Buat Panduan Cara yang Efektif yang Melibatkan Audiens Anda

Seberapa sering rekan kerja menyela Anda untuk meminta bantuan?

Tahukah Anda bahwa 46% pekerja mendapat gangguan lebih dari enam kali sehari? Dalam penelitian kami tentang fleksibilitas tempat kerja, para karyawan ini melaporkan penurunan produktivitas atau stres yang lebih tinggi.

Tingkatkan kualitas hidup setiap orang dengan sedikit dokumentasi. Inilah semua yang Anda perlukan untuk membuat petunjuk langkah demi langkah dengan nyaman dan percaya diri.

Kesempatan untuk berbagi prosedur, penjelasan, dan metode ada dimana-mana.

• Apakah Anda melatih anggota tim tentang proses baru?
• Mengarahkan pelanggan ke produk atau layanan komersial Anda?
• Memfasilitasi pendaftaran terbuka pada perangkat lunak HR baru?
• Instruksikan cara mengosongkan ampas kopi?
• Berkontribusi pada basis pengetahuan pelanggan?

Mari belajar cara membuat panduan cara.

Hentikan pertanyaan berulang

Buat video dan panduan yang jelas dengan Snagit sehingga Anda hanya perlu menjelaskan tugas satu kali.

Cobalah Gratis

Petunjuk langkah demi langkah adalah salah satu bagian dari basis pengetahuan internal

Tutorial singkat adalah panduan langkah demi langkah untuk menyelesaikan tugas tertentu.

• Jelas – Pembaca harus bisa mengikuti langkah-langkahnya. Seringkali, ini berarti menggabungkan teks dengan gambar atau video.
• Menarik – Atur panduan untuk menarik perhatian pembaca dan membantu mereka menghemat waktu.
• Informasi yang Relevan – Berikan konteks dan kasus penggunaan yang membantu pembaca memahami mengapa informasi tersebut berharga bagi mereka.

Bagian penting lainnya dari basis pengetahuan berbeda

• Panduan pelatihan – Jangan mencoba menggantikan pelatihan mendalam atau kursus sertifikasi.
• Panduan referensi – Fokus pada satu tujuan spesifik yang dapat dicapai audiens Anda.
• Panduan pengguna – Sertakan beberapa tip, peringatan, atau informasi yang perlu diketahui, tidak semua skenario kasus ekstrim.
• Postingan Blog – Sederhanakan konten untuk strategi pemasaran dan kampanye pemasaran yang berhubungan dengan pelanggan. Atau ganti dengan studi kasus atau daftar poin untuk membantu keputusan pembelian.

Langkah 1: Pahami kelemahan audiens target Anda

“Ukur dua kali, potong sekali.” Waktu ekstra di muka sangat berharga untuk memastikan pengalaman pelanggan.

Identifikasi titik nyeri mereka

Sebelum memulai, identifikasi target audiens Anda, tujuan mereka, dan kendala atau kesenjangan pengetahuan mereka yang harus diatasi dengan panduan Anda. Mungkin bermanfaat untuk:

• Lakukan survei
• Membaca dengan teliti forum online
• Mintalah umpan balik pelanggan

Sesuaikan panduan Anda dengan tingkat keahlian dan sudut pandang audiens Anda

Anda juga ingin mengetahui kenyamanan pembaca Anda dengan topik tersebut. Audiens yang berbeda memiliki tingkat keahlian yang berbeda. Panduan cara yang sangat baik disesuaikan dengan kemampuan teknis audiens target, baik pemula maupun ahli.

Tinjau istilah pencarian dan umpan balik pada materi pelatihan atau pendidikan yang ada. Bicaralah dengan tim dukungan pelanggan Anda untuk mendapatkan wawasan tentang pengalaman pelanggan. Pahami kata kunci yang digunakan audiens Anda—misalnya, dalam penelusuran internet. Bahasa apa yang mereka gunakan untuk mendeskripsikan topik, masalah, atau titik kebingungan mereka?

Langkah 2: Susun panduan Anda

“Semudah 1-2-3” – Buat daftar bernomor dan poin-poin langkah demi langkah

Tidak mengherankan, daftar bernomor lebih mudah diikuti daripada kumpulan teks yang padat. Bagi panduan Anda menjadi langkah-langkah terpisah atau bagian-bagian yang dapat dikelola.

Ingatlah bahwa audiens Anda mungkin beralih antara panduan Anda dan tugas saat mereka membaca. Memberi nomor atau huruf pada langkah-langkah membantu penonton untuk mengikutinya.

Dinding teks? Berikutnya!

Snagit memudahkan komunikasi lebih efektif dengan visual.

Pelajari Lebih Lanjut

Ikuti templat panduan

Jika organisasi Anda membuat beberapa panduan atau rangkaian, pertimbangkan untuk menggunakan templat panduan. Panduan konsisten yang dibuat dari template yang sama membantu pembaca Anda mengetahui apa yang diharapkan. Ini juga membuat instruksi penulisan dan pembuatan panduan menjadi lebih cepat dan mudah bagi orang lain di organisasi Anda!

Misalnya, pertimbangkan untuk menyertakan pengantar dalam template Anda untuk mengidentifikasi:

• Audiens yang dituju untuk panduan ini.
• Tujuan panduan, atau apa yang pembaca harapkan untuk dicapai.
• Perangkat lunak, alat, atau sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proses.
• Hubungi informasi atau sumber bantuan jika pembaca mendapat masalah.

Pertimbangkan kesimpulan di template Anda:

• Untuk merangkum maksud atau tujuan panduan ini, apa yang seharusnya dapat dilakukan pembaca Anda sekarang?
• Langkah selanjutnya atau panduan lanjutan dalam seri ini
• Informasi kontak atau sumber bantuan

Pastikan untuk memeriksa templat Snagit yang sudah jadi dan dirancang secara profesional. Kami bahkan memiliki kategori templat “Langkah” yang dirancang agar sesuai dengan 2-6 langkah dalam satu halaman. Templat ini juga dapat dimodifikasi untuk menambahkan langkah tambahan di lebih banyak halaman sesuai kebutuhan!

Langkah 3: Tulis petunjuk langkah demi langkah

Buat langkah-langkah yang jelas dan ringkas

Sekarang saatnya menulis!

Daripada mengandalkan ingatan saya (yang memang buruk), pertama-tama saya mengerjakan tugas itu sendiri, mencatat setiap langkah yang saya lakukan. Khususnya untuk tugas-tugas yang biasa saya lakukan secara rutin, penting untuk mengamati potensi hambatan bagi pengguna baru.

Pastikan bahasa dan istilah yang digunakan dalam panduan Anda konsisten dengan apa yang dilihat pengguna di layar mereka.

Hati-Hati! Tanyakan pada diri Anda apakah ada titik di mana apa yang Anda lihat mungkin berbeda dari apa yang dilihat audiens Anda, atau di mana langkah-langkahnya mungkin berbeda. Misalnya, mungkinkah pembaca Anda menggunakan versi perangkat lunak, sistem operasi, atau browser yang berbeda?

Tambahkan gambar

Saya mengambil tangkapan layar atau foto secara real-time sambil menjalankan tugas.

Gambar membantu mengilustrasikan suatu langkah atau memberikan konteks. Mereka membantu memastikan bahwa panduan Anda mudah dipahami dan audiens Anda dapat mengikutinya terlepas dari tingkat keahlian mereka.

Beri anotasi pada gambar dengan panah, komentar, atau label. Jenis visual ini memastikan pembaca Anda menghubungkan teks dan gambar.

Pastikan untuk menghilangkan detail asing dari gambar yang dapat membingungkan atau mengalihkan perhatian pembaca dari titik fokus.

Ingat audiens yang Anda identifikasi pada Langkah 1 dan tingkat keakraban mereka? Apakah Anda perlu menjelaskan di mana Anda dapat menemukan setiap item di layar?

Misalnya, akan berguna jika Anda memberi tahu seseorang untuk mengeklik tombol “Pengaturan” untuk menjelaskan bahwa tombol tersebut tampak seperti roda gigi. Anda mungkin juga perlu menekankan lokasi ikon yang mudah terlewatkan atau elemen duplikat di layar.

Langkah 4: Tambahkan informasi dan sumber daya tambahan

Sertakan tautan dan sumber daya yang relevan

Jika tugas yang didokumentasikan dalam panduan Anda memerlukan atau dapat dilengkapi dengan sumber daya tambahan, pastikan untuk menyertakannya. Ini mungkin berupa file sumber proyek atau tautan ke tutorial terkait atau lebih mendalam.

Ini mungkin termasuk tautan unduhan untuk produk lain. Panduan cara Anda tidak boleh berupa halaman penjualan atau pemasaran yang menyamar. Jika perangkat lunak lain lebih sesuai dengan kebutuhan audiens Anda, tawarkan panduan, terutama jika ada opsi gratis.

Berikan konteks dan latar belakang

Bantu pembaca Anda memahami mengapa panduan Anda berguna bagi mereka. Sertakan contoh-contoh relevan atau apa yang seharusnya dapat mereka lakukan setelah mengikuti panduan ini.

Dalam proses yang kompleks, memberikan informasi latar belakang dalam panduan ini dapat membenarkan perlunya langkah-langkah spesifik. Konteks tambahan ini dapat membantu pengguna memahami alasan di balik proses tersebut, terutama jika alasan tersebut tidak diketahui.

Beri anotasi dan edit tangkapan layar dengan Snagit

Alat mark-up profesional dan fitur canggih memudahkan pembuatan gambar yang bermanfaat.

Cobalah Gratis

Langkah 5: Uji panduan cara Anda

Pastikan keakuratan dan kegunaan

Setelah daftar tertulis langkah-langkah dengan visual pendukung disusun, tinjau keakuratan panduan Anda:

• Apakah Anda melewatkan satu langkah pun?
• Apakah bahasanya konsisten dengan apa yang akan dilihat pembaca?
• Untuk panduan perangkat lunak, pastikan instruksinya akurat untuk semua versi yang mungkin digunakan pembaca Anda. Alternatifnya, tentukan versi tertentu yang tercakup dan berikan informasi tentang di mana mendapatkan bantuan untuk versi lainnya.

Meminta orang lain meninjau panduan Anda—terutama seseorang yang tidak terbiasa dengan prosesnya—selalu merupakan ide bagus. Orang ini dapat mengujinya untuk Anda seperti halnya pengguna baru. Jika ada area yang Anda tidak yakin jelas, soroti area tersebut untuk mendapatkan perhatian khusus dari pengulas Anda.

Orang ini dapat membantu memastikan dokumentasi Anda tidak hanya akurat tetapi juga mudah diikuti:

• Apakah bahasanya jelas dan mudah diikuti?
• Apakah ada langkah-langkah yang terlalu rumit yang harus diuraikan lebih lanjut?
• Apakah gambar yang tepat disertakan untuk memberikan kejelasan dan konteks?

Mengetahui seseorang mungkin menemukan kesalahan atau menyarankan perbaikan pada dokumentasi Anda bisa jadi terasa tidak nyaman. Namun, pembaca Anda akan lebih mungkin berhasil jika Anda sepenuhnya memanfaatkan tim Anda untuk menemukan potensi masalah.

Jika tidak ada orang lain yang dapat meninjau panduan ini, bacalah sendiri untuk mengetahui keakuratan dan kegunaannya. Tunggu satu atau dua hari sejak Anda selesai menulis panduan cara sebelum Anda meninjaunya, dengan asumsi Anda tidak berada pada tenggat waktu. Ini akan membantu Anda mendekati panduan ini dengan perspektif baru, seolah-olah Anda adalah pengguna baru.

Lakukan revisi berdasarkan masukan

Dan, tentu saja, revisi panduan ini sesuai kebutuhan berdasarkan ulasan. Bersiaplah untuk menerima umpan balik dari audiens Anda dan terbuka untuk mengulangi panduan Anda jika diperlukan.

Langkah 6: Publikasikan dan distribusikan panduan Anda

Pilih platform yang tepat

Ketika tiba waktunya untuk menerbitkan panduan Anda, pertimbangkan lokasi dan metode distribusi terbaik. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

• Jika dokumentasi ini bersifat internal, membuatnya mudah ditemukan dapat meningkatkan produktivitas secara signifikan.
• Jika ditujukan kepada publik, apakah panduan Anda perlu disebarluaskan? Misalnya, dikirim melalui email oleh tim penjualan atau Manajer Kesuksesan Pelanggan ke pelanggan baru?
• Atau, jika ditempatkan di situs web Anda, bagaimana audiens yang Anda tuju akan menemukannya?
• Jika Anda berencana membagikan panduan Anda secara luas, lebih baik mengirimkan tautan online daripada menggunakan PDF atau memposting di berbagai tempat. Kelola panduan di satu lokasi untuk memfasilitasi pembaruan dan mencegah beredarnya versi lama.
• Akankah beberapa pembaca Anda memiliki pertanyaan, komentar, atau tips yang bermanfaat bagi orang lain? Pertimbangkan untuk memposting panduan Anda ke platform dengan percakapan bawaan, seperti Screencast.

Optimalkan untuk SEO

Jika diposting secara publik, bagaimana audiens yang Anda tuju akan menemukan panduan Anda?

Pastikan instruksi Anda sesuai dengan konten di layar. Bagian deskriptif panduan Anda harus mencerminkan bahasa pembaca Anda jika memungkinkan.

Meneliti audiens Anda pada Langkah 1 akan memberi Anda wawasan tentang bahasa mereka. Gabungkan ini ke dalam panduan Anda untuk membantu orang menemukannya.

Pertimbangkan untuk menggunakan alat optimasi SEO seperti SEMrush atau plugin Yoast untuk WordPress. Meningkatkan SEO meningkatkan kemampuan untuk menemukan konten Anda saat dibutuhkan.

Rekap: Praktik terbaik untuk menulis panduan praktis

Gunakan bahasa yang sederhana dan lugas

Bagian terpenting dalam mengevaluasi panduan praktis adalah menentukan apakah panduan tersebut mudah diikuti. Gunakan bahasa yang sederhana dan lugas yang dapat diikuti pengguna Anda, apa pun tingkat keahliannya.

Sertakan gambar untuk memperjelas setiap langkah

Membantu menghindari kebingungan bagi pembaca Anda. Tunjukkan maksud Anda dengan tangkapan layar atau foto beranotasi untuk setiap langkah.

Perbarui panduan Anda secara teratur

Pastikan panduan Anda tetap akurat dengan meninjau dan memperbaruinya secara berkala. Jika tersedia online, pembaruan juga membantu meningkatkan SEO dan peringkat.

Bagian yang penting: Permudah diri Anda sendiri

Jangan biarkan pembuatan panduan cara memakan waktu lebih lama dari pelatihan itu sendiri!

Gunakan Snagit, pemimpin pasar dalam perangkat lunak tangkapan layar. Anda akan senang menggunakan solusi lengkap untuk tangkapan layar, pembuatan gif, anotasi, templat, dan opsi ekspor yang fleksibel.

Hentikan pertanyaan berulang

Buat video dan panduan yang jelas dengan Snagit sehingga Anda hanya perlu menjelaskan tugas satu kali.

Cobalah Gratis