Terorganisir: Alat untuk Rapat yang Lebih Baik

Para ahli senang mengatakan bahwa rapat membunuh produktivitas. Mereka pasti bisa, tetapi mereka tidak harus melakukannya. Jika Anda hanya menjadwalkan rapat yang diperlukan dan membuat pemilihan waktu dan tanggal tidak menyakitkan, rapat menjadi lebih produktif. Ketika Anda mempersiapkan agenda terlebih dahulu dan menugaskan seseorang untuk mencatat, isi rapat akan lebih tepat sasaran. Jika Anda memudahkan orang untuk bergabung dan berpartisipasi, rapat bisa lebih efisien. Kemudian, rapat dapat berjalan sesuai dengan timeline dalam agenda, dan mungkin Anda bahkan akan menyelesaikannya lebih awal. Orang-orang menghargai ketika itu terjadi karena mengirimkan pesan bahwa waktu mereka berharga.

Meskipun menjalankan rapat yang efisien sebagian besar bergantung pada manusia, itu juga membutuhkan aplikasi dan peralatan yang tepat untuk memfasilitasinya. 14 aplikasi dan alat yang tercantum di sini semuanya dirancang untuk membuat rapat lebih lancar dan lebih produktif.

Aplikasi untuk Menjadwalkan Rapat

Sebelum Anda dapat mengadakan rapat, Anda harus menjadwalkannya. Meminta pertemuan dengan email dan daftar waktu tidak efisien, bahkan jika Anda hanya bertemu dengan satu orang. Aplikasi penjadwalan rapat memberi Anda alat yang lebih baik, seperti survei, formulir penjadwalan online, dan bot Slack sehingga semua orang yang diundang ke rapat dapat secara kolektif memilih waktu terbaik untuk itu.

Appoint.ly

Appoint.ly adalah layanan pemesanan pertemuan yang tidak rumit untuk penjadwalan satu lawan satu. Anda membuat halaman pemesanan yang Anda bagikan dengan klien atau siapa pun yang mungkin perlu meminta pertemuan dengan Anda. Halaman pemesanan Anda memberi pemohon rapat opsi untuk jenis rapat yang mereka inginkan, seperti panggilan perkenalan 10 menit atau sesi pelatihan selama satu jam. Kemudian, berdasarkan ketersediaan Anda, mereka meminta tanggal dan waktu yang dapat Anda setujui, minta untuk diubah, atau ditolak. Appoint.ly adalah aplikasi penjadwalan sederhana dan langsung untuk pertemuan satu lawan satu secara khusus.

kalendar

Calendly adalah alat yang membantu individu, serta tim, menjadwalkan rapat. Ini mencakup opsi yang mengakomodasi berbagai jenis dan kebutuhan pertemuan. Misalnya, Anda membuat jenis rapat, seperti Pengarahan Telepon 10 Menit dan Wawancara Media 30 Menit. Kemudian ketika seseorang ingin bertemu dengan Anda, mereka dapat memilih jenis rapat yang diinginkan dan memilih slot waktu yang tersedia. Contoh lain: Katakanlah Anda memiliki bisnis di mana siapa pun dari departemen tertentu dapat menerima rapat yang diminta klien. Calendly dapat menetapkan permintaan rapat secara otomatis kepada siapa pun yang tersedia dari grup. Aplikasi ini juga mendukung halaman web penjadwalan individu, di mana orang dapat meminta pertemuan dengan Anda berdasarkan ketersediaan Anda. Ini adalah aplikasi yang kuat untuk penjadwalan, yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

Doodle.com

Doodle.com adalah situs web dan aplikasi seluler gratis dengan opsi Premium yang membantu Anda menjadwalkan rapat dengan salah satu dari tiga cara. Pertama, Anda dapat membuat polling online dengan tanggal dan waktu rapat; kirimkan ke semua peserta rapat, dan Doodle menyoroti opsi terbaik saat orang-orang merespons. Kedua, Doodle juga menawarkan penjadwalan rapat pribadi, artinya Anda menggunakannya untuk membuat situs web tempat orang dapat melihat kapan Anda ada dan meminta rapat dengan Anda di salah satu slot yang terbuka. Terakhir, ada bot Doodle untuk Slack yang memungkinkan Anda melakukan polling rekan kerja Anda pada waktu rapat tanpa meninggalkan aplikasi perpesanan tim Anda.

Pandangan

Outlook, yang dijual sebagai bagian dari Microsoft Office, mungkin terlintas dalam pikiran sebagai perangkat lunak perkantoran de facto untuk menjadwalkan rapat dalam lingkungan bisnis. Ketika semua peserta rapat adalah bagian dari organisasi yang sama, dan mereka semua menggunakan Microsoft Office, maka Outlook adalah alat yang tepat untuk penjadwalan. Anda dapat menemukan waktu dan tanggal untuk bertemu yang cocok untuk semua orang berdasarkan ketersediaan yang telah mereka atur di kalender mereka. Kemudian Anda dapat memesan ruang konferensi dan meletakkan rapat di kalender, semuanya di Outlook. Namun, itu belum tentu merupakan penjadwal rapat terbaik saat Anda perlu mengatur rapat di antara orang-orang yang bukan pengguna Outlook.

rapat umum

Rallly adalah perangkat lunak penjadwalan kolaboratif, artinya dirancang untuk digunakan oleh grup. Cara lain untuk menggambarkannya adalah dengan mengatakan bahwa ini adalah aplikasi polling di mana polling adalah tentang kapan semua orang dapat bertemu. Sementara Doodle.com menawarkan layanan yang sama, Rallly memiliki tampilan yang sedikit berbeda dan lebih cepat digunakan jika Anda hanya membutuhkannya sesekali karena Anda tidak perlu membuat akun. Namun, Anda perlu memasukkan alamat email.

BebasSibuk

FreeBusy adalah aplikasi penjadwal pertemuan untuk bisnis. Mirip dengan Calendly dan Doodle.com, ia melakukan sedikit dari segalanya, memberi Anda cara untuk mengotomatiskan penjadwalan pertemuan satu lawan satu serta menemukan waktu terbaik untuk sekelompok orang untuk bertemu. Itu juga terintegrasi dengan perangkat lunak konferensi video untuk secara otomatis mengisi detail seperti tautan rapat dan ID bila berlaku.

anyaman

Woven adalah perangkat lunak penjadwalan yang dibuat yang merupakan bagian dari aplikasi kalender yang lebih besar. Mirip dengan beberapa aplikasi lain yang disebutkan, itu termasuk jajak pendapat untuk menemukan waktu terbaik bagi sekelompok rekan kerja untuk bertemu. Woven juga memiliki halaman penjadwalan pribadi yang dapat Anda bagikan dengan klien dan kolega yang memungkinkan mereka meminta waktu untuk bertemu dengan Anda.

Aplikasi untuk Konferensi Video

Begitu banyak rapat sekarang berlangsung secara virtual sehingga memiliki aplikasi konferensi video sangat penting. Layanan konferensi video terbaik dapat diandalkan, artinya panggilan Anda tetap utuh meskipun koneksi seseorang bermasalah, dan memiliki banyak alat untuk berkolaborasi saat Anda bertemu. Alat ini mencakup berbagi layar dan papan tulis, kotak obrolan, serta opsi untuk moderator, seperti dapat memberikan kontrol kepada orang lain atau membisukan peserta saat satu orang berbicara.

PCMag memiliki tiga pilihan Editors' Choice di antara perangkat lunak konferensi video: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings, dan Zoom.

KlikRapat

ClickMeeting adalah opsi konferensi video yang sangat baik untuk bisnis kecil, terutama yang menyelenggarakan banyak webinar kecil. Namun, Anda hanya dapat memiliki empat umpan video aktif per rapat. Aplikasi ini dapat terintegrasi dengan kalender Microsoft Outlook, dan ada plugin Chrome untuk menghubungkan ke kalender Google.

Rapat Cisco Webex

Cisco Webex Meetings adalah layanan konferensi video yang mudah digunakan dan menyertakan beberapa fitur yang tidak akan Anda temukan di pesaing. Misalnya, Anda dapat mengatur panggilan yang berdering daripada memaksa Anda untuk masuk. Paket berbayar mulai dari $13,50 per bulan, yang merupakan harga menarik untuk bisnis kecil. Jika Anda menggunakan aplikasi versi gratis, Webex Meetings Free, Anda dapat mengadakan rapat video tiga orang sekaligus. Paket gratis ini juga mencakup desktop dan berbagi dokumen, fitur papan tulis, video berkualitas standar, dan penyimpanan cloud 250MB.

Rapat Zoom

Zoom Meeting, terkadang hanya disebut Zoom, adalah salah satu layanan konferensi video paling andal yang akan Anda temukan. Ketika perusahaan mengembangkan produk, pertama-tama fokus untuk memastikan panggilan Anda tetap jelas dan terhubung. Ini mendukung video dan audio HD. Anda bisa mendapatkan transkrip yang diketik dari panggilan yang Anda rekam sebagai video. Selain itu, siapa pun dapat menggunakan produk inti secara gratis, dan bisnis kecil dapat membeli paket dengan harga terjangkau yang meningkatkan fitur mulai dari $14,99 per bulan per host. Dengan akun gratis, Anda dapat menampung hingga 100 orang dalam satu panggilan, dan Anda dapat melihat sebanyak 49 orang dalam tampilan bergaya galeri. Panggilan grup untuk pengguna gratis dibatasi hingga 40 menit, tetapi panggilan satu lawan satu bisa selama yang Anda butuhkan. Meskipun sulit untuk mengukur dan membandingkan kinerja sistem konferensi video, stabilitas adalah dasar dari reputasi Zoom, dan itu terlihat.

Mencatat

Banyak pertemuan mendapat manfaat dari seseorang yang membuat catatan. Saat Anda memiliki catatan rapat, Anda 1) memiliki catatan tentang apa yang terjadi dalam rapat, 2) dapat membagikannya dengan orang-orang yang tidak dapat hadir, dan 3) akhirnya memaksa diri Anda untuk menjelaskan tugas tindak lanjut apa pun yang harus dilakukan. Untuk jenis rapat tertentu, seperti wawancara dengan jurnalis, aplikasi pencatat yang hebat akan memungkinkan Anda merekam audio juga, sehingga Anda dapat menyalinnya nanti dan memiliki sumber yang sempurna untuk memeriksa apa yang dikatakan. Berikut adalah beberapa aplikasi yang dapat membantu Anda membuat catatan rapat yang efektif.

Evernote

Evernote adalah aplikasi pembangkit tenaga listrik untuk membuat catatan. Ini memiliki fungsi perekaman audio built-in sehingga Anda dapat merekam seluruh pertemuan sambil menuliskan ide yang diketik pada saat yang sama, tepat di file yang sama. Fitur kameranya memungkinkan Anda mengambil gambar papan tulis dari rapat Anda dan mengunggahnya ke aplikasi, di mana Evernote kemudian membuat teks dapat dicari menggunakan OCR. Jika tim Anda menggunakan Evernote for Business, maka Anda dapat dengan mudah membuat catatan rapat dapat diakses oleh semua peserta sehingga mereka dapat menambahkannya dan memiliki salinannya juga setelahnya.

Hugo

Hugo.team adalah aplikasi yang relatif baru yang dirancang untuk membantu tim membuat catatan rapat, serta membagikan dan menindaklanjutinya dengan tepat. Hugo mendorong Anda untuk membuat agenda, mencatat ide dan informasi penting dari rapat, dan mengubah item tindakan menjadi tugas. Aplikasi ini terhubung dengan sistem manajemen tugas lainnya, seperti Asana, Trello, dan Jira, memungkinkan Anda memasukkan tugas-tugas tersebut ke dalam aplikasi yang sudah digunakan tim Anda. Ini gratis untuk hingga 30 orang, dengan versi Pro (rata-rata $399 per bulan) menambahkan dukungan untuk lebih banyak anggota tim dan fitur, seperti laporan terperinci dan analisis kalender.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote berbagi banyak fitur dengan Evernote—perekam audio, kamera, dan sebagainya—tetapi lebih cocok untuk orang yang menggunakan produk Office lain karena terintegrasi erat dengan mereka. Jika Anda memiliki akun bisnis Microsoft, misalnya, Anda bisa menggunakan fitur khusus di OneNote yang memperlihatkan rapat mendatang yang terdaftar di Outlook sehingga Anda bisa menulis agenda untuk mereka atau membuat catatan lain tentangnya. Fitur lain yang disebut Tinta Digital memungkinkan Anda menggambar diagram dan gambar menggunakan stylus pada perangkat yang didukung. Juga mudah untuk membagikan catatan yang Anda buat sebelum, selama, atau setelah rapat dengan orang lain di organisasi Anda.

menit.io

Minutes.io (gratis) secara eksplisit untuk membuat notulen rapat. Ini memberi Anda templat untuk menulis semua detail tentang apa yang terjadi selama rapat, seperti siapa yang mengatakan apa, janji apa yang dibuat, dan tenggat waktu apa yang diputuskan. Minutes.io menggunakan banyak hotkey sehingga setelah Anda mempelajarinya, Anda tidak perlu mengangkat jari saat mengetik. Ini berjalan di browser dan beroperasi baik online maupun offline. Di akhir rapat, Anda dapat dengan mudah menambahkan alamat email orang ke file untuk dibagikan dengan semua peserta. Saat Anda diminta untuk membuat catatan resmi untuk rapat secara tidak terduga, minutes.io diluncurkan dengan cepat dan berfungsi dengan baik, memberi Anda template untuk tugas yang ada.