Kembali ke Kantor: Panduan Karyawan

Banyak bisnis sedang mempersiapkan transisi karyawan kembali ke kantor, baik untuk mengurangi stres isolasi atau hanya untuk tetap bertahan secara finansial. Apa pun alasannya, menjaga keselamatan karyawan berarti pemberi kerja harus mengatasi berbagai rintangan, termasuk mematuhi peraturan kesehatan dan keselamatan baru yang kemungkinan akan mencakup semua pertimbangan baru seperti pelacakan kontak dan menjaga jarak karyawan dengan benar menggunakan alat manajemen ruang.

Bahkan proses bisnis yang mapan, terutama vektor yang berpusat pada manusia seperti sumber daya manusia (SDM) perlu mengadaptasi solusi baru, seperti membangun model kepegawaian hibrida menggunakan alat manajemen tenaga kerja jarak jauh. Itu tantangan yang cukup besar bagi sebagian besar pengusaha, tapi itu bukan satu-satunya tantangan. Karyawan juga perlu menyesuaikan perspektif mereka dengan hati-hati saat mempertimbangkan untuk kembali ke kantor. Itu berarti mencermati setiap bagian dari hari kerja mulai dari melanjutkan perjalanan sehari-hari hingga di mana dan persisnya bagaimana Anda ingin melakukan pekerjaan di populasi kantor jenis baru.

Bahkan sebelum memikirkan kantor, pertimbangkan bahwa tempat terbaik untuk memulai adalah apakah Anda ingin kembali bekerja sama sekali. Jika bekerja di rumah cocok untuk Anda, maka cara terbaik untuk menyampaikan perubahan ini kepada atasan Anda adalah dengan tidak hanya bertanya, tetapi bertanya dengan sebuah rencana. Bekerja dengan HR tentang bagaimana peralihan ke bekerja sepenuhnya dari rumah akan berhasil dan jelajahi alat dan teknologi yang tersedia untuk menemukan cara baru untuk membantu. Sebagian besar pengusaha lebih menerima konsep ini daripada sebelumnya, terutama untuk skenario kerja "hibrida" di mana karyawan sebagian bekerja di rumah dan sebagian di kantor.

Jika kembali bekerja, bahkan hanya sebagian, dalam waktu dekat Anda, maka adalah kepentingan terbaik Anda untuk terlibat dalam proses perencanaan majikan Anda sebanyak mungkin. Cari tahu siapa yang tepat untuk mengatur pembukaan kembali kantor dan pastikan untuk mendiskusikan masalah berikut dengan mereka.

Masuk Pintu

Sebuah studi PricewaterhouseCoopers yang dikutip oleh Statista (lihat grafik di atas), menunjukkan bahwa ketika datang untuk membuka kembali ruang kantor selama pandemi, 81 persen perusahaan berencana untuk mengubah langkah-langkah dan persyaratan keselamatan tempat kerja sementara 78 persen bertujuan untuk mengkonfigurasi ulang lokasi kerja untuk mempromosikan fisik menjauhkan. Selain itu, 54 persen bisnis berencana menjadikan pekerjaan jarak jauh sebagai opsi permanen untuk peran yang memungkinkan, dan 53 persen bisnis sedang mencari perubahan shift atau kru alternatif untuk mengurangi paparan.

Itu berarti bahwa strategi Return-to-Work (RTW) tidak hanya akan memiliki efek drastis pada lingkungan kerja Anda saat ini setelah Anda kembali, persisnya apa efek tersebut juga akan sangat bervariasi untuk organisasi yang berbeda, karena tindakan akan bergantung pada pertimbangan yang berbeda, termasuk jenis pekerjaan yang dilakukan, karakteristik ruang, ukuran populasi karyawan, dan peraturan kesehatan COVID-19 baru apa yang berlaku di negara bagian dan kotamadya Anda.

Harapkan batasan ketat di mana lokasi kantor dapat diakses, jumlah karyawan yang diizinkan di lokasi pada waktu tertentu, serta staf dan prosedur baru untuk memungkinkan tindakan baru, seperti pelacakan kontak dan pekerjaan disinfektan antar shift. Kantor juga perlu menyediakan Alat Pelindung Diri (APD) karyawan seperti masker, pelindung wajah, sarung tangan, dan pasokan desinfektan dan pembersih tangan yang stabil. Karyawan harus yakin bahwa mereka memahami tindakan mana yang diterapkan, prosedur apa yang diterapkan untuk menerapkannya, dan di mana serta bagaimana mereka harus mengumpulkan peralatan baru yang diperlukan untuk keselamatan.

Kontrol akses akan menjadi masalah yang sangat mengganggu bagi karyawan yang tidak siap. Itu karena proses ini akan menjadi bagaimana karyawan disaring dan diizinkan masuk ke tempat kerja, kemungkinan sekarang proses multi-langkah yang akan sering melibatkan sistem reservasi online dan bahkan semacam token pintar. Ini terdengar rumit, tetapi kontrol akses sangat penting dalam menyaring karyawan yang menular, serta menentukan siapa yang ada di lokasi pada waktu tertentu. Itu sebabnya tidak hanya pengusaha tetapi juga otoritas COVID-19 setempat dan peraturan kota memberikan penekanan khusus pada proses ini.

Sebagian besar proses akses akan berjalan seperti ini: Sebelum meninggalkan rumah mereka, karyawan perlu memverifikasi bahwa mereka tidak merasakan gejala apa pun melalui pemeriksaan kesehatan, mungkin melalui aplikasi seluler, atau alat kembali bekerja, seperti Zoho BackToWork. Mereka kemudian akan diharapkan untuk melanjutkan ke area penyaringan setelah tiba, di mana suhu mereka akan diambil sebelum memberi mereka akses ke area kerja mereka. Akses itu kemudian hanya akan diberikan jika karyawan tersebut memiliki reservasi yang valid yang menunggu di sistem. Jika itu tidak masalah, karyawan akan diberikan akses ke kantor menggunakan kartu pintar atau token serupa yang digunakan untuk mengonfirmasi waktu masuk dan keluar serta di mana karyawan tersebut akan menghabiskan sebagian besar hari kerja.

Terutama di awal, kegagalan untuk memenuhi salah satu persyaratan ini kemungkinan akan mengakibatkan Anda dipulangkan, jadi penting untuk bekerja dengan tim RTW perusahaan Anda untuk memastikan Anda sepenuhnya memahami prosesnya dan memiliki semua aplikasi dan token yang diperlukan.

Kekhawatiran Perjalanan

Ironisnya, salah satu kekhawatiran RTW yang paling bermasalah bagi karyawan bukanlah kantor, melainkan menuju kantor. Pergi bekerja dengan mobil Anda sendiri adalah satu hal, tetapi menggunakan transportasi umum, situasi yang tidak dapat dihindari di banyak lokasi, membuat banyak karyawan sangat khawatir. Setelah hampir satu tahun mengasingkan diri secara umum, perlu beberapa keyakinan bagi banyak karyawan untuk kembali ke perjalanan kereta, bus, atau kereta bawah tanah mereka sehari-hari.

"Pengusaha telah melakukan pekerjaan dengan baik untuk memastikan kantor aman dan disanitasi dengan protokol agar tetap seperti itu. Tetapi karena transportasi umum tetap menjadi moda utama untuk membawa karyawan ke kantor, keselamatan adalah tantangan yang sama sekali baru," kata Dave Bryant, wakil presiden di One Workplace, perusahaan interior komersial terkemuka di Bay Area. "Memberi karyawan alternatif dan cara yang lebih aman untuk pergi bekerja, seperti bus perusahaan, dan layanan berbagi tumpangan, yang memiliki protokol pembersihan, adalah opsi yang harus dipertimbangkan pengusaha untuk membawa pekerja ke dan dari tempat kerja dengan aman."

"Space-as-a-Service (SPaaS) adalah tren yang meningkat yang memungkinkan banyak perusahaan menyesuaikan ruang kantor yang lebih kecil yang terletak lebih dekat dengan tempat tinggal karyawan mereka," kata Bryant. Menempatkan ruang baru lebih dekat ke hub karyawan ini tidak hanya akan mengurangi waktu perjalanan, menurut Bryant, tetapi juga mengubah persyaratan perjalanan dan menyediakan tempat yang aman jauh dari kantor yang lebih besar ketika pekerjaan tidak mengharuskan karyawan untuk berada di sana.

Sekali lagi, jika Anda ingin kembali bekerja, atasi masalah ini dengan atasan Anda dan lihat apakah salah satu solusi ini cocok untuk perusahaan Anda.

Harapkan Teknologi Baru

Kami telah menyebutkan teknologi kontrol akses baru di atas, tetapi bagi banyak karyawan, itu bukan satu-satunya teknologi baru yang mereka temui ketika kembali ke kantor selama pandemi. Misalnya, Cisco mempertimbangkan dengan cermat apa artinya kembali bekerja bagi karyawan di kantornya.

"Kami telah meningkatkan jumlah sensor yang kami miliki di perangkat keras ruang konferensi kami," kata Jeetu Patel, SVP dan divisi aplikasi dan keamanan GM di Cisco. Dia mengatakan perusahaan menambahkan berbagai sensor ke perangkat keras solusi konferensinya, "yang dapat mendeteksi jumlah peserta di sebuah ruangan, mengukur tingkat suhu dan kelembaban, dan bahkan mengukur kualitas udara." Cisco dan perusahaan seperti itu akan mengumpulkan data fasilitas semacam ini dengan cara baru dan khusus untuk tujuan memastikan bahwa karyawan tetap aman saat berada di lokasi.

Webex Room Navigators Cisco, yang merupakan panel sentuh kantor yang menyediakan koneksi instan ke konferensi video, kontrol ruangan, berbagi konten, dan pemesanan kamar kini diaktifkan dengan suara. "Anda bisa masuk ke sebuah ruangan dan berkata 'Hai Webex, saya akan bergabung ke rapat.' Sistem ini memiliki kontrol jarak yang akan dapat mengidentifikasi peserta [melalui] smartphone mereka menggunakan ultrasound," kata Patel.

Dia menambahkan bahwa beralih ke asisten suara di kantor sekarang memiliki manfaat tambahan sebagai solusi yang lebih bersih, karena lebih sedikit permukaan yang perlu disentuh secara fisik. Dan, tentu saja, ada banyak manfaat tambahan yang akan terus membantu pekerja bahkan setelah pandemi, seperti pemesanan kamar cerdas, penyesuaian pencahayaan dan tirai, serta akses otomatis ke layar pintar dan teknologi konferensi lainnya.

Memikirkan Kembali Manfaat Karyawan

Tunjangan dan tunjangan karyawan merupakan faktor penting bagi karyawan yang mempertimbangkan satu pekerjaan atau tempat kerja di atas yang lain. Di masa pra-COVID, fasilitas seperti makanan dan camilan gratis, lounge berkonsep terbuka, keanggotaan gym, serta jam buka dan acara perusahaan, semuanya membantu menarik karyawan dan bahkan membuat mereka bertahan lebih lama di kantor. Tunjangan dan manfaat itu mungkin tidak lagi menarik atau masuk akal bagi pekerja jarak jauh atau karyawan yang kembali ke kantor.

"Pergeseran kembali ke tempat kerja fisik membawa beberapa pertimbangan besar seputar jenis tunjangan dan tunjangan yang ditawarkan pemberi kerja kepada karyawan mereka," kata Jordan Peace, salah satu pendiri dan CEO Fringe, sebuah perusahaan tunjangan gaya hidup.

"Bulan kerja jarak jauh telah memaksa perusahaan untuk memikirkan kembali jenis tunjangan yang mereka tawarkan kepada karyawan. Banyak fasilitas di kantor seperti keanggotaan gym, meja ping pong, atau makan siang dengan katering pada dasarnya menjadi usang dalam semalam," kata Peace. Sebagai gantinya, sebuah kategori baru telah muncul, salah satu fasilitas gaya hidup. Tunjangan semacam ini ditujukan untuk mengurangi masalah yang dihadapi banyak karyawan akibat bekerja dari rumah. Mereka umumnya mengambil bentuk pasar digital di mana karyawan dapat memilih dari aplikasi atau layanan yang memenuhi kebutuhan mendesak mereka untuk hal-hal seperti les virtual atau pengiriman makanan.

Peace mengatakan bahwa survei pengguna Fringe menemukan bahwa 80 persen karyawan merasa era kerja jarak jauh secara permanen mengubah cara mereka memandang manfaat; 84 persen mengatakan mereka percaya bahwa tunjangan gaya hidup akan lebih berharga di dunia pasca-COVID daripada tunjangan dan fasilitas di kantor, bahkan setelah kembali ke kantor.

Sementara Fringe membantu perusahaan menerapkan program semacam ini sebagai layanan, banyak bisnis akan ditantang dengan cara menawarkan fasilitas pandemi semacam ini kepada karyawan mereka. Cara terbaik untuk terlibat dalam upaya RTW perusahaan Anda adalah bekerja dengan SDM dan karyawan lain untuk mengidentifikasi solusi manfaat efektif apa yang mungkin ada di wilayah Anda dan kemudian menyusun rencana tentang cara menyampaikannya.

Komunikasi Adalah Kunci

Sebagian besar perangkat dan platform perangkat lunak RTW sangat menekankan komunikasi karyawan. Lagi pula, perusahaan yang kembali bekerja menghadapi perubahan signifikan pada hampir setiap aspek cara mereka menjalankan bisnis. Itu tidak bisa dicapai hanya dengan mengirim memo. Pengusaha perlu mendorong diskusi aktif antara manajer dan karyawan untuk membuat transisi ini berhasil dan aman. Namun, itu juga berarti tingkat keterlibatan baru dari karyawan.

Bahkan dengan beberapa saluran komunikasi baru yang terbuka, termasuk rapat online baru serta aplikasi perpesanan tim dan tindakan serupa, banyak karyawan masih duduk dan hanya "mengumpulkan" informasi baru tanpa berpartisipasi dalam diskusi di sekitarnya. Jika Anda berada di daftar pendek untuk kembali ke kantor Anda, ada baiknya untuk terlibat dalam pembicaraan ini. Itu berarti tidak hanya berbicara, tetapi sering berbicara tentang topik yang mungkin Anda hindari sebelumnya. Contoh kuncinya adalah kesehatan mental.

“Para pemimpin bisnis perlu menerima bahwa norma budaya baru akan muncul dari krisis ini. Banyak penyesuaian sejauh ini telah menunjukkan ketahanan pekerja dan organisasi untuk beradaptasi dengan perubahan. Tetapi satu pertanyaan sulit yang masih perlu kita jawab adalah bagaimana perubahan ini dalam lingkungan kerja kita memengaruhi kesehatan mental karyawan kita? Bagaimana keadaan mereka sebagai manusia? Dan itu akan membutuhkan tindak lanjut dan hubungan nyata," kata Mike Bokina, Wakil Presiden dan Kepala Sumber Daya Manusia, Siemens USA. "Kita perlu terus menangani aspek manusia dari krisis ini, bukan hanya aspek keuangan. Apa yang dibutuhkan karyawan? Norma budaya berubah, dan suara karyawan perlu menjadi bagian dari itu."

Waktu yang tidak pasti membuat komunikasi dengan karyawan menjadi lebih penting dari sebelumnya, tetapi diskusi itu perlu dilakukan dua arah. Di luar pertemuan rutin dan balai kota virtual, mempertahankan koneksi satu-satu dengan tenaga kerja terdistribusi dapat membantu mempertahankan keterlibatan karyawan, yang telah berkurang selama masa kerja jarak jauh ini.

"Bagi kami di Siemens USA, yang memiliki 50.000 karyawan, itu berarti transparansi dalam topik mulai dari kesehatan karyawan, kesehatan organisasi dan bisnis, hingga kesehatan komunitas tempat Siemens beroperasi," kata Bokina.

Membina diskusi semacam ini, meskipun hanya dengan karyawan lain, merupakan elemen baru yang penting untuk kembali bekerja dengan aman. Jika Anda mengalami kesulitan menemukan forum yang tepat di organisasi Anda untuk mengadakan pembicaraan ini, pertimbangkan untuk bekerja sama dengan HR untuk membuatnya. Baik majikan Anda dan rekan kerja Anda akan mendapatkan keuntungan.