Cara Membuat Gabungan Surat dengan Gmail dan Google Spreadsheet

Diterbitkan: 2022-02-26

Gabungan Surat untuk Gmail memungkinkan Anda mengirim pesan email yang dipersonalisasi ke beberapa kontak sekaligus. Masing-masing pesan memiliki konten yang hampir sama tetapi beberapa bagian pesan dapat disesuaikan. Misalnya, Anda dapat menyapa setiap penerima dengan nama depan mereka, Anda dapat memasukkan alamat pos mereka di badan pesan, mempersonalisasi baris subjek, melampirkan file yang berbeda sementara bagian lain dari badan email tetap sama.

Gabungan Surat di Gmail adalah untuk semua orang. Jika Anda mengadakan pesta di rumah Anda, Anda dapat mengirim undangan email yang dipersonalisasi ke semua teman Anda dengan bantuan gabungan surat. Pemilik bisnis dapat menggunakan gabungan surat untuk memberi tahu pelanggan tentang penawaran dan penawaran yang akan datang. Tim penjualan dan pemasaran menggunakan Gabungan Surat untuk kampanye tetes. Guru dapat mengirim tugas dan laporan individu kepada siswa melalui gabungan surat.

Gabungan Surat di Gmail

Berikut cara melakukan penggabungan surat dengan Gmail:

  1. Instal pengaya Gabungan Surat untuk Gmail. Silakan tonton tutorial gabungan Surat untuk instruksi.
  2. Ini akan membuat Google Spreadsheet baru. Buka menu Add-on di lembar, pilih Gabungan Surat dengan Lampiran , lalu pilih menu Buat Templat Gabungan .
  3. Buka Google Kontak dan buat Grup baru dengan semua kontak yang ingin Anda kirimi email yang dipersonalisasi. Atau, Anda dapat memasukkan nama dan alamat email penerima langsung di Google Sheet Gabungan Surat.
  4. Di bawah menu Gabungan Surat, pilih Impor Kontak Google dan pilih grup Kontak Google yang Anda buat di Langkah 3. Sekarang grup tersebut akan secara otomatis mengimpor semua kontak Gmail yang terkait ke dalam spreadsheet.
  5. Buka Gmail dan buat draf pesan email baru yang akan menjadi template untuk gabungan Surat. Atau, Anda dapat membuat template email dalam teks kaya menggunakan alat Email HTML dan kemudian menyalin-tempel kode HTML yang dihasilkan ke bidang isi pesan di Google Sheet.
  6. Jika Anda ingin menambahkan lampiran file ke pesan email Anda – misalnya file PDF atau dokumen Word – cukup unggah file ke Google Drive lalu pilih Sisipkan Lampiran File untuk menyisipkan tautan file tersebut ke dalam lembar gabungan Surat. Mail Merge akan secara otomatis memasukkan file yang sebenarnya ke dalam email.
  7. Masuk lagi ke menu Mail Merge dan pilih “Configure Mail Merge” – kolom status akan berubah menjadi “MAIL SENT” untuk semua pesan email yang berhasil terkirim.

Itu selalu merupakan ide yang baik untuk menguji kampanye email Anda sebelum mengirim ledakan ke banyak orang. Pada layar Configure Mail Merge, klik tombol “Send a Test Email” dan itu akan mengirim email sampel ke pengembang dengan {{Variable Fields}} diganti dengan nilai dummy. Jika semua bidang telah diganti dalam email percobaan, gabungan surat Anda siap digunakan.

FAQ Penggabungan Surat Gmail

Berikut adalah beberapa jawaban atas pertanyaan umum seputar Gabungan Surat untuk Gmail dan Google Apps:

1. Berapa banyak pesan email yang dapat saya kirim per hari? Edisi gratis gabungan Surat memungkinkan Anda mengirim 25 email per hari tetapi batas pengiriman untuk gabungan Premium berbeda. Pengguna Gmail dapat mengirim email ke 400 penerima per hari sedangkan batas harian untuk akun GSuite (Google Workspace) adalah 1500 penerima per hari.

2. Saya pengguna Google Apps, namun batas harian saya untuk edisi premium hanya 400 per hari? Google akan meningkatkan batas Anda menjadi 1500 jika akun bisnis GSuite Anda berumur lebih dari beberapa bulan atau jika domain Google Apps Anda memiliki lebih dari 5 pengguna setelah siklus penagihan pertama.

3. Bagaimana cara meningkatkan ke Premium? Berapa biaya lisensi? Silakan klik di sini untuk membeli lisensi premium untuk Gabungan Surat. Lisensi satu pengguna adalah \$3,25 per bulan per pengguna, ditagih setiap tahun.

4. Saya baru mengirim 10 email namun kuota email harian saya berkurang 20. Mengapa? Kemungkinan Anda telah menambahkan alamat email di bidang CC atau BCC. Ingatlah bahwa batas email harian adalah dalam hal jumlah penerima, jadi jika Anda mengirim email yang juga di-cc ke seseorang, kuota Anda akan berkurang sebanyak 2.

5. Apa kebijakan privasi Anda? Mengapa Gabungan Surat memerlukan akses ke Gmail saya, Google Kontak, dll. Gabungan Surat memerlukan akses ke Gmail karena ia mengirim email dari akun Gmail Anda. Itu membutuhkan akses ke Google Drive untuk mengambil lampiran file sementara itu memerlukan akses ke Google Kontak untuk mengimpornya ke dalam Google Sheet. Baca persyaratan izin secara detail.

6. Bagaimana cara melacak email yang dibuka dengan Mail Merge? Pelacakan Email adalah fitur premium. Selama konfigurasi Gabungan Surat, pilih "Ya" untuk opsi "Lacak Pembukaan Email" dan email keluar akan menyertakan GIF pelacakan 1x1. Untuk melihat laporan email yang telah dibaca, buka menu Gabungan Surat dan pilih Tampilkan Laporan Buka Email. Anda dapat melihat tanggal dan waktu ketika email dibuka, alamat IP dan Agen Pengguna klien. Dalam kebanyakan kasus, ini akan sama dengan alamat IP Google karena Google sekarang menyimpan gambar di servernya sendiri.

7. Bagaimana cara memasukkan alamat CC atau BCC yang berbeda untuk setiap penerima? Tambahkan dua kolom tambahan di templat gabungan Surat dan atur nama kolom masing-masing sebagai CC dan BCC. Sekarang letakkan alamat email di kolom ini per baris dan pesan yang digabungkan akan di-cc dan di-bcc ke alamat masing-masing. Anda dapat menempatkan beberapa email dipisahkan dengan koma.

8. Saya mengirim gabungan tetapi variabel {{First Name}} tidak menggantikan dengan benar di email keluar. Mengapa? Sepertinya Anda telah menerapkan beberapa gaya pemformatan ke variabel di dalam draf Gmail. Solusi mudahnya adalah Anda membuka draf Gmail, menghapus variabel dan mengetiknya lagi (lihat bantuan). Ini akan menghapus pemformatan yang tidak konsisten. Sekarang beralih ke template Gabungan Surat dan konfigurasikan menggunakan template draf Gmail yang baru saja dimodifikasi.

9. Mengapa opsi untuk membuat draf Gmail dinonaktifkan di gabungan Surat saya? Opsi Draf hanya tersedia saat Anda melakukan Gabungan Surat dalam teks biasa atau HTML. Ini tidak tersedia jika Anda menggunakan draf Gmail yang sudah jadi sebagai template Gabung.

10. Bagaimana cara menyisipkan gambar unik di semua pesan email keluar saya? Anda dapat membuat kolom baru di lembar gabungan Surat yang disebut Gambar. Sekarang unggah gambar ke situs hosting gambar, dapatkan URL gambar dan tambahkan ke lembar seperti yang ditunjukkan di bawah ini:

 <img src="image_url"/>

Di draf Gmail, tambahkan {{Images}} di mana saja dan itu akan diganti dengan gambar sebenarnya.

11. Bagaimana cara menyisipkan Hyperlink unik dalam pesan email saya? Buat kolom baru di template Gabungan Surat yang disebut Tautan (Anda bisa memberi nama apa saja). Sekarang tambahkan tautan di Google Sheet seperti yang ditunjukkan di bawah ini:

 <a href="http://ctrlq.org">Visit our website</a>

Di draf Gmail, tambahkan {{Links}} dan mereka akan diganti dengan hyperlink yang sebenarnya. Anda juga dapat menggunakan mailto untuk link ke alamat email.

12. Saya menjadwalkan email tetapi langsung dikirim. Mengapa? Email terjadwal dikirim +/- 30 menit dari waktu yang dijadwalkan. Jadi, jika Anda telah menjadwalkan email untuk keluar pada 14:15, itu bisa pergi kapan saja antara 14:30. Email dijadwalkan dalam zona waktu Google Spreadsheet.

13. Apakah saya harus membiarkan komputer saya tetap terbuka agar email terjadwal dikirim pada waktu tertentu? Tidak, Google Add-on berjalan di latar belakang pada Server Google dan Anda dapat menutup Google Sheet setelah konfigurasi.

14. Saya sudah kehabisan kuota email harian saya? Bagaimana cara mengirim email secara otomatis saat kuota direset oleh Google? Anda dapat menambahkan tanggal jadwal yaitu 3-4 dari sekarang dan menjalankan gabungan surat. Pesan akan dijadwalkan dan akan terkirim secara otomatis saat kuota Anda diatur ulang.

15. Saya menjalankan Mail Merge tetapi tidak mengirim email. Mengapa? Anda kehabisan kuota email atau karena kolom Status Gabungan Surat di spreadsheet disetel ke “MAIL SENT”. Pemeriksaan ini dilakukan untuk mencegah Anda mengirim beberapa email secara tidak sengaja ke alamat yang sama jika Anda menjalankan penggabungan beberapa kali.

16. Saya perlu mengirim email blast ke 10.000 kontak email. Bisakah Gabungan Surat menangani ini? Disarankan agar Anda menggunakan layanan pengiriman email khusus seperti MailChimp untuk mengirim email massal. Anda dapat menggunakan Gmail Address Extractor untuk menarik semua email dari kotak surat Gmail Anda.

17. Saya menggunakan Salesforce sebagai CRM saya. Apakah ada cara untuk mencatat semua email ke Salesforce.com Salesforce memberi Anda alamat email unik. Saat Anda mengonfigurasi gabungan surat, masukkan alamat email itu di bidang BCC pada layar Konfigurasi dan Jalankan gabungan Surat. Semua email akan ditandai ke Salesforce sekarang untuk pelacakan.

18. Dapatkah saya membatalkan Mail Merge agar tidak berjalan? Bagaimana cara mengingat email saya? Mail Merge menggunakan Gmail dan oleh karena itu, tidak seperti Microsoft Outlook, tidak ada opsi untuk memanggil kembali email yang dikirim. Namun, Anda dapat membatalkan proses Gabungan Surat dengan menekan tombol STOP. Jika Anda ingin menghapus email terjadwal dari antrian, buka menu Gabungan Surat dan pilih Batalkan Jadwalkan Email. Atau, Anda dapat menghapus baris terkait dari lembar gabungan Surat.

Dukungan Gabungan Surat

19. Bagaimana cara melaporkan masalah dengan Gabungan Surat? Buka Lembar Google Gabungan Surat, buka Pengaya > Penggabungan Surat dengan Lampiran > Petunjuk dan Dukungan > Kirim Log Debug. Ini akan mengirimkan salinan lembar dan konfigurasi gabungan surat ke pengembang Google Script.

Google Script sangat kuat. Beberapa Skrip Google populer lainnya yang akan meningkatkan produktivitas Anda termasuk Penjadwal Email, Ekstraktor Email, Simpan Gmail ke Google Drive, dan penjawab otomatis Gmail.