Cara Menulis Email

Menulis email profesional sangat penting dalam dunia bisnis yang bergerak cepat saat ini, namun menyusun pesan yang menarik dapat menjadi tantangan.

Apakah Anda perlu mengetahui cara menulis email formal untuk lamaran pekerjaan atau koneksi jaringan, kami siap membantu Anda.

Panduan ini akan memandu Anda melalui seni menulis email yang menarik!

Mengapa penting untuk menulis email profesional?

Email yang profesional dan efektif adalah tulang punggung komunikasi bisnis, yang mencerminkan kredibilitas dan profesionalisme Anda. Mereka meninggalkan kesan yang baik pada penerimanya dan memainkan peran penting dalam mencapai berbagai tujuan.

Faktanya, penelitian TechSmith baru-baru ini menemukan bahwa sebagian besar komunikasi di tempat kerja kita terjadi melalui email. Meskipun terkadang terkesan kuno, jelas bahwa email memiliki daya tahan, sehingga kemampuan menulis email yang efektif akan membantu Anda unggul dalam karier apa pun.

Komponen email profesional

Mari kita bahas cara menulis email. Email profesional mencakup hal-hal berikut:

• baris subjek yang menarik perhatian penerima

• salam yang ditujukan kepada penerimanya dengan profesionalisme dan kehangatan
• badan yang menyusun pesan Anda secara efektif untuk memaksimalkan dampak dan keterbacaan
• sign-off yang tepat yang meninggalkan kesan akhir yang positif

Grafik berikut menyoroti, dalam teks tebal, bagian penting dari email profesional untuk peluang kemitraan bisnis.

Praktik terbaik untuk menulis email profesional

Tulis baris subjek yang menarik

Baris subjek email adalah kunci dan kesan pertama yang Anda buat pada penerimanya. Buat baris subjek yang menarik perhatian. Pertimbangkan untuk menggunakan kata kerja tindakan, mengajukan pertanyaan, atau menyertakan cuplikan konten.

Jaga agar tetap ringkas, relevan, dan menarik untuk menarik penerima Anda membuka email.

Alamat penerimanya

Mulailah email Anda dengan alamat penerima Anda. Lakukan ini dengan menyeimbangkan antara profesionalisme dan kehangatan. Gunakan nama mereka, didahului dengan gelar yang sesuai (misalnya, Ibu, Dr.) jika ada. Jika Anda tidak yakin, pilihlah sapaan netral seperti “Halo” atau “Hai”.

Edit salam Anda agar sesuai dengan nada dan konteks email Anda. Pastikan itu selaras dengan hubungan Anda dengan penerima.

Bertujuan untuk membangun koneksi yang melampaui permukaan. Tidak peduli siapa yang Anda hubungi.

Ikuti pemformatan email yang benar

Pemformatan email yang tepat sangat penting untuk keterbacaan dan profesionalisme. Mulailah dengan memilih gaya dan ukuran font yang jelas dan mudah dibaca.

Atur konten Anda secara logis, menggunakan paragraf, poin-poin, dan judul untuk memecah teks dan meningkatkan pemahaman.

Perhatikan waktu dan rentang perhatian penerima dengan menjaga email Anda tetap ringkas dan fokus. Gunakan fitur pemformatan seperti teks tebal secukupnya untuk menarik perhatian ke poin-poin penting tanpa membebani pembaca.

Jaga agar pesan tetap ringkas dan to the point

Tidak ada yang punya waktu untuk membaca email yang panjang dan bertele-tele. Mulailah dengan menyatakan dengan jelas tujuan email Anda di kalimat pembuka.

Baik Anda berbagi informasi atau meminta bantuan, langsung saja ke intinya. Jaga agar pesan Anda tetap ringkas dan fokus, hindari detail atau garis singgung yang tidak perlu. Paragraf pendek membuat email Anda mudah dibaca.

Semakin efisien Anda menyampaikan pesan, semakin besar kemungkinan mereka akan sampai ke email Anda.

Pertahankan nada profesional

Mempertahankan nada profesional dalam email Anda sangat penting untuk membangun kredibilitas dan membina hubungan positif. Pilih kata-kata Anda dengan hati-hati, pilih bahasa formal dan ungkapan sopan di badan email Anda.

Hindari bahasa gaul atau jargon yang mungkin disalahpahami atau dianggap tidak profesional.

Perlakukan setiap email sebagai kesempatan untuk menunjukkan profesionalisme dan perhatian Anda terhadap detail.

Ikuti pedoman etiket email

Patuhi pedoman etiket email untuk memastikan komunikasi yang lancar dan penuh hormat. Tanggapi email dengan cepat. Meskipun itu hanya untuk mengatakan, “Hei, terima kasih sudah mengirimkannya!”

Bersikaplah sopan dan hormat dalam interaksi Anda, gunakan tolong dan terima kasih jika diperlukan. Hindari penggunaan huruf besar semua atau tanda baca yang berlebihan. Penerima mungkin mengira Anda meneriaki mereka!

Dengan mempraktikkan etiket email, Anda akan memastikan bahwa pesan Anda diterima secara positif dan profesional.

Tutup emailnya

Penutupan Anda harus meninggalkan kesan akhir yang positif pada penerimanya. Pertimbangkan untuk menggunakan sapaan yang sopan dan profesional seperti “Hormat kami”, “Salam Hormat”, atau “Terima kasih”.

Hindari bahasa yang terlalu formal atau informal, dan selalu tutup dengan nama atau blok tanda tangan email profesional Anda.

Setelah itu, Anda dapat mengirim email tanpa khawatir.

Contoh email profesional

Saat menulis email profesional, memiliki contoh nyata untuk mendapatkan inspirasi bisa sangat membantu. Di bawah ini adalah tiga jenis email profesional yang umum beserta tip tentang cara menyusunnya secara efektif.

Email lamaran kerja

Email Jaringan

Email Bisnis

Kekuatan visual dalam email

Selain membuat konten tertulis yang menarik, menambahkan visual ke dalam email Anda dapat meningkatkan efektivitasnya secara signifikan.

Manfaat menambahkan visual

Visual dapat menambah kejelasan dengan memberikan konteks tambahan dan memperkuat poin-poin penting. Orang-orang memproses informasi visual lebih cepat dan menyimpannya lebih baik daripada teks saja, menjadikan visual sebagai alat komunikasi yang sangat berharga.

Bagaimana visual dapat menambah kejelasan

Visual dapat membantu memperjelas konsep yang kompleks, mengilustrasikan proses atau alur kerja, dan menyampaikan informasi dengan lebih efektif dibandingkan teks saja.

Misalnya, tangkapan layar yang diberi anotasi dapat memberikan petunjuk langkah demi langkah. Bagan atau infografis dapat merangkum data atau menyoroti tren utama secara sekilas.

Jenis visual

Berbagai jenis visual dapat dimasukkan ke dalam email Anda, bergantung pada konten dan tujuannya:

• Tangkapan layar beranotasi: Gunakan tangkapan layar dengan anotasi untuk memberikan instruksi visual atau menunjukkan cara menggunakan produk atau perangkat lunak.

• Bagan: Visualisasikan data atau statistik menggunakan bagan, grafik, atau tabel untuk membuat informasi lebih mudah dipahami dan dicerna.

• Infografis: Buat infografis yang menarik secara visual untuk merangkum poin-poin penting atau menyampaikan informasi kompleks dalam format yang lebih menarik.

Alat dan sumber daya

Untungnya, ada banyak alat dan sumber daya yang tersedia untuk membantu Anda membuat visual yang terlihat profesional untuk email Anda.

Jadikan email Anda menonjol dengan visual!

Snagit memudahkan untuk menangkap layar Anda, menambahkan konteks, dan mengkomunikasikan pesan Anda dengan jelas.

Unduh Uji Coba Gratis

Alat penulisan email

Pemeriksa tata bahasa dan gaya membantu menjaga kebenaran tata bahasa, tanda baca, dan gaya di email Anda. Ini membantu Anda menyusun pesan yang jelas dan bebas kesalahan.

Templat email dapat menghemat waktu dan tenaga Anda dalam membuat email untuk berbagai tujuan.

Alat pembuatan visual

Snagit adalah alat tangkapan layar dan pengeditan yang memungkinkan Anda membuat tangkapan layar dan visual beranotasi dengan mudah.

Saat Anda perlu mengambil seluruh halaman web, jendela tertentu, atau wilayah yang dipilih, Snagit dapat membantu.

Setelah diambil, Anda dapat mengedit tangkapan layar langsung dari editor Snagit yang ramah pengguna.

Menulis email profesional

Membuat email profesional sangat penting untuk komunikasi yang efektif dalam dunia bisnis. Dengan mengikuti praktik terbaik, menambahkan visual, dan memanfaatkan alat yang tepat, Anda dapat meningkatkan kejelasan, dampak, dan profesionalisme email Anda.

Terapkan kiat-kiat ini dalam komunikasi email Anda untuk mencapai hasil yang lebih baik dan membina hubungan positif dengan penerima Anda.