Memimpin Tim & Menghemat Waktu dengan Video dengan Sherri Powers

Dalam hal komunikasi tim, terkadang kecepatan adalah faktor terpenting. Organisasi yang sibuk dapat menghemat berjam-jam waktu kerja secara kolektif dengan mengadakan pertemuan sederhana selama 30 menit. Solusi email dan pesan instan seperti Slack adalah pilihan masuk untuk komunikasi internal sehari-hari, tetapi itu pun memiliki kelemahan.

Dalam episode The Visual Lounge ini, Sherri Powers, Wakil Presiden Pemasaran di TechSmith, berbicara tentang bagaimana komunikasi video dapat menghemat waktu.

Video pendek dan rekaman layar sederhana sering kali dapat menyampaikan pesan lebih cepat dan lebih efisien daripada email atau rapat langsung. Sherri menguraikan matematika dalam episode ini untuk menunjukkan kepada Anda berapa banyak waktu yang dapat Anda hemat jika Anda menggunakan video.

Anda dapat menonton video tentang topik ini di bagian atas posting ini, untuk mendengarkan episode podcast, tekan putar di bawah, atau baca terus untuk lebih…

Pentingnya komunikasi yang baik

Komunikasi tim yang baik selalu menjadi keharusan di organisasi mana pun, terutama jika organisasi itu besar dengan banyak departemen. Namun, itu adalah sesuatu yang bisnis dapat dengan mudah menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang mereka butuhkan.

Sebagai Wakil Presiden Pemasaran di TechSmith, Sherri tahu lebih baik daripada kebanyakan orang tentang betapa sulitnya bekerja dengan banyak departemen, kepemimpinan, dan tim umum untuk menyampaikan pesan. Salah satu tantangan terbesar adalah waktu dan berapa lama pertemuan sederhana dapat berlangsung.

Tidak hanya itu, Anda juga perlu memastikan pesan Anda tersampaikan dengan jelas, tanpa ada ruang untuk salah tafsir. Mendapatkan keseimbangan itu dengan benar bisa terasa seperti sebuah bentuk seni.

“Anda harus benar-benar strategis dalam memastikan pesan Anda mendarat, dan Anda memberikan wawasan yang tepat. Anda perlu membuat orang tetap terlibat dengan pesan itu sehingga pada akhirnya Anda dapat memastikan bahwa pesan itu diserap dengan baik.”

Menggunakan data untuk mendukung poin Anda

Ketika datang ke pemasaran secara khusus, Anda harus dapat mendukung apa yang Anda katakan dengan beberapa tokoh keras dingin.

Jika Anda perlu berbicara dengan departemen lain tentang pertumbuhan perusahaan atau potensi pemasaran, kata-kata yang tidak jelas tidak akan berhasil. Anda harus dapat mendukung poin-poin itu.

Sherri mengatakan kuncinya adalah menggunakan visual untuk menunjukkan fakta dan angka. Dia menyarankan menggunakan data dan memberikan penggambaran visualnya di layar adalah cara terbaik untuk mengarahkan poin Anda ke rumah.

“Saya pikir pada tahun 2021, jika Anda tidak menggunakan data untuk membantu menyampaikan pesan Anda dan menunjukkan gambaran visual tentang itu di layar, Anda pasti berada di belakang kolega Anda dalam cara Anda berkomunikasi untuk benar-benar menyampaikan pesan Anda. garis akhir."

Apa yang membuat visual bagus?

Bagaimana Anda tahu bahwa visual Anda efektif? Sherri berkata untuk bertanya, "apakah itu menyelesaikan pekerjaan?" Dalam hal komunikasi internal, audiens Anda sudah berada di halaman yang sama dengan Anda. Jadi, visual tidak harus mewah atau dipoles. Mereka hanya perlu menjadi jelas.

“Saya bisa lebih 'cepat dan kotor' tentang bagaimana saya menempatkan sepotong konten bersama untuk berkomunikasi dengan mereka…Saya pikir grafik atau komunikasi atau video cepat yang sempurna adalah yang pada akhirnya membantu Anda mengomunikasikan apa yang Anda coba menyampaikan."

Sementara Sherri menghargai visual yang bagus dan tajam, terutama untuk konten yang menghadap pelanggan, hasil akhirnya adalah itu harus jelas.

“Polandia tidak perlu menjadi perlengkapan utama persamaan.”

Mengapa video bisa lebih cepat dari email

Sebagian besar dari kita tidak berpikir dua kali untuk menyusun email cepat, tetapi jika Anda mengomunikasikan sesuatu yang rumit, apakah itu email cepat ?

Saat mengirim email, ada waktu yang dibutuhkan untuk menulisnya, membuktikannya, memperbaiki kesalahan ketik, memeriksa semuanya sudah jelas, dan kemudian Anda harus menunggu balasannya. Jika Anda perlu menyampaikan permintaan atau instruksi yang rumit, artinya bisa hilang di tengah jalan, yang bisa berarti sedikit bolak-balik. Ada banyak pemolesan berlebihan yang dilakukan dalam menulis email.

Sherri telah menemukan bahwa membuat video perekaman layar tiga hingga empat menit jauh lebih cepat daripada mengetik semuanya ke dalam email.

“Saya pikir bisa mendapatkan seseorang informasi itu dengan cepat jauh lebih baik daripada tidak bisa mendapatkan informasi itu tepat waktu.”

Jika Anda harus menunjukkan sesuatu secara fisik kepada seseorang, misalnya, fitur baru di situs web, visual jauh lebih efektif.

“Saya berbagi banyak rekaman layar berorientasi umpan balik dengan tim. Mungkin kami sedang mengedit sebagian situs web kami, dan tidak ada waktu untuk meluangkan waktu setengah jam untuk mendapatkan umpan balik itu. Saya dapat menampilkan draf itu di layar dan berbicara melalui halaman itu seolah-olah saya sedang duduk di sebelah seseorang.”

Mengetahui kapan harus membuat video

Sherri percaya bahwa bagian dari tantangan di sini adalah mengetahui kapan harus membuat video dan gaya video apa yang akan dibuat.

Jika ada video yang perlu membahas topik secara mendalam atau akan dirujuk selama bertahun-tahun yang akan datang, dia akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk itu.

Dia mungkin memberinya sedikit polesan, skrip, atau memasangkannya dengan presentasi PowerPoint. Tidak semua video yang dibuat untuk menghemat waktu harus sangat terburu-buru. Mereka masih akan menghemat waktu dalam jangka panjang dan membantu Anda menghindari pengulangan.

Membangun keterampilan pembuatan video Anda

Bahkan mereka yang menggunakan video dalam bisnis sehari-hari masih harus banyak belajar dalam prosesnya. Sherri banyak menggunakan video tetapi menggambarkan ini sebagai "perjalanan pertumbuhannya ke dalam pembuatan video."

“Saya pikir beberapa video pertama yang saya buat adalah rekaman layar yang sangat sederhana, di mana saya hanya berbicara dengan kamera. Saya mengembangkannya menjadi menambahkan slide di belakang saya, lalu sedikit transisi di antara slide tersebut. Setiap kali saya membuka Camtasia, saya mencoba menjelajahi hal lain yang akan membuat video itu sedikit lebih menarik.”

Berapa banyak waktu yang dapat dihemat oleh video?

Sherri membagikan beberapa matematika back-of-the-napkin untuk membantu Anda mengetahui berapa banyak waktu rapat yang benar-benar merugikan tim.

Pertemuan 30 menit dengan 25 anggota staf menghabiskan sekitar 12 setengah jam waktu tim secara kolektif. Tetapi ganti dengan video sepuluh menit yang Anda tonton dengan kecepatan 1,5, Anda dapat memangkas banyak waktu untuk itu.

“Jika saya membagikan video 10 menit yang dapat mereka tonton dengan kecepatan 1,5, biayanya, secara kolektif kepada 25 orang, sekitar tiga jam. Ketika Anda menghitung, itu adalah sembilan setengah jam waktu yang dihemat. Jadi, selama satu hari penuh waktu tim, saya dapat menghemat dengan memilih untuk membuat video untuk mengkomunikasikan pesan itu daripada menarik semua orang ke dalam ruangan selama setengah jam.”

Memulai dalam video

Bagaimana jika Anda belum pernah membuat video untuk tim Anda sebelumnya? Sherri menyoroti bahwa siapa pun yang telah melakukan presentasi, baik di Google Slide atau PowerPoint, sudah memiliki alat untuk membuat video. Meskipun pada awalnya mungkin sedikit menakutkan, Sherri membawa Anda melalui cara sederhana untuk memulai.

“Jika Anda dapat menyatukan dek slide, memasukkannya ke dalam mode presentasi, menggunakan alat perekam layar seperti Camtasia, dan membicarakannya, ini adalah sesuatu yang telah Anda lakukan berulang kali sepanjang karir Anda di depan audiens. .”

Salah satu hal yang dikhawatirkan orang dengan video adalah membuat kesalahan. Tetapi sifat dasar video berarti Anda dapat mengedit kesalahan tersebut – tidak seperti rapat atau presentasi.

“Jika saya tersandung beberapa kata atau saya kehilangan jalan pikiran saya, saya dapat memangkas bagian itu. Yang saya lakukan hanyalah mengambil jeda, memulai dari awal slide itu, dan kemudian saya bisa kembali dan memangkas bagian itu. Tidak ada yang pernah tahu perbedaannya.”

Hasil? Anda mendapatkan presentasi yang jauh lebih lancar dan lebih lancar yang menghemat waktu semua orang karena Anda dapat memangkas apa pun yang tidak perlu.

Memulai dengan video tidak harus mengintimidasi. Tidak perlu menjadi sempurna. Saran Sherri adalah memulai dari yang kecil dan mencobanya sendiri terlebih dahulu. Jika Anda baru menjelajahi dunia pembuatan video di tempat kerja, kami memiliki beberapa sumber daya gratis yang fantastis di Akademi TechSmith.

Untuk saran dan kiat ahli lainnya, kunjungi Akademi TechSmith di YouTube atau dengarkan Podcast.