Cara Mengubah Komunikasi Jarak Jauh Anda dengan Gambar dan Video

Setahun yang lalu, komunikasi di tempat kerja kami sangat berbeda.

Kami pergi ke kantor kami. Pertemuan tatap muka adalah norma, Anda dapat dengan cepat mampir ke kantor seseorang untuk mengobrol, dan "bekerja dari rumah" adalah sesuatu yang Anda lakukan hanya karena kebutuhan.

Sekarang, bukan hanya saya yang bekerja dari rumah. Bahkan bukan hanya perusahaan kami. Hampir semua orang yang mampu bekerja tetap di rumah.

Seluruh situasi tidak hanya mengubah cara saya berkomunikasi dengan orang lain sekarang, tetapi sangat mungkin selamanya.

Untungnya, beberapa perubahan mungkin menjadi lebih baik.

Dan dengan orang-orang yang mencari "bekerja dari rumah" dan "komunikasi jarak jauh" pada level tertinggi lima tahun, tidak diragukan lagi kita semua perlu mengubah cara kita berkomunikasi dengan orang lain.

Dalam panduan ini, kami akan memandu Anda melalui keadaan komunikasi jarak jauh saat ini dan kesalahpahaman umum yang menghambat perusahaan Anda untuk berkomunikasi secara efektif saat bekerja dari rumah.

Kami juga akan menyoroti perubahan mudah yang dapat Anda lakukan untuk mulai memasukkan video instruksional, screencasts (rekaman video layar), tangkapan layar, dan gambar dalam komunikasi Anda, serta praktik terbaik untuk beralih ke pekerjaan jarak jauh penuh waktu.

Apa itu komunikasi jarak jauh?

Komunikasi jarak jauh adalah cara berkomunikasi dengan orang lain secara online. Rapat, informasi, dan materi pelatihan dibagikan melalui internet. Perusahaan membuat tim virtual. Mereka berkomunikasi dan berkolaborasi secara online dan tidak di ruang kantor bersama.

Jenis komunikasi jarak jauh

Ada dua jenis komunikasi jarak jauh: sinkron dan asinkron. Komunikasi sinkron terjadi secara real-time dan komunikasi asinkron tidak mengharuskan semua pihak untuk berpartisipasi pada saat yang bersamaan.

Jenis umum komunikasi sinkron jarak jauh

1. Zoom atau panggilan video lainnya.
2. Panggilan telepon.
3. Rapat virtual.
4. pesan teks SMS.
5. Percakapan Slack atau Microsoft Teams.

Jenis umum komunikasi asinkron jarak jauh

1. Aplikasi manajemen proyek.
2. Wiki atau situs Sharepoint.
3. Video informasi atau instruksional.
4. Panduan referensi cepat.
5. Tangkapan layar dengan markup.
6. Obrolan Slack atau Microsoft Teams.

Tidak semuanya harus berupa panggilan Zoom atau email.

Bagaimana jika ada cara berbeda untuk mendekati situasi ini?

Kami hanya lebih dari satu dekade ke dalam revolusi iPhone. Tablet dan laptop sudah mulai menggantikan PC desktop. Mesin faks adalah peninggalan kuno. Dan milenium sekarang adalah generasi terbesar dalam angkatan kerja AS.

Saat ini rata-rata orang menghabiskan lebih dari empat jam di ponsel mereka setiap hari, dan waktu layar secara keseluruhan hanya meningkat karena lebih banyak orang tinggal di rumah.

Cara kita mengkonsumsi informasi dan berkomunikasi telah berubah secara mendasar dalam dekade terakhir. Sekarang, dengan sebagian besar tenaga kerja bekerja dari rumah, kami mempelajari kembali apa artinya berkomunikasi dari jarak jauh.

Keluar dari monoton digital

Terlalu banyak perusahaan jatuh ke dalam kebiasaan berkomunikasi dalam monoton digital. Saya tahu saya pasti jatuh ke dalam perangkap ini – sebagian besar komunikasi digital saya cenderung email atau chatting.

Email adalah alat yang berharga, tetapi gagal jika digunakan untuk berkomunikasi hanya dengan satu blok teks.

Di dunia di mana kita terisolasi dari rekan kerja kita, kita perlu mendorong komunikasi internal kita ke tingkat yang sama yang biasanya kita komunikasikan di luar kantor.

Kita harus berhenti mengandalkan email dan obrolan teks biasa untuk sebagian besar interaksi kita.

Karena tidak ada yang mau membaca semua teks itu.

Aliran email yang konstan sering membanjiri karyawan dan bisa sangat melelahkan.

Dan terlepas dari bukti bahwa visual, seperti video dan tangkapan layar, lebih mudah dicerna dan meningkatkan produktivitas dan keterlibatan, bisnis dua kali lebih mungkin untuk meningkatkan penggunaan email teks biasa daripada jenis komunikasi lainnya.

Dan itu terasa terutama benar dengan mayoritas tenaga kerja saat ini bekerja dari rumah.

Sebuah laporan dari The Economist Intelligence Unit menyoroti hambatan komunikasi di tempat kerja menemukan bahwa:

• 60% responden menggunakan email setiap hari. Namun hanya 40% yang mengatakan itu adalah alat komunikasi yang sangat efektif.
• 44% responden survei mengatakan hambatan komunikasi menyebabkan penundaan atau kegagalan untuk menyelesaikan proyek, 31% menyebutkan semangat kerja yang rendah, 25% tidak mencapai sasaran kinerja, dan 18% kehilangan penjualan.

Bagaimana tim jarak jauh berkomunikasi

Teknologi memungkinkan bisnis dari berbagai ukuran untuk beroperasi dalam skala global. Dan mengadopsi tenaga kerja regional atau mengizinkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh memiliki banyak manfaat. Ini juga menambah kerumitan cara kita berkomunikasi, terutama ketika Anda mempertimbangkan zona waktu dan hambatan bahasa yang berbeda.

Sebuah studi dua tahun oleh Stanford menemukan bahwa, terlepas dari kerumitannya, pekerja jarak jauh menyelesaikan lebih banyak hal. Peningkatan produktivitas di antara pekerja jarak jauh ini setara dengan satu hari kerja ekstra penuh setiap minggu, atau 13% lebih banyak output dari kelompok kerja-dari-rumah.

Dari 13% peningkatan output, 9% dikaitkan dengan bekerja lebih banyak per shift, sedangkan 4% sisanya disebabkan oleh lebih sedikit gangguan di rumah. Tidak hanya para peserta mengambil lebih sedikit istirahat dan hari-hari sakit, tetapi pengurangan setengahnya.

Namun, setelah penelitian selesai, setengah dari peserta memilih untuk berhenti bekerja dari rumah.

Alasannya? Mereka merasa terlalu terisolasi.

Bisakah Anda berhubungan?

Kenyataan hari ini jauh berbeda dari beberapa bulan yang lalu. Tidak hanya lebih banyak orang yang bekerja dari rumah, tetapi mereka juga tidak punya banyak pilihan. Itu bahkan lebih menekankan pada komunikasi yang efektif di seluruh anggota tim.

Lebih sulit untuk mengatur pertemuan. Menekankan untuk menelepon dengan orang lain berlarian di sekitar rumah Anda. Sulit untuk membaca bahasa tubuh dan tetap benar-benar terhubung dengan orang-orang di sekitar Anda.

Ketika kita bekerja Di dunia di mana kita tidak dapat secara fisik melihat sebagian besar orang yang bekerja dengan kita, kita perlu menemukan cara baru untuk berkomunikasi dengan rekan kerja kita.

Keadaan komunikasi jarak jauh saat ini

Kami tidak membutuhkan tenaga kerja jarak jauh massal untuk mengalami gangguan dalam komunikasi internal. Bagi banyak bisnis, kolaborasi atau interaksi antardepartemen antara manajer dan karyawan dapat menjadi tantangan dalam pengaturan kantor tradisional.

Bahkan jika Anda saling mendekati dengan bahasa yang sama dan tujuan yang sama, nuansa dapat menyebabkan kesalahpahaman dan kebingungan. Selain itu, banyak organisasi kehilangan kesempatan untuk mendapatkan pengetahuan dari pakar materi pelajaran di berbagai departemen.

Mengapa komunikasi visual penting untuk bisnis saya?

Semua bisnis unik dalam hal ukuran, tujuan, industri, dan operasi. Terlepas dari itu, setiap organisasi dapat memperoleh manfaat dari peningkatan pengetahuan dan berbagi informasi secara internal. Ini termasuk memberi karyawan Anda alat yang mereka butuhkan untuk berhasil, serta secara memadai mengatur panggung untuk perubahan dalam cara Anda berkomunikasi.

Visual: Kunci komunikasi yang efektif.

Video, tangkapan layar, dan screencasts sangat kuat karena tidak hanya pesan yang dibagikan secara visual dipertahankan dengan lebih baik, tetapi juga serbaguna.

Ada beberapa tempat dan waktu ketika konten visual dapat digunakan secara internal. Contohnya termasuk orientasi karyawan baru, pelatihan internal, memberikan umpan balik, dan banyak lagi.

Konten visual juga menghemat waktu karena diproses oleh otak kita lebih cepat. Lebih penting lagi, ini memastikan pesan jelas dan ringkas sehingga setiap orang memiliki pengalaman yang sama dan konsisten.

Sebelum kita membahas secara spesifik tentang bagaimana Anda dapat mengubah komunikasi internal Anda, mari kita uraikan mengapa memperbarui komunikasi bisnis Anda menjadi sangat penting.

Dalam laporan terbaru kami, Nilai Visual, kami menemukan bisnis kehilangan peluang untuk meningkatkan produktivitas dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Mengapa berkomunikasi dengan video, screencast, dan tangkapan layar sangat penting untuk bisnis Anda:

• Memastikan apa yang Anda coba sampaikan jelas dan ringkas
• Setiap orang memiliki pengalaman bersama dan konsisten
• Ini menghemat waktu dengan menyampaikan pesan lebih cepat
• Memungkinkan informasi dikirim atau ditangkap sekali, lalu digunakan kembali dan dilihat beberapa kali

Mitos umum yang mencegah kolaborasi jarak jauh visual dan berbagi pengetahuan

Tiga perangkap umum mencegah kolaborasi atau karyawan berbagi apa yang mereka ketahui dengan orang lain, terutama dari jarak jauh. Jangan biarkan kesalahpahaman ini menghalangi bisnis Anda untuk mengadopsi praktik komunikasi yang lebih efisien.

Mari kita gali lebih dalam masing-masing dan bagaimana Anda bisa menyelesaikannya.

Mitos #1: Butuh waktu terlalu lama

Waktu yang dibutuhkan untuk membuat video atau screencast atau untuk menandai gambar hampir selalu dikaitkan dengan ekspektasi kualitas. Terutama di saat hampir satu miliar jam video ditonton di YouTube setiap hari, mudah untuk percaya bahwa setiap konten harus sempurna.

Tetapi setiap video tidak memerlukan tingkat kualitas yang sama.

Jika Anda menemukan diri Anda dalam siklus kesempurnaan, mundurlah selangkah dan pikirkan tentang tujuan dan penonton video tersebut. Kedua faktor ini akan membantu Anda menentukan seberapa halus video Anda.

Tingkatkan kepercayaan diri tim Anda dengan secara eksplisit menguraikan konten apa yang berprioritas lebih tinggi dan membutuhkan lebih banyak polesan, seperti pesan eksternal atau berisi pesan bernilai tinggi, dan konten dengan prioritas lebih rendah yang dapat mereka buat.

Mitos #2: Anda membutuhkan keahlian khusus

Beralih ke sesuatu yang baru dapat membuat beberapa orang merasa tidak nyaman. Entah itu kegelisahan menjadi pencipta pertama kali atau ketidakpastian seputar eksekusi, banyak orang tidak tahu betapa mudahnya membuat visual.

Teknologi telah mengubah cara orang — terutama generasi muda — berkomunikasi. Perangkat lunak komunikasi visual seperti Camtasia dan Snagit dan Video Review membuatnya cepat dan mudah untuk membuat dan berbagi gambar dan video berkualitas tinggi yang menyampaikan pesan lebih cepat dan lebih baik daripada teks saja.

Dalam contoh ini, saya merekam video dan mengunggahnya ke Tinjauan Video sehingga orang lain di tim saya dapat meninjau informasi dan memberikan umpan balik tentang topik tersebut.

Ini memungkinkan kami untuk mengganti seluruh rapat hanya dengan membuat video enam menit.

Produk kami mudah digunakan oleh orang yang bukan ahli pembuatan konten. Kami tahu membuat konten digital untuk mengajar, melatih, dan menjelaskan konsep dapat memakan waktu. Dan mempelajari perangkat lunak baru bisa jadi menakutkan.

Itulah sebabnya kami berfokus pada pembuatan perangkat lunak yang mudah digunakan yang dapat diambil dan dipelajari oleh siapa saja dengan cepat.

Mitos #3: Anda tidak tahu harus mulai dari mana

Menemukan cara baru untuk memasukkan konten visual ke dalam organisasi Anda tidak harus terlalu rumit atau rumit — ini dimaksudkan untuk menyederhanakan. Ada banyak cara menggunakan visual untuk mempermudah komunikasi dan membantu menyampaikan maksud.

Pertama, tentukan apa yang ingin Anda capai dan bagaimana visual dapat membantu dengan itu. Kemudian memberdayakan karyawan Anda dan membimbing mereka untuk memastikan itu benar-benar selesai.

6 cara Anda dapat mulai menggunakan visual sekarang

Ada beberapa cara visual dapat meningkatkan komunikasi Anda, memungkinkan pesan yang konsisten di seluruh organisasi Anda saat Anda bekerja dari jarak jauh. Meskipun setiap departemen dan tim akan memiliki kebutuhan dan kegunaan yang berbeda, berikut adalah beberapa skenario umum untuk membantu Anda memulai:

1. Video orientasi dan pelatihan

Sangat menantang untuk melatih karyawan baru saat bekerja dari jarak jauh. Ini juga luar biasa untuk menjadi karyawan baru dengan begitu banyak belajar dari awal.

Jadikan orientasi lebih mudah dengan membuat video reguler yang menunjukkan cara menggunakan program standar organisasi Anda.

Karyawan Anda akan dapat menonton ulang saat mereka membutuhkan penyegaran, dan Anda akan menghemat waktu dengan menghindari sesi pelatihan panggilan konferensi.

2. Peluncuran dan pelatihan perangkat lunak

Gunakan tangkapan layar dan tayangan layar untuk menunjukkan kepada karyawan Anda cara menggunakan program atau perangkat lunak baru selama peluncuran internal. Tim juga dapat memberikan jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan, menciptakan respons yang mudah dan dapat diulang untuk staf.

3. Webinar yang direkam dan acara langsung

Jika tim pemasaran atau produk Anda menyelenggarakan webinar atau acara langsung untuk pelanggan, berbagi rekaman secara internal akan membantu semua karyawan mendapat informasi terbaru. Tim tersebut sudah membuat konten, jadi cobalah untuk menggunakannya kembali.

Berikut adalah contoh webinar terbaru yang kami lakukan untuk TechSmith:

4. Pengiriman informasi

Pengiriman informasi mungkin terdiri dari memberikan pembaruan, memberikan konteks, berbagi hasil, atau memberikan latar belakang tambahan.

Jika informasi tersebut keluar dari departemen tertentu, mereka mungkin dapat menjelaskan informasi tersebut lebih cepat dan lebih mudah, sehingga mengurangi beban tim Anda.

Bahkan gambar sederhana bisa sangat membantu menjelaskan sesuatu dengan jelas kepada kelompok yang lebih besar.

5. Bangun buzz

Gunakan video berenergi tinggi untuk membuat staf Anda bersemangat tentang suatu acara, peluang baru, atau pencapaian perusahaan. Dan orang-orang terbaik untuk membangun desas-desus di sekitar skenario ini adalah tim yang terlibat.

Misalnya, jika tim media sosial Anda membuat laporan bulanan, mengapa tidak membuat video dan berbagi berita dengan seluruh organisasi?

6. Berikan umpan balik

Memberi dan menerima umpan balik tentang konten atau proyek dapat menjadi tantangan. Tim sering dibiarkan menunggu masukan pada proyek. Dan terkadang umpan balik itu ada dalam paragraf teks, membiarkannya terbuka untuk interpretasi.

Menggunakan visual untuk menunjukkan umpan balik tertentu dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengirim email bolak-balik dan membantu semua orang mendapatkan pemahaman yang sama. Itu juga membuat proses persetujuan berjalan lebih cepat dan lancar.

Untuk sukses, mulailah dari yang kecil

Saya sarankan mulai dari yang kecil.

Tidak semua karyawan jarak jauh akan menggunakan cara komunikasi ini sejak awal. Mulailah dengan menemukan beberapa jagoan yang bersemangat atau sudah berbagi informasi secara visual dan memberi mereka alat yang mereka butuhkan untuk melakukannya dengan sukses. Anda bahkan mungkin mempertimbangkan untuk membuat pedoman komunikasi untuk disampaikan kepada orang-orang.

Ketika beberapa orang mulai berkomunikasi dengan video, screencasts, atau screenshot, biasanya memiliki efek yang berpengaruh pada orang lain.

Anda akan mulai melihat lebih banyak orang menonton dan terlibat. Rekan mereka akan mulai bertanya tentang bagaimana mereka membuat konten, dan lebih banyak orang juga ingin berkomunikasi secara visual. Dari sana, Anda dapat meningkatkan dan mengoptimalkan untuk membuat proses standar.

Langkah 1: Jangan berasumsi

Bicaralah dengan karyawan Anda; tanyakan kepada mereka bagaimana mereka lebih suka berkomunikasi dan tantangan apa pun yang mereka alami. Ini akan membantu Anda mempersempit tujuan dan kebutuhan spesifik organisasi Anda.

Langkah 2: Temukan juara

Identifikasi beberapa jagoan internal yang telah menyatakan keinginan untuk berkomunikasi di masa lalu atau melakukan banyak berbagi pengetahuan.

Langkah 3: Tetapkan harapan

Komunikasikan kepada karyawan nilai mengapa mereka harus menggunakan visual: apa untungnya bagi mereka, berapa banyak waktu yang akan dihemat, dan bagaimana hal itu akan meningkatkan alur kerja mereka.

Langkah 4: Buat portal komunikasi internal

Ini akan bertindak sebagai halaman pembelajaran di mana semua alat dan sumber daya, seperti instruksi dan template, disimpan.

Langkah 5: Kembangkan cara baru Anda untuk berkomunikasi

Tanamkan cara baru Anda untuk berkomunikasi di seluruh perusahaan. Biasakan dengan mendorong karyawan untuk membuat gambar, video, atau screencast baru sebulan sekali.

Jadi, bagaimana saya akan melakukan ini?

Mungkin Anda juga bertanya pada diri sendiri pertanyaan ini.

Sejak saya mulai bekerja dari jarak jauh, cukup banyak yang berubah. Dan banyak hal yang berkaitan dengan cara saya berkomunikasi dengan orang lain.

Alih-alih mencoba mendorong cara lama saya berkomunikasi ke dunia baru, saya telah beradaptasi.

Saya memiliki lebih banyak konferensi video dengan rekan kerja saya hanya untuk melihat apa yang mereka lakukan. Karena saya tidak di kantor lagi, saya mulai merekam video yang menunjukkan kepada orang lain bagaimana melakukan sesuatu. Saya mengambil tangkapan layar dasbor bulanan saya dan membagikannya dengan tim.

Mempelajari cara baru untuk berkomunikasi tidak harus sulit. Seperti kebanyakan hal baru, sulit untuk memulai, tetapi itu bukan masalah yang mustahil untuk diatasi. Ada banyak cara, banyak di antaranya dibahas dalam panduan ini, untuk memulai.

Sekarang, terserah Anda untuk melakukannya.