10 Tips Slack yang Harus Diketahui untuk Komunikasi Kerja Jarak Jauh yang Lebih Baik

Jika Anda bekerja dari rumah secara tidak terduga karena COVID-19 dan Anda menggunakan Slack, ada beberapa trik sederhana yang membuat aplikasi ini lebih baik untuk lingkungan kerja yang serba jauh. Ketika Slack paling efektif, ini memungkinkan Anda berkomunikasi dengan jelas dan cepat dengan orang lain, sambil juga memberi Anda dan kolega Anda cara untuk berbicara secara informal juga. Itulah inti dari tips ini: Menemukan cara untuk membuat Slack lebih efisien untuk pekerjaan serius dan juga lebih ramah untuk sosialisasi.

Jika Anda belum berpengalaman dengan Slack, Anda mungkin juga melihat tip kami untuk menjaga antarmuka tetap rapi, serta tip dan peretasan lain untuk aplikasi.

1. Otomatiskan Check-in Mingguan atau Harian

Slack memudahkan untuk mengadakan check-in mingguan atau harian dengan semua anggota tim. Tanyakan kepada semua orang pada hari Senin apa yang mereka rencanakan untuk diselesaikan minggu ini, atau apa yang mereka capai pada hari Jumat. Anda dapat menggunakan Slack untuk mengotomatiskan pengingat check-in harian atau mingguan, seperti yang ditunjukkan pada contoh dari Slack di atas menggunakan perintah slash. Jika perintah slash bukan milik Anda, Anda dapat menggunakan aplikasi, seperti Standuply untuk membantu.

2. Mulai Saluran #WFH

Jika Anda belum melakukannya, buat saluran #WFH untuk membahas bekerja dari rumah. Ini memberi orang ruang untuk berbagi tip, melampiaskan frustrasi karena bekerja dari rumah secara tak terduga, dan bersosialisasi dan menjalin ikatan. Siapa yang tahu strategi kerja jarak jauh seperti apa yang ditemukan orang-orang yang dapat membantu satu sama lain? Dorong orang untuk membagikannya di saluran #WFH.

3. Buat Saluran untuk Pengumuman

Bagaimana Anda mengirim pengumuman di seluruh perusahaan dalam pengaturan kerja jarak jauh? Anda dapat menggunakan email, tetapi jika karyawan sudah berkomunikasi dan berkolaborasi di Slack, itu mungkin tempat yang lebih baik. Buat saluran dan batasi izin sehingga hanya beberapa orang terpilih, seperti eksekutif dan personel SDM, yang dapat memposting ke saluran tersebut. Untuk semua orang, ini akan menjadi hanya-baca. Bergantung pada jenis akun Slack yang Anda miliki, Anda mungkin menghadapi beberapa batasan tentang cara menyiapkan saluran ini. Misalnya, dengan akun Gratis atau Dasar, Anda hanya dapat membatasi izin di saluran #umum.

4. Bersosialisasi Dengan Donat

Donut adalah aplikasi Slack yang digunakan tim jarak jauh untuk menciptakan kembali momen menabrak seseorang di pendingin air (atau meja donat) dan memulai percakapan. Ini seperti mendapatkan kopi virtual dengan seseorang. Aplikasi Donut memasangkan orang-orang di organisasi secara acak dan menyarankan agar mereka mengobrol selama beberapa menit. Anda dapat mengatur frekuensi seberapa sering Anda ingin Donut memperkenalkan orang. Berdasarkan budaya perusahaan dan preferensi individu, orang dapat mengobrol dalam pesan pribadi, atau mengatur waktu untuk panggilan audio atau video singkat.

Tip: Jadikan Donat opsional. Kupu-kupu sosial biasanya menyukainya, tetapi orang yang lebih tertutup mungkin tidak.

5. Tingkatkan Semangat Dengan Taco

Aplikasi lain yang dapat meningkatkan moral untuk tim jarak jauh adalah Hey Taco. Dengan aplikasi ini, setiap orang mendapat lima taco virtual per hari untuk diberikan kepada orang lain untuk menunjukkan penghargaan mereka. Anda mungkin memberi taco ketika seseorang menyelesaikan proyek yang sulit, menemukan kesalahan penting, atau mengajukan pertanyaan yang bijaksana dalam rapat. Seiring berjalannya waktu, semua orang mendapatkan taco. Anda dapat menetapkan hadiah atau lencana kehormatan untuk mendapatkan sejumlah taco, atau membiarkan akumulasi taco menjadi hadiahnya sendiri.

6. Gunakan Polling

Jajak pendapat di Slack memudahkan orang untuk berkomunikasi saat tim membutuhkan umpan balik atau keputusan yang harus dibuat. Anda dapat menjalankan polling formal menggunakan alat polling atau polling informal menggunakan emoji dan reacji. Untuk polling formal, Anda dapat menginstal aplikasi polling. Polly (ditunjukkan pada gambar di atas) adalah salah satu opsi yang paling terkenal. Untuk jajak pendapat informal, ketik pertanyaan Anda ke dalam kotak pesan. Kemudian buat daftar beberapa opsi tentang bagaimana orang dapat merespons dengan emoji di awal masing-masing (gunakan shift+enter untuk membuat jeda baris). Orang dapat membalas dengan reacji, seperti yang ditunjukkan pada contoh di bawah ini.

7. Buat Saluran Bersama Dengan Mitra dan Klien

Jika Anda bekerja sama dengan mitra dan klien yang tergabung dalam organisasi, Anda dapat membuat saluran Slack khusus, yang disebut saluran bersama, untuk tetap berhubungan dengan mereka. Saluran bersama muncul di Ruang Kerja Slack Anda dan juga milik mereka. Untuk tujuan keamanan, saluran harus disetujui oleh seseorang dari setiap organisasi yang memiliki izin untuk mengelola saluran bersama.

8. Gunakan Singkatan Emoji

Emoji dapat mengekspresikan emosi, tetapi mereka juga memiliki tujuan yang lebih praktis di Slack. Mereka adalah bentuk singkatan yang sangat efisien. Sebagai contoh:

berarti "mengerti" atau "dipahami."

berarti "Saya sedang mencari jawaban atas pertanyaan Anda sekarang"

Direkomendasikan oleh Editor Kami

20 Tips Bekerja Dari Rumah

Bagaimana Tidak Kewalahan dengan Slack di Dunia Kerja-Dari-Rumah yang Baru

Terorganisir: 7 Tips Penting untuk Pengguna Slack

artinya "tolong balas di thread dan jangan di bawah"

Saat Anda menggunakan emoji sebagai singkatan dalam tim jarak jauh, ini membantu orang menerima informasi secara ringkas.

9. Perbarui Status Anda

Saat bekerja dari jarak jauh, fitur Status Slack membantu Anda memberikan sinyal halus kepada rekan tim dan manajer tentang apa yang Anda lakukan. Anda dapat menunjukkan bahwa Anda sedang rapat, sedang menelepon, tidak hadir, dan sebagainya. Anda bisa lebih kreatif dengan pembaruan status jika mau. Saya suka menggunakan ikon headphone saat status saya "berfokus". Selama pandemi COVID-19, rekan kerja Anda mungkin akan merasakan jika status Anda adalah "anak-anak yang bertengkar" atau "bertengkar dengan kucing".

10. Rayakan Kemenangan Kecil

Saya dulu bekerja dengan organisasi jarak jauh yang kadang-kadang mengadakan pesta dansa virtual di salah satu saluran Slack mereka. Mengapa? Terkadang untuk merayakan fakta bahwa itu adalah hari Jumat dan terkadang hanya karena. Siapa pun yang ingin bergabung akan memposting gif atau reacji animasi menari. Terkadang orang juga akan membagikan sesuatu yang positif dari minggu mereka. Semua orang harus menjadi konyol dan bahagia selama beberapa menit. Dan ya, hari Jumat.

Ketika orang bekerja dari jarak jauh, mereka dapat merasa terisolasi dan tidak berhubungan dengan suasana hati rekan kerja mereka. Meluangkan waktu untuk merayakan kesuksesan, tidak peduli seberapa kecil, menyatukan semua orang di sekitar pengalaman positif.