Peningkatan Proses: Strategi dan Contoh Sukses

Apakah mendengar proses kata dalam suasana profesional membuat Anda berpikir, “Ugh, ini dia pembuang waktu yang membosankan”? Jika proses memiliki konotasi negatif bagi Anda, ada kemungkinan besar tim atau organisasi Anda telah menjauh dari proses bisnis yang fokus pada hasil, dan Anda malah terpuruk dalam kelesuan proses demi proses. Jangan merasa buruk – mudah untuk mencapainya, tetapi dengan dorongan yang berdedikasi, introspeksi organisasi, dan sedikit peralatan, Anda akan segera kembali ke pekerjaan yang bermakna.

Menghabiskan waktu untuk perbaikan proses adalah upaya yang layak dilakukan karena hal ini meningkatkan efisiensi dan produktivitas tidak hanya dalam jumlah pekerjaan yang dilakukan, namun juga dalam kualitas kehidupan kerja karyawan.

Karyawan yang merasa waktu mereka yang berharga digunakan dengan bijak dan terlibat dalam perbaikan akan memberikan pekerjaan yang lebih baik dan lebih mungkin untuk bertahan. Dan, dengan penerapan perbaikan berkelanjutan, anggota tim dapat melihat perubahan kecil dapat menghasilkan perbedaan besar. Hal ini penting karena perasaan berdampak adalah inti dari apa yang diinginkan orang-orang di tempat kerja.

Apa itu perbaikan proses?

Perbaikan proses adalah pendekatan sistematis untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki. Hal ini bisa berupa mengidentifikasi inefisiensi, pemborosan, atau kesalahan dalam alur kerja dan kemudian membuat perubahan bertahap untuk meningkatkan hasil. Perbaikan berkelanjutan mengacu pada gagasan bahwa lingkungan tempat kita bekerja akan terus berubah, dan kita perlu terus melakukan perubahan seiring dengan perubahan tersebut.

Solusi yang bagus saat ini tidak akan tetap menjadi solusi yang bagus karena masalahnya sendiri yang akan berubah. Tim perlu terus memperbaiki masalah yang mereka hadapi dan hasil yang mereka cari. Dengan melakukan perbaikan yang berkelanjutan dan berulang, bahkan perubahan kecil sekalipun, tim dan organisasi dapat menjaga diri mereka tetap sejalan dengan laju perubahan.

Snagit adalah alat yang berguna untuk peningkatan proses karena memudahkan untuk mendokumentasikan proses, alur kerja, dan kemacetan yang ada hanya dalam beberapa klik. Memiliki ilustrasi visual tentang masalah memberi tim sesuatu untuk ditanggapi ketika menemukan solusi. Misalnya, Anda dapat menggunakan Snagit untuk memberi anotasi pada tangkapan layar dari semua langkah suatu proses dan kemudian menggunakan alat info Snagit untuk menyorot masalah untuk diskusi lebih lanjut.

Bagaimana proses perbaikan berkelanjutan?

Proses perbaikan berkelanjutan mendorong karyawan di semua tingkat organisasi untuk menyarankan dan menerapkan perubahan kecil demi kemajuan yang berkelanjutan. Organisasi yang berhasil menerapkan dan mendorong perbaikan berkelanjutan akan menciptakan tim yang berdaya untuk memecahkan masalah yang mereka lihat.

Tidak ada satu cara yang tepat untuk menerapkan perbaikan berkelanjutan, namun ada sejumlah metodologi yang dapat membantu Anda mencapai tujuan tersebut. Beberapa dari metodologi ini tumpang tindih, dan ada pula yang lahir dari metodologi lain, namun semuanya didasarkan pada perbaikan seiring berjalannya waktu.

• Kaizen: Toyota mempopulerkan konsep perbaikan berkelanjutan ( kaizen ) dalam manufaktur mobil. Perusahaan meminimalkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi melalui banyak perbaikan kecil.
• Agile: Metodologi Agile berakar pada industri perangkat lunak. Praktik tangkas mengutamakan pelanggan dan bersifat bertahap. Alih-alih memberikan daftar aturan yang ketat, Agile Manifesto lebih mengutamakan satu hal dibandingkan beberapa hal lainnya. Individu dalam sistem tangkas mempunyai ruang untuk melakukan apa yang masuk akal.
• Plan-Do-Check-Act (PDCA): PDCA adalah proses siklus empat bagian yang menyoroti pentingnya data dalam perbaikan berkelanjutan. Sebuah tim harus mengukur pekerjaan mereka untuk mengetahui bagaimana kemajuan mereka. Bagian “Periksa” dari siklus ini sangat penting untuk kesuksesan.
• Kanban: Kanban sering kali difokuskan pada alur kerja melalui visualisasi yang disebut papan kanban. Dengan kanban, tim berupaya memindahkan suatu pekerjaan dari awal hingga selesai secepat mungkin. Tim mempunyai batasan WIP (pekerjaan dalam proses), yang mengharuskan masalah diselesaikan sebelum pekerjaan baru dapat diambil. Hal ini juga mendorong pekerjaan untuk dipecah menjadi bagian-bagian terkecil yang dapat dilaksanakan dan bernilai secara wajar.
• Lean: Metodologi Lean menyoroti nilai dalam menempatkan pekerjaan sekecil mungkin ke dalam suatu produk sebelum menampilkannya kepada pengguna. Dalam pengembangan produk Lean, iterasi produk berikutnya selalu dilakukan berdasarkan pembelajaran dari pengujian pengguna putaran terakhir.

Bagaimana menerapkan proses perbaikan berkelanjutan

1. Menjadi agak meta
   Proses pelaksanaan suatu proses adalah prosesnya sendiri. Ingatlah prinsip-prinsip perbaikan yang berkelanjutan dan bertahap. Jangan mencoba mengubah suatu proses secara tiba-tiba, sendiri, atau dengan ledakan besar.
2. Mulailah dari yang kecil
   Identifikasi satu tim kecil untuk diajak bekerja sama dalam peningkatan proses Anda. Bahkan jika Anda berpikir seluruh organisasi Anda dapat memperoleh manfaat dari perubahan ini, menjalani proses tersebut dan menyempurnakannya dengan sekelompok kecil orang akan membuat Anda lebih siap untuk memperluasnya kepada orang lain.
3. Dapatkan dukungan
   Orang lain dalam kelompok Anda perlu memahami mengapa Anda menyarankan perubahan proses. Soroti tujuan dan peningkatan hasil yang ingin Anda lihat. Dengarkan masukan dan lakukan penyesuaian pada ide penerapan awal Anda untuk melibatkan orang lain dalam prosesnya.
4. Cobalah
   Terapkan metodologi apa pun yang Anda pilih dan rencanakan yang Anda buat!
5. Ingatlah untuk retro
   Setelah Anda mencoba perbaikan proses, kumpulkan kelompok kecil Anda untuk mendiskusikan apa yang berhasil, apa yang tidak berhasil, dan perubahan apa pun yang ingin Anda lakukan untuk iterasi berikutnya.
6. Rayakan kesuksesan
   Luangkan waktu sejenak untuk mengenali apa yang telah Anda pelajari sejauh ini. Rayakan setiap peningkatan dan peningkatan efisiensi yang Anda lihat. Bagikan temuan Anda dengan tim lain yang bekerja bersama Anda dan sertakan data serta detail tentang peningkatannya.
7. Mengulang
   Ulangi, ulangi, ulangi. Bersikaplah sungguh-sungguh untuk belajar dari setiap iterasi dan membagikan hasil Anda. Membangun konteks dengan orang lain adalah langkah pertama agar tempat kerja Anda mengembangkan budaya perbaikan berkelanjutan. Ketika organisasi melihat peningkatan proses Anda berhasil untuk kelompok kecil, orang lain akan ingin mencobanya dengan tim mereka juga, dan Anda dapat mulai mempertimbangkan seperti apa perbaikan proses di tingkat departemen atau organisasi.

Contoh perbaikan berkelanjutan

Meningkatkan komunikasi tim

Michelle dan Amy di tim Keterlibatan Komunitas dan Sumber Daya Manusia TechSmith sering menggunakan Snagit untuk menggantikan rapat dan bekerja secara asinkron. Ini bisa menjadi tantangan nyata untuk mempermasalahkan kalender rekan kerja yang sibuk, terutama antar tim. Michelle dan Amy menggunakan Snagit dengan Screencast atau Slack untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat daripada yang bisa mereka lakukan di ruangan (virtual) yang sama.

Meningkatkan proses dukungan pelanggan

“Waktu yang tidak dihabiskan untuk melayani pelanggan itu mahal,” kata Mike di tim Operasi Penjualan TechSmith. Dia melihat tantangan dalam menjaga agar semua rekan tim dan mitranya tetap mendapatkan informasi terbaru dan berpengetahuan tentang perangkat lunak dan proses baru. Dengan membuat video demo dan tutorial singkat, dia dapat mendaur ulang jawaban atas pertanyaan umum dan memberikan pelatihan dengan cara yang seragam. Dia menerapkan strategi serupa dengan pelanggan individu. Jika pelanggan memiliki pertanyaan tentang suatu fitur, akan mudah untuk memberikan mereka link ke tutorial online, namun dengan membuat video yang menunjukkan bagian tutorial yang tepat yang akan membantu pelanggan dan menyertakan video webcam Mike, dia adalah mampu menciptakan interaksi yang lebih personal dan lebih manusiawi.

Menyederhanakan alur kerja manajemen proyek

Steve di Kantor Manajemen Proyek TechSmith membantu mendukung alur kerja kanban dengan tim perangkat lunak yang mengembangkan Snagit. Dia membuat video pra-tonton untuk menetapkan ekspektasi dan konteks tentang item agenda rapat. Dia juga menggunakan tangkapan layar papan kanban tim untuk mengilustrasikan status tim pada waktu tertentu, yang berguna untuk menunjukkan hambatan dan hambatan. Gambar-gambar ini juga memberikan ringkasan visual yang bagus tentang rapat penyempurnaan simpanan untuk anggota tim yang tidak dapat hadir.

Manfaat perbaikan berkelanjutan

Peningkatan efisiensi

Ini adalah manfaat paling langsung dari perbaikan berkelanjutan. Semua perubahan kecil tersebut seiring berjalannya waktu akan menghasilkan peningkatan efisiensi, pengurangan limbah, dan hasil yang lebih baik bagi organisasi Anda.

Peningkatan keterlibatan karyawan

Gallup, pemimpin pemikiran berbasis data dalam budaya tempat kerja, menggambarkan keterlibatan karyawan sebagai berikut:
“Orang-orang menginginkan tujuan dan makna dari pekerjaan mereka. Mereka ingin dikenal karena keahliannya.”

Proses perbaikan berkelanjutan memberikan peluang sistematis kepada karyawan untuk memberikan masukan ke dalam lingkungan tempat mereka bekerja, sehingga meningkatkan perasaan pemberdayaan dan otonomi. Hal ini, dipadukan dengan fokus pada perbaikan itu sendiri, menyentuh ketiga elemen motivasi sejati Daniel Pink: otonomi, penguasaan, dan tujuan. Singkatnya, proses perbaikan berkelanjutan memberikan suara kepada karyawan.

Kepuasan pelanggan yang lebih baik

Semakin efisien kita, semakin banyak nilai yang bisa kita berikan kepada pelanggan dalam jangka waktu tertentu. Dan semakin cepat kami melakukan iterasi, semakin cepat kami dapat mengidentifikasi titik permasalahan pelanggan dan menindaklanjutinya untuk memberikan perbaikan kepada pelanggan. Dengan membuat perubahan kecil dan mendapatkan masukan dari pelanggan, kita akan lebih mungkin mendapatkan produk yang disukai pelanggan dan memecahkan masalah mereka dengan baik dibandingkan jika kita merilis perubahan besar sekaligus.

Mengapa menggunakan Snagit untuk peningkatan proses berkelanjutan?

Dokumentasi visual alur kerja

Snagit memudahkan mendokumentasikan pekerjaan di layar Anda hanya dengan beberapa klik. Anda dapat menangkap layar dalam bentuk gambar (atau tangkapan bergulir untuk konten panjang) dan kemudian menggunakan alat anotasi untuk mendokumentasikan langkah-langkah atau membuat info. Atau, Anda dapat menangkap layar Anda dalam video saat Anda menjelaskan langkah-langkah Anda dalam sulih suara dan menggunakan alat menggambar layar Snagit untuk menarik perhatian ke bagian tertentu dari layar.

Kolaborasi dan berbagi yang mudah

Kemampuan berbagi Snagit memungkinkan tim dengan cepat menangkap dan mendistribusikan pembaruan visual, memastikan semua orang selaras selama perjalanan peningkatan proses. Ini terhubung ke alat yang sudah Anda gunakan di tempat kerja seperti OneDrive, Google Drive, Slack, Teams, dan banyak lagi. Atau, Anda dapat menggunakan fitur “Bagikan Tautan” Snagit untuk mengunggah konten Anda dengan cepat dan mendapatkan tautan ke konten tersebut di Screencast. Menggunakan Screencast memungkinkan orang lain melihat dan mengomentari media Anda, menyediakan tempat yang nyaman untuk berkomunikasi.

Implementasi yang disederhanakan

Fungsionalitas templat Snagit dapat membantu membuat artefak yang dapat diulang dan mudah digunakan. Tahukah Anda bahwa Anda akan membandingkan dua kumpulan data yang sama setiap minggu? Gunakan templat Snagit untuk membakukan presentasi dan menyediakan catatan waktu untuk dilihat kembali.

Siap meningkatkan proses Anda dengan Snagit?

Unduh uji coba gratis Snagit untuk mendokumentasikan secara visual dan membagikan peningkatan proses Anda. Ajak orang lain untuk ikut serta dalam ide perbaikan berkelanjutan Anda dengan memandu mereka melewati hambatan yang Anda rasakan dan hasil potensial dalam berbagi layar Snagit dengan video webcam!

FAQ tentang proses dan perbaikan berkelanjutan