Cara Membuat Dokumentasi Proses Hanya dengan Beberapa Klik

Pernahkah Anda diminta untuk melatih rekan kerja atau bahkan sekadar mengajari mereka sesuatu yang baru?

Apakah ada karyawan baru di organisasi Anda atau rekan kerja yang tidak terbiasa dengan tugas tertentu, Anda mungkin perlu membagikan pengetahuan Anda di beberapa titik.

Jika Anda adalah pemilik proses, membuat dan memelihara dokumentasi proses sangat membantu karena berbagai alasan.

Mendokumentasikan proses tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga membantu memastikan bahwa tugas diselesaikan dengan benar dengan menguraikan serangkaian arahan yang konsisten. Ini juga dapat membantu mencegah kemacetan dalam operasi sehari-hari dengan menyebarkan pengetahuan ke seluruh tim alih-alih menyalurkan semua tugas melalui satu orang.

Dalam posting ini, kami akan membahas dasar-dasar dokumentasi proses, memberikan beberapa praktik terbaik, dan membagikan panduan langkah demi langkah yang akan membantu Anda mendokumentasikan proses hanya dalam beberapa klik!

Inilah yang akan Anda pelajari:

• Apa itu dokumentasi proses?
• Mengapa kami mendokumentasikan proses?
• Praktik terbaik untuk dokumentasi proses yang efektif.
• Cara mendokumentasikan proses dengan mudah dengan tangkapan layar.
• Lengkapi dokumentasi proses Anda dengan video screencast.

Apa itu dokumentasi proses?

Dokumentasi proses adalah konten tertulis dengan tangkapan layar, ilustrasi, diagram, atau citra lain (juga berfungsi sebagai video) yang menyampaikan setiap langkah selama proses untuk menyelesaikan tugas dengan sukses.

Anda dapat menganggapnya mirip dengan panduan cara atau serangkaian instruksi.

Manfaat dokumentasi proses

Dokumentasi proses tidak secara eksklusif digunakan untuk arahan atau membantu rekan kerja. Ini juga dapat digunakan untuk:

Latih karyawan baru

Dokumentasi proses membantu melatih karyawan baru. Menawarkan instruksi yang jelas kepada rekan tim baru Anda memungkinkan mereka untuk membantu diri mereka sendiri melalui proses orientasi mereka daripada sepenuhnya bergantung pada pelatih mereka.

Selain itu, lowongan tim sering kali berarti anggota lain mungkin harus mengambil alih dan mungkin tidak punya waktu untuk melatih seseorang yang baru. Memiliki proses terdokumentasi yang tersedia dapat membantu meringankan masalah itu.

Ini adalah win-win. Karyawan baru Anda dapat memulai pekerjaan mereka dengan percaya diri, dan Anda tidak perlu menghabiskan waktu berharga jauh dari tugas lain.

Bersiaplah untuk yang tak terduga

Seringkali, ketika seorang karyawan baru bergabung dengan tim, mereka mengisi kekosongan. Seperti disebutkan di atas, memiliki lowongan dapat berarti bahwa anggota tim lain harus mengambil pekerjaan.

Jika proses untuk menyelesaikan pekerjaan itu belum didokumentasikan, itu dapat menyebabkan kebingungan, tenggat waktu yang terlewat, dan penurunan produktivitas — belum lagi moral tim yang lebih rendah.

Bayangkan sebuah skenario di mana orang penggajian Anda keluar selama seminggu, sebulan, atau bahkan lebih lama. Karyawan Anda mungkin tidak menyukai gaji yang terlewat hanya karena tidak ada orang lain yang tahu cara menggunakan perangkat lunak penggajian.

Mendokumentasikan proses sebelum menjadi mutlak diperlukan berarti lebih sedikit stres dan tekanan ketika anggota staf mungkin sudah kelelahan. Tentu saja, Anda masih dapat membuat dokumentasi proses saat Anda juga memiliki kebutuhan mendesak untuk melatih rekan kerja!

Berikan transparansi proses

Selain itu, proses pendokumentasian membantu menjaga transparansi dalam suatu organisasi. Ini memungkinkan karyawan yang tidak dekat dengan area bisnis tertentu beberapa wawasan tentang tugas di luar tim dan/atau departemen langsung mereka.

Pada gilirannya, ini dapat menyebabkan peningkatan alur kerja, seperti menghilangkan langkah atau tugas duplikat. Itu juga dapat menyoroti poin nyeri, yang dapat menghasilkan item tindakan. Kesadaran akan hal-hal yang sulit dalam suatu proses mungkin diperlukan untuk mendapatkan sumber daya yang dialokasikan untuk melakukan peningkatan bertahap.

Praktik terbaik untuk dokumentasi proses yang efektif

Sebelum masuk ke pembuatan, mari kita bahas beberapa praktik terbaik untuk dokumentasi proses. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat saat Anda merencanakan, membuat, dan memelihara dokumentasi proses.

Jadikan visual

Penelitian menunjukkan bahwa 67% orang memahami informasi lebih baik ketika dikomunikasikan secara visual.

Menyertakan tangkapan layar dalam dokumentasi Anda adalah salah satu cara tercepat dan paling efektif untuk menunjukkan kepada rekan kerja cara melakukan sesuatu. Alat favorit kami untuk digunakan untuk dokumentasi proses adalah Snagit.

Snagit memungkinkan Anda menangkap tangkapan layar dengan mudah dan menambahkan info teks, langkah bernomor, dan anotasi lain yang dapat disesuaikan untuk menarik perhatian ke area tertentu untuk menyampaikan informasi.

Tetap sederhana

Perhatikan beban kognitif audiens Anda – hilangkan gangguan yang tidak perlu dari konten Anda sehingga audiens Anda dapat fokus pada apa yang penting. Ada beberapa cara untuk melakukan ini, tetapi secara umum, prinsip panduan Anda seharusnya adalah mengecilkan komunikasi ke hal-hal yang esensial.

Dengan tangkapan layar yang Anda ambil untuk digunakan dalam dokumentasi Anda, salah satu cara untuk menyoroti tindakan tertentu adalah dengan menggunakan alat Simply di Snagit untuk membuat grafik antarmuka pengguna (SUI) yang disederhanakan. Ini memungkinkan Anda untuk menutupi bagian yang tidak perlu untuk menghilangkan gangguan.

Bertujuan untuk selalu hijau

Saat Anda merencanakan dan mengerjakan proses pendokumentasian, cobalah untuk menghindari contoh dan teks yang akan cepat menjadi usang. Misalnya, cobalah untuk tidak menggunakan nomor versi dalam perangkat lunak, tanggal, atau referensi yang dapat dengan cepat menjadi tidak relevan. Berhati-hati dengan pendekatan Anda dapat membantu Anda menjaga konten Anda tetap up-to-date lebih lama.

Grafik Antarmuka Pengguna yang disederhanakan juga bagus untuk aplikasi ini. Mereka memungkinkan Anda untuk menghindari pembaruan yang sering pada konten Anda, seperti kasus ketika tombol berpindah-pindah dalam aplikasi perangkat lunak.

Perawatan rutin

Meskipun kami ingin konten kami selalu hijau, konten terbaik pun pada akhirnya akan memerlukan pembaruan.

Ketika ini terjadi, cobalah untuk mengedit tangkapan layar Anda yang ada alih-alih melakukan ulang total. Pustaka Snagit menyimpan catatan praktis dari tangkapan layar sebelumnya, yang berarti Anda dapat membuka dan mengeditnya seperlunya.

Tidak memiliki file asli Anda? Tidak masalah! Ambil saja tangkapan layar dari tangkapan layar Anda! Snagit memiliki beberapa opsi hebat untuk mengedit tangkapan layar, seperti Smart Move dan Replace Text, yang akan menghemat waktu berharga.

Jadwalkan check-in rutin, meskipun hanya setahun sekali. Ini akan memastikan bahwa konten Anda tetap mutakhir dan memiliki semua langkah yang diperlukan, bahkan ketika sistem dan variabel lain berubah. Pastikan untuk mendapatkan umpan balik dari orang-orang yang relevan di organisasi Anda. Orang lain mungkin memiliki wawasan berharga untuk dibagikan.

Cara mendokumentasikan proses dengan mudah dengan tangkapan layar

Mari kita telusuri proses dokumentasi tangkapan layar menggunakan Snagit.

Langkah 1: Pertimbangkan proses Anda

Pikirkan proses yang akan Anda dokumentasikan, dan tuliskan setiap langkah alur kerja yang akan Anda sertakan dalam dokumentasi Anda. Ini akan memastikan Anda tidak melewatkan apa pun, dan itu bisa bertindak sebagai garis besar saat Anda mendokumentasikan tugas.

Jika Anda bekerja dengan orang lain untuk mendokumentasikan proses mereka, pastikan mereka terlibat dalam perencanaan.

Langkah 2: Siapkan desktop Anda

Menggunakan rencana Anda sebagai panduan, tarik semua aplikasi perangkat lunak yang Anda perlukan untuk mengambil tangkapan layar. Untuk menghilangkan gangguan pada layar Anda, Anda mungkin ingin merapikan desktop Anda juga, dan menutup semua aplikasi yang tidak diperlukan untuk proses Anda.

Langkah 3: Tangkap tangkapan layar Anda

Sekarang, saatnya untuk mengambil tangkapan layar dari setiap langkah dalam proses Anda.

Perhatikan bahwa lebih baik untuk menangkap bagian layar yang lebih besar daripada bagian yang lebih kecil jika Anda belum membuat draf teks yang menyertainya, karena Anda selalu dapat mengubah ukuran atau memangkas tangkapan layar nanti. Semua tangkapan layar Anda akan secara otomatis muncul di editor Snagit.

Langkah 4: Sesuaikan tangkapan layar Anda

Sekarang setelah Anda mengambil semua tangkapan layar yang Anda butuhkan, Anda dapat menyesuaikannya. Cobalah opsi Sederhanakan untuk menghilangkan gangguan, atau gunakan info untuk menambahkan bentuk, langkah bernomor menggunakan alat langkah, anotasi teks – apa pun yang masuk akal untuk menyoroti aspek penting dari proses Anda.

Anda bahkan dapat membuat tema khusus di Snagit dengan warna dan gaya lain sehingga tangkapan layar Anda memiliki tampilan yang konsisten di seluruh dokumentasi Anda.

Ingin menunjukkan langkah-langkah dalam suatu proses?

Gunakan Alat Langkah Snagit. Anda dapat menambahkan notasi langkah bernomor atau berhuruf hanya dengan satu klik. Snagit secara otomatis menambahkan angka atau huruf yang benar saat Anda menggunakannya. Lihat video ini untuk melihatnya beraksi!

Langkah 5: Kemas dan kirim dengan templat

Sekarang, satu-satunya yang tersisa untuk dilakukan adalah mengemas tangkapan layar Anda sehingga siap dikirim dalam format apa pun yang Anda pilih. Dengan Snagit, Anda dapat menggabungkan tangkapan layar menjadi satu gambar menggunakan templat.

Pertama, klik tombol Buat dan pilih Gambar dari Template atau pilih gambar dari baki Pengambilan Terbaru, lalu klik kanan dan pilih gabungkan dalam template. Anda dapat memilih template mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bantuan pekerjaan Anda.

Kemudian, cukup seret dan lepas gambar Anda dan sesuaikan di dalam template. Semudah itu!

Snagit juga dapat berbagi langsung ke Word selain sejumlah aplikasi perangkat lunak populer lainnya, termasuk PowerPoint, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox, TechSmith Camtasia, dan banyak lagi.

Setelah semuanya beres, Anda dapat mengirimkan ke audiens Anda atau mengunggah di tempat lain, seperti halaman SharePoint perusahaan, sehingga dokumentasi proses Anda tersedia sesuai permintaan.

Lengkapi dokumentasi proses Anda dengan video screencast

Di samping dokumentasi proses Anda, pertimbangkan untuk menyertakan video screencast tambahan.

Sebuah video dapat menunjukkan kepada rekan kerja proses dalam tindakan, dan Anda dapat menambahkan narasi saat Anda pergi untuk membantu mengklarifikasi lebih jauh. Jika ada yang tidak jelas bagi penerima Anda dari dokumen proses Anda, mereka dapat beralih ke video untuk mempelajari lebih lanjut.

Anda dapat menggunakan Snagit untuk merekam semua atau sebagian layar Anda selain menangkap tangkapan layar Anda. Setelah selesai merekam, Snagit memungkinkan Anda untuk memangkas bagian mana pun dari video yang ingin Anda hapus.

Namun, screencast Anda tidak perlu formal. Ingatlah bahwa kesempurnaan adalah musuh kebaikan. Cukup berjalan melalui proses di komputer Anda saat Anda merekam layar Anda. Anda dapat berbicara melalui apa yang terjadi juga.

Video dapat melengkapi dokumentasi proses Anda dan memberikan sedikit lebih banyak bantuan kepada siapa saja yang menginginkannya.

Lihat video di bawah ini untuk panduan hebat menggunakan video untuk dokumentasi proses:

Anda siap membuat dokumentasi proses yang luar biasa!

Itu saja! Anda siap berbagi pengetahuan dengan rekan kerja dan memastikan proses berjalan lancar. Anda akan menghemat waktu dan tenaga semua orang dengan dokumen proses hebat Anda!