Cara Membuat Konten Pelatihan Video yang Sukses (Studi Kasus)

• Organisasi: SoftwareONE
• Industri: Manajemen Layanan TI
• Tantangan: Biaya, sumber daya, memperbarui materi pelatihan, skalabilitas, pembuatan, waktu pemasaran, pelatihan multibahasa
• Solusi: Buat dan bagikan konten pelatihan video dengan TechSmith Camtasia dan Snagit

Pelatihan perusahaan yang buruk, atau tidak ada pelatihan sama sekali, pada akhirnya mempengaruhi kemampuan setiap orang dalam suatu organisasi untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Ini bisa menjadi proses yang sangat menyakitkan untuk diperbaiki, dan membuang-buang waktu yang berharga.

Dan tanpa tim pelatihan di setiap lokasi, membuat semua orang tetap up to date bisa menjadi masalah yang signifikan.

Itulah sebabnya banyak perusahaan, termasuk SoftwareONE – organisasi global dengan lebih dari 3.000 Konsultan Manajemen Portofolio Perangkat Lunak – mulai menggunakan video pelatihan perusahaan di seluruh perusahaan mereka.

“Memiliki pelatihan yang tersedia kapan saja, di mana saja, dan di perangkat apa pun membuat karyawan tetap terlibat dan termotivasi, telah menawarkan perpustakaan pembelajaran berkelanjutan yang lebih tinggi, dan sangat mengurangi biaya perjalanan.” – John Mayes, Pemimpin SDM Global di SoftwareONE, menjelaskan kepada kami.

Sekarang, SoftwareONE menghasilkan lebih dari 40.000 tampilan setahun dengan video instruksional mereka.

Tapi bagaimana SoftwareONE menjadi begitu sukses dalam membuat video pelatihan perusahaan?

Mari selami.

Situasi

SoftwareOne membantu klien mengelola semua aspek portofolio perangkat lunak mereka. Mereka bekerja untuk mengurangi kompleksitas, biaya, dan risiko sambil meningkatkan fleksibilitas lanskap TI mereka.

Tantangannya ada dua.

Konsultan harus ahli dalam perangkat lunak yang mereka jual dan harus tetap mengikuti tren di industri TI. Mereka juga harus cukup paham teknologi untuk memahami perubahan dalam teknologi, infrastruktur, dan kebutuhan bisnis.

Dengan konsultan di 145 negara – termasuk bahasa dan budaya yang berbeda – mereka berjuang untuk terus memberikan pelatihan yang diperlukan.

Mereka membutuhkan cara untuk melatih karyawan tentang berbagai solusi perangkat lunak dan proses internal. Setiap konsultan harus menyoroti manfaat dari setiap perangkat lunak yang mereka tawarkan dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki pelanggan.

Sebagai perusahaan global, SoftwareONE harus menemukan cara yang lebih hemat biaya, efisien, dan skalabel untuk melatih karyawan baru dan tenaga penjualan.

Menemukan proses yang tepat bukanlah tugas yang mudah. Program pelatihan yang dibutuhkan meliputi:

• Pembuatan konten
• Pengiriman
• Beberapa bahasa
• Beberapa mata pelajaran
• Kualitas dan konsistensi konten

Biaya

Sangat mahal dan tidak praktis untuk melatih karyawan dan konsultan jarak jauh secara tatap muka.

Agar efektif, pelatihan perlu memenuhi standar tinggi dari instruksi langsung untuk memberikan saran yang akurat kepada pelanggan.

Sumber daya

Dengan metode pelatihan tradisional, dibutuhkan waktu berbulan-bulan sebelum mereka dapat merekrut karyawan baru untuk pelatihan langsung. Itu akhirnya menjadi terlalu mahal dan membuat karyawan baru itu menjauh dari aktivitas yang diarahkan pelanggan selama rata-rata tiga hari penuh.

Hal ini mengakibatkan hilangnya pendapatan potensial karena kerangka waktu orientasi yang lebih lama dan karyawan baru terikat dalam pelatihan.

Untuk alasan ini, pelatihan tatap muka bukanlah pilihan yang efektif atau berkelanjutan.

Skalabilitas

Dengan karyawan di beberapa benua, mungkin sulit untuk melatih semua orang pada tingkat keahlian yang sama. Tantangan utamanya adalah melatih mereka tentang konten mendetail dan menskalakannya di seluruh katalog produk dalam banyak bahasa.

Stephan Cadisch, Direktur Pembelajaran & Pengembangan Global, ditugaskan untuk mengatasi tantangan ini sambil memulai dari awal tanpa sistem, proses, atau pembuat konten yang ada.

“Sangat menakutkan untuk menciptakan cara yang konsisten dan terukur untuk melatih orang di seluruh dunia tentang produk perangkat lunak yang terus diperbarui dan diubah,” Stephan menjelaskan.

Karena tidak ada program pelatihan yang tersedia untuk mencapai semua tujuan penting SoftwareONE, dia mulai membuatnya.

Jalan SoftwareONE menuju sukses

Pada tahun 2010, Stephan mulai membuat rencana untuk mencapai tujuan ini. Dia membentuk tim yang mengkhususkan diri untuk menjadi ahli dalam perangkat lunak yang mereka jual.

Maka lahirlah Tim Global Learning & Development.

Pada awalnya, Tim Kepemimpinan Senior SoftwareONE skeptis bahwa sebuah tim akan memecahkan masalah. Mereka hanya memberikan anggaran kecil untuk upaya pelatihan awal.

Dengan dana tersebut, Stephan membeli Camtasia, Snagit, dan Quickshare untuk memulai.

Tim mulai membuat video untuk berbagi keahlian baru mereka di katalog perangkat lunak yang mereka tawarkan. Mereka juga membangun Portal Pengguna untuk berbagi konten pelatihan di seluruh organisasi. Setelah tiga bulan, video pelatihan pertama mereka sudah ditonton lebih dari 3.000 kali. Ini mengesankan Tim Kepemimpinan Senior dan membantu menguraikan nilai pembelajaran online dalam waktu yang sangat singkat.

“Merekam slide PowerPoint dengan Camtasia memungkinkan non-profesional untuk membuat video dalam jumlah waktu yang wajar,” jelas Stephan. “Kami bekerja dengan alat lain juga, tetapi 95% konten pelatihan dibuat dengan Camtasia karena kemudahan penggunaannya.”

Sekarang, Tim Pelatihan & Pengembangan Global telah berkembang menjadi lebih dari 50 anggota tim. Mereka telah membuat lebih dari 1.400 video pelatihan dengan Camtasia dan membanggakan lebih dari 40.000 tampilan per tahun.

Penciptaan

SoftwareONE memiliki alur kerja pembuatan konten pelatihan hingga sains.

Membuat video dan tangkapan layar adalah bagian penting dalam mengembangkan konten pelatihan mereka. Tim Desain Instruksional merancang kurikulum yang dibutuhkan, dan pakar materi pelajaran (UKM) membuat screencast dengan Snagit untuk menangkap pengetahuan mereka.

“[UKM] menggunakan Snagit untuk merekam data dump dari semua informasi yang kami butuhkan dari mereka,” jelas Alexander Muenzberg, Spesialis Desain Instruksional di kantor SoftwareONE di Jerman. “Begitu mereka memiliki rekaman layar dari informasi subjek mereka, mereka mengirimkannya [kembali] ke tim Desain Instruksional di mana kami menggunakan Camtasia untuk membuat screencast mereka menjadi video pelatihan yang lebih formal dan terperinci.”

Bekerja dengan pakar materi pelajaran sangat penting untuk membuat konten yang tepat untuk program pelatihan SoftwareONE. Tetapi mendapatkan waktu bersama mereka adalah tantangan umum. UKM memiliki jadwal yang padat dan sulit untuk memastikan mendapatkan informasi yang benar.

“Kami memberi tahu UKM kami tentang informasi apa yang kami butuhkan dari mereka sebelumnya sehingga kami menghindari masalah tidak mendapatkan informasi yang cukup, atau tidak mendapatkan informasi yang relevan,” kata Alexander.

Membagi tugas-tugas ini di antara kelompok-kelompok yang berbeda mendapat manfaat paling besar dari waktu UKM, sambil tetap menghasilkan karya pelatihan yang berkualitas. Karena video dapat diedit, seluruh proses dapat diskalakan, yang penting untuk menjaga pelatihan tetap segar dan mutakhir.

“Saya juga menyukai stabilitas dan fitur yang ditawarkan Snagit dan Camtasia. Mereka sangat berguna dan memberikan alur kerja yang baik, yang sangat penting. Jika kami ingin memasukkan pertanyaan dan ujian bercabang, kami kemudian dapat dengan mudah menarik file Camtasia ke perangkat lunak pembuat kursus eLearning lainnya untuk mencapai itu.

Setelah mereka menyelesaikan kursus dengan konten pelatihan video, mereka membagikannya di portal pembelajaran internal mereka, ONE|University.

Topik dan program pelatihan

Kursus tim Pembelajaran dan Pengembangan Global berkisar dari perangkat lunak yang mereka jual hingga pelatihan internal. Mereka membuat video untuk menunjukkan proses penjualan, manajemen proyek, pengoptimalan, dan lainnya.

SoftwareONE serius tentang konsultan menjadi ahli dalam penawaran mereka. Sedemikian rupa, sehingga kurikulum pelatihan formal mereka memiliki sembilan tingkat untuk diselesaikan karyawan untuk mencapai tingkat ahli.

Mereka membangun kurikulum sepanjang tahun dan terus merevisinya. Program pelatihan informal mereka, ONE|Tube, berisi topik-topik yang dipilih oleh dan untuk staf. Ini melengkapi program pelatihan formal perusahaan mereka.

SoftwareONE juga melakukan pelatihan berbasis kelas (tatap muka). Mereka sering menampilkan mitra tamu yang menghadirkan perangkat lunak terbaru. Untuk menangkap pengetahuan pembicara, SoftwareONE merekam demo langsung dan mengubahnya menjadi video. Mereka menemukan ini berguna untuk konten gaya 'melatih pelatih' juga.

Memperbarui materi pelatihan

SoftwareONE juga telah menambahkan Manajer Produk ke dalam proses. Manajer Produk bekerja sama dengan penyedia perangkat lunak dalam katalog produk mereka untuk mempelajari apa yang akan terjadi selanjutnya, meninjau dan memahami peta jalan produk, dan menjelaskan perubahan yang akan datang. Kemudian, mereka bekerja dengan tim pelatihan untuk memasukkan pembaruan dalam konten video pelatihan. Dengan begitu konsultan mereka selalu mengetahui update terbaru.

Tim Pelatihan & Pengembangan Global juga bekerja sama dengan meja bantuan internal mereka untuk mempelajari pertanyaan dan masalah umum pelanggan.

Ini membantu pembuat konten mengetahui topik pelatihan apa yang mereka butuhkan untuk membuat konten pelatihan video, dan konten apa yang ada yang perlu mereka perbarui. Konsultan dapat dengan cepat menyesuaikan pengetahuan dan fokus dukungan mereka. Ini juga mengurangi panggilan ke meja bantuan dan tim dukungan.

Hasil & ROI

Sulit untuk menarik korelasi langsung antara pelatihan dan pendapatan, tetapi SoftwareONE melihat nilai visual.

“Menggunakan Camtasia dan Snagit membantu kami mengurangi biaya karena semua karyawan dapat menyumbangkan konten contoh sukses,” jelas John. “Contoh-contoh ini kemudian diubah menjadi pelatihan berbasis video oleh Tim Pembelajaran & Pengembangan.”

Perkiraan kasar tentang penghematan biaya dari mengalihkan pelatihan dari tatap muka ke online dan sesuai permintaan dapat menambah jumlah yang sangat besar.

Semua karyawan sekarang menjalani pelatihan jauh lebih cepat dari sebelumnya. Mereka mempercepat tingkat keahlian mereka melalui tingkat pelatihan berjenjang. Seorang karyawan harus memperhatikan dan mempelajari kesembilan level untuk menjadi ahli atau 'sabuk hitam'.

Memiliki tim ahli yang terdidik dan dipersiapkan dengan baik sering kali membantu mendapatkan kesepakatan yang lebih besar dengan harga yang lebih cepat.

“Umpan balik paling umum yang saya dengar dari staf kami yang belajar dari konten kami adalah bahwa mereka bersyukur telah belajar melalui video daripada harus membaca PDF dan slide PowerPoint yang panjang. Dan dengan video, kita dapat dengan mudah menambahkan subtitle selain narasi, bagi karyawan yang menemukan aksen di luar geografi mereka lebih menantang untuk didengarkan, ”jelas Alexander.

Hasilnya, Tim Pembelajaran & Pengembangan Global membuat 130 video pelatihan baru dalam satu kuartal saja.

Irama ini berlanjut sepanjang garis waktu tahunan mereka, bersama dengan memperbarui video yang ada. Program pelatihan formal ini telah sangat sukses sehingga SoftwareONE kini telah mengadopsi budaya pelatihan dan pembelajaran opsional dan informal.

Mereka membuat konten pelatihan video dengan TechSmith Snagit dan membagikannya ke portal internal mereka, ONE|Tube.

Sekarang, setiap anggota staf dapat membuat video tentang topik pilihan mereka dan membagikannya untuk membantu orang lain belajar.

“Pembelajaran sosial adalah motivasi diri. Staf ingin membagikan video mereka alih-alih teks, dan orang-orang bersemangat tentang itu, ”kata Stephan. “Video sedang diunggah dan dibagikan dari seluruh dunia. Ada banyak milenium di perusahaan dan video benar-benar diterima, jadi itu tertangkap di seluruh perusahaan.”

Sedang mencari

Sementara SoftwareONE telah melihat manfaat besar dari menciptakan dan menerapkan pendekatan Pelatihan dan Pengembangan Global dengan program pelatihan formal dan informal, mereka tidak berhenti di situ.

Mereka sekarang sedang mengerjakan versi 2.0 mereka yang akan memungkinkan kursus pelatihan mereka tersedia melalui seluler dan browser, yang akan meningkatkan penayangan dengan menawarkan video di mana saja, kapan saja.

Akhirnya, saya harap Anda menemukan studi kasus ini bermanfaat! Siap untuk mulai membuat konten pelatihan video Anda sendiri? Memulai TechSmith Snagit dan Camtasia itu mudah. Pelajari lebih lanjut tentang perangkat lunak kami dan coba gratis.