Cara Menangkap Data Penting Dengan Aplikasi Pemindaian dan OCR

Aplikasi pemindaian dengan pengenalan karakter optik (OCR) sangat diperlukan untuk mengatur. Aplikasi pemindaian terbaik membantu Anda menangkap semua jenis informasi seperti slide presentasi dari rapat, catatan papan tulis, kartu nama, belum lagi dokumen penting. Mereka juga berguna untuk kegunaan lain, mulai dari mendigitalkan resep kertas hingga menyimpan garansi.

Beberapa tahun yang lalu, saya harus mendapatkan paspor baru dan pada hari yang sama, saya menyerahkannya untuk mendapatkan visa. Tepat setelah saya mengambil paspor, saya berpikir, "Saya mungkin harus memiliki salinan ini sebelum saya menyerahkannya." Aku mengeluarkan ponselku dan memindainya. Benar saja, visa memakan waktu lebih dari dua minggu, dan sementara itu, saya membutuhkan detail paspor saya untuk banyak dokumen. Untung saya punya salinan yang bisa dibaca!

Bagaimana Cara Kerja Aplikasi Pemindaian?

Saat Anda menggunakan aplikasi pemindaian seluler, itu tidak jauh berbeda dengan mengambil gambar. Dalam pengaturan yang ideal, Anda memutar dokumen Anda secara datar pada latar belakang yang kontras dan mengarahkan kamera ponsel Anda ke sana.

Kemudian, aplikasi pemindaian memandu Anda melalui proses tersebut. Biasanya memberitahu Anda untuk menyejajarkan tepi dokumen dengan tanda potong di layar ponsel. Tahan stabil yang Anda bisa, tapi jangan khawatir. Aplikasi ini menyesuaikan untuk sedikit gerakan. Pemindaian membutuhkan waktu satu atau dua detik. Setelah selesai, Anda biasanya melihat pratinjau dokumen Anda. Aplikasi biasanya kemudian menanyakan apakah Anda ingin menambahkan lebih banyak halaman atau memulai pemindaian baru.

Mungkin Anda berpikir bahwa Anda dapat melewatkan aplikasi pemindaian sama sekali dan sebagai gantinya mengambil foto kertas apa pun yang ingin Anda simpan secara digital. Anda bisa, tetapi ada dua kelemahan. Pertama, gambar tidak mungkin sejelas pindaian, jadi Anda berisiko tidak memiliki teks yang terbaca. Kedua, Anda tidak dapat mencari teks, yang dapat membuat sangat sulit untuk menemukan apa yang Anda butuhkan nanti.

Apa yang Harus Anda Pindai Dengan Aplikasi Pemindaian?

Mari kita lihat contoh bagaimana Anda dapat menggunakan aplikasi pemindaian agar tetap teratur. Setelah itu, saya akan menjelaskan fitur mana yang harus Anda cari di aplikasi pemindaian terbaik dan sebutkan beberapa aplikasi yang memilikinya.

Kartu nama

Lain kali seseorang memberikan kartu nama kepada Anda, gunakan aplikasi pemindaian untuk menangkap informasi kontak orang tersebut, lalu kembalikan kartu tersebut. Anda akan menunjukkan betapa mudahnya menjadi tanpa kertas sambil mengumpulkan detailnya dalam format digital sehingga Anda tidak perlu mengetik apa pun nanti. Beberapa aplikasi pemindaian dapat mendeteksi kartu nama dan membuat entri baru di aplikasi kontak Anda. Orang lain mencari LinkedIn untuk menyarankan menghubungkan di sana.

Papan Tulis dan Materi Presentasi

Dalam rapat, kebanyakan dari kita ingin memberikan perhatian penuh kepada setiap pembicara. Itu sulit dilakukan jika kita memicingkan mata pada presentasi atau papan tulis, berharap tidak melewatkan detail penting. Solusi yang bagus adalah dengan cepat memindai slide atau materi lain yang muncul karena mengetahui bahwa Anda dapat memeriksanya lebih detail nanti.

Dokumen ke Email atau Back Up

Sementara banyak orang dan organisasi dengan senang hati mengirimi Anda dokumen digital, masih banyak contoh ketika kita menemukan kertas. Katakanlah bank Anda memberi Anda dokumen kertas penting untuk ditandatangani, tetapi Anda ingin pengacara Anda memeriksanya terlebih dahulu. Itu waktu yang tepat untuk menggunakan aplikasi pemindaian Anda. Pindai beberapa halaman sehingga Anda dapat mengirim email kepada mereka secara statistik. Beberapa aplikasi pemindaian menyertakan alat yang memungkinkan Anda menandatanganinya secara digital juga.

Surat-surat penting lainnya yang mungkin ingin Anda pindai dan cadangkan termasuk catatan imunisasi, dokumen pajak, dan akta resmi (kelahiran, pernikahan, imigrasi, dll.).

Apa yang Harus Dicari di Aplikasi Pemindaian

Aplikasi pemindaian terbaik menangkap dokumen Anda dengan jelas, membuat teks dapat dicari, dan membantu Anda menyimpan file yang telah selesai di tempat yang tepat. Inilah yang harus dicari:

Deteksi Tepi Otomatis

Pemindaian hebat dan aplikasi OCR secara otomatis menemukan tepi dokumen Anda secara otomatis. Saat Anda mengarahkan kamera ke kertas, tanda potong yang Anda lihat di layar akan mencari tepi dokumen sendiri dan menyesuaikan dengan dimensi yang berbeda. Jadi, apakah Anda sedang memindai selembar kertas A4 atau kartu nama, aplikasi akan mencari tahu secara otomatis.

Opsi Simpan dan Ekspor

Aplikasi pemindaian terbaik memberi Anda opsi tempat Anda dapat menyimpan atau mengekspor teks yang baru dipindai, seperti Google Drive, Dropbox, atau layanan penyimpanan lainnya. Anda tidak ingin aplikasi yang memaksa Anda menyimpan dokumen di tempat baru.

OCR

Saya menyebutkan OCR di bagian atas artikel ini. Saat Anda memiliki OCR, kata apa pun yang Anda pindai menjadi teks. Anda juga dapat menyalin dan menempelkan teks atau mengeditnya. Katakanlah Anda memindai resep dan melihat ada salah ketik. Dengan aplikasi pemindaian dan OCR yang sangat bagus, Anda seharusnya dapat memperbaiki kesalahan ketik. Beberapa aplikasi dapat mengonversi teks akhir Anda ke format pengolah kata yang sudah dikenal, seperti .docx. Lainnya memungkinkan Anda mengubah teks langsung di aplikasi tanpa harus membuka dokumen di pengolah kata terlebih dahulu.

OCR juga memungkinkan Anda untuk mencari teks dokumen. Artinya jika Anda ingin mencari catatan imunisasi Anda, Anda bisa mencoba mencari nama dokter Anda untuk menemukan file tersebut. Anda tidak perlu mengingat apa yang Anda beri nama file. Jika Anda sering menggunakan pencarian untuk menemukan file, maka Anda pasti membutuhkan OCR.

Fungsi Pencarian

Mungkin Anda tidak terlalu terorganisir dalam hal mengekspor dan menyimpan file Anda ke lokasi lain. Dalam hal ini, Anda ingin dapat mencari konten aplikasi pemindaian untuk apa pun yang pernah Anda pindai dan sekarang butuhkan. Aplikasi pemindaian yang hebat akan memiliki fungsi pencariannya sendiri.

Dukungan Multihalaman

Aplikasi pemindaian yang sangat bagus dapat memindai beberapa halaman secara berurutan. Mereka kemudian harus menyusun semua halaman menjadi satu PDF dengan mudah. Aplikasi pemindaian paling canggih juga mengoreksi distorsi halaman, seperti saat Anda memindai halaman dari buku dan tidak bisa membuatnya rata.

Harga

Banyak aplikasi pemindaian dan OCR terbaik memiliki tingkat layanan gratis dan tingkat berbayar premium. OCR terkadang dianggap sebagai fitur premium. Harga aplikasi pemindaian dan OCR sedikit gila. Untuk sementara, Anda dapat mengharapkan untuk membayar antara $ 4 dan $ 7 untuk aplikasi yang layak. Sekarang, biaya satu kali sepuluh kali lebih tinggi. Meskipun tarif berlangganan lebih masuk akal, beberapa orang hanya memerlukan aplikasi pemindaian beberapa kali dalam setahun.

Aplikasi Pemindaian Terbaik

Sekarang setelah Anda memahami apa yang dapat dilakukan aplikasi pemindaian dan mengapa Anda menginginkannya, berikut adalah beberapa yang terbaik yang dapat Anda temukan. Saya telah berfokus pada aplikasi yang menawarkan pemindaian dan OCR dan membuat teks Anda dapat diedit. Ada banyak aplikasi yang hanya melakukan pemindaian. Evernote Scannable dan aplikasi Dropbox seluler adalah dua contohnya. Tetapi mereka tidak memberi Anda teks akhir yang dapat Anda salin dan tempel atau edit. Aplikasi ini melakukannya.

Apa pun aplikasi yang Anda pilih, Anda akan menemukan bahwa memiliki aplikasi pemindaian yang Anda percaya membantu Anda mendigitalkan dokumen dan tetap teratur.

ABBYY FineScanner (Kunjungi Situs di ABBYY)

Bebas; Pro seharga $4,99 per bulan, $19.99 per tahun, atau biaya satu kali $59.99

ABBYY FineScanner mungkin adalah pemindai dan aplikasi OCR terbaik dan paling mumpuni untuk perangkat seluler. Ini mengekspor file ke berbagai format, memungkinkan Anda menyimpan file ke sebagian besar layanan penyimpanan utama, dan bahkan menjalankan OCR di lebih dari 40 bahasa. Anda memerlukan akun Premium untuk mendapatkan OCR, dengan biaya $ 4,99 per bulan, $ 19,99 per tahun, atau $ 59,99 untuk biaya satu kali.

Tersedia di Android, iOS

Microsoft Office Lens (Kunjungi Situs di ABBYY)

Bebas

Microsoft Office Lens adalah salah satu dari sedikit aplikasi pemindaian yang sepenuhnya gratis. Ini sedikit lebih lambat dan kikuk daripada aplikasi lain dengan deteksi tepi dan pemotongan, tetapi menyelesaikan pekerjaan. Aplikasi ini memiliki mode khusus untuk memindai kartu nama dan papan tulis. Untuk mengedit teks yang Anda pindai, Anda harus mengekspor teks melalui Microsoft OneDrive dan kemudian membukanya Word.

Tersedia di Android, iOS, Windows

Scanbot 9 (Kunjungi Situs di ABBYY)

Bebas; Pro untuk $4,49 tahun pertama kemudian $22,49 per tahun; atau $69,99 satu kali di iOS

Scanbot adalah aplikasi pemindaian dan OCR yang luar biasa. Dikatakan, perusahaan baru-baru ini mengubah model penetapan harganya dari biaya satu kali berbiaya rendah menjadi berlangganan tahunan atau biaya satu kali yang lebih mahal ($ 69,99). Selain itu, harga sangat sulit untuk dilacak. Bagaimanapun, versi Pro dari Scanbot layak dipertimbangkan jika Anda memerlukan aplikasi pemindaian yang cepat dan akurat untuk hampir semua jenis dokumen. Ini memiliki alat koreksi dan pengoptimalan warna yang baik, ditambah fitur pemindaian lainnya, seperti pembaca kode QR dan pemindai kode batang. Anda juga dapat menggunakannya untuk menandatangani dokumen menggunakan tidak lebih dari jari dan ponsel atau tablet Anda.

Tersedia di Android dan iOS