Panduan Singkat untuk Berbagi Pengetahuan: Cara Memulai

Bisnis yang menjadikan berbagi pengetahuan sebagai bagian dari budaya organisasi mereka memiliki keunggulan kompetitif yang berbeda.

Gallup, firma analitik dan penasihat, mencatat, “Manajemen pengetahuan harus dilihat sebagai strategi bisnis utama dan diberikan waktu dan perhatian yang sama seperti inisiatif TI atau sumber daya manusia lainnya.”

Manfaat berbagi pengetahuan tersebar luas, mulai dari peningkatan kelincahan dan inovasi hingga keterlibatan karyawan yang lebih besar. Ini juga salah satu cara terbaik untuk memastikan kelangsungan bisnis di tengah pergantian staf yang normal.

Namun istilah dan bahkan praktiknya sendiri bisa jadi agak kabur, sehingga menjadi hal yang sulit untuk diprioritaskan dan diterapkan.

Jadi, mari kita buat gambaran yang lebih jelas tentang apa sebenarnya berbagi pengetahuan itu, manfaat spesifiknya, dan identifikasi peluang bagi organisasi Anda untuk mulai melakukannya sekarang.

Apa itu berbagi pengetahuan?

Sederhananya, berbagi pengetahuan adalah pertukaran keterampilan, informasi, dan keahlian di antara jaringan atau sekelompok orang.

Dalam konteks ini, ada dua jenis pengetahuan: pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tacit.

Pengetahuan eksplisit adalah jenis yang dapat dengan mudah direkam, dikodifikasi, diartikulasikan, dan diakses. Seringkali hal-hal yang dapat dimuat dalam dokumentasi, manual, tutorial, atau video petunjuk.

Pengetahuan tacit, yang melengkapi bentuk eksplisit, adalah kebijaksanaan, pengalaman, wawasan, dan intuisi yang membangun konteks di sekitar pengetahuan eksplisit. Mereka yang memiliki pengetahuan tacit tahu mengapa praktik tertentu sangat penting untuk bisnis atau bagaimana serangkaian keputusan dibuat.

Cara termudah untuk berbagi pengetahuan

Tidak masalah jika Anda mencoba berbagi pengetahuan eksplisit atau tacit, itu bisa terasa seperti tugas yang sulit.

Bagaimana sebuah organisasi membuat informasi penting mudah diakses oleh semua orang tanpa menghabiskan banyak waktu atau uang?

Jawabannya adalah dengan menciptakan budaya berbagi pengetahuan.

Organisasi harus mendorong karyawan untuk berbagi pengetahuan mereka dan menyediakan alat yang memudahkan untuk melakukannya.
Hal yang menyenangkan adalah Anda tidak perlu mengimplementasikan seluruh sistem manajemen pengetahuan untuk memulai. Beberapa alat tangkapan layar atau perekaman layar sederhana seperti TechSmith Snagit dan Camtasia sudah lebih dari cukup.

Alat seperti Snagit dan Camtasia membantu karyawan membuat alat bantu kerja, screencast, tutorial, dan konten informasi lainnya. Simpan dan bagikan sumber daya ini di basis pengetahuan, intranet perusahaan, atau bahkan ruang kolaborasi sederhana seperti Google Documents untuk akses cepat dan mudah.

Kuncinya adalah menyediakan alat dan dorongan dorongan.

Tiga alasan untuk mulai berbagi pengetahuan sekarang

Ketika pengetahuan mengalir dengan mudah ke seluruh organisasi, banyak aspek bisnis berkembang.

Berikut adalah tiga cara berbagi pengetahuan telah terbukti bermanfaat bagi organisasi.

1. Tingkatkan ROI perangkat lunak dan investasi bisnis lainnya

Dalam State of Tech Spend 2020 mereka, Flexera, penyedia manajemen TI, menemukan bahwa rata-rata bisnis menghabiskan hampir sepuluh persen dari pendapatannya untuk sumber daya TI. Perusahaan keuangan, layanan cloud, dan perangkat lunak menghabiskan rata-rata di atas rata-rata dengan perusahaan perangkat lunak, rata-rata, menghabiskan hampir 25 persen pendapatan mereka untuk sumber daya TI.

Memaksimalkan ROI dari investasi ini sangat penting.

Cara terbaik untuk melakukannya?

Mendorong berbagi pengetahuan. Ini akan membantu memastikan sebanyak mungkin karyawan memahami tujuan alat dan cara menggunakannya.

Mewakili individu dengan keahlian atau minat dengan perangkat lunak atau teknologi baru untuk membuat beberapa screencast yang menunjukkan elemen kunci. Berbagi video dan menyediakan sumber daya lainnya adalah cara mudah untuk membuat basis pengetahuan sederhana.

Hasil yang ideal adalah keahlian mengalir dengan bebas ke seluruh organisasi Anda, memaksimalkan ROI dari pengeluaran teknologi Anda.

2. Kemudahan tantangan yang terkait dengan pergantian karyawan dan “brain drain”

Salah satu ancaman terbesar bagi efisiensi perusahaan adalah pergantian pengetahuan dan bakat.

Di sini, sekali lagi, Gallup memberikan wawasan, mengamati bahwa kita saat ini atau akan segera melihat eksodus besar karyawan karena generasi baby boomer mencapai usia pensiun dan meninggalkan angkatan kerja.

Tapi bukan hanya transisi generasi yang harus dilalui oleh organisasi.

Tenaga kerja saat ini bersifat sementara dengan masa kerja rata-rata seorang karyawan sekitar 4,2 tahun dan banyak karyawan yang terus-menerus terbuka untuk peluang baru.

Perusahaan dapat menciptakan "tanggul pengetahuan" dengan meminta karyawan veteran mencatat pengetahuan kolektif mereka di screencasts, how-tos, bantuan pekerjaan, dan dokumentasi lainnya. Jadikan sumber daya ini tersedia untuk karyawan lain dan Anda dapat dengan mudah mengisi kesenjangan keterampilan jika ada.

Menerapkan sistem berbagi pengetahuan yang longgar sekalipun dapat mencegah hilangnya informasi dan pengalaman penting saat karyawan berkinerja tinggi atau karyawan lama keluar.

3. Mendukung pengembangan, kepuasan, dan retensi karyawan

Laporan Pembelajaran Tempat Kerja LinkedIn Learning 2021 menemukan bahwa perusahaan yang memberikan peluang untuk pertumbuhan dan mobilitas lebih cenderung mempertahankan karyawan untuk jangka waktu yang lebih lama.

Faktanya, “Menurut data LinkedIn, karyawan di perusahaan dengan mobilitas internal tinggi tinggal hampir dua kali lebih lama daripada mereka yang tidak.”

Dengan kata lain, orang ingin bekerja di tempat di mana mereka memiliki peluang untuk berkembang, menghadapi tantangan baru, dan memajukan karier mereka. Memperoleh keterampilan baru dengan belajar di tempat kerja dan di tempat kerja adalah salah satu cara utama orang melakukan ini.

Program pelatihan formal memainkan peran penting di sini, tetapi berbagi pengetahuan informal sehari-hari dapat berdampak besar juga.

Membina lingkungan kolaboratif yang mendorong dan memfasilitasi berbagi pengetahuan yang efektif akan menjadi dorongan besar bagi pengembangan dan retensi karyawan.

Tiga peluang berbagi pengetahuan di setiap organisasi

Ada peluang untuk berbagi pengetahuan yang unik untuk beberapa organisasi dan industri, tetapi banyak yang konsisten ke mana pun Anda pergi. Berikut adalah tiga peluang yang tersedia untuk semua organisasi.

1. Konten orientasi dan pelatihan

Mulai berbagi pengetahuan sejak awal dengan menggabungkannya ke dalam orientasi karyawan baru dan konten pelatihan.

Kumpulkan sekelompok karyawan veteran untuk mengidentifikasi peluang berbagi pengetahuan awal. Kemudian, mintalah anggota grup ini membuat sumber daya yang dapat mengajarkan karyawan baru tentang norma, sistem, proses, dan praktik perusahaan.

Gunakan sumber daya ini untuk memberi karyawan baru kursus pembelajaran yang dikuratori di hari-hari pertama mereka bekerja. Mereka akan menghargai dukungan, dan organisasi Anda akan mendapat manfaat dari waktu yang dipercepat menuju produktivitas.

2. Peluncuran perangkat lunak dan sistem

Organisasi selalu menambah, memperbarui, atau mengganti teknologi dan sistem. Transisi ini dapat menciptakan periode inefisiensi.

Saat Anda meluncurkan teknologi baru atau melakukan pembaruan besar, utamakan pompa dengan konten pendukung. Buat screencasts, how-tos, dan dokumentasi lainnya untuk membantu karyawan merasa nyaman. Topik seperti penyiapan akun dan cara menggunakan fitur baru adalah tempat yang bagus untuk memulai, tetapi akan ada lebih banyak lagi tergantung pada situasi Anda.

Seringkali, membuat materi pendukung untuk peluncuran teknologi dapat menjadi upaya tim, dan Anda tidak perlu menggunakan individu yang sudah ahli untuk membuat sumber daya.

Kumpulkan sekelompok pemangku kepentingan dan tugaskan masing-masing dengan mempelajari atau memahami elemen tertentu dari sistem baru. Mereka kemudian dapat membuat bahan pendukung untuk area yang ditugaskan.

Pendekatan terdistribusi dan aktif untuk berbagi pengetahuan, seperti yang dijelaskan di sini, sangat ideal.

3. Dukungan TI dan teknis (menghadapi internal dan pelanggan)

Tim dukungan TI dan teknis secara konsisten kewalahan.

Secara internal, mereka mendukung beragam teknologi yang membuat bisnis tetap berjalan.

Secara eksternal, mereka memastikan bahwa pelanggan Anda tetap senang dan puas dengan menyelesaikan masalah secepat mungkin.

Menemukan cara untuk mengelola dan bahkan meringankan beban kerja yang berat ini sangatlah penting. Tentu, berbagi pengetahuan adalah cara yang ideal untuk melakukannya.

Sebagian besar tim TI dan dukungan menghadapi beberapa pertanyaan lebih sering daripada yang lain. Untuk banyak dari pertanyaan ini, video sederhana atau dokumen cara dapat memberikan jawaban yang mudah.

Berikan tim TI dan dukungan Anda dengan alat penangkapan pengetahuan sederhana. Kemudian, tawarkan waktu dan dorongan untuk membuat dan berbagi sumber daya yang menjawab pertanyaan dukungan umum tersebut.

Setelah sumber daya ada, mereka dapat digunakan untuk menanggapi permintaan yang relevan, menyediakan jalan pintas yang secara teratur menghemat waktu.

Dua alasan besar untuk bersandar pada berbagi pengetahuan

Saya punya dua alasan terakhir setiap organisasi harus menjadikan berbagi pengetahuan sebagai prioritas.

Pertama, di masyarakat saat ini berbagi pengetahuan adalah hal yang lumrah. Kursus online yang tak terhitung jumlahnya, saluran YouTube, dan akun media sosial yang didedikasikan untuk mengajarkan keterampilan dan pengetahuan baru. Banyak karyawan Anda secara teratur terlibat dalam ekosistem ini, meskipun dengan topik yang mereka minati sendiri.

Kedua, manfaat berbagi pengetahuan dengan cepat bertambah.

Ini membantu efisiensi di seluruh perusahaan. Ketika karyawan baru mencapai kecepatan lebih cepat, para veteran menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pelatihan dan menjawab pertanyaan.

Selain itu, karyawan lebih bersedia untuk mengerjakan hal-hal baru yang menantang ketika mereka tahu bahwa pengetahuan dan informasi dapat diakses. Perusahaan yang berbagi pengetahuan menjadi lebih inovatif sebagai hasilnya.

Kekuatan berbagi pengetahuan tersebar luas, meresap, dan mudah untuk mulai dilakukan. Apa yang kamu tunggu?