Cara Mudah Meningkatkan Komunikasi Tim dengan Austin Norton & David Patton

Pernahkah Anda memikirkan cara terbaik untuk berkomunikasi dengan tim Anda?

Banyak bisnis akan mencurahkan hati dan jiwa mereka untuk menyusun cara terbaik untuk menyampaikan pesan mereka kepada pelanggan. Tetapi ketika berbicara tentang komunikasi internal, itu sering diabaikan.

Dalam episode The Visual Lounge ini, Austin Norton (Manajer Proyek) dan David Patton (Pakar Pemasaran Kemitraan) dari TechSmith bergabung dengan pembawa acara Matt Pierce untuk membahas pentingnya komunikasi yang baik dalam tim Anda.

Austin dan David berbicara tentang bagaimana menggunakan tangkapan layar atau video sederhana dapat menyampaikan pesan dengan lebih cepat dan lebih jelas. Mereka membawa kami melalui pendekatan mereka yang berbeda untuk membuat video internal dan menjelaskan bagaimana era kerja jarak jauh telah memengaruhi kesediaan kami untuk tampil di depan kamera.

Anda dapat menonton video tentang topik ini di bagian atas posting ini, untuk mendengarkan episode podcast, tekan putar di bawah, atau baca terus untuk lebih…

Tangkapan layar vs. komunikasi tertulis

Sebagian besar bisnis di era jarak jauh bergantung pada hal-hal seperti email atau Slack, dengan sesekali melakukan panggilan Zoom. Namun Austin lebih memilih pendekatan yang lebih visual. Dia mengatakan bahwa dengan menggunakan tangkapan layar, dia bisa menyampaikan pesannya jauh lebih jelas daripada menulis kalimat sederhana.

“Jika saya menemukan diri saya mulai menggambarkan sesuatu yang berupa kalimat atau lebih, saya mencoba menggunakan tangkapan layar atau visual untuk melakukannya dengan adil dan menjelaskannya. Jauh lebih mudah bagi seseorang untuk dapat melihat hal yang saya lihat.”

David setuju dan menyamakannya dengan memotret. Seorang fotografer yang baik dan seorang pengambil gambar berbeda karena seorang fotografer yang hebat hanya tahu kapan harus mengeluarkan kameranya. Dia mengatakan bahwa begitu Anda terbiasa melakukan screenshot dan screen capture, itu menjadi kebiasaan.

“Yang memicunya bagi saya adalah ketika saya mulai mengetik instruksi, dan saya pikir saya bisa mengambil gambar dan memasang panah, dan bahkan mungkin memasukkan angka. Ini seperti sifat kedua sekarang. ”

Menggunakan kekuatan video dalam komunikasi internal

Selangkah lebih maju dari tangkapan layar sederhana, orang-orang di TechSmith juga suka menggunakan video untuk berkomunikasi secara internal. Video sedikit lebih fleksibel daripada tangkapan layar dan memungkinkan Anda menjelaskan instruksi secara detail.

Dengan era kerja jarak jauh, menggunakan video telah menjadi solusi alami bagi banyak organisasi. Sekarang, kita semua sudah terbiasa melihat satu sama lain di layar, tetapi kita tidak harus hanya mengandalkan Zoom. Kami juga dapat membuat sumber daya video yang dapat ditonton orang dengan kecepatan mereka sendiri.

David menyarankan pengaturan sederhana untuk video. Tidak harus mewah. Dengan kamera dan mikrofon yang disiapkan, David mengalihkan perhatiannya ke konten itu sendiri. Apa yang akan dia katakan di depan kamera?

“Saya memikirkan apa yang ingin saya katakan. Saya membuka dokumen, dan saya hanya membuat beberapa poin dari topik yang ingin saya katakan.”

Pendekatannya untuk membuat video adalah dengan hanya duduk di depan kamera dan bercakap-cakap dengannya. Dia berbicara selama sekitar 30 atau 40 menit dan mengambil jeda yang sangat lama di antara pemikiran di mana dia berpikir tentang apa yang harus dikatakan selanjutnya.

“Saya benar-benar harus masuk ke zona ini di mana saya bisa melepaskan keraguan dan pertahanan saya. Dan pada saat itu, saya terus berputar, terus berjalan. Dan ketika saya merasa telah memberikan semua yang saya bisa, saya mematikannya. Saya pergi ke Camtasia. Dan kemudian saya hanya memotong, memotong, memotong.”

Itulah cara David melakukannya, tapi bagaimana dengan Austin?

Austin mengambil pendekatan yang sama sekali berbeda. Dia lebih suka membuat video pendek dan manis tanpa terlalu banyak persiapan dan pengeditan.

“Saya biasanya menggunakan perekam video Snagit karena itu yang biasa saya lakukan. Saya mulai merekam video dan mencoba merekamnya selama dua menit atau kurang karena jika saya melakukannya lebih lama, saya hanya mengoceh.”

Austin lebih suka cara kerja ini karena dia tahu dia bisa menghabiskan dua kali waktu menulis deskripsi besar tentang proyek baru dan memeriksa kesalahan ketik. Sebagai gantinya, dia membuat video berdurasi dua atau tiga menit dan mengirimkannya ke tim.

“Mereka dapat mendengar langsung dari saya apa permintaannya dan tidak perlu membaca yang tersirat dari apa yang saya tulis.”

Bermain dengan kekuatan Anda

Bagaimana jika berada di kamera bukan untuk Anda? Tidak semua orang suka berbicara dengan kamera, tetapi apakah ini berarti komunikasi tim Anda harus terganggu?

David mengatakan tidak. Meskipun dia suka menggunakan video untuk menyampaikan pesannya, dia pikir hal yang paling penting untuk diingat adalah bermain dengan kekuatan Anda. Membuat video adalah hal yang dia rasa nyaman, tetapi tidak untuk semua orang.

Beberapa orang mungkin menjadi pembicara presentasi PowerPoint yang hebat. Orang lain mungkin memerlukan video yang dapat mereka rekam dan edit kesalahannya. Orang lain lebih suka merekam layar mereka dan membicarakannya jika mereka tidak suka berada di depan kamera.

"Lakukan hal Anda sendiri, dan selama itu mencerminkan kepribadian Anda, saya pikir itu akan benar-benar bersinar."

Membuat orang menonton konten Anda

Setelah Anda meluangkan waktu dan usaha untuk konten Anda, bagaimana Anda bisa membuat orang menontonnya?

Austin mengatakan itu risiko, dan Anda tidak bisa memastikannya. Tetapi dia mengatakan bahwa mencoba menemukan cara untuk membiarkan orang berinteraksi dan mengajukan pertanyaan adalah awal yang baik. Hal yang baik tentang video adalah Anda dapat membiarkan orang menontonnya dengan kecepatan mereka sendiri.

Jika Anda benar-benar ingin menggali statistik, Anda dapat menggunakan sesuatu seperti Knowmia dari TechSmith. Knowmia membantu orang terlibat dengan video dan juga mengukur efektivitas dan kinerja konten.

David menambahkan bahwa satu hal yang perlu Anda pelajari adalah memisahkan pandangan dan umpan balik dari kualitas pekerjaan yang Anda lakukan. Dia menyadari bahwa kita semua dibombardir dengan email dan tautan serta video untuk ditonton, jadi penting untuk tidak tersinggung jika tidak banyak orang yang menonton video Anda.

Dia memang memiliki beberapa saran untuk mendorong pandangan, meskipun:

• Jangan memposting video Anda pada hari Jumat. Semua orang bersiap-siap untuk akhir pekan
• Posting di tempat yang bisa dilihat orang. Jika tidak ada yang benar-benar menggunakan email, poskan di Slack tempat orang mencari
• Selalu cantumkan durasi video Anda di judul, agar orang tahu apa yang diharapkan

Bagaimana video telah mengubah rata-rata rapat mingguan

Banyak perusahaan mengadakan pertemuan Senin pagi. Di TechSmith, ini adalah kasus melewati mikrofon dan merekam rapat sehingga orang dapat menontonnya nanti. Biasanya akan ada presentasi PowerPoint dan/atau video.

David mengatakan bahwa rapat sekarang lebih mengandalkan video.

“Pada akhirnya, semua informasi disampaikan melalui video sekarang karena tidak pernah ada orang di satu ruangan bersama. Jadi seluruh media telah benar-benar berubah dan bergeser menjadi pengalaman online saja, pengalaman video secara eksklusif pada saat ini.”

Menariknya, ini telah mengubah perasaan pertemuan Senin karena semua orang di rumah hanya berbicara ke kamera mereka.

“Tenor percakapan menjadi kurang presentasional dan lebih banyak percakapan.”

Austin menambahkan bahwa penghalang untuk masuk sekarang terasa lebih rendah. Tidak masalah jika Anda berbicara dengan tiga orang atau memberikan presentasi besar. Rasanya sama karena yang Anda lakukan hanyalah melihat ke kamera.

Dengan membuat video seperti ini daripada presentasi langsung, Anda dapat menghemat waktu, merasa lebih nyaman, dan juga memberi tim Anda kemampuan untuk menontonnya dengan kecepatan mereka sendiri.

Jika Anda siap untuk mulai bereksperimen dengan perekaman video atau layar di tim Anda, lihat alat TechSmith – Camtasia, Snagit, dan Knowmia atau kunjungi Akademi TechSmith untuk mendapatkan banyak sumber daya gratis.

Untuk saran dan kiat ahli lainnya, kunjungi Akademi TechSmith di YouTube atau dengarkan Podcast.