Cara Membunuh Email Dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek yang Tepat

Email meningkatkan stres, menciptakan pekerjaan yang tidak perlu, dan membuat orang merasa kewalahan. Tidak ada yang bisa menjadi versi terbaik dari diri mereka sendiri di tempat kerja dalam kondisi ini. Beberapa tahun terakhir, organisasi mulai beralih dari email ke aplikasi perpesanan tim, seperti Slack dan alat komunikasi tempat kerja lainnya. Menemukan alat yang tepat, atau seperangkat alat, memengaruhi apakah tim Anda dapat melepaskan kotak masuk tradisional mereka. Bagi banyak tim, perangkat lunak manajemen proyek harus menjadi bagian dari solusi.

Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Proyek?

Perangkat lunak manajemen proyek, juga disebut aplikasi manajemen proyek, adalah alat online yang digunakan tim untuk melacak pekerjaan. Dalam arti luas, aplikasi manajemen proyek dapat berupa apa saja, mulai dari perangkat lunak yang kompleks untuk mengelola pekerjaan, seperti Microsoft Project, hingga aplikasi tugas dasar. Aplikasi terbesar mencakup alat bisnis lain untuk mengelola sumber daya, melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas, atau bahkan penagihan.

Kami sering membedakan berbagai jenis alat kolaborasi dari aplikasi manajemen proyek untuk mempermudah merekomendasikan aplikasi yang tepat untuk tujuan yang tepat. Yang mengatakan, kedua kategori tersebut dan beberapa lainnya (seperti aplikasi papan kanban dan aplikasi manajemen kerja) tumpang tindih secara substansial. Jadi, meskipun terkadang saya menyatakan bahwa aplikasi seperti Asana, Trello, Airtable, dan Basecamp tidak sepenuhnya merupakan aplikasi manajemen proyek, kami dapat menyertakannya di sini.

Apa yang Anda Lakukan di Perangkat Lunak Manajemen Proyek?

Setiap aplikasi manajemen proyek sedikit berbeda, tetapi kebanyakan dari mereka memungkinkan Anda melihat berbagai aspek pekerjaan tim Anda tanpa mengharuskan Anda untuk menanyakannya kepada rekan kerja Anda.

Saat Anda masuk, Anda melihat semua tugas yang harus diselesaikan tim Anda dan tenggat waktunya. Anda melihat siapa yang ditugaskan untuk tugas yang mana, jika dan kapan mereka menyelesaikannya, dan apakah mereka memiliki komentar tentangnya. Jika salah satu kolega Anda keluar secara tidak terduga, Anda dapat masuk ke aplikasi manajemen proyek dan memeriksa apakah mereka memiliki tugas mendesak yang harus diambil oleh anggota tim lain hari ini. Jika saat ini Anda menggunakan email untuk memberi tahu seseorang bahwa tugas telah selesai, mengajukan pertanyaan tentang tugas, atau mengirim sesuatu untuk persetujuan, Anda mungkin akan mendapat manfaat dari aplikasi manajemen proyek.

Ada lebih dari itu. Saat Anda dan kolega Anda menggunakan aplikasi manajemen proyek, aplikasi menghitung pekerjaan yang diselesaikan. Berapa banyak tugas yang diselesaikan tepat waktu? Apakah proyek pada umumnya masih di jalur yang akan diselesaikan pada tenggat waktunya? Aplikasi manajemen proyek yang kuat hadir dengan semua jenis bagan dan grafik untuk membantu Anda mengawasi hal semacam ini. Dengan begitu, jika proyek mulai tergelincir, Anda dapat mendeteksinya lebih awal dan berupaya mencegahnya. Tapi jangan sampai kita teralihkan. Mari tetap berpegang pada bagaimana aplikasi manajemen proyek membantu orang berkomunikasi.

Apa yang Dilakukan Manajer Proyek?

Sebuah proyek adalah serangkaian tugas. Manajer proyek adalah orang yang mengetahui semua tugas itu—atau setidaknya mengawasinya. Terkadang manajer proyek membagikan tugas atau memasukkannya ke dalam kumpulan untuk diklaim orang. Manajer proyek kemudian mengawasi tugas dan orang-orang yang melakukannya sampai semuanya selesai.

Tidak setiap tim memiliki manajer proyek, tetapi sebagian besar memiliki seseorang yang bertanggung jawab. Bisa jadi pemilik bisnis, manajer, atau pemimpin tim. Siapapun yang menjadi point person atau pembuat keputusan harian Anda, itulah manajer proyek Anda.

Mengapa Email Buruk untuk Proyek

Email adalah surat elektronik, yang saya tahu terdengar jelas, tetapi tetaplah bersama saya di sini. Mail adalah cara yang mengerikan untuk menugaskan pekerjaan. Bayangkan jika tugas Anda datang kepada Anda melalui surat siput. Ini hampir konyol. Namun email tidak jauh berbeda dari surat biasa, kecuali lebih cepat.

Pikirkan tentang email apa yang bagus untuk diberikan:

• komunikasi asinkron dengan jejak kertas
• pengiriman dokumen

Sekarang pikirkan tentang apa yang perlu diketahui oleh manajer proyek ketika mereka mengelola serangkaian tugas:

• siapa yang tersedia?
• berapa banyak pekerjaan yang diberikan setiap pekerja saat ini kepada mereka dan kapan waktunya
• kemajuan pekerjaan yang sudah diberikan (misalnya, "John memiliki dua tugas yang diberikan kepadanya dan keduanya 90 persen selesai")
• kalender tenggat waktu
• kemampuan untuk memprioritaskan dan memprioritaskan kembali tugas berdasarkan kebutuhan proyek

Melakukan pekerjaan semacam itu melalui surat itu menggelikan.

Lebih penting lagi, cara sebagian besar pekerja kantoran menggunakan email menciptakan interupsi. Ketika pesan email baru tiba dengan pemberitahuan dings atau pop-up, pekerja biasanya memeriksa untuk memastikan bahwa pesan masuk tidak mendesak. Kemudian mereka kembali ke apa yang kami lakukan sampai interupsi berikutnya. Orang-orang melakukan ini sepanjang hari, memeriksa dan memindai email mereka. Beberapa penelitian menunjukkan bahwa menggunakan email menghabiskan sekitar 30 persen dari hari pekerja pengetahuan, dan waktu itu tersebar secara merata sepanjang hari, daripada menjadi bagian-bagian yang terpisah. Dengan kata lain, email mengganggu kita terus-menerus.

Interupsi biasanya memiliki efek negatif bersih, meskipun mungkin tidak seperti yang Anda asumsikan. Interupsi membuat orang merasa lebih stres dan seperti memiliki beban kerja yang lebih besar daripada yang sebenarnya. Orang-orang juga merasakan frustrasi dan tekanan waktu yang lebih besar.

Cara orang berinteraksi dengan email juga menyebabkan waktu terbuang. Kami kehilangan waktu ketika kami harus membaca ulang email yang sama yang kami pindai pada hari sebelumnya karena kami lupa apa yang tertulis di dalamnya. Jika Anda lupa tanggal pengiriman kunci, menggalinya dari email membutuhkan waktu. Dan bagaimana jika email yang Anda gali adalah email lama dan tanggalnya telah dimajukan seminggu?

Ini semua untuk mengatakan bahwa email tidak dirancang untuk mengelola tugas. Ini adalah alat yang salah untuk pekerjaan itu.

Berkomunikasi Dengan Layanan Manajemen Proyek

Manajemen proyek melibatkan menyulap orang dan sumber daya, mengawasi waktu dengan cermat, dan mendistribusikan kembali atau memprioritaskan tugas saat situasi berubah. Perangkat lunak manajemen proyek dirancang untuk menangani masalah semacam itu dan lainnya yang biasanya muncul selama proyek berlangsung.

Bagaimana rasanya berkomunikasi dalam aplikasi manajemen proyek versus dalam email? Ini seperti perbedaan antara melihat sesuatu dengan mata kepala sendiri dan membaca deskripsinya. Dalam skenario pertama, Anda memiliki kendali atas apa yang ingin Anda lihat dan kapan. Yang kedua, Anda mengandalkan orang lain untuk mengetik pesan yang memberi tahu Anda apa yang menurut mereka paling penting—atau, lebih buruk lagi, apa yang menurut mereka ingin Anda dengar.

Aplikasi manajemen proyek yang berbeda memiliki alat yang berbeda untuk berkomunikasi. Hampir semuanya mendukung @ mentions, misalnya. Melihat Slack dan aplikasi perpesanan tim lainnya menjadi sangat populer, Anda sering dapat menghubungkannya ke aplikasi manajemen proyek Anda, sehingga merampingkan percakapan Anda ke satu tempat. Jika Anda belum memiliki aplikasi obrolan tim, Anda dapat melewatinya dan mencari aplikasi manajemen proyek yang menyertakan kotak obrolan dalam aplikasi. Zoho Projects dan ProofHub keduanya menawarkannya.

Katakanlah proyek tersebut memiliki banyak elemen visual, dan tim yang mengerjakannya perlu mendiskusikannya. Hidup Anda akan jauh lebih mudah jika Anda memiliki alat markup gambar di aplikasi manajemen proyek Anda. Dengan begitu, Anda dapat mencoret-coret gambar dan melampirkan komentar secara elektronik, sehingga memudahkan semua orang di tim Anda untuk memberi dan memahami umpan balik. Volerro adalah salah satu contoh aplikasi manajemen proyek dengan alat markup.

Seperti yang disebutkan, aplikasi manajemen proyek menangani semua hal dasar yang Anda perlukan untuk menyulap dan melacak, seperti tugas, tenggat waktu, kemajuan, dan penerima tugas. Semua informasi itu dapat dilihat oleh mereka yang membutuhkannya. Dalam hal itu, ada lebih sedikit kebutuhan untuk berkomunikasi tentang hal-hal semacam ini. Anda tidak perlu mengirim email kepada seseorang dan CC setengah lusin orang untuk mengetahui apakah mereka hampir selesai dengan tugas ketika Anda dapat masuk ke sistem dan melihatnya ditandai sebagai 75% selesai. Banyak hal yang mengharuskan Anda membaca yang tersirat saat menggunakan email untuk manajemen tugas tiba-tiba menjadi sangat jelas saat Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek.

Lebih Sedikit Waktu Mengirim Email Berarti Lebih Banyak Waktu Bekerja

Manfaat mengeluarkan tim dari email dan masuk ke aplikasi manajemen proyek untuk berkomunikasi bisa sangat besar. Pengurangan email saja pasti membuat semua orang senang, tetapi itu tidak berarti jika dibandingkan dengan nilai tambah yang memiliki visibilitas lebih besar tentang siapa yang melakukan apa, apa lagi yang mereka lakukan, dan status setiap tugas. Itu membuat lebih mudah untuk memiliki informasi yang akurat di tangan saat Anda bekerja, sehingga pembuat keputusan dapat membuat keputusan yang baik.

Untuk tips yang lebih spesifik tentang bekerja dengan aplikasi manajemen proyek, lihat 7 Cara Menyederhanakan Manajemen Proyek dalam Proyek Kerja Sama Tim dan 5 Fitur Zoho Projects untuk Mengatur Bisnis Anda.