan berbasis video yang menarik yang menyajikan pesan secara ringkas dan mudah diingat—dan mereka akan lebih cenderung memberikan apa yang Anda inginkan: kurva pembelajaran yang lebih pendek dan masa kerja yang lebih lama.

Masalah #10: Pelatihan penskalaan rumit

Last but not least, saat bisnis tumbuh dan berubah, pelatihan harus berubah dengannya agar tetap segar.

Manfaat penting menggunakan video dan media eLearning lainnya adalah Anda dapat membuat dan berbagi lebih banyak konten pelatihan dalam waktu yang lebih singkat. Daripada mengembangkan serangkaian slide deck, mengkoordinasikan jadwal dan memberikan beberapa sesi kepada pengguna, koordinator pelatihan dapat fokus pada produksi sumber daya pelatihan multimedia yang dapat disampaikan kepada peserta pelatihan tanpa presentasi fisik atau tantangan penjadwalan.

Manfaat besar lainnya dari konten pelatihan berbasis video adalah Anda selalu dapat mengeditnya jika konten perlu diubah atau diperbarui, lalu cukup mendistribusikan ulang konten yang diperbarui alih-alih memanggil semua orang kembali bersama untuk pelatihan tatap muka.

Selain itu, video memungkinkan berbagi pengetahuan, presentasi, dan demonstrasi di antara karyawan dan memastikan bahwa ada komunitas untuk pembelajaran formal dan informal.

Lampu, kamera, pelatihan.