Cara Membuat Alat Bantu Pekerjaan yang Meroketkan Kinerja Tim Anda

Apakah Anda ingin membantu karyawan menyelesaikan tugas dengan lebih baik dan lebih efisien? Alat bantu kerja adalah alat yang hebat untuk pekerjaan yang memberikan informasi yang tepat pada waktu yang tepat kepada karyawan. Ketika ditulis dengan baik, mereka menghemat waktu, meningkatkan akurasi, dan meningkatkan kinerja pekerjaan.

Teruslah membaca untuk mempelajari cara membuat dan meningkatkan alat bantu kerja yang efektif, meskipun Anda belum pernah membuatnya.

Apa itu alat bantu kerja, tepatnya?

Alat bantu kerja adalah instruksi yang sederhana dan jelas tentang bagaimana melakukan sesuatu di tempat kerja. Mereka dapat menyertakan lembar contekan, pelari memori, satu pager, alat pendukung kinerja, daftar arah, dan banyak lagi. Pada dasarnya, apa pun yang dirancang untuk mengurangi kesalahan yang dapat dihindari di tempat kerja dapat dianggap sebagai bantuan pekerjaan.

Alat bantu kerja memiliki banyak nama dan digunakan di semua jenis industri sebagai pemacu kinerja. Mereka cukup membantu sehingga jika perusahaan tidak secara otomatis menyediakannya, karyawan cenderung membuat alat bantu kerja sendiri.

Pernah melihat kartu instruksi 3 x 5 tulisan tangan ditempel di dinding di samping printer? Bagaimana dengan catatan tempel yang menghiasi sekeliling layar komputer? Ini adalah kedua jenis alat bantu kerja informal yang dibuat sendiri oleh karyawan.

Terlepas dari apakah mereka dibayar per jam atau proyek, atau digaji, orang ingin tahu cara terbaik untuk melakukan sesuatu dengan cepat dan efisien. Tidak ada yang mau membuang waktu memburu instruksi.

Biasanya, alat bantu kerja adalah dokumen tercetak yang berukuran satu halaman atau kurang. Anda akan menemukannya di dekat semua jenis area kerja, mulai dari jalur perakitan hingga lembaga keuangan. Mereka dapat digantung di dinding atau bilik. Mereka bisa berupa kartu berlaminasi di dekat meja depan, atau poster di dekat ruang penyimpanan. Terkadang, alat bantu kerja berbentuk digital: gambar atau file PDF di komputer, aplikasi ponsel cerdas, atau video pendek.

“Tapi kami sudah memiliki file bantuan online. Mengapa saya membutuhkan bantuan pekerjaan terpisah?”, Anda mungkin bertanya. Karyawan tidak ingin menggulir beberapa halaman teks untuk menemukan apa yang mereka butuhkan. Ini terutama benar ketika instruksi tampaknya 'terkubur' di dalam program yang sudah mereka gunakan.

Seringkali, akan lebih baik untuk memiliki instruksi yang jelas terpisah dari program yang sebenarnya itu sendiri. Saat tugas di tempat kerja menjadi lebih digital, bahkan alat bantu kerja cetak tetap menjadi cara yang efektif dan efektif untuk berbagi informasi yang akurat.

Cara teratas alat bantu kerja meningkatkan kinerja

Ada tiga cara utama bantuan pekerjaan membantu karyawan menyelesaikan pekerjaan lebih cepat (dan lebih baik). Ketika mereka perlu:

• Ingat bagaimana melakukan sesuatu
• Memecahkan masalah
• Pelajari apa yang harus dilakukan ketika sesuatu berubah

Pelatihan hanya berjalan sejauh ini, dan itu hanya tinggal dalam ingatan seseorang untuk waktu yang singkat. Ketika sesi coaching tatap muka dari beberapa minggu yang lalu sudah mulai basi dan Anda mendengar, "Bagaimana saya melakukan tugas itu lagi?", Saat itulah alat bantu pekerjaan bersinar. Mereka tersedia sesuai permintaan dengan informasi yang dibutuhkan karyawan, kapan pun mereka membutuhkannya.

Baik majikan dan karyawan memiliki hari yang lebih baik ketika jawaban tersedia segera. Alih-alih harus mengejar seseorang untuk meminta bantuan, karyawan memiliki alat bantu kerja yang menunjukkan kepada mereka langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proses. Tidak perlu membolak-balik lapisan dokumentasi untuk menemukan instruksi yang tepat — alat bantu kerja berada tepat di sebelah tempat kerja mereka sehingga karyawan dapat menyelesaikan tugas dengan benar untuk pertama kalinya.

Alat bantu kerja tidak hanya hebat dalam membantu karyawan mengingat apa yang telah mereka pelajari dari pelatihan (seperti proses yang hanya perlu mereka lakukan sesekali, dan tidak perlu dihafal), tetapi juga membantu ketika sesuatu berubah — untuk pemecahan masalah, misalnya, atau untuk menelusuri langkah-langkah alur kerja yang sedikit berbeda dari versi perangkat lunak baru.

Efisiensi ini bertambah. Menurut Peregrine Performance Group, perusahaan tempat mereka bekerja telah mengganti kursus pelatihan satu minggu dengan pelatihan satu hari ditambah bantuan pekerjaan. Tidak hanya pelatihan yang dibutuhkan lebih sedikit, kemahiran meningkat sebesar 50%. Ketika Anda meluangkan waktu untuk menulis bantuan kerja yang efektif, Anda dapat mengharapkan jenis manfaat berikut:

• Hemat waktu dengan menyelesaikan tugas pekerjaan lebih cepat
• Hindari membuat kesalahan, berkat memiliki arah yang jelas
• Lebih sedikit stres karyawan
• Kurangi permintaan bantuan bolak-balik yang tidak perlu
• Kontrol proses/standar yang lebih baik dengan berbagi pengetahuan yang sama dengan semua orang sekaligus
• Kurang pelatihan dan pelatihan ulang
• Pengalaman karyawan dan pelanggan yang lebih baik

Plus, mereka cepat — pembantu pekerjaan dapat digunakan 75% lebih cepat daripada pelatihan tradisional, dan dengan biaya yang jauh lebih rendah, untuk ROI yang jauh lebih baik.

Cara membuat alat bantu kerja (panduan langkah demi langkah)

Dengan langkah yang tepat, Anda dapat dengan mudah dan terjangkau membuat bantuan pekerjaan yang melejitkan kinerja tim Anda.

1. Kumpulkan informasi tentang tugas

Bicaralah dengan karyawan yang sudah melakukan proses ini. Bagaimana cara mereka menyelesaikannya? Langkah apa yang mereka ambil, dan dalam urutan apa? Pastikan untuk berbicara dengan berbagai karyawan — karyawan berpengalaman yang telah melakukan pekerjaan ini berulang kali, serta para pemula. Bagaimana perspektif mereka berbeda? Cobalah melakukan pekerjaan itu sendiri, dan catat informasi apa yang Anda butuhkan.

2. Pilih struktur

Alat bantu kerja secara alami termasuk dalam salah satu dari tiga kategori:

Daftar periksa

Ini bekerja ketika ada banyak hal yang harus dilakukan, tetapi tidak dalam urutan tertentu. Misalnya, menjaga konsistensi untuk inspeksi peralatan dan dokumen perekrutan baru.

Selangkah demi selangkah

Gunakan ini ketika hal-hal perlu dilakukan dalam urutan tertentu. Bagan alur (seperti yang diagnostik untuk penyedia layanan kesehatan ini) atau pohon keputusan jika-maka dapat masuk akal untuk menjabarkan proses dengan cara yang logis. Jika Anda memerlukan karyawan untuk mencatat informasi saat mereka pergi (misalnya, jika mereka mencatat suhu di ruang server, atau menghitung produk di gudang), Anda dapat membuat bantuan pekerjaan dapat diisi atau menggunakan aplikasi interaktif.

Referensi

Ini paling baik bila tidak ada langkah konkret, dan tidak semua informasi diperlukan sekaligus. Karyawan dapat melirik ini ketika mereka perlu menemukan nomor SKU yang populer, membagikan nomor telepon ke departemen lain, atau menemukan fasilitas penyimpanan di peta regional.

Terkadang bantuan pekerjaan memiliki banyak bagian, masing-masing dengan struktur yang berbeda. Jangan terjebak dengan berbagai pilihan. Format terbaik akan menjadi jelas setelah Anda mulai menulis. Pada akhirnya, tidak ada yang benar-benar peduli mana yang Anda pilih, selama bantuan pekerjaan membantu menyelesaikan tugas lebih cepat dan lebih baik.

3. Pilih format

Apakah ini akan berfungsi sebagai kertas laminasi 8,5 × 11 yang dicetak yang digantung di dinding, atau JPG digital di jaringan? Akan menjadi aplikasi interaktif? Pilih format lebih awal untuk memastikan informasinya sesuai. Sebagian besar pembantu pekerjaan adalah satu halaman atau kurang, atau terlihat di satu layar tanpa menggulir.

Menurut penelitian dari TechSmith dan Cebr, dua pertiga (67%) orang memahami informasi lebih baik ketika dikomunikasikan dengan visual. Alih-alih dinding teks, ganti kata-kata tertulis dengan gambar sebanyak mungkin — gunakan gambar, bagan, dan visual lainnya yang sesuai dengan format Anda.

Bagaimana cara menulis bantuan pekerjaan?

Dalam hal menyusun bantuan pekerjaan, lebih sedikit konten pasti lebih banyak. Kami senang menggunakan Snagit untuk bantuan pekerjaan karena membuat pengambilan tangkapan layar dan menambahkan anotasi menjadi cepat dan mudah. Berikut cara membuat job aid menggunakan Snagit:

1. Ambil tangkapan layar Anda

Buka Snagit dan klik tombol Capture merah besar. Dari sana, Anda dapat memilih area di layar yang ingin Anda tangkap. Editor Snagit akan secara otomatis membuka dan mengunggah gambar Anda. Di sinilah kesenangan sebenarnya dimulai:

2. Anotasi

Jika bantuan pekerjaan menggambarkan tugas fisik, ambil foto dan tandai dengan panah, dll., untuk menunjukkan apa yang perlu dilakukan. Untuk tugas digital, ambil tangkapan layar. Snagit tidak hanya memungkinkan Anda mengambil dan mengedit tangkapan layar, Anda juga dapat menambahkan bentuk, menyorot, dan menunjukkan langkah-langkah dalam suatu proses dalam program yang sama.

Alat Langkah mengotomatiskan penomoran — klik di sekitar tangkapan layar untuk menambahkan langkah berurutan.

Jika petunjuk arah menjangkau beberapa layar atau foto, gabungkan menjadi satu dokumen dan tambahkan teks apa pun di sekitar atau di atas visual.

Untuk format digital, rekam video pendek (kami menyukai Camtasia) dengan daftar isi yang dapat diklik.

Memiliki tampilan yang konsisten

Pilih skema warna dan gaya, dan patuhi itu di seluruh bantuan pekerjaan Anda. Gunakan font, ukuran, warna, dan branding perusahaan yang konsisten jika memungkinkan. Editor gambar terbaik memiliki template dan aset yang memungkinkan Anda tetap terlihat seragam.

Jadikan multibahasa

Sebuah bantuan pekerjaan tidak bekerja ketika orang tidak bisa membacanya. Pastikan bantuan pekerjaan Anda dilokalkan ke dalam bahasa sebanyak yang diperlukan untuk karyawan Anda.

3. Uji dan revisi

Sekarang setelah Anda membuat alat bantu kerja, lihat kinerjanya di kehidupan nyata. Temukan rekan kerja yang patuh, ambil sesuatu untuk dicatat, dan perhatikan mereka mencoba melakukan tugas menggunakan alat bantu kerja.

Jangan membimbing mereka, hanya duduk dan mengamati apa yang mereka lakukan secara alami, dan apakah bantuan pekerjaan membantu atau tidak. Buat catatan, ajukan pertanyaan lanjutan, lalu cari rekan kerja lain dan ulangi. Tulis ulang bantuan pekerjaan dengan apa yang telah Anda pelajari.

4. Bagikan dan catat umpan balik

Setelah alat bantu kerja Anda disempurnakan, letakkan di tempat yang seharusnya — di dinding, di dekat meja orang, atau di mana pun yang sesuai untuk format yang Anda pilih. Pastikan karyawan tahu bahwa bantuan pekerjaan tersedia untuk mereka. Ingatkan mereka bila perlu, dan dorong mereka untuk menggunakannya. Jika Anda telah melakukan pekerjaan yang hebat dalam menciptakannya, karyawan akan lebih dari bersyukur memiliki sesuatu yang membantu mereka melakukan pekerjaan mereka lebih cepat dan lebih baik.

Buka mata Anda untuk hasil jangka panjang, baik kualitatif maupun kuantitatif. Pastikan untuk bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini:

• Apakah Anda mendengar lebih sedikit pertanyaan berulang dari karyawan?
• Apakah tugas diselesaikan lebih akurat?
• Bagaimana dengan skor kepuasan pelanggan?

Gunakan informasi berkelanjutan ini untuk mengukur keberhasilan dan menginspirasi pembaruan untuk waktu berikutnya.

Bonus: Template Snagit

Masih tidak yakin bagaimana memulai dengan alat bantu kerja? Biarkan template Snagit bekerja untuk Anda!

Pertama, klik tombol Buat dan pilih Gambar dari Template atau pilih gambar dari baki Pengambilan Terbaru, lalu klik kanan dan pilih gabungkan dalam template. Anda dapat memilih template mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bantuan pekerjaan Anda.

Kemudian, cukup seret dan lepas gambar Anda dan sesuaikan di dalam template. Semudah itu! Untuk tutorial lengkap membuat alat bantu kerja dengan Snagit, tonton video bagus di bawah ini: