Cara Membeli Layanan Konferensi Video

Konferensi video dengan sendirinya memberi pengguna banyak fitur dan opsi berbeda. Namun, pada intinya, konferensi video hanyalah cara bagi satu pengguna untuk berkomunikasi bolak-balik dengan pengguna lain melalui streaming video langsung. Solusi yang lebih canggih memungkinkan hal-hal seperti siaran video satu-ke-banyak, berbagi layar, dan bahkan fungsionalitas webcasting yang dapat melakukan polling kepada anggota audiens dan mengumpulkan data penonton (tetapi kami lebih unggul).

Komunikasi terpadu (UC) mengambil konferensi video dan menambahkannya ke rangkaian alat komunikasi yang lebih besar. Anda akan dapat mengirim obrolan dan pesan teks ke rekan kerja. Anda akan dapat membuat alur kerja manajemen proyek. Anda akan dapat membuat dokumen dan menjalankan pengeditan simultan seperti yang Anda lakukan dengan platform seperti Google Drive.

Mungkin aspek terpenting dari platform UC adalah kemampuannya untuk berintegrasi dengan solusi pihak ketiga untuk membantu Anda menarik dan mengekspor data dari alat ke alat dengan lebih baik. Misalnya, jika Anda perlu menelepon pelanggan dan Anda ingin mengakses catatannya untuk meningkatkan komunikasi Anda, maka integrasi antara Salesforce Anda akun dan alat UC Anda membuatnya sangat mudah. Dari dalam dasbor Salesforce, Anda dapat meluncurkan panggilan, melihat riwayat interaksi pelanggan, dan menambahkan catatan tentang apa yang dikatakan selama panggilan.

“Memiliki platform terpadu jelas merupakan sesuatu yang menarik,” kata Gilman. “Platform tunggal untuk mobilitas, kolaborasi, dan suara adalah sesuatu yang dicari sebagian besar perusahaan saat ini.”

Gilman memperingatkan bahwa membangun platform komunikasi melalui vendor individu akan memakan biaya yang mahal. Selain itu, data mungkin tidak ditransfer dari sistem ke sistem semudah dalam platform vendor tunggal. Plus, jika ada yang rusak, Anda harus menentukan alasannya dengan berbicara dengan beberapa perwakilan dukungan dari beberapa perusahaan, yang terdengar seperti mimpi buruk.

Semua bentuk perangkat lunak bisnis hadir dengan spektrum kegunaan. Beberapa alat pemasaran email dirancang dengan sangat baik sehingga seolah-olah ada orang yang bisa bangun dan menjadi pemasar email tanpa mengikuti pelatihan formal. Alat-alat lain begitu rumit dan teknis sehingga bahkan pemasar paling mahir pun menemukan diri mereka meraih tombol dukungan.

Konferensi video tidak berbeda. Beberapa alat menawarkan antarmuka pengguna (UI) yang bersih dan intuitif yang memungkinkan Anda mengeklik nama seseorang dan meluncurkan panggilan secara langsung. Beberapa memungkinkan Anda menjadwalkan rapat terlebih dahulu dengan mengeklik kalender rekan kerja dan mengetik nama Anda. Ada alat yang memungkinkan Anda membuat ruang konferensi virtual, mengirim tautan, dan mengundang ratusan atau ribuan orang ke ruang itu tanpa prasyarat apa pun untuk tamu Anda. Ini adalah jenis solusi yang ingin Anda pertimbangkan saat melakukan pembelian.

“Banyak waktu, konferensi video memiliki banyak nuansa karena banyak protokol berbeda yang digunakan saat ini,” kata Gilman. “Anda mengalami tantangan dalam menghadirkan platform lama, membawa pihak ketiga yang berada di luar lokasi...itulah tantangan selama bertahun-tahun. Kemampuan untuk mengirim tautan ke platform pihak ketiga dan melakukan panggilan itu semudah panggilan telepon sangat penting untuk kesuksesan.”

Pada dasarnya, jika Anda membuka perangkat lunak konferensi video dan merasa seolah-olah Anda seharusnya mendapatkan gelar teknik, Anda mungkin bekerja dengan alat yang salah.

Bahkan jika Anda memilih untuk tidak membeli platform UC, Anda mungkin masih menginginkan alat konferensi video yang dapat melakukan berbagi dokumen dan layar dasar. Fitur-fitur ini memungkinkan pengguna Anda mengirim file ke siapa pun di ruang konferensi atau memunculkan dokumen dari situs web ke layar mereka untuk demonstrasi.

“Perlunya kolaborasi dan berbagi konten itu penting,” kata Gilman. “Agar pertemuan efektif berlangsung, berbagi konten hampir sama pentingnya dengan bertemu langsung. Ini bisa sesederhana berbagi dokumen sehingga pengguna dapat berbagi apa yang sedang mereka kerjakan secara real time. Itu adalah komponen penting untuk lingkungan kolaboratif apa pun.”

Memiliki fitur ini juga memungkinkan Anda menggunakan alat konferensi video dengan cara yang tidak pernah Anda bayangkan sebelumnya. Semua orang memikirkan konferensi video untuk rapat tim, tetapi bagaimana dengan rapat klien, panggilan calon pembeli, atau panggilan mitra? “Ketika Anda mulai mempertimbangkan bagaimana video dapat mengubah cara perusahaan melakukan bisnis, saat itulah adopsi menjadi jauh lebih luas,” kata Gilman.

Jika Anda yakin bahwa Anda hanya akan menggunakan alat konferensi video untuk komunikasi satu lawan satu, maka Anda mungkin juga menipu diri sendiri dengan berpikir bahwa aplikasi yang berfokus pada konsumen akan cukup untuk menyelesaikan pekerjaan. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin benar. Namun, perlu diingat bahwa tidak semua panggilan akan dilakukan dari kantor yang menyediakan Ethernet berkecepatan tinggi. Bahkan, sebagian besar panggilan Anda mungkin dilakukan di laptop dan tablet melalui koneksi Wi-Fi (beberapa di antaranya menggunakan kendaraan yang bergerak).

Di sinilah aplikasi konsumen standar Anda gagal memberikan nilai alat konferensi video tingkat perusahaan. “Aplikasi konsumen itu hebat tetapi Anda mengalami masalah kualitas,” kata Gilman. “Mereka tidak cukup stabil untuk menangani keandalan dan ketahanan jika Anda berbicara dengan klien. Anda melihat platform konsumen tertentu jika Anda menggunakan klien seluler di mobil Anda; solusi konferensi video Anda harus siap untuk menangani denominator paling umum yang kemungkinan akan menjadi perangkat seluler. Kemampuan untuk menangani kehilangan paket tanpa degradasi video dan suara adalah penting.”

“Teknologi yang menjalankan platform [tingkat perusahaan] menjadi jauh lebih baik. Dan ketika Anda menggabungkannya dengan kualitas jaringan yang dapat kami tawarkan, kami memiliki jaringan yang terpecahkan, ”kata Gilman. “Kemampuan untuk membagikan pemindaian CAT melalui video akan menggelikan tiga atau empat tahun lalu. Sekarang Anda dapat melihat pemindaian CAT yang paling detail.”

Karena Andalah yang memilih sistem, mengapa tidak memilih sistem yang memberi Anda kendali atas segalanya? Alat video perusahaan memberi Anda akses ke fitur-fitur seperti perekaman panggilan sekali klik, statistik yang memberi tahu Anda siapa yang melakukan panggilan paling banyak, berapa lama orang tetap menelepon, kapan orang memutuskan panggilan, dan banyak lagi. Anda juga dapat mengontrol siapa yang memiliki izin administratif untuk merekam panggilan mereka sendiri, siapa yang dapat naik atau mentransfer panggilan ke pengguna lain, dan siapa yang dapat memeriksa kualitas panggilan untuk memastikan sistem memberikan gambar yang jelas.

“Admin yang mahir akan ingin tahu seperti apa kehilangan paket [yang berkontribusi pada kualitas panggilan yang buruk],” kata Gilman. “Apakah di ujung jauh [atau di jaringan perusahaan]? Jika itu lokal, maka Anda harus melihat jaringan [untuk menentukan di mana masalahnya].”