Sembilan Alat untuk Menyiapkan Infrastruktur Anda untuk Pekerjaan Jarak Jauh dan Hibrid

Pekerjaan Jarak Jauh dan Hibrid

Tidak diragukan lagi bahwa setelah merebaknya Covid-19, cara kita berkolaborasi dan berkomunikasi berubah. Masa depan terlihat sangat berbeda ketika perusahaan beralih ke model kerja jarak jauh atau hybrid. Mengelola karyawan dalam situasi seperti ini bisa menjadi tantangan, karena sulit menemukan alat yang tepat untuk membuat alur kerja lancar. Satu alat yang cocok dengan satu bisnis mungkin tidak cocok dengan yang lain.

Namun, untuk membantu Anda memutuskan, kami telah menyusun beberapa alat populer, bisa manajemen waktu, manajemen proyek, komunikasi, dan kolaborasi. Alat penting ini dapat membantu merampingkan dan mengotomatiskan alur kerja untuk karyawan hybrid atau jarak jauh.

Sembilan Alat Berguna untuk Mendukung Model Kerja Jarak Jauh dan Hibrid

1. Microsoft 365 (Produktivitas):

Microsoft 365 adalah solusi lengkap dan dinamis yang menggabungkan Office 365, Windows 10, Enterprise Mobility + Security (EMS), dan Cloud Security Suites (CSS) menjadi satu penawaran kohesif yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan individu dan organisasi dari semua ukuran. Aplikasi di Microsoft 365 memastikan produktivitas dan didukung oleh layanan cloud serta keamanan tingkat lanjut untuk melindungi data.

Semua ukuran organisasi dapat menggunakan Microsoft 365 untuk menyederhanakan model kerja jarak jauh dan hibrid mereka. Perusahaan individu dan besar dengan ribuan karyawan yang tersebar di seluruh dunia dapat memanfaatkan alat ini untuk mengelola proses kerja, tenggat waktu, dan lainnya.

Selain itu, Office 365 memfasilitasi kolaborasi terintegrasi. Perusahaan dapat memanfaatkan fitur ini untuk kolaborasi tim jarak jauh menggunakan Excel, PowerPoint, Word, Teams, dan SharePoint.

Office 365 hadir dengan penyimpanan OneDrive tak terbatas dan batas penyimpanan yang ditingkatkan di tingkat Perusahaan dan Bisnis Microsoft 365.

2. Kendur (Komunikasi):

Slack adalah salah satu alat komunikasi yang tersedia dalam versi Seluler dan Desktop. Antarmuka yang ramah pengguna memungkinkan komunikasi yang mudah melalui obrolan, mengirim file, dan bahkan melakukan panggilan audio dan video ke anggota tim. Anda dapat mencari diskusi tertentu dan menyiapkan saluran khusus untuk komunikasi pribadi dalam tim dan departemen. Menggunakan fitur saluran khusus, Anda dapat membuat grup terpisah dari orang-orang yang mengerjakan proyek berbeda.

Slack dapat diintegrasikan dengan banyak aplikasi, seperti Dropbox, G-Suite, Adobe Creative Cloud, dan lainnya.

3. Zoom (Komunikasi):

Zoom adalah salah satu alat yang paling umum digunakan untuk konferensi video yang terintegrasi dengan Kalender Google. Dengan alat ini, Anda dapat mengatur pertemuan pribadi dan kelompok. Ini juga memiliki obrolan, berbagi file, berbagi layar, dan opsi perekaman video. Setelah sesi direkam, Anda dapat membaginya dengan orang lain jika diperlukan.

Dengan paket gratis, Anda dapat melakukan rapat 40 menit sekaligus. Namun begitu Anda meningkatkan ke versi premiumnya, Anda mendapatkan akses ke berbagai fitur lain, misalnya Zoom Webinar dan lainnya.

4. Google Meet (Komunikasi):

Google Meet membuat rapat menjadi lancar dan sederhana antara karyawan jarak jauh dan perusahaan. Mudah digunakan dan terintegrasi dengan aplikasi pihak ketiga seperti Microsoft Office. Anda dapat menjadwalkan janji dengan kalender; bergabung dan berbagi rapat menggunakan Google Chat dan Gmail. Beberapa manfaat menggunakan Google Meet adalah:

• Antarmuka yang sederhana dan ramah pengguna
• Bergabung hanya dengan satu klik dari perangkat apa pun
• Hubungkan dan bagikan apa pun yang Anda inginkan
• Kualitas video dan audio yang luar biasa
• Aman dan pribadi

Dengan akun Google, siapa pun dapat memulai rapat video dan mengundang 100 peserta selama 60 menit tanpa biaya.

5. Dropbox (Penyimpanan Online):

Dropbox adalah alat yang biasa digunakan untuk mengatur dan menyimpan foto, dokumen, dan jenis file lainnya. Ini adalah alat berbasis cloud yang memungkinkan pengguna berbagi file dengan orang lain jika diperlukan. Dropbox kompatibel dengan semua perangkat genggam serta desktop.

Ini juga menghemat waktu Anda untuk mencari dokumen, gambar, atau file tertentu lainnya. Fitur hebat lainnya dari Dropbox adalah memiliki verifikasi 2 langkah untuk memastikan data Anda aman.

Anda mendapatkan penyimpanan cloud 2GB dalam versi gratis, tetapi jika Anda membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan gratis, merujuk alat tersebut ke orang lain dapat membantu. Selain itu, Dropbox versi berbayar menawarkan penyimpanan aman sebesar 3TB, yang dapat ditingkatkan per paket berbayar Anda.

6. Basecamp (Manajemen Proyek):

Basecamp adalah salah satu alat yang mudah digunakan untuk mengelola proyek. Alat ini memungkinkan pengelolaan beberapa proyek secara bersamaan sambil melacak tenggat waktu, daftar tugas, dan tugas prioritas. Basecamp menampilkan obrolan grup, check-in otomatis, dan papan pesan agar tim tetap terhubung dan diperbarui.

7. Asana (Manajemen Proyek/Tugas):

Asana adalah alat manajemen proyek lain yang terbukti efektif untuk model kerja jarak jauh dan hybrid. Itu dapat diintegrasikan dengan 200+ aplikasi dan perangkat lunak, termasuk Google Drive, Slack, Miro, Loom, Toggle, dan Twist. Dengan Asana, Anda dapat dengan mudah melacak semua tugas yang harus dilakukan dan merampingkan proses kerja. Ini juga membantu melacak tugas semua orang, memungkinkan manajer untuk menilai beban kerja setiap anggota tim.

Anda dapat menggunakan Asana versi gratis hingga 15 anggota tim.

8. Unito (Pengoptimalan Alur Kerja):

Unito adalah alat bermanfaat lainnya yang dapat mendukung model kerja jarak jauh dan hibrid. Ini adalah alat otomatisasi alur kerja yang menampilkan sinkronisasi dua arah waktu nyata untuk acara kalender, tugas, informasi kontak, spreadsheet, dan banyak aplikasi lain serta alat manajemen proyek yang Anda gunakan.

Versi gratis Unito tersedia selama 14 hari; setelah itu, Anda dapat memilih paket berbayar untuk terus menggunakannya.

Manfaat Kerja Jarak Jauh dan Hibrid

Manfaat kerja jarak jauh dan hybrid sangat banyak. Pertama dan terpenting, kedua model kerja itu hemat biaya. Bisnis dapat menghemat sewa ruang kantor dan biaya utilitas.

Sebuah studi oleh Gallup menemukan bahwa “mayoritas pekerja jarak jauh penuh waktu sangat puas dengan keseimbangan kehidupan kerja mereka.”

Perusahaan yang menerapkan model jarak jauh dan hibrida dapat menarik talenta terbaik dari seluruh dunia karena banyak orang lebih suka bekerja dari jarak jauh.

Pikiran Akhir:

Ada banyak alat yang tersedia yang dapat membantu perusahaan mempercepat produktivitas dan komunikasi dalam model kerja jarak jauh dan hybrid. Beberapa alat mungkin memerlukan waktu untuk disinkronkan dengan model kerja jarak jauh atau hibrid perusahaan Anda, karena karyawan harus terbiasa dengan fungsi dan fiturnya. Namun, setiap alat memiliki manfaat unik yang memfasilitasi komunikasi, kolaborasi, manajemen waktu, dan penanganan tugas.