Cara Menghancurkan Peluncuran Perangkat Lunak Anda Berikutnya

Perubahan itu menakutkan, dan peluncuran perangkat lunak utama dapat menjadi beberapa perubahan paling menakutkan yang dialami pengguna organisasi Anda.

Sangat mudah untuk melupakan bahwa tidak semua orang adalah ahli teknologi.

Bagi beberapa kolega Anda, menguasai teknologi atau aplikasi perangkat lunak baru dapat menjadi hal yang paling menakutkan dan — paling buruk — sangat mengganggu dan membuat frustrasi.

Pada akhirnya, implementasi yang sukses sama dengan adopsi perangkat lunak yang sukses.

Jadi, bagaimana Anda mengelola harapan dan pengalaman pengguna sambil memastikan sisi teknologi juga berjalan lancar?

Saya akan menunjukkan kepada Anda.

Rencana bagus yang memusatkan pengguna Anda dan berfokus pada komunikasi dan pelatihan dapat sangat membantu memastikan peluncuran perangkat lunak organisasi Anda tidak hanya bagus, tetapi juga sukses besar.

Inilah yang akan Anda pelajari dalam panduan peluncuran perangkat lunak kami:

• Elemen penting dari rencana peluncuran Anda.
• Cara mendapatkan dukungan di seluruh organisasi Anda.
• Cara berkomunikasi secara efektif dengan pengguna Anda.
• Mengapa pelatihan adalah prioritas utama Anda.
• Empat kesalahan yang dapat menenggelamkan peluncuran Anda sebelum dimulai.

Cara membuat rencana peluncuran perangkat lunak

Ini mungkin tampak seperti tidak perlu dipikirkan, tetapi sama seperti proyek apa pun di organisasi Anda, Anda harus membuat rencana tentang cara meluncurkan perangkat lunak baru. Dan rencana itu harus membahas menjelang peluncuran, peluncuran itu sendiri, dan pasca-peluncuran.

Untuk artikel ini, kami akan menganggap Anda dan tim Anda telah melakukan uji tuntas dalam menilai tujuan dan kebutuhan bisnis organisasi Anda, termasuk anggaran, kemampuan perangkat lunak, masalah keamanan, dll.

Mencari tahu semua ini sebelumnya akan memastikan anggota tim menghabiskan lebih sedikit waktu dan usaha dalam jangka panjang.

Anda telah memilih program perangkat lunak atau perangkat lunak perusahaan yang Anda butuhkan, sekarang Anda perlu membahas cara menyampaikannya kepada pengguna Anda.

Ikuti praktik terbaik peluncuran perangkat lunak

Jauh sebelum Anda berpikir untuk meluncurkan perangkat lunak baru, Anda memerlukan rencana peluncuran perangkat lunak baru yang mencakup: bagaimana Anda akan meluncurkannya, kepada siapa, pada jadwal apa, dan — yang paling penting — bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan pengguna Anda tentang peluncuran dan memberikan dokumen pelatihan yang mungkin mereka perlukan.

Sementara sebagian besar tim TI memahami pentingnya merencanakan pekerjaan teknis peluncuran perangkat lunak, mudah untuk melupakan dampak manusia dari proyek Anda.

Anda dan tim Anda jelas akan melakukan pekerjaan meluncurkan perangkat lunak baru, tetapi perencanaan Anda harus memusatkan kebutuhan, ketakutan, harapan, dan kekhawatiran pengguna Anda tentang peluncuran yang akan datang.

Dalam perencanaan Anda, pikirkan baik-baik tentang praktik terbaik untuk meluncurkan perangkat lunak baru dengan mengajukan pertanyaan kunci:

• Apakah ini akan menjadi peluncuran semua organisasi atau pendekatan bertahap?
• Jika bertahap, siapa yang lebih dulu mendapatkannya dan mengapa?
• Bagaimana ini akan berdampak pada pengguna kami?
• Bagaimana ini akan berdampak pada pelanggan kita atau pemangku kepentingan lainnya?
• Apa yang dapat kami lakukan untuk membantu pengguna memahami apa artinya ini bagi mereka?
• Siapa yang akan menjadi orang utama untuk komunikasi pada peluncuran?
• Bagaimana kita akan mengatasi ketakutan, kekhawatiran, dan keluhan?
• Bagaimana kami akan mendukung pengguna kami melalui transisi dan setelah peluncuran?
• Siapa di organisasi kami yang dapat membantu dengan komunikasi dan pelatihan?

Rencanakan untuk semua orang

Bahkan jika perusahaan Anda adalah penyedia perangkat lunak atau teknologi, Anda dapat bertaruh bahwa tidak semua orang di tim Anda nyaman dengan teknologi seperti Anda. Itu selalu yang terbaik untuk mengasumsikan bahwa akan ada pengguna yang tahu persis apa yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dan tidak lebih.

Suatu kali, ketika melatih pengguna Microsoft Word tentang aksesibilitas, saya membuat referensi biasa untuk menggunakan CTRL-C untuk menyalin dan CTRL-V untuk menempel. Mereka menatap saya seolah-olah saya berbicara dalam bahasa lain.

Ini adalah orang-orang yang telah menggunakan Word dan aplikasi MS Office lainnya selama bertahun-tahun, jika bukan beberapa dekade. Meskipun mereka sudah lama menggunakan produk tersebut, hampir tidak ada dari mereka yang pernah mendengar tentang hotkey atau pernah menggunakannya.

Itu adalah pengalaman yang sangat membuka mata bagi saya dalam hal pelatihan. Jangan pernah berasumsi bahwa bahkan pengguna berpengalaman pun tahu apa yang Anda ketahui.

Anda tidak ingin memperlakukan mereka seperti pemula, tetapi ingat akan ada berbagai tingkat pengalaman dan pengetahuan.

Dapatkan dukungan untuk peluncuran perangkat lunak Anda di seluruh organisasi Anda

Anda telah memilih perangkat lunak baru Anda. Anda telah menyampaikan kasus Anda kepada manajer dan pimpinan senior lainnya di organisasi Anda. Anda telah membuat daftar pro dan kontra dan membuat rekomendasi, dan mereka telah memberi Anda lampu hijau.

Anda siap untuk berguling, bukan?

Yah, itu tergantung. Dengan siapa lagi Anda berbicara?

Sangat menggoda untuk berasumsi bahwa dengan mendapatkan persetujuan dari atasan Anda, Anda memiliki semua dukungan yang Anda butuhkan.

Tapi, sudahkah Anda berbicara dengan orang-orang yang paling terpengaruh oleh perubahan ini? Sudahkah Anda menanyakan kebutuhan dan harapan mereka untuk perangkat lunak baru? Sudahkah Anda mendiskusikan potensi jebakan atau kekhawatiran yang mungkin mereka miliki tentang perubahan tersebut?

Setiap langkah untuk memperbarui atau mengubah solusi perangkat lunak harus sangat melibatkan orang-orang yang bergantung padanya untuk melakukan pekerjaan mereka. Anda dapat melakukan semua penelitian di dunia dan Anda masih tidak akan memiliki pengetahuan tentang persyaratan sehari-hari seperti mereka yang benar-benar melakukan pekerjaan itu.

Itu mungkin lebih mudah di organisasi yang lebih kecil di mana Anda bisa berbicara dengan semua orang secara pribadi. Perusahaan yang lebih besar mungkin perlu menjadi kreatif.

Berikut adalah beberapa cara untuk berbicara dengan pengguna tanpa harus berbicara dengan SETIAP pengguna:

• Grup fokus
• Survei
• Sesi tanya jawab langsung
• webinar
• Saluran Slack/Teams

Terlepas dari bagaimana Anda melakukannya, memahami apa yang dibutuhkan pengguna Anda akan membantu mereka mendapatkan dukungan saat Anda memberi tahu mereka apa yang berubah. Meskipun Anda mungkin tidak dapat memenuhi semua persyaratan atau kekhawatiran mereka (akui saja, tidak ada perangkat lunak yang sempurna), mereka akan merasa didengarkan dan Anda akan menunjukkan bahwa Anda peduli dengan pekerjaan mereka.

Dan, ada bonus potensial! Dengan bekerja dengan berbagai departemen dan kolega yang akan menggunakan perangkat lunak baru, Anda dapat mengidentifikasi calon juara yang dapat membantu mengadvokasi dan menginjili alat baru.

Apakah mereka bertindak sebagai penghubung antara tim mereka dan tim Anda atau hanya menjadi semacam ahli di lapangan, seringkali sangat membantu untuk memiliki seseorang di sudut Anda di tingkat pengguna.

Berkomunikasi secara efektif untuk peluncuran perangkat lunak yang sukses

Apakah Anda merasakan tema dalam posting ini? Komunikasi adalah alat terbaik di kotak peralatan Anda untuk memastikan peluncuran perangkat lunak yang sukses.

Tapi komunikasi tidak bisa hanya tentang email panjang dari Anda dan tim Anda tentang apa yang akan terjadi selanjutnya.

Email pasti akan menjadi cara penting untuk berkomunikasi dengan pengguna Anda, tetapi seharusnya bukan satu-satunya cara.

Selama fase pra-peluncuran, peluncuran, dan pasca-peluncuran peluncuran Anda, gunakan sarana komunikasi yang berbeda untuk memastikan bahwa semua pengguna Anda memiliki akses ke informasi yang mereka butuhkan.

Cara berkomunikasi dengan pengguna Anda

Sama seperti contoh di atas tentang mendapatkan persetujuan, berikut adalah beberapa cara yang baik untuk mengomunikasikan informasi penting:

Surel

Email adalah cara yang bagus untuk melakukan pembaruan dan pengumuman cepat. Bagi kebanyakan dari kita, aplikasi email kita (seperti MS Outlook) juga merupakan cara kita menjadwalkan rapat dan acara lainnya. Pasti menggunakannya untuk keuntungan Anda.

Email juga sangat impersonal dan bisa terasa luar biasa. Gunakan dengan hemat. Hindari email panjang yang mengharuskan pengguna untuk menerima dan mengingat banyak informasi.

Pertemuan dan acara jarak jauh secara langsung/langsung

Baik itu sesi tanya jawab, presentasi webinar tentang fitur baru, atau diskusi meja bundar, acara langsung menawarkan pengalaman yang lebih pribadi dan menarik bagi banyak pengguna.

Kiat pro: Rekam sesi langsung Anda dan bagikan kepada siapa saja yang tidak dapat hadir sehingga pengguna dapat kembali dan menonton untuk ditinjau jika diperlukan.

Video

Video informasi cepat menjembatani kesenjangan antara email dan presentasi langsung. Anda dapat lebih berhati-hati dengan apa yang ingin Anda presentasikan dan Anda memiliki kontrol lebih besar atas kecepatan dan konten.

Video menarik dan penelitian kami menunjukkan bahwa semakin banyak orang mencari video informasi sendiri.

Seperti halnya email, hindari video yang panjang dan berlebihan. Jika Anda memiliki sejumlah topik untuk dibahas, pertimbangkan untuk membuat serangkaian video yang membahas topik tertentu. Dengan begitu, orang-orang dapat kembali dan meninjau yang mereka perlukan tanpa harus mengingat di mana Anda berbicara tentang fitur tertentu dalam video berdurasi 30 menit Anda.

Kiat untuk komunikasi yang efektif tentang peluncuran perangkat lunak Anda

Setiap dan semua komunikasi dengan organisasi Anda harus memusatkan pengguna Anda. Jawab pertanyaan mereka, berikan mereka informasi yang mereka butuhkan untuk sukses, dan hilangkan ketakutan dan kekhawatiran mereka.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat:

1. Berpikirlah seperti pengguna, bukan administrator

Hindari jargon teknologi atau kata dan akronim yang terlalu teknis. Jika Anda benar-benar harus menggunakan istilah teknis, pastikan Anda mendefinisikannya dengan cara yang dapat dipahami siapa pun. Seperti disebutkan di atas, ingatlah bahwa tidak semua orang ahli teknologi. Pastikan semua komunikasi mudah dipahami.

2. Pertimbangkan bermitra dengan SDM atau pemasaran

Jika Anda benar-benar ingin menghentikan komunikasi Anda, pertimbangkan untuk bermitra dengan pakar komunikasi di organisasi Anda. Rekan HR dan pemasaran Anda berpengalaman baik dalam membantu orang memahami konsep kompleks dan mengatasi ketakutan dan kekhawatiran.

3. Ingatlah bahwa komunikasi sejati adalah jalan dua arah

Komunikasi bukan hanya apa yang Anda luncurkan kepada audiens Anda. Komunikasi nyata mencakup mendengarkan dan menanggapi umpan balik. Pastikan pengguna Anda memiliki cara untuk mengajukan pertanyaan, menyampaikan kekhawatiran, dan meminta bantuan.

4. Lanjutkan penjangkauan di luar hari peluncuran

Peluncuran perangkat lunak Anda tidak berakhir setelah penerapan dan komunikasi Anda juga tidak. Tetap buka jalur komunikasi setelah peluncuran dan jangan lupa untuk mengumpulkan umpan balik tentang bagaimana semuanya berjalan.

Jadikan pelatihan sebagai prioritas #1 Anda

Tapi tunggu dulu, saya pikir komunikasi adalah kunci keberhasilan peluncuran perangkat lunak! Apa yang memberi?

Nah, apa itu pelatihan, tetapi komunikasi konsep dan pengetahuan kepada mereka yang membutuhkannya?

Alasan orang takut akan perubahan di tempat kerja adalah karena mereka khawatir tidak akan dapat berfungsi di lingkungan baru. Tugas Anda sebagai profesional TI adalah memberi mereka pengetahuan dan keterampilan yang mereka butuhkan untuk mengatasi ketakutan mereka.

Sama seperti komunikasi Anda selama proses peluncuran, pelatihan Anda harus mengambil berbagai bentuk tergantung pada kebutuhan. Merupakan ide bagus untuk menawarkan opsi fleksibel seperti visual dan video untuk meluncurkan platform perangkat lunak di seluruh perusahaan. Dengan begitu, pengguna selalu dapat kembali dan menonton ulang informasi atau dapat digunakan kembali sebagai bagian dari orientasi karyawan baru.

Tidak ada yang lebih menakutkan bagi sebagian besar pengguna (yang sudah gugup dengan perangkat lunak baru) daripada menghadapi dokumen teks raksasa atau email penuh paragraf demi paragraf informasi teknis.

Jangan beri tahu pengguna Anda cara menggunakan perangkat lunak baru, tunjukkan pada mereka!

Metode pelatihan umum yang efektif meliputi:

• Sesi pelatihan jarak jauh secara langsung atau langsung.
• Video pelatihan bentuk panjang.
• Pustaka video pelatihan singkat yang membahas topik atau fitur tertentu.
• Dokumentasi pengguna yang sangat visual dan dokumen bantuan.

Ingat, Anda tidak perlu menjadi profesional video atau grafis untuk membuat video dan dokumen pelatihan berkualitas profesional. TechSmith Camtasia dan TechSmith Snagit menawarkan fitur yang kuat namun mudah digunakan yang memungkinkan siapa saja berbagi pengetahuan dan keterampilan dengan cepat dan mudah.

Dan, Camtasia dan Snagit bekerja sama dengan baik, membuat video dan dokumen pelatihan Anda menjadi lebih efektif.

Apa pun metode pelatihan yang Anda gunakan, ingatlah untuk memusatkan pengguna dan kebutuhan mereka saat membuat konten Anda.

Empat kesalahan yang harus dihindari untuk peluncuran perangkat lunak Anda

Bahkan peluncuran perangkat lunak yang paling terencana dan dijalankan dengan baik dapat gagal, tetapi menghindari empat kesalahan umum ini dapat membantu Anda menghindari malapetaka.

1. Mengabaikan perbedaan pendapat

Pernah mendengar ungkapan, “Anda tidak bisa menyenangkan semua orang?” Bahkan dengan komunikasi terbaik, tidak semua orang di organisasi Anda akan senang dengan perubahan tersebut. Akan selalu ada orang yang tidak setuju. Dan, meskipun mudah untuk mengabaikan penentang karena, yah, penentang, mengabaikannya dapat menyebabkan masalah yang lebih besar di kemudian hari.

Paling-paling, mereka mungkin merasa Anda tidak menganggap serius kekhawatiran mereka, paling buruk, Anda berisiko kehilangan informasi penting yang dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik dalam proses peluncuran.

Dengarkan semua orang dan gunakan informasi sebaik mungkin.

2. Mempercepat proses

Beri semua orang (termasuk tim TI Anda) waktu yang mereka butuhkan untuk membereskan segala sesuatunya sebelum peluncuran perangkat lunak apa pun. Berikan banyak pemberitahuan kepada pengguna Anda tentang perubahan yang akan datang sehingga mereka punya waktu untuk menangani pekerjaan mereka, dan Anda punya waktu untuk mengatasi masalah apa pun yang mungkin muncul.

3. Tidak mengikutsertakan staf non-TI dalam proses pengambilan keputusan

Dalam pendekatan yang berpusat pada pengguna untuk peluncuran perangkat lunak, Anda ingin memastikan untuk menyertakan pengguna sebenarnya dalam setiap keputusan yang memengaruhi pekerjaan mereka. Itu tidak berarti Anda harus berbicara dengan setiap karyawan, tetapi pastikan ada banyak kesempatan bagi pengguna untuk menawarkan saran, umpan balik, dan ide tentang cara membuatnya bekerja.

4. Tidak mendengarkan pengguna Anda setelah peluncuran

Kumpulkan umpan balik dan dengarkan apa yang berhasil dan apa yang tidak. Gunakan informasi ini untuk membantu mengatasi masalah dengan peluncuran saat ini dan untuk menginformasikan proses yang lebih baik untuk yang berikutnya.

Pusatkan pengguna Anda untuk kesuksesan peluncuran perangkat lunak!

Memusatkan pengguna Anda dalam peluncuran perangkat lunak apa pun membantu memastikan bahwa setiap orang mendapatkan apa yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya.

Baik Anda meluncurkan perangkat lunak baru atau yang diperbarui ke 3, 30, atau 3.000 orang, memiliki rencana kuat yang memusatkan pengguna Anda, mendapat dukungan dari semua tingkat organisasi Anda, dan terus berlanjut setelah hari peluncuran akan membantu memastikan kesuksesan.

Pertanyaan yang sering diajukan