Cara Membuat Panduan Referensi Cepat yang Hebat

Apa itu panduan referensi cepat?

Panduan referensi cepat adalah dokumentasi apa pun yang menyediakan satu atau dua halaman instruksi ringkas tentang cara menggunakan suatu produk. Mereka bisa sangat rinci atau sangat sederhana, tergantung pada apa yang dibutuhkan.

Hampir setiap produk memerlukan semacam dokumentasi untuk membantu pelanggan memahami cara menggunakannya. Tergantung pada produknya, terkadang panduan pengguna atau manual produk tersebut bisa mencapai ratusan halaman dengan halaman yang penuh dengan blok teks yang panjang.

Dengan kata lain, mereka bisa sangat menakutkan, terutama bagi pengguna baru.

Jelas, Anda memerlukan dokumentasi yang mencakup semua yang dapat dilakukan produk Anda. Namun terkadang pelanggan Anda hanya ingin mengetahui sesuatu tanpa harus menelusuri banyak konten untuk menemukannya.

Panduan referensi cepat adalah cara sempurna untuk memberi pengguna Anda banyak informasi yang dapat diakses dengan cepat dengan cara yang mudah dicerna dan menarik.

Inilah yang akan Anda pelajari:

• Mengapa itu penting?
• Elemen penting untuk membuat panduan referensi cepat yang hebat.
• Cara membuat panduan referensi cepat dalam enam langkah mudah.
• Jenis umum dari panduan referensi cepat.
• Panduan referensi cepat yang harus dan tidak boleh dilakukan.

Mengapa itu penting?

Mereka sangat berguna ketika suatu produk atau layanan memiliki sejumlah fungsi yang berbeda atau lanjutan, tetapi juga dapat dioperasikan dengan lebih sederhana.

Sebagai contoh, beberapa tahun yang lalu, saya mengupgrade kompor dasar saya dengan model yang lebih bagus dan lebih canggih. Sementara oven di atas kompor lama pada dasarnya hidup atau mati dengan pengaturan suhu, oven baru saya datang dengan segala macam fitur baru.

Ada pengaturan Bake biasa, serta Convection Bake, Roast, Bread Proof, dan banyak lagi. Selain itu, yang baru memiliki tombol dan pembacaan digital sementara yang lama hanya sebuah kenop yang Anda putar untuk menyalakannya dan mengatur suhu.

Sekarang, saya sudah membuat satu atau dua potong roti di hari saya, tapi jujur ​​​​saja. Sebagian besar waktu ketika saya menggunakan oven saya, saya memanaskan gulungan pizza atau memanggang roti bawang putih, jadi saya kebanyakan menggunakan pengaturan panggang biasa.

Untungnya, pabrikan menyediakan panduan memulai cepat (salah satu jenis panduan referensi cepat yang paling umum) untuk membantu saya membuat kue dasar. Dalam beberapa langkah singkat, saya tahu persis apa yang harus saya lakukan untuk menggunakan oven untuk fungsi paling dasar.

Kemudian, ketika saya ingin bekerja dengan fitur yang lebih canggih, saya dapat mempelajari lebih dalam manual produk lengkap.

Panduan referensi cepat memungkinkan pengguna Anda dengan cepat dan mudah menemukan informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan tugas atau serangkaian tugas tertentu. Mereka tidak menggantikan manual pengguna lengkap, tetapi mereka menyediakan cara tambahan yang fantastis untuk menyampaikan informasi.

Untungnya Snagit membuatnya sangat sederhana untuk membuat panduan referensi cepat.

Inilah semua yang perlu Anda ketahui tentang membuat panduan referensi cepat berkualitas tinggi dalam waktu singkat.

Apakah panduan memulai cepat merupakan panduan referensi cepat?

Jawaban cepatnya: Ya!

Seperti disebutkan di atas, panduan memulai cepat adalah salah satu jenis panduan referensi cepat yang paling umum. Jadi, meskipun tidak semua panduan referensi cepat adalah panduan memulai cepat, semua panduan mulai cepat adalah panduan referensi cepat.

Masuk akal?

Cara membuat panduan referensi cepat dalam enam langkah mudah

Dan, jika Anda tidak memiliki alat yang tepat, di sinilah segalanya bisa menjadi sangat rumit. Mungkin memakan waktu untuk mencoba dan memasukkan semuanya ke dalam dokumen Microsoft Word, misalnya.

Dan jika Anda tidak memiliki akses ke desainer profesional, memastikan panduan referensi cepat Anda terlihat bagus bisa menjadi sedikit menakutkan.

Tapi tidak harus seperti itu.

Saya akan memberi tahu Anda sebuah rahasia kecil: Dalam hal mendesain konten yang hebat, template Snagit 2020 adalah kekuatan super saya.

Mereka menyediakan desain yang terlihat profesional yang dapat Anda gunakan untuk membuat panduan cara cepat dengan kemudahan drag-and-drop.

Snagit 2020 dilengkapi dengan templat, tetapi Anda juga dapat mengunduh lusinan lainnya dengan Aset TechSmith untuk Snagit.

Template Snagit memungkinkan Anda membuat berbagai jenis petunjuk, memproses dokumen, tutorial, dan banyak lagi.

Namun, untuk contoh ini, katakanlah saya ingin membuat panduan referensi cepat untuk lima alat paling umum di Snagit.

Langkah 1. Ambil tangkapan layar Anda

Pertama, ambil semua tangkapan layar yang Anda butuhkan dan buat anotasi (panah, teks, dll.) yang ingin Anda sertakan dalam grafik.

Langkah 2. Buat template Anda

Kemudian, di editor Snagit, pilih Create > Create Image from Template.

Langkah 3. Pilih template

Pilih templat yang ingin Anda gunakan. Ada banyak template panduan referensi cepat untuk dipilih.

Untuk contoh ini, saya memilih Basic 5 Steps Landscape . Template ini dimaksudkan sebagai panduan langkah demi langkah, tetapi juga sempurna untuk ini.

Langkah 4. Tambahkan gambar

Dari baki di bagian bawah editor Snagit (baki Gambar Terbaru), seret tangkapan layar Anda ke tempat penampung di templat.

Langkah 5. Ubah ukuran gambar

Ubah ukuran atau sesuaikan tangkapan layar Anda sesuai kebutuhan.

Langkah 6. Tambahkan konten tertulis

Tambahkan deskripsi Anda di bagian yang sesuai di ruang di sebelah kanan template, dan tambahkan judul di kotak judul.

Dan Anda sudah selesai!

Butuh waktu lebih lama bagi saya untuk menuliskan langkah-langkahnya daripada membuat panduan referensi cepat kecil ini.

Setelah itu, Anda dapat membagikan simpan, membagikan tautan, atau mencetaknya untuk diletakkan di meja Anda.

Jenis umum dari panduan referensi cepat

Ada sejumlah jenis panduan referensi cepat yang berbeda, jadi Anda ingin tahu persis apa yang dibutuhkan audiens Anda sebelum membuatnya.

Apakah audiens Anda memerlukan cara yang cepat dan mudah untuk mulai menggunakan fitur paling dasar produk Anda? Kemudian Anda ingin membuat panduan memulai cepat.

Atau, mungkin mereka memerlukan referensi satu atap untuk memahami UX perangkat lunak Anda? Bagaimana dengan glosarium istilah umum? Atau gambaran umum tentang fitur inti produk Anda?

Atau, bayangkan pengguna Anda berpindah dari satu perangkat lunak ke perangkat lunak Anda. Informasi apa yang mungkin mereka perlukan untuk membuat transisi lebih mudah? Pikirkan tentang hal-hal seperti perbedaan dalam pohon menu, ikon, nama fitur, dll.

Semua hal itu (dan JAUH lagi) dapat dicapai dengan panduan referensi cepat.

Tapi, jelas, semua itu adalah aplikasi yang sangat berbeda. Pelajari kebutuhan dan harapan audiens Anda, lalu buat konten yang mereka butuhkan untuk berhasil.

1. Panduan memulai cepat
   Bantu pengguna Anda bangun dan berjalan dengan cepat dengan produk Anda.
2. Panduan tugas inti atau dasar
   Mirip dengan panduan memulai cepat, tetapi menawarkan gambaran umum tentang cara menggunakan fitur paling dasar atau inti produk atau layanan Anda.
3. Panduan untuk fitur yang lebih canggih
   Setelah pengguna Anda siap untuk membawa hal-hal ke tingkat yang baru, gunakan panduan referensi cepat untuk memperkenalkan mereka ke fungsi atau fitur lain.
4. Panduan untuk perubahan produk
   Apakah perangkat lunak Anda baru saja diperbarui? Gunakan panduan referensi cepat untuk memandu pengguna Anda melalui perubahan.
5. Langkah demi langkah caranya
   Punya proses yang perlu Anda jelaskan? Tunjukkan!
6. Panduan pengguna untuk produk dengan fitur atau fungsi terbatas
   Jika produk Anda tidak memerlukan manual yang besar, panduan referensi cepat mungkin merupakan semua dokumentasi yang Anda butuhkan.

Elemen penting untuk membuat referensi cepat atau panduan memulai cepat yang bagus

Kenali audiens Anda dan kebutuhan mereka

Semakin banyak blog yang saya tulis, semakin saya menyadari tema yang konsisten. Membuat konten yang diinginkan audiens Anda (dan belum tentu apa yang ingin Anda sampaikan kepada mereka) adalah salah satu yang paling konsisten.

Seperti disebutkan dalam artikel ini tentang cara membuat konten pendidikan pelanggan yang lebih efektif, ada beberapa cara untuk mengetahui dengan tepat apa itu, termasuk forum online, survei pelanggan, atau bahkan dari staf dukungan teknis Anda sendiri.

Terlepas dari bagaimana Anda mendapatkannya, mengirimkan konten yang diinginkan dan dibutuhkan pelanggan Anda akan sangat membantu dalam memastikan keberhasilan materi referensi cepat Anda.

Kesederhanaan adalah kuncinya

Inti dari panduan referensi cepat adalah untuk membuat informasi mudah dan mudah diakses, jadi pastikan itu mudah dimengerti.

Gunakan visual

Hindari blok teks yang besar sebanyak mungkin Sebagai gantinya, gunakan elemen visual seperti tangkapan layar dengan markup, ikon, atau foto produk — dan cukup teks untuk memastikan poin Anda jelas.

Sertakan hanya informasi penting

Simpan ke satu atau dua halaman. Jangan mencoba untuk menutupi semuanya dari panduan pengguna lengkap Anda. Pikirkan tentang ini — panduan referensi cepat yang membutuhkan daftar isi mungkin tidak secepat itu.

Pilih informasi yang paling penting untuk menyelesaikan tugas tertentu atau yang menyampaikan apa yang ingin Anda tunjukkan. Rebus konsep kompleks menjadi bentuk paling dasar.

Tahu apa yang harus ditinggalkan dan apa yang harus ditinggalkan. Ingat, Anda selalu dapat membuat panduan referensi cepat lainnya untuk membahas topik penting lainnya.

Gunakan tata letak yang sederhana dan mudah diikuti

Jika panduan referensi cepat Anda tidak menarik secara visual dan mudah diikuti, pengguna Anda tidak akan menganggapnya berguna.

Anda tidak perlu membuat karya seni total untuk membuat panduan referensi cepat yang bagus. Terkadang tangkapan layar sederhana yang dianotasi dengan panah, teks, dll. bisa cukup untuk memberi seseorang informasi yang mereka butuhkan.

Konten Visual

Saya merasa saya tidak bisa cukup menekankan ini: Panduan referensi cepat Anda tidak akan seefektif, menarik, dan berguna tanpa gambar, ikon, tangkapan layar, atau elemen visual lainnya yang bagus.

Gambar menarik perhatian dan membantu memberikan poin jangkar ke konten Anda, membantu pengguna Anda dengan cepat dan mudah mengidentifikasi poin informasi penting.

Faktanya, penelitian Value of Visuals kami menemukan bahwa orang belajar lebih baik dengan gambar dan teks vs. teks saja.

Anda dapat mempelajari semua tentang betapa berharganya komunikasi visual dengan infografis yang luar biasa ini.

Dan, pernahkah Anda mendengar istilah sebuah gambar bernilai seribu kata? Ternyata cara terbaik untuk menunjukkan sesuatu adalah dengan benar-benar MENUNJUKKANnya.

Gambar yang bagus dapat menyampaikan banyak informasi dan membantu mengurangi kepadatan teks konten Anda dan membuatnya lebih ramah pengguna.

Teman-teman kami di Venngage memiliki beberapa informasi lebih lanjut tentang pentingnya konten visual.

Panduan referensi cepat yang harus dan tidak boleh dilakukan

Tidak semua panduan referensi cepat akan sesederhana yang saya buat. Beberapa akan membutuhkan lebih banyak teks, yang lain akan membutuhkan lebih banyak gambar. Beberapa akan membutuhkan tata letak yang lebih kompleks. Tergantung pada subjeknya, mungkin lebih lama.

Ada berbagai jenis dan kegunaan untuk panduan referensi cepat, dan tidak mungkin untuk membahas semuanya di sini. Namun, ada beberapa hal yang umum dan tidak boleh dilakukan yang cukup universal:

Mengerjakan

1. Jaga agar sesingkat mungkin. Satu sampai dua halaman adalah yang terbaik.
2. Gunakan visual seperti screenshot beranotasi, ikon, produk atau gambar UX, dll.
3. Gunakan tata letak yang masuk akal dan mudah diikuti, dengan judul dan subjudul yang jelas sesuai kebutuhan.
4. Kenali audiens Anda dan apa yang mereka butuhkan.
5. Membuatnya berdiri sendiri. Pengguna tidak perlu melihat manual Anda untuk memahami panduan referensi cepat Anda.

jangan

1. Menjejalkan terlalu banyak informasi. Anda tidak mencoba memasukkan seluruh panduan pengguna Anda ke dalam panduan yang satu ini.
2. Buat ukuran font Anda sangat kecil sehingga tidak ada yang bisa membacanya tanpa mikroskop elektron.
3. Ulangi informasi yang tidak perlu.

Mulailah membuat panduan referensi cepat yang mengagumkan dengan Snagit 2020

Panduan referensi cepat adalah cara yang bagus untuk memberikan petunjuk cepat dan praktis kepada pengguna dan pelanggan Anda tentang fitur paling umum dari produk atau layanan Anda.

Dari tangkapan layar dan pengeditan gambar hingga templat dan aset gambar, Snagit 2020 membuatnya sangat mudah untuk membuat panduan referensi cepat yang berguna, menarik, dan menarik secara visual

Catatan: Artikel ini awalnya diterbitkan pada April 2020, tetapi telah diperbarui dengan informasi baru.