Cara Membuat dan Mengelola Dokumen Keluarga Digital
Diterbitkan: 2022-01-29Dalam keadaan darurat, hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah mencari dokumen. Hal yang sama dapat dikatakan pada saat-saat stres atau kesedihan yang tinggi. Idealnya, semua dokumen penting yang Anda butuhkan akan mudah ditemukan dan diakses. Bagaimana kamu melakukannya?
Cara terbaik untuk meletakkan dokumen penting di ujung jari Anda adalah tanpa kertas dengan mendigitalkannya dan kemudian menyimpan file elektronik tersebut ke tempat di mana Anda dapat mengambilnya dari komputer, tablet, atau smartphone. Dalam banyak kasus, Anda juga harus menyimpan salinan fisik kertas, tetapi itu tidak berarti Anda juga tidak dapat membuat salinan digital. Ada begitu banyak keuntungan untuk melakukannya.
Pertama, Anda berakhir dengan salinan cadangan, yang sangat membantu jika sesuatu terjadi pada aslinya. Kedua, Anda dapat mengambil dokumen kapan saja dan di mana saja selama Anda memiliki koneksi internet yang aman. Ketiga, ketika informasi didigitalkan, Anda dapat mencarinya menggunakan kata kunci daripada mengarungi tumpukan kertas. Akhirnya, jauh lebih mudah untuk berbagi file elektronik dengan pengacara, penasihat keuangan, atau anggota keluarga yang membutuhkannya, daripada mengirim faks atau fotokopi.
Apa saja dokumen keluarga penting yang mungkin ingin Anda digitalkan? Apa cara terbaik untuk memindai dan menyimpannya sehingga aman, mudah ditemukan, dan selalu tersedia saat Anda membutuhkannya?
Contoh Dokumen untuk Didigitalkan
Anda tidak perlu mendigitalkan semuanya. Meskipun mungkin ada beberapa nilai potensial dalam menghemat setiap tagihan utilitas atau setiap laporan kartu kredit, seberapa besar kemungkinan Anda membutuhkannya dan tidak dapat mengaksesnya dari rekening bank online atau penyedia utilitas Anda?
Alih-alih fokus pada dokumen yang mungkin harus Anda rujuk di beberapa titik (pengembalian pajak, misalnya) atau yang benar-benar akan Anda manfaatkan dengan memiliki salinan cadangan. Beberapa contohnya adalah:
Dokumen yang terkait dengan perubahan besar dalam hidup: akta kelahiran; surat adopsi; nikah, cerai, akta persekutuan dalam rumah tangga; sertifikat dan formulir imigrasi
Paspor, SIM, dan kartu identitas
Laporan kesehatan, termasuk catatan vaksin dan imunisasi
Catatan hewan peliharaan
Transkrip pendidikan resmi dan sertifikat kelulusan
Judul dan perbuatan untuk properti
Perjanjian sewa dan pinjaman
Kembalian pajak
Foto keluarga mungkin juga terlintas dalam pikiran, tetapi membutuhkan proses yang sama sekali berbeda untuk memindai dan menyimpan. Dengan dokumen, Anda tidak memerlukan gambar beresolusi tinggi, tetapi dengan foto Anda membutuhkannya. Plus, dengan foto, Anda harus memperhitungkan warna, nada sepia, atau skala abu-abu, yang biasanya tidak menjadi masalah dengan dokumen standar.
Jika Anda memiliki dokumen sejarah keluarga yang lebih mirip dengan foto keluarga, mungkin karena barang antik atau memiliki nilai sentimental, maka Anda mungkin lebih baik menanganinya seperti foto. Untuk dokumen apa pun yang sangat sensitif atau bernilai tinggi, pertimbangkan untuk meminta bantuan arsiparis, atau baca beberapa tip dari Arsip Nasional AS.
Cara Mendigitalkan Dokumen Penting
Mari kita lihat dulu cara memindai dokumen dan mengubahnya menjadi file elektronik.
Anda tidak memerlukan pemindai meja untuk mendapatkan hasil yang tampak profesional. Yang Anda butuhkan hanyalah ponsel cerdas dengan aplikasi pemindaian seluler, permukaan dengan kontras tinggi (yaitu, jika kertas Anda putih, permukaannya harus gelap), dan pencahayaan yang layak.
Untuk memindai dokumen:
Letakkan kertas di atas permukaan dengan kontras tinggi. Pastikan Anda memiliki pencahayaan yang cukup. Berada di dekat jendela di siang hari sangat membantu.
Letakkan dokumen rata. Sebagian besar aplikasi pemindaian memperbaiki ketidaksempurnaan kecil, seperti lipatan dan sudut yang terbalik, tetapi jika Anda bisa membuat dokumen menjadi rata, itu ideal.
Luncurkan aplikasi pemindaian dan posisikan ponsel Anda sejajar dengan dokumen. Sebagian besar aplikasi pemindaian memiliki deteksi tepi otomatis, selama Anda melakukan upaya yang wajar untuk membingkai halaman dalam panduan di layar.
Sebagian besar aplikasi memindai halaman secara otomatis, tetapi dalam beberapa kasus, Anda mungkin harus mengetuk untuk menyelesaikan pemindaian. Aplikasi kemudian akan meminta Anda untuk mengulangi prosesnya jika Anda ingin menambahkan lebih banyak halaman ke file yang sama.
Banyak aplikasi pemindaian hebat yang gratis atau menawarkan tingkat layanan gratis. ABBYY FineScanner dan Microsoft Office Lens adalah dua contoh yang bagus. Di penyimpanan cloud dan aplikasi pencatat (yang mungkin sudah Anda miliki), pemindaian dokumen disertakan. Itu berlaku untuk aplikasi seluler Dropbox, misalnya, dan aplikasi seluler Evernote.
Jika Anda menginginkan kemampuan untuk mengedit dokumen yang Anda pindai, misalnya, untuk mengubah selembar kertas menjadi dokumen Microsoft Word, maka Anda memerlukan aplikasi pemindaian yang menyertakan OCR dan konversi ke teks yang dapat diedit.
Tempat Menyimpan Dokumen dengan Aman
Apakah Anda sudah menggunakan layanan penyimpanan cloud atau layanan sinkronisasi file, seperti Google Drive atau Microsoft OneDrive, untuk menyimpan dan mencadangkan file penting? Maka mungkin masuk akal untuk menggunakan layanan yang sama untuk menyimpan dokumen keluarga Anda.
Tidak ada kekurangan solusi penyimpanan cloud. Semua opsi yang disebutkan sejauh ini—Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive—adalah opsi yang sangat bagus. Yang terpenting, karena sangat populer, aplikasi pemindaian sering memberi Anda opsi untuk mengekspor dokumen digital Anda langsung ke sana; atau mereka menawarkan fungsi pemindaian terintegrasi mereka sendiri.
Direkomendasikan oleh Editor Kami
Layanan apa pun yang Anda pilih, pastikan itu mengenkripsi data Anda dan pastikan Anda menggunakan kata sandi yang unik dan panjang untuk akun tersebut. Pengelola kata sandi adalah teman terbaik Anda dalam hal ini.
Bagaimana Mengatur Dokumen Keluarga Digital
Bergantung pada luasnya dokumen keluarga Anda, Anda dapat membuat serangkaian folder dan subfolder dalam layanan penyimpanan Anda untuk mengaturnya. Ini bisa memakan waktu, bagaimanapun, dan orang-orang sering memulai satu jalur untuk menyortir dan mengatur sebelum menyadari di tengah jalan bahwa itu tidak akan berhasil.
Jadi, cara cepat dan mudah untuk melakukannya adalah berdasarkan tahun. Mulailah dengan membuat 10 folder dan memberi nama selama 10 tahun terakhir. Misalnya, Anda akan memiliki folder bernama 2020, 2019, 2018, dan seterusnya. Setelah Anda mencapai 11 tahun yang lalu, tambahkan "dan lebih tua" (atau yang serupa) ke nama folder. Dengan kata lain, folder terlama Anda akan bernama "2010 dan yang lebih lama".
Sekarang Anda dapat menyortir kertas digital ke dalam folder dan mengetahui secara kasar di mana mereka berada. Untuk kartu identitas, gunakan tahun penerbitan. Untuk transkrip, gunakan tahun terakhir kehadiran di sekolah. Jika Anda memiliki terlalu banyak file di folder mana pun, buat saja subfolder sesuai tema, seperti "Dokumen Pajak 2020" atau "Rekam Medis 2019".
Bagaimana dengan nama-nama filenya? Saya merasa masuk akal untuk memberi nama yang bagus pada file saat pertama kali memindainya, biasanya karena saya memindai dokumen karena suatu alasan. Jika seorang dokter meminta saya untuk menyerahkan salinan catatan vaksinasi saya, saya memberikan nama yang jelas untuk file itu sebelum saya menyerahkannya.
Jika Anda memindai kumpulan besar dokumen sekaligus, fokuslah untuk memasukkannya ke dalam folder yang benar berdasarkan tahun, dan pasti membuat subfolder untuk membantu Anda memahami apa yang Anda miliki. Dengan begitu, Anda tidak perlu menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengganti nama file, tetapi dokumen Anda masih dalam urutan yang wajar ketika Anda perlu menemukan sesuatu.
Ingatlah Tujuan Anda
Selalu ingat tujuan mendigitalkan dokumen Anda. Untuk dokumen yang sangat penting, tujuannya mungkin untuk memiliki salinan cadangan, jika terjadi sesuatu pada dokumen aslinya. Untuk jenis kertas lain, tujuannya mungkin untuk membuat file mudah diakses saat berikutnya Anda harus mengirimkannya ke orang lain. Ingatlah tujuan Anda untuk memandu Anda dalam hal memberi nama dan menyortir file secara khusus. Selama Anda mengingatnya, Anda dapat menangani proyek ini dengan mudah dan berakhir dengan hasil yang bagus.