Bagaimana mengatasi resistensi pengguna terhadap perangkat lunak ERP baru?

ERP

Penggunaan perangkat lunak ERP dalam bisnis memberikan pendekatan kolaboratif dalam fasilitas produksi Anda, yang pada akhirnya memungkinkan fasilitas produksi Anda untuk berkomunikasi di berbagai departemen secara efektif. Implementasi perangkat lunak ERP mungkin sedikit mahal tetapi Anda perlu mendapatkannya. Namun, keuntungannya melebihi biayanya, dan pada akhirnya memungkinkan Anda untuk membawa fasilitas produksi ke tingkat yang lebih tinggi dalam hal efektivitasnya. Oleh karena itu, penting bagi setiap organisasi untuk mengetahui dan memahami manfaat perangkat lunak ERP dan ikut serta dalam hal yang sama.

Inti dari perangkat lunak ERP

Penggunaan utama dari sistem ERP adalah untuk mengatur semua informasi yang diterima bisnis. Ini mencakup data yang terlibat dalam kegiatan bisnis sehari-hari perusahaan, misalnya, manajemen proyek, pengadaan, dan akuntansi yang digabungkan menjadi satu sumber. Sistem ERP sangat penting untuk mengelola beberapa ribu bisnis dari semua ukuran di industri. Untuk semua bisnis ini, sistem ERP sama pentingnya dengan listrik yang menjaga sistem infrastruktur tetap berfungsi.

Dari pegawai kantor hingga CEO, setiap anggota organisasi bisnis dapat menghasilkan, menyimpan, dan menggunakan informasi dari satu sumber menggunakan seperangkat prosedur standar. Data dan penyimpanan terpusat semacam itu memastikan bahwa data dapat diambil darinya dan dirujuk dengan akurasi dan kelengkapan mutlak.

Pemeriksaan integritas data adalah fitur otomatis dari perangkat lunak ERP untuk semua jenis tugas yang diberlakukan di perusahaan. Saat ini, di mana internet lazim, sistem ERP dikembangkan dengan komputasi awan sebagai atribut utamanya. Selain itu, menyematkan sistem ERP dengan internet membuka opsi dan fitur baru untuk fungsionalitas yang lebih baik. Ini juga menawarkan keterjangkauan untuk usaha kecil, mengurangi biaya operasional dan biaya modal. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang ini, Anda dapat memeriksa perangkat lunak ERP di Arab Saudi .

Sumber eksternal yang dikelola oleh pengembang perangkat lunak ERP menghosting sistem cloud ERP. Ini menghilangkan beban infrastruktur dari pengguna akhir dan memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas-tugas nilai tambah dari memelihara dan mengelola infrastruktur.

Skenario resistensi pengguna

Berikut adalah situasi yang sering terjadi daripada yang seharusnya! Misalnya, sebuah organisasi berinvestasi dan menjalankan sistem ERP baru, tetapi penggunanya tidak mengadopsinya pada akhirnya. Beberapa karyawan masuk ketika mereka perlu tetapi tidak mengadopsi fitur-fitur baru yang telah dijalankan oleh majikan dengan mahal dan susah payah. Lainnya mengembangkan sistem bayangan mereka sendiri yang tidak efektif, yang terdiri dari prosedur penyelesaian dan mengarah ke ancaman keamanan.

Kebanyakan manusia menolak perubahan apa pun! Ada kalanya manusia menahan diri dari perubahan tertentu, bahkan ketika itu adalah proses atau alat yang akan membuat pekerjaan mereka lebih sederhana dan lebih cepat. Dengan mengingat hal itu, beberapa alasan menguraikan penolakan terhadap perangkat lunak ERP:

• Orang mungkin telah menggunakan sistem serupa sebelumnya dan merasa rumit.
• Orang mungkin kecewa karena mereka tidak diperhitungkan dalam proses pengambilan keputusan.
• Orang-orang mungkin marah tentang redistribusi akuntabilitas dan perubahan dalam pergeseran kekuasaan.
• Orang mungkin bertanya-tanya bahwa pekerjaan mereka berisiko.
• Orang mungkin telah memperkirakan bahwa proses yang sudah dikenal telah berubah.

Juga, ada kalanya pengguna tidak menerima sistem baru, karena tidak memenuhi kebutuhan mereka. Terlepas dari alasannya, menurut penelitian, perusahaan dapat mengatasi penolakan pengguna mereka terhadap perangkat lunak ERP baru dengan menerapkan beberapa strategi. Strategi-strategi ini adalah:

1. Membuat kasus bisnis untuk perubahan

Membuat dasar untuk perangkat lunak ERP baru akan memungkinkan pengguna untuk menyadari keuntungan. Misalnya, organisasi dapat membuat kasus bisnis dengan melakukan analisis bisnis yang ketat dan analisis keadaan saat ini. Ini menyoroti di mana perusahaan dapat meningkatkan dan bagaimana perangkat lunak ERP dapat membantu perubahan. Setelah ini, para pemimpin perusahaan perlu membagikan visi dan wawasan masa depan ini kepada karyawan mereka.

2. Berkomunikasi dengan benar dan terus terang ke seluruh perusahaan

Setelah kasus bisnis dikembangkan, perusahaan perlu berbicara dengan seluruh organisasi secara terbuka mengenai prosesnya. Artinya menjelaskan visi dan arah serta bagaimana teknologi akan memainkan perannya. Penting untuk berbicara dengan karyawan secara langsung untuk menjawab setiap kekhawatiran dan pertanyaan yang mungkin mereka miliki. Hal ini juga penting untuk menyusun ide-ide tentang bagaimana meningkatkan pekerjaan mereka dan organisasi secara keseluruhan.

3. Dapatkan sponsor eksekutif

Bantuan manajemen senior bisa sangat membantu mengatasi penolakan pengguna. Mayoritas komunikasi mengenai proyek harus datang dari atas. Para eksekutif perusahaan perlu menunjukkan satu kesatuan mengenai manfaat dan kebutuhan perangkat lunak ERP yang baru. Ketika ada manajemen puncak di balik semua inisiatif, ini memastikan bahwa proses, peran, dan perubahan organisasi terjadi pada waktu yang tepat.

4. Berikan pelatihan yang tepat

Semua karyawan harus merasa nyaman dengan sistem baru di tempat kerja. Pelatihan dimulai dengan penilaian persyaratan yang ketat untuk menguraikan jenis pelatihan yang diperlukan. Ini juga mengungkapkan siapa yang akan dilatih pada modul tertentu. Pengguna akan memerlukan waktu khusus untuk pelatihan dan akses untuk membantu pertanyaan yang mungkin mereka miliki setelah mereka ditayangkan. Penting juga untuk memberikan pelatihan berkelanjutan untuk memperkuat pengetahuan dan membantu karyawan mempelajari serangkaian keterampilan baru dalam sistem ERP.

5. Pastikan pengguna memahami perubahan

Ketika ada rangkaian perangkat lunak ERP baru, seringkali organisasi perlu merestrukturisasi departemen dan merevisi peran. Pengguna mungkin bosan dengan perubahan. Sangat penting untuk memastikan bahwa peran, proses yang direkayasa ulang, dan struktur organisasi baru dikomunikasikan dan dipahami sepenuhnya oleh setiap pengguna. Selain itu, sangat penting untuk mengenali pemilik proses yang dapat bertindak sebagai agen perubahan.

Resistensi pengguna terhadap sistem ERP dalam suatu organisasi diharapkan! Jadi Anda perlu bekerja untuk ini juga. Jika Anda ingin implementasinya berjalan lancar, Anda harus ikut serta dalam strategi yang disebutkan di atas.