7 Cara Screencasting Membuat Pekerjaan Lebih Mudah

Ada rasa takut yang kecil tapi akut yang biasa saya temui.

Ketika dunia bekerja dari rumah, itu hanya menjadi lebih buruk. Saya rasa sebagian besar pekerja kantoran juga merasakannya.

Sentakan frustrasi yang berulang dari "Oh tidak, ini akan membosankan" tiba setiap kali saya tenggelam dalam tugas dan menyadari bantuan atau umpan balik dari seorang rekan diperlukan.

Masalahnya adalah ketika saya tenggelam dalam tugas dan semua konteksnya, yang lain tidak.

Setidaknya tidak sepenuhnya.

Jadi saya akan segera merasakan kegelisahan atau stres saat saya mempertimbangkan waktu dan upaya yang diperlukan untuk menjelaskan semuanya dalam email, di Slack, atau bahkan di telepon.

Hanya agar saya bisa mendapatkan jawaban sederhana dan terus bergerak dengan pekerjaan saya.

Itu sampai saya menemukan salep. Balsem penyembuhan yang memungkinkan Anda berbagi konteks dengan cepat, menghindari kebutuhan untuk menjadwalkan rapat atau panggilan video, dan menghilangkan pengetikan berlebihan dan penjelasan tekstual.

Solusi utamanya adalah screencasting, proses sederhana merekam video pendek dan membagikannya dengan rekan kerja. Ini adalah cara ideal untuk mengomunikasikan ide, konteks, pengetahuan, dan hampir semua jenis informasi lainnya.

Sekarang, ketika saya menghadapi stres itu, saya hanya merekam video pendek dengan Snagit, yang hampir selalu lebih mudah daripada menulis sesuatu.

Visual dalam rekaman layar yang dikombinasikan dengan narasi memberikan semua konteks, dan saya bisa mendapatkan jawaban dalam waktu yang jauh lebih singkat daripada jika saya menggunakan teks saja.

Tapi screencasting tidak lebih dari mengurangi saat-saat frustrasi kecil. Ini adalah praktik yang ideal untuk memecahkan atau meningkatkan elemen pekerjaan lainnya.

Berikut adalah tujuh cara lagi Anda dapat menggunakan screencasting untuk bekerja lebih cepat dan dengan efisiensi yang lebih besar.

1. Merencanakan dan melaksanakan pekerjaan

Saya bekerja di situs web TechSmith. Seperti situs web mana pun, ia memiliki banyak halaman yang terbuat dari potongan konten, gambar, video, dan elemen lainnya. Seringkali membutuhkan perubahan atau pembaruan untuk mencerminkan perkembangan bisnis dan produk kita.

Tantangannya adalah ketika elemen tertentu membutuhkan pembaruan, sejumlah pertanyaan muncul.

"Di mana konten ini di situs web?" “Bagaimana itu perlu diubah?” "Apakah itu di banyak tempat?"

Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini melalui email sama seperti mencoba menggambarkan elemen tertentu dari sebuah gambar kepada seseorang yang berdiri di balik tirai. Anda harus sangat spesifik dengan apa yang Anda katakan.

Sebaliknya, kami membuat video yang menjelaskan apa yang perlu dilakukan. Kemudian, video itu dapat dibagikan untuk memastikan semua orang setuju dengan rencana tersebut. Video membuat apa, di mana, dan mengapa pekerjaan kita menjadi jelas.

Jika, seperti kami, Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti Asana atau Trello, tautan ke video dapat ditempatkan pada tugas yang mewakili pekerjaan tersebut.

Sekarang, ketika seseorang memulai tugas, mereka akan memiliki informasi yang dibutuhkan untuk memulai. Dan tidak ada yang harus menulis semuanya.

2. Rekam panggilan dan rapat

Video meeting kini menjadi gaya hidup.

Tidak masalah jika Anda menggunakan Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom, atau platform lain untuk melakukan rapat video, mereka pada dasarnya adalah satu-satunya cara bagi kolega (dan, di luar pekerjaan, teman, dan keluarga) untuk berkumpul, berkolaborasi, dan berdiskusi.

Meskipun situasinya tidak ideal, peluang besar telah muncul. Ketika setiap rapat mengandalkan teknologi, maka setiap rapat mudah untuk direkam dan diarsipkan. Mudahnya, sebagian besar layanan panggilan video memiliki fitur perekaman bawaan, atau Anda dapat menggunakan perangkat lunak perekaman layar seperti Camtasia.

Rapat yang direkam memudahkan untuk merujuk apa yang dibahas. Lebih baik lagi, jika seseorang melewatkan rapat, mereka dapat mengejar ketinggalan dengan menonton rekaman.

Rapat yang direkam juga bagus, karena Anda dapat menggunakan editor video seperti Camtasia untuk menghapus beberapa obrolan kosong di awal atau akhir. Hosting di layanan seperti TechSmith Knowmia memungkinkan pemirsa untuk mengajukan pertanyaan, sehingga diskusi tidak harus berakhir dengan rapat, dan non-peserta dapat memberikan pemikiran mereka.

3. Riset pelanggan dan produk

Tip ini dibangun di atas yang terakhir, kecuali sekarang saya menyarankan, dengan izin yang tepat, bahwa Anda merekam panggilan dengan pelanggan. Biasanya, ini adalah panggilan produk atau strategi pemasaran.

Informasi yang dibagikan dalam panggilan ini sangat berharga. Mendengar kata-kata dan nada suara yang tepat yang digunakan orang saat mendiskusikan pengalaman mereka dengan produk atau layanan Anda adalah salah satu cara terbaik bagi semua orang di perusahaan untuk mendapatkan pemahaman tentang pelanggan yang mereka layani.

Di TechSmith, kami sering mengedit rekaman ini untuk membagikan umpan balik yang sangat berguna dan mencerahkan dari pelanggan kami.

Seperti yang saya sarankan di atas, Anda dapat merekam panggilan ini, mengeditnya hingga bagian yang berguna, dan kemudian membagikannya dengan orang lain.

4. Video pelatihan cara cepat

Kehidupan pekerja kantor saat ini pada dasarnya adalah tantangan teknologi yang berbeda.

Kami melompat dari dasbor data ini ke yang itu, atau satu produk SaaS ke produk SaaS lainnya.

Saat kita menavigasi lanskap teknologi, mau tidak mau kita menghadapi proses yang tidak kita ketahui. Atau, kemungkinan besar, seseorang membutuhkan Anda untuk menunjukkan kepada mereka bagaimana melakukan sesuatu.

Anda menjelaskannya kepada mereka dan melanjutkan. Kemudian orang lain menanyakan pertanyaan yang sama. Dan Anda menjelaskannya kepada mereka. Dan kemudian orang lain…sampai seluruh hari Anda dihabiskan untuk menunjukkan kepada orang-orang bagaimana melakukan sesuatu dan tidak pernah memiliki kesempatan untuk fokus atau menyelesaikan pekerjaan Anda sendiri.

Screencasting adalah jalan keluar dari siklus yang menghancurkan ini.

Rekam satu atau dua video cepat untuk proses umum yang ditanyakan orang. Mungkin cara menarik laporan tertentu. Atau cara mengatur dasbor.

Setelah Anda memiliki videonya, simpan di sesuatu seperti Screencast.com, dan kirim tautannya kapan pun seseorang bertanya. Lebih baik lagi, Anda dapat membuat basis pengetahuan sederhana yang menjawab sejumlah pertanyaan umum.

Penghematan waktu di sini bertambah — karena orang lain akan menjadi ahli, mereka akan berbagi sumber daya Anda, dan semua orang naik level.

5. Demo produk untuk penjualan dan pengalaman pelanggan

Video berguna sepanjang siklus penjualan. Ini memungkinkan Anda menjadi pribadi yang menarik dan memelihara hubungan dengan cara email saja tidak, tetapi tanpa perlu menjadwalkan panggilan video langsung atau langsung.

Pada awal keterlibatan pelanggan, ini bagus untuk memberi calon klien pandangan tentang produk Anda dalam tindakan, dan menunjukkan beberapa kemampuannya yang paling kuat.

Saat percakapan berlangsung, video bisa lebih spesifik, bahkan dipesan lebih dahulu. Banyak tenaga penjualan dan profesional CX membuat video demo produk untuk akun individu, yang menghubungkan fitur tertentu dengan cara pelanggan dapat menggunakannya.

6. Pertahankan pengetahuan organisasi

Ketika orang meninggalkan perusahaan untuk mencari peluang baru atau pensiun, hal itu dapat menciptakan kekosongan pengetahuan.

Karyawan jangka panjang biasanya menjadi ahli dalam tugas, prosedur, dan elemen bisnis tertentu. Sangat penting untuk menemukan cara untuk mempertahankan pengetahuan mereka dan mempertahankan kelangsungan organisasi dan bisnis.

Screencasting adalah cara yang ideal untuk melakukan ini.

Cobalah dan praktikkan di antara karyawan ahli untuk merekam video prosedur dan proses yang perlu dipahami orang lain. Dengan meminta para ahli menangkap alur kerja mereka, Anda memastikan bahwa praktik terbaik dan informasi penting tidak hilang.

7. Mengangkat karyawan baru

Jika Anda merekam pengetahuan dan proses penting, kemungkinan besar Anda sedang membangun perpustakaan sumber daya yang ideal untuk orientasi karyawan baru. Pada dasarnya, mengambil pengetahuan yang membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk diperoleh dan membuatnya tersedia bagi karyawan di awal masa jabatan mereka.

Kompilasi video yang dibuat oleh para ahli (seperti di tip #5) menjadi sumber daya "Memulai" untuk karyawan baru dan peserta pelatihan. Atau, kumpulkan sekelompok ahli untuk bertukar pikiran tentang hal terpenting yang harus diketahui karyawan baru saat mereka memulai di organisasi Anda. Kemudian, buat satu set video yang membentuk “kurikulum” orientasi.

Jika Anda mencari inspirasi, lihat bagaimana Virgin Media menggunakan video untuk mempertahankan pengetahuan di perusahaan mereka.

Awasi lebih banyak peluang screencasting

Setiap industri, bisnis, organisasi, dan peran memiliki proses dan elemen yang unik. Dan video mungkin dapat membantu meringankan masalah umum atau membuat pekerjaan lebih efisien dalam beberapa cara untuk semuanya.

Jadi perhatikan baik-baik, karena Anda mungkin akan menemukan cara untuk mengadaptasi apa yang saya sarankan dan kemungkinan sejumlah ide baru.

Lebih banyak sumber daya screencasting

• Panduan Utama: Apa itu Screencasting dan Mengapa Menggunakannya?
• Cara Membuat Screencast dalam 5 Langkah Mudah
• Cara Merekam Video Streaming Langsung yang Sempurna
• Cara Membuat Video Demo Produk (Free Template)
• Cara Mengubah Komunikasi Jarak Jauh Anda dengan Gambar dan Video